摘要：PPT 作為一款廣為人知的演示文稿制作軟件，其在教育、商務、政府機關等各種場合廣泛應用。不同類型的場合，PPT的設計思路、呈現(xiàn)方式等不盡相同。本文重點圍繞匯報類PPT的特點進行分析，對設計思路和相關注意事項進行探討，以更好地發(fā)揮匯報類PPT的作用。

關鍵詞：匯報類PPT，特點，設計思路

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，PPT 在各行各業(yè)的匯報中得到了廣泛應用。PPT制作的質量，直接影響到了演講者的發(fā)揮和受眾接收信息的程度。因此，如何制作一份高質量的PPT，在規(guī)定的時間內高效地、清晰地傳遞給受眾顯得尤為重要。

一、匯報類PPT 的特點

與其他類型的PPT相比，匯報類PPT 有著以下幾個典型的特點：

1.風格以簡潔為主

匯報類PPT其主要的使用場合是在匯報場合中，無論匯報的內容或匯報對象，匯報最終目的是讓在場的觀眾聽得懂看得懂。因此，此類PPT大多數(shù)都是以簡潔的風格為主。背景色為藍色、紅色的居多，一部分情況以匯報行業(yè)的代表色出現(xiàn)，少有多種顏色的搭配。

2.內容框架清晰

一般情況下，不管是商務匯報，還是政府機關的匯報，匯報的內容結構是相對清晰的。例如在機關里經(jīng)常出現(xiàn)的現(xiàn)狀分析、主要成績與不足、未來規(guī)劃等幾個固定的模塊。不像其他類型的PPT，存在多變的模糊的內容框架。

3.頁面文字較多

通常情況下，當匯報的內容較為重要，且為引用的內容時，大段文字會出現(xiàn)在頁面上。有時，制作PPT 的人不一定是匯報的人，由于匯報人對內容不熟悉，會要求將提示性的文字直接呈現(xiàn)在匯報內容頁上。因此，匯報類PPT 會不可避免的出現(xiàn)一些引用的文字或提示性的文字，使得頁面的文字偏多。

4.圖表出現(xiàn)頻繁

為了給受眾帶來更加直觀具體的印象，通常匯報類的PPT會大量運用圖片來輔助說明匯報的內容，用表格數(shù)據(jù)來說明發(fā)展趨勢。

二、匯報類PPT 設計思路

當前，層出不窮的PPT網(wǎng)站，免費的或者付費的模板，無疑為PPT制作者解決了版面設計這一大難題。但模板始終無法百分之百貼合匯報的主題。設計一份符合匯報主題的PPT，還需要制作者有著清晰的設計思路。

1.梳理內容的邏輯關系

在開始制作PPT前，制作者首先要對匯報的內容進行系統(tǒng)地梳理，整理出內容的整體框架?？梢杂眉埡凸P列出提綱，也可以用思維導圖輔助整理出框架。這一方面有利于制作者對匯報內容有系統(tǒng)地深入地了解，另一方面使得PPT 的結構框架更加的清晰有條理。除此之外，每部分內容之間的邏輯關系，比如常見的并列關系，對比關系，循環(huán)關系等，也可以通過梳理大概構建出邏輯框架。這樣一來，制作者可以根據(jù)梳理出的框架預估幻燈片的數(shù)量，頁與頁之間的對應關系等。有些制作者會將梳理好的提綱直接轉化為PPT格式進行制作，有的則是根據(jù)提綱進行依次創(chuàng)作。制作時用smartart或者各類PPT 網(wǎng)站上的圖示庫素材以輔助表達這些關系。

2.設計符合主題的版式

根據(jù)匯報的主題，設計一個符合主題的版式，包括背景、配色方案、字體等的設計。如今各類PPT 模板下載的網(wǎng)站，無疑為制作者提供了參考價值。但一個精美設計的版式離不開制作者的專業(yè)定制。專業(yè)的制作者會根據(jù)匯報的內容，匯報的行業(yè)等因素，設計出一個既貼合主題，又能迎合受眾審美的版式。例如匯報行業(yè)若是航空行業(yè)，一般會采用飛機或空乘人員等能代表行業(yè)特征的圖片元素來作為主題背景。在配色方案上，商務類的近幾年流行商務藍，商務黑等較為沉穩(wěn)的顏色作為主色調。一些具有鮮明行業(yè)特色的，例如環(huán)保行業(yè)的一般采用綠色為主色調。

3.關注受眾的體驗

PPT最終是呈現(xiàn)給受眾的，受眾的體驗是不能忽略的。因此，制作者除了考慮匯報內容之外，還應該考慮到匯報的對象，既受眾。很多關于制作PPT 的課程中都提到設計的四大原則，源自于美國Robin Williams在《寫給大家看的設計書》里提到的“對比、重復、對齊、親密性”。這四個原則，運用到PPT 中，都是非常符合受眾閱讀習慣和審美心理的。因此，在制作PPT 時，很有必要站在受眾的角度，用受眾的眼光去安放每一段文字，每一張圖片及每一份圖表。

三、幾點注意事項

1. 運用適當適量的動畫

適當適時適度的動畫極其重要。一方面可以緩解受眾對于靜態(tài)畫面的審美疲勞，另一方面可以輔助匯報者更好地演示其內容。比如說在匯報數(shù)量增長時，一般會用從下方飛入的動畫，以輔助說明增長的動作。但是過于復雜的動畫，一方面會讓受眾覺得眼花繚亂，有種喧賓奪主的感覺，另一方面，由于匯報時間有限，更易耽誤匯報時間，影響匯報進度。

2.提前了解匯報者的演講習慣

有時，PPT 制作者和匯報者不一定是同一個人。當匯報者另有其人時，制作者有必要了解匯報者的演講習慣，比如關鍵點是逐一呈現(xiàn)在頁面上還是全部出現(xiàn)，是否需要背景音樂烘托氣氛等。提前掌握這些習慣，在設計和制作時都可以少走不少彎路。

3.提前了解匯報場地的設備狀況

匯報場地的設備狀況會直接影響PPT 的呈現(xiàn)效果。如果用高級版本的軟件制作PPT，在一臺低配版的設備上播放，那么呈現(xiàn)效果將會大打折扣。因此，制作者需要考慮PPT 保存格式的兼容問題及字體嵌入的問題，以確保PPT 在會場能正常呈現(xiàn)。此外，匯報場地的投影屏幕尺寸，是另外一個需要考慮的因素。目前PPT最為常見的兩個尺寸為16：9 和 4：3。如果制作者用16：9的尺寸制作PPT，在4：3 的屏幕上原有的扁平化效果就無法很好的呈現(xiàn)。相反4：3 的尺寸投放在16：9的屏幕上，屏幕兩側會出現(xiàn)黑邊。也許在現(xiàn)場可以進行臨時的尺寸修改，但仍無法避免原尺寸頁面上的一些元素在改后發(fā)生變化。因此，應盡可能避免發(fā)生這種情況。

參考文獻：

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[2]李君.匯報型PPT的設計與制作[J]電腦開發(fā)與應用，2012（12）：44-46

[3]Robin Williams.寫給大家看的設計書[M].北京： 人民郵電出版社，2009.

作者簡介：

林玫貝（1990年11月—），性別：女，民族：漢族，職稱：研究實習員，學歷：碩士研究生，研究方向：成人教育，單位：上海海關學院。