紀(jì)平

摘 要：文章對(duì)企業(yè)科技檔案定義進(jìn)行了闡述，解釋了科技檔案工作的來源以及重要性；探討了企業(yè)科技檔案的現(xiàn)狀；從科技檔案服務(wù)理論概述入手，對(duì)科技檔案工作的原則、科技檔案工作的服務(wù)模式以及科技檔案工作的創(chuàng)新進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；科技檔案管理；創(chuàng)新內(nèi)容和方法；服務(wù)模式

科技檔案是檔案中的一大門類，是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料?？萍紮n案不僅具有保存一個(gè)企事業(yè)單位科技活動(dòng)傳承發(fā)展不可或缺的知識(shí)和記憶功能，還具有其他競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)源無法替代的、獨(dú)具特色的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)功能[1]?？萍紮n案資源對(duì)太鋼這樣的科技創(chuàng)新型企業(yè)而言，其競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)功能尤為突出。對(duì)科技檔案資源的有效開發(fā)利用，還有助于太鋼了解企業(yè)外部環(huán)境變化和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，也有助于企業(yè)了解環(huán)境大勢(shì)，確立企業(yè)發(fā)展新方向，確定產(chǎn)品或服務(wù)創(chuàng)新的新思路。

但是目前科技檔案還達(dá)不到為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的程度，我們究其原因進(jìn)行探討。

1 科技檔案工作服務(wù)模式

科技檔案工作的服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因?？萍紮n案工作者要確保服務(wù)獲得效益，并做到既搞好服務(wù)，又維護(hù)檔案的完整與安全，為構(gòu)建和諧企業(yè)服務(wù)?？萍紮n案工作的服務(wù)模式包括以下四個(gè)方面：

1.1 前端服務(wù)

科技檔案基礎(chǔ)工作的源頭就是收集。檔案的形成過程即各種形態(tài)的具體檔案，從被制作出來到被作為檔案正式保存并發(fā)揮檔案作用的過程。所以要使檔案收集的齊全完整，為利用工作創(chuàng)造好條件，就必須在檔案的形成過程中做好前端服務(wù)工作。

1.2 過程服務(wù)

科技檔案工作的過程服務(wù)是一項(xiàng)重要的工作，過程服務(wù)重在過程管理，是科技檔案工作者融入企業(yè)的各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的全過程進(jìn)行檔案管理，是一種主動(dòng)服務(wù)。企業(yè)科技檔案工作的基本原則是：集中統(tǒng)一管理企業(yè)科技檔案、維護(hù)科技檔案的完整與安全、便于各方面對(duì)科技檔案的利用。滿足對(duì)科技檔案的需要，是科技檔案工作的根本目的。這就要求我們科技檔案工作者必須從齊全完整、安全、滿足利用上下功夫，過程服務(wù)正是圍繞基本原則開展工作的有效途徑。過程服務(wù)是維護(hù)科技檔案的完整與安全的手段，沒有科技檔案的完整與安全就不可能有科技檔案的方便利用。

1.3 實(shí)體服務(wù)

科技檔案的實(shí)體服務(wù)，就是根據(jù)需求和庫(kù)藏科技檔案的實(shí)際情況提供科技檔案實(shí)體借閱利用，這是每一個(gè)科技檔案工作者必須掌握的基本技能，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

1.4 開發(fā)利用服務(wù)

科技檔案只有通過利用才能體現(xiàn)價(jià)值，科技檔案的開發(fā)利用始終的科技檔案工作的重點(diǎn)，但是，科技檔案的開發(fā)利用工作在目前來看是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。

2 目前企業(yè)科技檔案服務(wù)中不和諧因素及存在原因

2.1 科技企業(yè)檔案工作中現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)制度與實(shí)際情況不適應(yīng)

現(xiàn)在我們科技檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，部分已不適合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。例如有一些企業(yè)對(duì)文件材料的收集，基本還是按照過去制定的范圍，現(xiàn)在企業(yè)的活動(dòng)范圍不斷擴(kuò)大，形成的文件種類不斷增加，但是，檔案部門沒有跟上企業(yè)改革發(fā)展的步伐，且缺乏有力的措施和方法，使一些非常重要的檔案沒有歸檔。

2.2 企業(yè)科技檔案工作與企業(yè)的發(fā)展不同步

企業(yè)科技檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。目前的大型企業(yè)，信息化建設(shè)程度很高，但是企業(yè)科技檔案工作的信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)的信息化水平，沒有將信息分別錄入OA系統(tǒng)、TMIS系統(tǒng)、局域網(wǎng)系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站上等，沒有一個(gè)完整的電子檔案管理系統(tǒng)，非常不利于科技檔案的管理和開發(fā)利用。

2.3 科技檔案人員配備與實(shí)際工作的需要的不相稱

科技檔案人員的配備不同程度地受企業(yè)定員的制約而沒有配備適當(dāng)?shù)膶I(yè)人員，很多只是由其他工作人員兼職，科技檔案管理人員事務(wù)多、頭緒雜，對(duì)科技檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)、掌握不夠，因此，科技檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，不利于檔案工作的發(fā)展。

3 科技檔案工作創(chuàng)新

通過對(duì)信息時(shí)代背景下的企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀、原則與服務(wù)模式的全面分析，可以更好地發(fā)現(xiàn)科技檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，由此我們提出了以下創(chuàng)新理念：

3.1 理念創(chuàng)新

創(chuàng)新科技檔案工作，要求我們解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想，樹立正確的、全新的檔案服務(wù)意識(shí)，樹立檔案工作為企業(yè)服務(wù)的觀點(diǎn)。用新的服務(wù)方式去取代過去的傳統(tǒng)的服務(wù)方式，變要我服務(wù)為我要服務(wù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

3.2 服務(wù)創(chuàng)新

科技檔案工作服務(wù)與創(chuàng)新，關(guān)鍵在于服務(wù)人才的優(yōu)化。隨著科技檔案工作的內(nèi)容、主題、手段和方法的變化，科技檔案工作領(lǐng)域的拓展，科技檔案工作人員角色和職能也將從傳統(tǒng)的科技檔案實(shí)體的保管者轉(zhuǎn)為科技檔案信息的管理者、科技檔案信息產(chǎn)品的生產(chǎn)者、科技檔案信息利用的咨詢者、科技檔案信息的提供者和傳播者、科技檔案信息知識(shí)的教育者。

3.3 模式創(chuàng)新

建立企業(yè)級(jí)科技檔案信息中心，將檔案、圖書、情報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙過程管理一體化管理，即在原有圖書、檔案、情報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)化、生產(chǎn)技術(shù)管理等機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上設(shè)立的統(tǒng)一的信息管理實(shí)體機(jī)構(gòu)[2]。這種組織形式便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。

3.4 制度創(chuàng)新

企業(yè)科技檔案管理職能主要有：要保管科技檔案，作為企業(yè)科技檔案信息的利用中心，向各方面提供服務(wù)；負(fù)責(zé)本企業(yè)科技檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作；編研科技檔案信息，開發(fā)科技檔案信息資源；宣傳教育等職能。制度創(chuàng)新要就是要對(duì)科技檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)制定工作流程，實(shí)施節(jié)點(diǎn)考核制度，保證檔案管理職能的

發(fā)揮。

3.5 管理創(chuàng)新

科技檔案管理創(chuàng)新，包含管理業(yè)務(wù)工作創(chuàng)新和服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，要簡(jiǎn)化繁瑣的科技檔案事務(wù)管理，解放勞動(dòng)力，主體工作以科技檔案開發(fā)利用服務(wù)為宗旨。變過去的單一的科技檔案借查閱服務(wù)為時(shí)間、空間全方位的立體服務(wù)。采取科技檔案信息網(wǎng)上查詢、現(xiàn)行文件的網(wǎng)上自由傳輸?shù)确?wù)方式，真正實(shí)現(xiàn)科技檔案服務(wù)方式由實(shí)體型向信息型轉(zhuǎn)變。

3.6 技術(shù)創(chuàng)新

隨著企業(yè)現(xiàn)代化水平的不斷提高，辦公自動(dòng)化、局域網(wǎng)的建立、TMIS系統(tǒng)的普遍使用，電子文件大量產(chǎn)生，科技檔案信息資源越來越豐富，給科技檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。數(shù)字科技檔案館的建設(shè)呼之欲出，它是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取科技檔案文件信息的一種方式，它不是一種物理存在的實(shí)體，只是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同科技檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化科技檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相連接，提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享，實(shí)質(zhì)是形成一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境[3]。從而使科技檔案資源的收集到提供利用都在全新的高技術(shù)環(huán)境下高效地完成，真正使科技檔案工作與企業(yè)的各項(xiàng)工作融合在一起，發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

總之，科技檔案工作的服務(wù)與創(chuàng)新是一個(gè)永恒的主題，我們要通過服務(wù)與創(chuàng)新，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，提高擋案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，為建設(shè)和諧企業(yè)、和諧社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳峰.科技檔案資源對(duì)科技創(chuàng)新型企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)功能 [J].蘭臺(tái)世界：中旬，2011，（12）：1l-12.

[2]李菊芳.論科技檔案在企業(yè)科技創(chuàng)新中的作用[J].機(jī)電兵船檔案，2009，（2）：12-13.

[3]毛羽豐.超媒體技術(shù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)[J].機(jī)電兵船檔案，2011，（5）：55-57.