劉幽燕

摘 要：分析總結(jié)漢江集團(tuán)檔案館如何根據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)來(lái)推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化管理；綜合評(píng)估；整理

漢江集團(tuán)公司為提高檔案工作規(guī)范化管理水平，根據(jù)水利部2013年出臺(tái)的《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》，全面開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估工作，通過(guò)了水利部檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估一級(jí)的考核。本文就親身參與過(guò)程，淺談漢江集團(tuán)檔案館如何根據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)來(lái)推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作。

1 做好檔案保障體系的工作

根據(jù)檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)測(cè)評(píng)項(xiàng)目的保障體系做了以下幾個(gè)方面的工作：

1.1 改善檔案硬件設(shè)施

漢江集團(tuán)武漢總部檔案庫(kù)房總面積486平方米，配備智能電動(dòng)密集架、中央空調(diào)系統(tǒng)、安全監(jiān)控視頻系統(tǒng)和自動(dòng)消防系統(tǒng)，同時(shí)還配備檔案庫(kù)房專用凈化消毒加濕除濕一體機(jī)。

檔案館庫(kù)房與辦公室、閱覽室三分開(kāi)，有檔案大庫(kù)房、機(jī)要檔案庫(kù)房、聲像實(shí)物檔案庫(kù)房，并配備檔案整理間、檔案閱覽室、檔案熏蒸修裱室。庫(kù)房?jī)?nèi)掛有區(qū)號(hào)標(biāo)識(shí)牌，存放檔案的密集架標(biāo)有檔案內(nèi)容說(shuō)明，每個(gè)庫(kù)房墻面制作了相關(guān)的制度標(biāo)牌，明確了各庫(kù)房的管理職能及工作流程。

1.2 建立、健全管理體制

按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則建立了滿足工作需要的檔案管理部門和管理網(wǎng)絡(luò)。集團(tuán)公司辦公室歸口管理檔案工作；集團(tuán)公司網(wǎng)絡(luò)信息中心（檔案館）作為漢江集團(tuán)公司內(nèi)設(shè)的事業(yè)單位，負(fù)責(zé)全集團(tuán)公司檔案業(yè)務(wù)管理工作，對(duì)集團(tuán)公司所屬各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查驗(yàn)收；集團(tuán)公司機(jī)關(guān)11個(gè)職能部門、所屬9個(gè)事業(yè)單位、16個(gè)分、子公司及獨(dú)立法人單位設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備了專（兼）職檔案人員。建立了以漢江集團(tuán)公司檔案館為中心，集團(tuán)公司所屬各單位檔案機(jī)構(gòu)為主體，機(jī)關(guān)及業(yè)務(wù)部門專（兼）職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

1.3 制定、完善相關(guān)規(guī)章制度、管理辦法與發(fā)展規(guī)劃

漢江集團(tuán)檔案館先后擬訂并印發(fā)了《漢江集團(tuán)公司機(jī)關(guān)歸檔文件收集與整理細(xì)則》，《漢江集團(tuán)公司檔案管理辦法》，《漢江集團(tuán)公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，《漢江集團(tuán)公司工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，《漢江集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，《漢江集團(tuán)公司聲像、實(shí)物檔案管理辦法》等一系列檔案管理制度、辦法和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確了各類應(yīng)歸檔材料的范圍和保管期限，各歸檔單位和檔案部門的責(zé)任，對(duì)加強(qiáng)和規(guī)范集團(tuán)公司檔案工作提供了制度保障。

制定了檔案館與檔案人員崗位職責(zé)，建立了檔案保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定及銷毀等內(nèi)部管理制度，為加強(qiáng)檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理提供了制度保障。

制定了《漢江集團(tuán)公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃》，《漢江集團(tuán)信息化頂層設(shè)計(jì)報(bào)告》，為集團(tuán)公司檔案工作未來(lái)的發(fā)展指明方向。

2 檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理工作

從檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)各方面工作進(jìn)行全方位的規(guī)范化管理。

2.1 檔案收集

在漢江集團(tuán)公司檔案館的指導(dǎo)下，集團(tuán)公司機(jī)關(guān)各部門能夠按照機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定履行歸檔職責(zé)，機(jī)關(guān)文書人員在每年上半年完成上一年度的歸檔工作，年均歸檔2000件左右，按照歸檔工作程序，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

檔案館積極開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集進(jìn)館工作，各工程建設(shè)項(xiàng)目檔案在經(jīng)檔案驗(yàn)收合格并通過(guò)集團(tuán)公司項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，移交進(jìn)館。2006-2016年期間，共接收集團(tuán)公司計(jì)劃項(xiàng)目竣工檔案554卷。

2.2 檔案整理

要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理、讓各類檔案的整理有據(jù)可依，三合一制度必要最先制定，其中分類方案的制定應(yīng)具有可擴(kuò)展性，便于在企業(yè)以后的發(fā)展中逐步的完善和擴(kuò)充。漢江集團(tuán)檔案館制定了《漢江集團(tuán)公司檔案館檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限及檔號(hào)編制規(guī)則（試行）》，作為檔案整理歸檔的規(guī)則依據(jù)。文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像實(shí)物等各類檔案都根據(jù)試行的分類方案，結(jié)合各類整理規(guī)則，按規(guī)范要求進(jìn)行全方位的檢查、整理。

2.3 檔案統(tǒng)計(jì)

認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)制度，每年按要求及時(shí)向長(zhǎng)江委報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表，統(tǒng)計(jì)集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)、人員、庫(kù)房、設(shè)備、館藏與利用等檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及集團(tuán)公司基建項(xiàng)目檔案管理情況，建立了檔案管理、接收、利用、保管統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，能夠準(zhǔn)確反映檔案工作情況。

2.4 檔案鑒定

結(jié)合漢江集團(tuán)公司檔案館實(shí)際情況，對(duì)館藏檔案進(jìn)行了清理，印發(fā)了《漢江集團(tuán)公司關(guān)于開(kāi)展檔案館檔案鑒定與銷毀工作的通知》，明確了檔案鑒定與銷毀工作計(jì)劃。漢江集團(tuán)在1998和2017年先后成立了檔案管理、鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)公司檔案鑒定工作的

領(lǐng)導(dǎo)。

2.5 檔案借閱利用

線上可通過(guò)檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案相關(guān)目錄，然后提交借閱單，審核通過(guò)后，借閱用戶可查閱檔案。線下是借閱用戶到檔案館查閱檔案，用戶可在閱覽室里查閱、復(fù)印相關(guān)檔案。檔案的外借，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理批準(zhǔn)手續(xù)，控制外借的時(shí)間，到期及時(shí)催還外借檔案。用戶查閱完檔案后需填寫借閱登記表和檔案利用效果反饋表，以便及時(shí)記錄檔案利用信息。

2.6 檔案的保管保護(hù)工作

定期進(jìn)行檔案安全和保管狀況檢查，落實(shí)各項(xiàng)防護(hù)措施。按照“十防”要求做好庫(kù)房日常管理和檔案保管保護(hù)工作，保持庫(kù)房整齊、清潔，并做好庫(kù)房檢查記錄。

為預(yù)防重大自然災(zāi)害和突發(fā)性事故的發(fā)生，做好應(yīng)對(duì)災(zāi)害的應(yīng)急處置措施準(zhǔn)備，制定應(yīng)急預(yù)案，強(qiáng)化各項(xiàng)檔案保管制度，定期檢查巡視庫(kù)房，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案保管中存在的隱患與問(wèn)題，各庫(kù)房均配備紅外探頭和監(jiān)控?cái)z像頭，實(shí)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控。

2.7 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

監(jiān)督、指導(dǎo)機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門及各二級(jí)單位的檔案業(yè)務(wù)工作，加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)公司工程項(xiàng)目的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，參加項(xiàng)目評(píng)審、驗(yàn)收等活動(dòng)，為工程項(xiàng)目檔案歸檔打好基礎(chǔ)。檢查檔案集中統(tǒng)一管理、檔案保障體系建設(shè)、檔案安全保管條件、檔案法規(guī)制度落實(shí)和經(jīng)費(fèi)保障、人員到位情況，確保各項(xiàng)檔案管理措施落到實(shí)處。

2.8 檔案編研

檔案館完成的編研成果主要有：《漢江集團(tuán)公司檔案館全宗介紹》、《丹江口水利樞紐建設(shè)四十周年》、《丹江口水利樞紐水庫(kù)運(yùn)行資料整編》、《丹江口水利樞紐土石壩安全監(jiān)測(cè)資料整編分析》、《丹江口水利樞紐混凝土壩監(jiān)測(cè)資料整編》、《檔案工作文件匯編》、《行政管理工作文件匯編》（含大事記）、《漢江集團(tuán)保密文件匯編》、《漢江集團(tuán)公司志》、《漢江集團(tuán)導(dǎo)刊》合訂本（含大事記）等。

3 管理信息系統(tǒng)的改進(jìn)與完善

漢江集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)于2014年7月開(kāi)發(fā)完成，經(jīng)過(guò)多次的修改與完善，如今已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案鑒定、檔案借閱等全過(guò)程電子化流程管理。目前系統(tǒng)已經(jīng)開(kāi)通120個(gè)系統(tǒng)賬號(hào)，使用單位覆蓋整個(gè)集團(tuán)公司。檔案信息管理系統(tǒng)包含前臺(tái)查詢系統(tǒng)和后臺(tái)管理系統(tǒng)。

4 檔案的數(shù)字化工作

為實(shí)現(xiàn)館藏檔案的計(jì)算機(jī)管理，積極開(kāi)展檔案的數(shù)字化招標(biāo)工作，檔案館工作人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督、調(diào)卷、溝通、檢查、清點(diǎn)上架工作，并配合數(shù)字化公司對(duì)各類檔案進(jìn)行掃描掛接。

5 評(píng)估材料的整編

根據(jù)《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)備查材料里面要求的有關(guān)文件、總結(jié)、記錄等憑證性材料，以及全宗介紹、各類別檔案目錄、各類檔案制度與辦法等材料整編成冊(cè)，以備評(píng)估專家小組查閱考評(píng)。

6 水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估會(huì)

2018年1月15日至16日，漢江集團(tuán)公司水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估會(huì)召開(kāi)，由水利系統(tǒng)及湖北省檔案館的7位專家組成的評(píng)審組對(duì)漢江集團(tuán)公司檔案工作規(guī)范化管理進(jìn)行了審核評(píng)估，同意漢江集團(tuán)公司檔案工作規(guī)范化管理評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)一級(jí)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

7 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)水利檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估，使?jié)h江集團(tuán)檔案管理工作上了一個(gè)新的臺(tái)階。漢江集團(tuán)檔案館將按照專家組提出的工作要求，對(duì)相關(guān)檔案工作進(jìn)行積極整改，提高全員檔案意識(shí)，落實(shí)規(guī)范化管理的長(zhǎng)效機(jī)制和人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，使?jié)h江集團(tuán)公司檔案管理工作提升到新的水平。