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        高校檔案社會(huì)化服務(wù)的實(shí)施與對(duì)策

        2018-12-17 08:01:24姚秀峰
        卷宗 2018年29期
        關(guān)鍵詞:社會(huì)化服務(wù)高校檔案檔案管理

        姚秀峰

        摘 要:高校是知識(shí)產(chǎn)生和傳播的基地,凝聚著高校教育工作者、科研工作者的心血和汗水,是重要的信息資源。隨著社會(huì)對(duì)信息資源利用深度和廣度的加深,高校檔案開發(fā)與利用面臨全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文從檔案社會(huì)化服務(wù)的視角,對(duì)高校檔案開發(fā)利用中的社會(huì)化服務(wù)策略進(jìn)行研究分析,并提出針對(duì)性的建議。

        關(guān)鍵詞:高校檔案;檔案管理;社會(huì)化服務(wù)

        1 引言

        高校檔案具有較高的社會(huì)價(jià)值,高校檔案館應(yīng)強(qiáng)化社會(huì)化服務(wù)意識(shí),加強(qiáng)檔案宣傳,采取多種形式為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。從高校檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀來看,檔案服務(wù)多集中于校內(nèi)教學(xué)、教研和科研層面,以及向校友提供學(xué)歷證明、學(xué)籍查詢,向社會(huì)中介機(jī)構(gòu)、用人單位、或少量團(tuán)體提供一般性咨詢服務(wù),這與真正的高校檔案社會(huì)化服務(wù)還有很大的差距。高校檔案開展社會(huì)化服務(wù)擁有諸多優(yōu)勢(shì),比如信息資源保存優(yōu)勢(shì)、信息資源價(jià)值優(yōu)勢(shì)、人才優(yōu)勢(shì)等,因此立足高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀,進(jìn)一步拓展、創(chuàng)新社會(huì)化服務(wù)模式,是高校檔案管理工作的重點(diǎn)之一。

        2 高校檔案社會(huì)化服務(wù)的實(shí)施

        一是文化記憶服務(wù),近些年來隨著我國(guó)高校教育的跨越式發(fā)展,高校檔案服務(wù)應(yīng)突破傳統(tǒng)知識(shí)、信息服務(wù)的局限,拓展文化服務(wù)功能,推陳出新,塑造良好的社會(huì)形象。比如編寫《校史紀(jì)念冊(cè)》、《大學(xué)年鑒》、《教育文化傳承》等主題檔案資料,發(fā)掘高校文化資源,開展各類文化記憶宣傳展示活動(dòng)。

        二是決策參考服務(wù),檔案是高校信息的重要載體,記錄了高校發(fā)展中的各類有價(jià)值的事件,這些能夠?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)組織管理等方面提供借鑒和參謀作用,是相關(guān)領(lǐng)域決策的科學(xué)依據(jù)和參考資料。比如高校檔案館通過數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),有針對(duì)性的編制《教學(xué)成果匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《科研成果匯編》、《基建成果匯編》、《黨建成果匯編》等,為社會(huì)提供決策服務(wù)。

        三是查證咨詢服務(wù),主要面向校友、用人單位、社會(huì)組織等,這是高校檔案服務(wù)走向開放、現(xiàn)代化的標(biāo)志??商峁┑闹饕樽C咨詢服務(wù)包括檔案證明、學(xué)歷證明、檔案利用翻譯等。這些服務(wù)的提供,可借助當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù),開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

        四是學(xué)術(shù)交流服務(wù),高校檔案具有較高的學(xué)術(shù)價(jià)值,依托檔案資源拓展學(xué)術(shù)交流渠道,提升文化含量,努力成為文化交流的窗口與紐帶,這是高校檔案服務(wù)的重要內(nèi)容。高校檔案部門可與其他部門實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)資源整合,共同探索智慧校園建設(shè)。高校檔案社會(huì)化服務(wù)的學(xué)術(shù)交流主要是科研成果推廣應(yīng)用,并在此基礎(chǔ)上與社會(huì)各行業(yè)加強(qiáng)合作,共享成果,開展各種學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。

        五是市場(chǎng)服務(wù),高校檔案服務(wù)要順應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展,深挖檔案社會(huì)服務(wù)資源,滿足社會(huì)的各類需要,比如成績(jī)證明、檔案代寄存、紀(jì)念冊(cè)、歷史主題檔案冊(cè)、一定權(quán)限的成果開發(fā)等。

        六是展覽教育服務(wù),高校檔案信息資源豐富,主題鮮明,通過檔案展覽能夠起到很好的宣傳教育作用。在檔案內(nèi)容選擇方面,應(yīng)盡可能選擇典型、有代表性、主題突出、特色鮮明的檔案信息,能夠更好的反應(yīng)高校文化、高校特色,進(jìn)而通過展覽擴(kuò)大社會(huì)影響。

        3 提高檔案社會(huì)化服務(wù)的對(duì)策建議

        3.1 強(qiáng)化社會(huì)化服務(wù)意識(shí)

        高校檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,強(qiáng)化社會(huì)化服務(wù)意識(shí),樹立良好的現(xiàn)代化檔案服務(wù)理念,重視檔案社會(huì)化服務(wù)工作。在檔案服務(wù)工作中堅(jiān)持“以用戶為中心”,對(duì)每個(gè)用戶一視同仁。在檔案社會(huì)化服務(wù)中,服務(wù)人員盡可能減少主動(dòng)干預(yù)措施,適應(yīng)角色轉(zhuǎn)換,提供多元化服務(wù)。此外高校檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案社會(huì)化宣傳,通過舉辦檔案展覽活動(dòng),提升高校檔案的社會(huì)影響力。檔案管理人員采取多樣形式,為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù),包括個(gè)性化服務(wù)、主動(dòng)推送服務(wù)等,在信息服務(wù)上擴(kuò)大服務(wù)范圍,將檔案展覽工作常規(guī)化,積極參與各類社會(huì)公共活動(dòng),積極宣傳高校檔案服務(wù)。

        3.2 建設(shè)館藏特色數(shù)據(jù)庫(kù)

        在眾多高校檔案資源中,要想凸顯檔案價(jià)值,需結(jié)合高校自身特色,建設(shè)館藏特色數(shù)據(jù)庫(kù),推出特色檔案服務(wù)。具體操作上,加強(qiáng)檔案收集與征集范圍,與群眾需求緊密聯(lián)系;根據(jù)學(xué)校名人檔案征集辦法,對(duì)學(xué)校知名校友、知名學(xué)者等名人檔案、特色檔案和歷史珍貴照片,要注意接收征集,尤其是散落于個(gè)人手中的檔案資料,建立特色主題檔案;檔案館要不拘泥于個(gè)體,借助互聯(lián)網(wǎng)共建檔案系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)共享,整合檔案資源,拓展社會(huì)服務(wù)功能;學(xué)校必須根據(jù)自身特點(diǎn),有側(cè)重點(diǎn)的開展特色服務(wù)。

        3.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)聯(lián)合協(xié)作

        在高校檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的背景下,高校檔案館要抓住機(jī)遇,加大數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),積極與其他檔案服務(wù)單位建立合作關(guān)系,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。通過互聯(lián)網(wǎng)或檔案信息系統(tǒng),系統(tǒng)內(nèi)各單位相互合理調(diào)配信息資源,相互協(xié)作解決問題,提高檔案社會(huì)化服務(wù)的質(zhì)量和效率。比如許多高校檔案館開展館際合作、校際合作、省級(jí)交流合作等,以及跨行業(yè)合作,比如檔案館與圖書館的合作,檔案館與博物館的合作,檔案館與機(jī)關(guān)宣傳單位的合作等,這些合作模式都能夠提升高校檔案社會(huì)化服務(wù)的水平。

        3.4 推進(jìn)檔案信息數(shù)字化發(fā)展

        無紙化是高校檔案管理發(fā)展的趨勢(shì),因此高校檔案館應(yīng)加強(qiáng)電子文檔建設(shè),加快傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。具體操作上,對(duì)于利用頻率較高的檔案要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,尤其是利用頻繁的學(xué)籍卡、成績(jī)單等,轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案并錄入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),使檔案館提供社會(huì)化服務(wù)時(shí),用戶檢索、查閱更為便捷。高校檔案館從檔案信息資源入手,通過不斷梳理業(yè)務(wù)流程,分析用戶需求,建設(shè)多層次、多功能、多樣服務(wù)的高校檔案信息系統(tǒng),為社會(huì)用戶提供更為豐富的服務(wù)。

        在信息化發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下,用戶個(gè)性化需求越來越凸顯,高校檔案館應(yīng)立足長(zhǎng)遠(yuǎn),擴(kuò)展檔案社會(huì)化服務(wù)功能,打破傳統(tǒng)思維,突破界限,“以用戶為中心”,凝聚社會(huì)力量,擴(kuò)大交流、合作與資源共享,進(jìn)而提升高校檔案社會(huì)化服務(wù)的水平。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李萍.數(shù)字時(shí)代高校檔案社會(huì)化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)策略研究[J].蘭臺(tái)世界,2016(17).

        [2]那偉棟.高校檔案社會(huì)化服務(wù)利用體系建設(shè)研究[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化,2018(3).

        [3]李曉飛.國(guó)外高校檔案社會(huì)化服務(wù)經(jīng)驗(yàn)對(duì)我國(guó)高校的啟示[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(4).

        [4]劉紅,張文.構(gòu)建高校檔案資源社會(huì)化服務(wù)的創(chuàng)新研究[J].黑龍江檔案,2017(3).

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