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        檔案信息化管理探索

        2018-12-18 01:12:28閆秀敏
        卷宗 2018年28期
        關鍵詞:檔案信息化策略

        閆秀敏

        摘 要:檔案在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)非常重要的地位,作為一種重要的信息資源與事實依據(jù),能夠為企業(yè)發(fā)展提供充足的信息支持,促進企業(yè)決策的科學化,從而為企業(yè)創(chuàng)造出新的利潤增長空間,提升企業(yè)競爭實力。企業(yè)檔案凝聚著企業(yè)全體員工的智慧,是企業(yè)發(fā)展中非常重要的一筆財富,不僅具有巨大的經濟價值,而且社會價值也非常突出。為了更加充分、科學的利用這些重要的信息資源,加強企業(yè)檔案管理的信息化建設,提升檔案管理質量,實現(xiàn)檔案信息資源的高效利用,具有非常積極的意義,現(xiàn)已成為提升企業(yè)競爭實力的必然選擇。下文筆者結合工作實踐,對企業(yè)檔案信息化管理談一些粗淺認識,以供參考。

        關鍵詞:檔案;信息化;管理;策略;企業(yè)

        檔案管理作為企業(yè)日常管理的重要組成部分,對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著非常重要的影響。作為一種重要的信息資源,它真實地記錄著企業(yè)發(fā)展歷程中的各種信息數(shù)據(jù),能夠為企業(yè)決策提供重要的信息支持,提升決策的科學化水平,而且對提升企業(yè)核心競爭力也有非常重要的作用。隨著科學技術的不斷發(fā)展,信息化建設成為了時代發(fā)展的主題,而檔案作為一種重要的信息資源,其信息化建設也成為了當今社會發(fā)展的必然趨勢。通過優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設,提升檔案管理信息化水平,對促進檔案資源的合理利用,更好的為企業(yè)發(fā)展服務,具有非常重要的意義。

        1 企業(yè)檔案信息化建設的內涵及作用

        當前計算機技術、互聯(lián)網技術及通信技術等取得了較快的發(fā)展,這也使檔案管理工作中開始引入信息化技術,利用計算機來對檔案信息進行存儲和管理,實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和準確調用。在檔案信息化建設過程中,以檔案信息的數(shù)字化為基礎,構建動態(tài)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。同時借助于網絡,數(shù)字化檔案信息資源可以進行借閱和交互,有效的提高了檔案工作的服務水平。而且檔案信息資源實現(xiàn)了自動化檢索,提高了檔案信息的查閱效率,對檔案信息的開發(fā)利用奠定了良好的基礎。

        2 企業(yè)檔案信息化建設的意義

        2.1 資源共享、提高效率

        在當前互聯(lián)網環(huán)境下,檔案信息資源共享成為可能。在當前企業(yè)檔案管理工作中,通過網絡來進行信息收集、統(tǒng)計、匯總、分析和儲存,通過構建檔案管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)企業(yè)內部檔案信息資源的共享,不僅提高了檔案的高效利用,而且檔案管理人員工作效率也大幅度提升。

        2.2 快速查詢、高效利用

        在企業(yè)運營過程中,檔案管理部門需要提供信息查詢和搜集服務。通過優(yōu)化檔案信息化建設,在為檔案使用者提供服務時,只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入關鍵字就能夠查詢到所需要的資料。實現(xiàn)了即時搜索和即時利用,檔案整個服務環(huán)節(jié)的效率大幅度提升。而且檔案信息管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)實現(xiàn)有效銜接,檔案利用者可以進入信息系統(tǒng)自主搜索所需要的檔案信息,使檔案管控工作更具靈活性和高效性,全面提升了檔案查詢和利用的效率。

        2.3 快速備份、高效管理

        在進行信息化管理之前,檔案管理工作受客觀因素影響較大,一般性自然災害和由人為因素導致的災害都有可能讓檔案受到損害。而且,國有企業(yè)大多數(shù)是規(guī)模較大且結構完善的企業(yè),其中各部門的檔案資料數(shù)量龐大,且名目眾多,所以,管理部門必須要準備大面積的檔案室來存儲這些檔案,也相應增加了企業(yè)的房屋、土地和物業(yè)等成本。實施信息化后,檔案管理工作不僅輕便,而且能夠將這些檔案快速復制到其他存儲設備中,減少了檔案存儲空間,又方便了檔案信息的存儲和查閱。

        3 企業(yè)檔案信息化建設優(yōu)化策略

        3.1 重視檔案管理信息系統(tǒng)整體水平的提升

        當前,大部分企業(yè)都已經認識到了實現(xiàn)數(shù)字化對企業(yè)發(fā)展空間的有效作用。然而,在信息化管理工作逐步開展當中,由于側重點不同,其信息化整體水平還有待提高。為加強對檔案管理機構的數(shù)字化管理,必須要對企業(yè)信息化系統(tǒng)進行整體監(jiān)測,補足信息系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié),特別是要加強檔案管理部門與其他部門的連接,為推動檔案內容信息共享掃除障礙,以此提升檔案管理部門的效率。

        3.2 建立完善的檔案信息化標準規(guī)范和制度

        企業(yè)檔案信息化建設過程中,需要建立健全檔案信息化標準,并進一步對檔案管理制度進行完善,明確檔案管理部門在檔案信息化建房過程中的職責和任務,建立電子檔案管理技術標準、歸檔規(guī)范、安全規(guī)程等,進一步對網上檔案上傳及檢索流程進行規(guī)范,針對具體的管理級別來劃定具體的權限,以此對檔案信息的使用人員進行限定,確保檔案信息的安全性。

        3.3 抓好數(shù)據(jù)庫建設

        數(shù)據(jù)庫建設是所有大型企業(yè)進行信息化建設所關注的重要內容。企業(yè)自建數(shù)據(jù)庫,一方面可以自己掌握企業(yè)的重要信息數(shù)據(jù),確保數(shù)據(jù)庫的整體安全性;另一方面,也可以有效提高數(shù)據(jù)庫的運轉速度,促進企業(yè)內部資源共享的便利。在企業(yè)發(fā)展過程中,檔案信息資源的數(shù)量越來越龐大,針對于不斷增加的檔案數(shù)量,檔案管理部門通過構建檔案信息數(shù)據(jù)庫,可以實現(xiàn)對檔案信息的高效管理,而且能夠隨時調用所需要的檔案信息資源,為檔案信息的開發(fā)利用打下了堅實的

        基礎。

        3.4 積極應對數(shù)字化檔案的安全問題

        檔案信息建設過程中,紙質檔案轉化為數(shù)字檔案后,雖然為檔案管理和利用提供了更多的便利性,但檔案信息在保存、傳輸和共享過程中存在較多的安全問題。因此要求檔案管理人員要具有較強的安全意識,在具體操作過程中嚴格按照標準化程序,避免檔案數(shù)據(jù)被篡改和復制的問題發(fā)生?;诋斍皺n案管理的實際情況,企業(yè)檔案在較長一段時間內還會保持雙套保管制度,即電子檔案與紙質檔案共存。這對檔案信息的安全管理工作也十分有利。另外,為了進一步強化對數(shù)字檔案的安全管理,還要推動數(shù)字檔案異地存儲方式,通過建立異地備份庫,針對于一些重要檔案進行異地備份,確保檔案信息的安

        全性。

        3.5 重視檔案信息化人才管理

        人才培養(yǎng)是企業(yè)任何時候都不應忽視的一項重要內容。在當前企業(yè)檔案信息化建設過程中,對于檔案管理人員提出了更高的要求,不僅需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案知識,同時還要掌握信息化技術,在實際工作中能夠靈活運用現(xiàn)代化技術來完成檔案管理工作。因此,企業(yè)要重視現(xiàn)有檔案管理人員的培訓工作,定期組織檔案管理人員進行針對性的培訓,全面提高檔案管理人員的計算機技術和網絡技術水平,使其在實際工作中對檔案信息的處理能力得以增強。另外,企業(yè)還應當招聘部分計算機方面的專業(yè)技術人員,專門負責檔案管理系統(tǒng)維護和計算機網絡信息內容的維護工作,提高企業(yè)檔案信息資源的安全,更好地發(fā)揮出檔案信息化建設的作用,使檔案信息能夠更好地服務于企業(yè)的各項工作。

        4 結語

        企業(yè)檔案信息化建設作為企業(yè)信息化建設的重要內容,是當前企業(yè)結構優(yōu)化升級的關鍵。因此,需要進一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設,全面提升企業(yè)檔案信息化水平,構建檔案數(shù)據(jù)庫,建立健全檔案信息化建設標準,全面提高檔案管理人員的信息化技能,這樣才能加快推動企業(yè)檔案信息化進程,實現(xiàn)檔案信息的高效檢索和利用,為企業(yè)的發(fā)展提供重要的檔案信息支持。

        參考文獻

        [1]胡曉紅.基于企業(yè)中網絡檔案管理系統(tǒng)建設問題的分析與研究[J].卷宗,2015,(7):99-100.

        [2]張靜.論檔案管理信息化建設存在的問題與對策[J].東方事業(yè)單位文化,2015,(15):56.

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