王樂(lè)琤

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)得到了全面的應(yīng)用，越來(lái)越重視信息化管理，而單位的辦公室檔案管理也逐漸被相關(guān)人士所關(guān)注，注重辦公室檔案管理的建設(shè)和發(fā)展，逐漸成為單位發(fā)展的關(guān)鍵性因素之一。在單位的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，辦公室檔案規(guī)范化管理不僅是衡量單位發(fā)展水平重要因素之一，也是目前單位發(fā)展的重要內(nèi)容之一，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化單位管理還能提高辦公室工作效率。本文主要通過(guò)分析目前辦公室檔案規(guī)范化管理的必要性，辦公室檔案管理的特征以及存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的改善措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；規(guī)范化；問(wèn)題；改善措施

辦公室檔案規(guī)范化管理對(duì)提高單位工作效率具有重要作用，并在單位發(fā)展過(guò)程中得到了普遍的應(yīng)用，辦公室檔案管理是一項(xiàng)比較系統(tǒng)、要求較高的工作，檔案管理包括起初的建立、裝訂、封存、入檔，還包括后期的調(diào)閱，都需要有專業(yè)的技能和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度才能實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，在檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要有嚴(yán)格的制度要求，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，避免因一點(diǎn)小錯(cuò)誤而影響到相關(guān)決策，所以辦公室檔案規(guī)范化管理特別重要。

1 辦公室檔案管理的特征

1.1 工作資料的收集和保存

資料的收集和保存是辦公室檔案管理的重心，也是主要內(nèi)容，檔案重點(diǎn)對(duì)人事物以及過(guò)程的詳細(xì)真實(shí)記錄，對(duì)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要意義，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。那么實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理，必須把管理的重心放在檔案的收集和保存上，確保資料足夠齊全和詳細(xì)，特別是單位的業(yè)務(wù)和生產(chǎn)方面的資料，收集后采用系統(tǒng)的方式進(jìn)行分類整理保存，并充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理[1]。

1.2 資料種類較為復(fù)雜

單位的日常運(yùn)營(yíng)包括很多方面，這也就決定了辦公室檔案資料種類的復(fù)雜性，對(duì)所有的資料進(jìn)行有效的整理、分類和保存，是一件工作量較大和相對(duì)復(fù)雜的工作。辦公室檔案管理包括所有的合同、協(xié)議書(shū)、會(huì)計(jì)資料和行政部門的資料，當(dāng)然還有音頻文件，所以辦公室檔案管理不僅是內(nèi)容豐富還是工作量較大，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理，可以將更多的資料進(jìn)行及時(shí)的分類和整理，提高了辦公室檔案管理工作的效率。

2 目前辦公室檔案管理存在的不足之處

目前大多數(shù)單位辦公室檔案管理都存在較多的問(wèn)題，是當(dāng)下必須首先要解決的問(wèn)題。最嚴(yán)重的問(wèn)題之一就是單位領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室檔案管理工作，那么就會(huì)導(dǎo)致辦公室檔案管理工作的相應(yīng)制度不健全，檔案管理崗位不被重視[2]；其次就是目前辦公室檔案管理者來(lái)自各個(gè)崗位，有的管理人員甚至是通過(guò)走后門方式進(jìn)入檔案管理崗位，不具備專業(yè)的管理技能，管理水平整體上偏低，另管理者的整體素質(zhì)較低，在其他人眼里檔案管理工作比較輕松，這也就導(dǎo)致了辦公室檔案很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，在很大程度上阻礙了辦公室檔案管理工作的發(fā)展。最后就是由于不重視辦公室檔案管理，很少投入資金，使檔案管理設(shè)備不足，不能實(shí)現(xiàn)信息化管理，限制了辦公室檔案規(guī)范化的發(fā)展。

3 辦公室檔案規(guī)范化管理的必要性

3.1 有利于提高單位管理水平

辦公室檔案管理主要是對(duì)單位的業(yè)務(wù)、程度和人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)記錄，為辦公室工作人員提供了重要依據(jù)，加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案規(guī)范化管理，方便單位部門之間內(nèi)部溝通和交流，可以快速找到需要的資料，節(jié)約了更多的查閱時(shí)間，大大提高了辦公室檔案管理的工作效率。辦公室檔案管理規(guī)范化不僅可以有效的推動(dòng)單位工作的發(fā)展，還能提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。

3.2 有利于豐富管理方式

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)逐漸引入到辦公室檔案管理工作中，使管理方式更加豐富。利用計(jì)算機(jī)對(duì)辦公室檔案進(jìn)行管理，可以有效的提高辦公室檔案管理工作效率，使辦公室檔案管理方式更加科學(xué)、系統(tǒng)和規(guī)范化，對(duì)辦公室檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)具有推動(dòng)型作用[3]。實(shí)現(xiàn)信息化辦公室檔案規(guī)范化管理，不僅可以降低管理者的工作壓力，還能減少管理人員整理檔案時(shí)間，大大的提高了辦公室檔案管理工作效率，還保證了工作質(zhì)量。

3.3 有利于提高管理人員的綜合素質(zhì)

在辦公室檔案管理工作中，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量有著決定性因素，所以對(duì)檔案管理人員具有較高的要求，包括政治素質(zhì)、個(gè)人能力和管理水平方面都有較高的要求，所以辦公室檔案管理必須要盡量選擇作風(fēng)端正的人員進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，為了滿足發(fā)展的需要，必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高檔案管理技能，提高管理者的素質(zhì)，促進(jìn)管理人員的全面發(fā)展。

4 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理的措施

4.1 加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)

在辦公室檔案管理工作中必須對(duì)管理人員提出嚴(yán)格的要求，嚴(yán)格按照要求執(zhí)行檔案管理工作，日常工作中注重對(duì)檔案資料的維護(hù)和更新，必須規(guī)范檔案管理工作流程[4]，使辦公室檔案管理程序更加規(guī)范化，且需要嚴(yán)格執(zhí)行和監(jiān)督管理工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，還需要對(duì)檔案管理程序不斷優(yōu)化，在保證工作質(zhì)量和效率的前提下，優(yōu)化檔案管理程序，節(jié)約人力和物力。

4.2 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化管理

在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的今天，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛引用，辦公室檔案管理要重視計(jì)算機(jī)的利用，并對(duì)管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的管理模式，提高管理人員的計(jì)算機(jī)技能，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化管理，可以有效的推動(dòng)辦公室檔案規(guī)范化建設(shè)[5]。

4.3 全面提供檔案管理人員的綜合素質(zhì)

辦公室檔案規(guī)范化管理必須要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能提高檔案管理的工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。單位需要定時(shí)或者是不定時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)技能和管理理念方面的教育和培訓(xùn)，注入更多的新管理知識(shí)，全面提升管理人員綜合素質(zhì)，加快辦公室檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)。

5 結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案規(guī)范化管理對(duì)單位發(fā)展具有重要性作用，必須要重視辦公室檔案規(guī)范化管理的發(fā)展和建設(shè)，提高辦公室檔案管理水平，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，建立健全檔案管理制度，并嚴(yán)格規(guī)范管理工作，使管理工作更加規(guī)范化，注重信息化管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)，全面推動(dòng)單位的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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