石崢嶸

中圖分類號：F243 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-279-02

摘要 企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中立足，就必須不斷提升自身的綜合實力，在這過程中，文秘人員的綜合素質(zhì)水平直接體現(xiàn)著企業(yè)的各方面實力水平，或許可以說文秘人員在推動企業(yè)發(fā)展與進步中扮演著一個看似無用，實為關(guān)鍵的角色，他們在企業(yè)各方面業(yè)務(wù)運行中起著舉足輕重的作用，因其工作所接觸的對象是方方面面的人和事，業(yè)務(wù)涉及面廣，聯(lián)動著企業(yè)的核心環(huán)節(jié)，也可以說文秘人員是企業(yè)名副其實的窗口形象，其言談行為舉止、素養(yǎng)高低對企業(yè)的整體形象具有很大的影響。所以，文秘人員必須不斷地加強自身建設(shè)，自覺主動地學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，提升自我工作能力，養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 文秘 職業(yè)素養(yǎng)

文秘人員是從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理行政事務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員的統(tǒng)稱，在企業(yè)日常運營中起著參謀助手、上傳下達、服務(wù)管理的作用。具有較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調(diào)與合作能力、邏輯思維與分析能力，這是對文秘人員最基本的業(yè)務(wù)能力要求。雖然文秘工作不同于其他的一線工作，但是文秘工作是企業(yè)管理中不可缺少的一部分，一名優(yōu)秀的文秘工作者不僅要有快速處理好相關(guān)事務(wù)的能力，還要有極強的洞察力和業(yè)務(wù)敏銳性，因為企業(yè)管理人員難免會存在因思考問題不周全而導(dǎo)致決策不符合實際的情況，就需要文秘的智慧，快速的分辨出漏洞和不足之處，及時為上司糾正錯誤，防止因決策失誤給企業(yè)造成巨大的損失，因此文秘工作人員在企業(yè)的發(fā)展中所起到的作用是不可忽視的。

一、企業(yè)文秘人員存在的問題

（一）文秘人員的崗位認知不足

從工作性質(zhì)和崗位特點上來說，企業(yè)的文秘崗位承擔(dān)著非常重要的責(zé)任，要求文秘人員必須具備非常高的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)，辦事謹慎細致，細心輔助上司工作，必要時參政議政等等。在日常工作中，雖然賦予崗位的責(zé)任重大，但是很多文秘人員對自己的崗位認知不夠全面通徹，未能認識到自身所處崗位的業(yè)務(wù)工作對企業(yè)運營的作用和意義，大部分的文秘人員（特別是剛走上工作崗位的年輕人員）都認為所謂的文秘工作就是為領(lǐng)導(dǎo)跑跑腿、拿拿東西、端茶倒水、按要求完成上司交辦的事項即可，也就將自己的崗位工作定位在了“打雜”這個層面，無形之中就將崗位工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)降低，形成了片面化的職業(yè)價值觀，缺乏工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性，未能充分發(fā)揮出自己的業(yè)務(wù)實力，未能在企業(yè)發(fā)展中起到應(yīng)有的作用，反而對企業(yè)各項工作運行形成了一定影響。

（二）文秘人員的業(yè)務(wù)水平不高

當(dāng)前，部分企業(yè)在招聘工作環(huán)節(jié)，對文秘崗位應(yīng)聘人員缺乏工作能力和學(xué)歷專業(yè)方面的要求，而是逐漸的趨向于外貌的評判，這就造成了一些企業(yè)盲目用人，所用人員文不成、武不就，無實際工作能力和良好的職業(yè)素養(yǎng)，讓文秘崗位留給人們只是一個“花瓶”擺設(shè)而沒有真材實用的印象。而且，因為所用人員學(xué)歷文化層次與崗位要求不符，或者專業(yè)不對口，業(yè)務(wù)專業(yè)知識匱乏，特別是對辦公軟件應(yīng)用的能力不足，致使文秘人員綜合素質(zhì)低，崗位業(yè)務(wù)工作能力差、效率低，成為了企業(yè)的負擔(dān)累贅或者精簡淘汰對象。

（三）文秘人員的積極性比較低

當(dāng)前，部分文秘人員在工作中表現(xiàn)為慵懶、態(tài)度消極、缺乏責(zé)任心、缺乏工作激情和積極性，這些現(xiàn)象應(yīng)該是由多方面原因造成的。首先，這與企業(yè)管理體制密切相關(guān)，缺乏嚴格的考核制度，造成管理松散，未能隨時掌控文秘人員的思想和工作動態(tài)，未能及時予以約束，久而久之就形成了不良風(fēng)氣。其次，與企業(yè)追求利潤價值的本質(zhì)密切相關(guān)，在企業(yè)所有者眼中，能夠創(chuàng)造多少利潤價值是衡量員工價值和業(yè)務(wù)能力的標(biāo)尺，文秘工作者為非創(chuàng)效性業(yè)務(wù)崗位人員，未能受到公正評價，而且在參與企業(yè)各類活動中不具有強有力的競爭優(yōu)勢，受到精神方面的打擊在所難免。

二、如何加強企業(yè)文秘崗位的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)

（一）重視崗前培訓(xùn)和后續(xù)教育

文秘工作是一個以實踐為基礎(chǔ)的工作體系，是企業(yè)正常運營工作中不可缺少的組成部分。如何才能做一名高效稱職的文秘人員呢？首先，文秘人員在做出職業(yè)崗位選擇時，就要對職業(yè)生涯進行合理規(guī)劃，必須提前做好充足的思想準(zhǔn)備，通過自學(xué)或者參加以一些相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，超前學(xué)習(xí)必要專業(yè)業(yè)務(wù)知識，掌握基本的業(yè)務(wù)技能，充分為勝任崗位工作奠定基礎(chǔ)。其次，在履行崗位工作過程中，企業(yè)能否為文秘人員開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和提升自我提供必要的條件，對于文秘人員來說非常重要。需要企業(yè)管理者逐步轉(zhuǎn)變對文秘人員的偏見和態(tài)度，在提高文秘人員實踐能力方面給予創(chuàng)造必要的環(huán)境，在文秘工作者走上工作崗位時，必要的崗位體驗和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作先期開展，向他們傳授基礎(chǔ)的文秘知識和業(yè)務(wù)技能，幫助他們快速的適應(yīng)和進入崗位工作狀態(tài)，并積極引導(dǎo)他們樹立正確的職業(yè)價值觀，不斷完善自身的職業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

（二）建立并完善員工激勵機制

企業(yè)在提升文秘人員工作積極性的過程中，必須改善和轉(zhuǎn)變工作認知態(tài)度，通過采取一系列制度措施，形成良好的激勵機制，大力營造樂觀積極、奮發(fā)有為、和諧公正的運營環(huán)境。具體可以通過實行以下激勵機制措施來實現(xiàn)：

1.企業(yè)需要形成一個公平、公開、公正的激勵格局，將各崗位工作者放在一個平臺，根據(jù)工作性質(zhì)的不同，合理量化激勵標(biāo)準(zhǔn)，把文秘工作者與其他崗位人員同等對待，在精神和物質(zhì)上給予鼓勵。

2.健全和完善文秘崗位考核制度，明確目標(biāo)，細化考核項目及評價標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范文秘人員履行崗位職責(zé)行為，將考核結(jié)果與薪資收入掛鉤，獎優(yōu)罰劣，進而形成良好的競爭約束機制。

（三）文秘人員要培養(yǎng)良好的敬業(yè)精神

文秘是一項特別嚴謹?shù)墓ぷ?，需要文秘人員具有極高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治意識，不僅要具有崗位奉獻精神，而且還要有放眼大局的情懷。對崗位工作始終保持虔誠的態(tài)度，做到精益求精，切實轉(zhuǎn)變工作思維方法，積極探索新的工作模式，勇于創(chuàng)新工作機制，全身投入地做好本職工作，不斷提升工作質(zhì)量和效率。要轉(zhuǎn)變和杜絕“事不關(guān)己高高掛起”的態(tài)度，積極主動做工作，以良好的精神風(fēng)貌在實際工作中展示自我。文秘人員作為服務(wù)于上司的特殊群體，要胸懷大志、著眼長遠、服務(wù)大局，在工作中克服畏懼心理，不能完全按照“領(lǐng)導(dǎo)無錯論”來執(zhí)行，對于領(lǐng)導(dǎo)考慮不周全的方面要通過合理的方式、方法，予以善意提醒，以免造成決策失誤，對企業(yè)發(fā)展形成不利。在執(zhí)行上司指派任務(wù)時，要站在全局的角度，能夠換位思考，細致揣摩上司的意圖，力爭圓滿完成，同時也可獲得上司的認可與信任，有效地提升自己的職業(yè)技能與工作水平。

文秘在企業(yè)各業(yè)務(wù)崗位中扮演著一個看似無用，實為關(guān)鍵的角色，對企業(yè)運營發(fā)展起著舉足輕重的作用，作為企業(yè)名副其實的形象窗口，文秘人員的行為舉止，代表著企業(yè)整體形象。所以，文秘人員必須要提高業(yè)務(wù)能力，嚴格模范遵守職業(yè)道德，不斷規(guī)范自我履職行為，保持良好的儀表和舉止形象，做好本職工作，當(dāng)好企業(yè)的形象代言人。同時，企業(yè)也要把培養(yǎng)文秘工作人員的責(zé)任意識、大局意識作為一項必要的基礎(chǔ)工作，不斷增強文秘工作者的職業(yè)素養(yǎng)，幫助文秘人員提升業(yè)務(wù)能力，與文秘人員共同努力，打造崗位人員良好的外在形象和內(nèi)在修養(yǎng)，不斷為文秘工作者有效開展工作打好基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。