吳紅梅
(劍閣縣中醫(yī)醫(yī)院,四川 廣元628300)
在信息化環(huán)境下,各大醫(yī)院之間的市場競爭愈發(fā)激烈,加強(qiáng)對醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制,對提升醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益有重要作用。在醫(yī)院內(nèi)部控制中,固定資產(chǎn)管理是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容?;诖耍疚慕Y(jié)合理論實(shí)踐,對信息化環(huán)境下醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制做了如下探究。
所謂橫向影響指的是信息環(huán)境下醫(yī)院內(nèi)部控制范圍發(fā)生了變化,傳統(tǒng)內(nèi)部控制主要針對的是工作人員崗位分工、各項(xiàng)經(jīng)營活動的處理方法等。但在信息化時代,醫(yī)院經(jīng)營業(yè)務(wù)較多,缺乏溝通協(xié)調(diào),導(dǎo)致醫(yī)院普遍存在各自為政的現(xiàn)象,大大降低了內(nèi)部控制效率。比如:某醫(yī)院在財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中,存在嚴(yán)重的各自為政現(xiàn)象,當(dāng)交付藥費(fèi)以后,需要等待一段時間,才能取到藥品。主要原因財務(wù)系統(tǒng)和取藥處存在系統(tǒng)分離現(xiàn)象,藥品儲存部門需要得到財務(wù)數(shù)據(jù)后才能配藥發(fā)放,大大提升了患者等候取藥的時間。而在信息環(huán)境下,通過信息系統(tǒng)可促使醫(yī)院各個部門和科室組成一個有機(jī)整體,但計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也存在較大的風(fēng)險,這就迫使醫(yī)院加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)硬件和軟件的控制,確保各項(xiàng)信息的安全性。同時還要加強(qiáng)系統(tǒng)防護(hù),避免發(fā)生病毒、黑客等攻擊行為。
所謂縱向影響指的信息化對醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制實(shí)施時間的影響,計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的發(fā)明和應(yīng)用為醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制各項(xiàng)工作的順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制主要針對的是事后控制,當(dāng)各項(xiàng)活動開展完成后,再按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對結(jié)果進(jìn)行對比分析和總結(jié)。比如:醫(yī)院在醫(yī)療器械等固定資產(chǎn)管理上,總是等器械損壞后再尋找損壞的原因,制定整改措施。此種固定資產(chǎn)管理方式比較落后,而且會造成大量的經(jīng)濟(jì)損失,不利于提升固定資產(chǎn)管理水平的提升。
醫(yī)院在固定資產(chǎn)管理中存在資產(chǎn)管理各自為政,各部門和科室缺乏溝通和交流,發(fā)生問題后相互推卸責(zé)任,不但影響了醫(yī)院的凝聚力,而且使得各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)難以順利開展。固定資產(chǎn)使用單位并沒有按照操作規(guī)程進(jìn)行使用,各部門在借用其他部門固定資產(chǎn)時,沒有辦理任何手續(xù),也沒有和財務(wù)部門及時溝通。這一點(diǎn)也是目前醫(yī)院在資產(chǎn)管理內(nèi)部控制管理中存在的主要問題。主要原因是:醫(yī)院很多員工認(rèn)為固定資產(chǎn)內(nèi)部控制只是管理部門的工作和任務(wù),而固定管理部門則認(rèn)為他們的工作是對醫(yī)院固定資產(chǎn)進(jìn)行采購、日常維護(hù)保養(yǎng)管理、處置等。只有涉及到資金方面的經(jīng)營活動才需要內(nèi)部控制。這些問題都是導(dǎo)致醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制相關(guān)工作難以順利開展的關(guān)鍵。
醫(yī)院經(jīng)營規(guī)模比較大,而且固定資產(chǎn)由不同部門和科室分別管理,比如:財務(wù)部門負(fù)責(zé)醫(yī)院固定資產(chǎn)總賬匯總和分析,而各項(xiàng)醫(yī)療器械設(shè)備則由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé),房屋、辦公桌椅等則有后勤部門負(fù)責(zé),計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由信息科單獨(dú)管理。當(dāng)固定資產(chǎn)購買回來以后,各部門在沒有驗(yàn)收入賬時,就帶回自己的科室使用,導(dǎo)致財務(wù)部門難以準(zhǔn)確獲知固定資產(chǎn)采購和使用情況,經(jīng)常發(fā)生固定資產(chǎn)盤點(diǎn)賬實(shí)不符現(xiàn)象。當(dāng)科室固定資產(chǎn)發(fā)生變更以后,并沒有及時通知財務(wù)部門,導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理相關(guān)工作無據(jù)可依,大大增加固定資產(chǎn)管理的難度和盲目性。除此之外,固定資產(chǎn)組織結(jié)構(gòu)也不夠完善,缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息系統(tǒng),使得固定資產(chǎn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)被分割開,嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制進(jìn)行全方位深入管理。
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)多為醫(yī)學(xué)方面的專業(yè)和權(quán)威人士,對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制知識掌握量不足,雖然固定資產(chǎn)并不能為醫(yī)院帶來更大的收入,但隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大,經(jīng)營項(xiàng)目逐年增加,使得醫(yī)院固定的數(shù)量和總價值越來越大。如果固定資產(chǎn)控制不當(dāng),同樣會對醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展造成重大影響,甚至阻礙醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展,目前各大醫(yī)院基本實(shí)現(xiàn)了全院級HIS、LIS、PACS、移動查房等[2]。但固定資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)還比較落后,難以和其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接。難以在醫(yī)院財務(wù)系統(tǒng)中直接形成相關(guān)數(shù)據(jù),需要手動輸入,大大降低了固定資產(chǎn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的共享的及時性。
醫(yī)院對固定資產(chǎn)購買回來以后的使用情況沒有詳細(xì)的記錄,只是在績效核算的時候按一定的百分比扣除,有些已經(jīng)扣完了繼續(xù)扣,有些提前報廢了也沒有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和相應(yīng)措施。目前在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中存在人員配備不足,工作量大問題,在信息化環(huán)境下,如果缺乏復(fù)合型人才,勢必會對醫(yī)院固定資產(chǎn)的現(xiàn)代化管理造成嚴(yán)重影響。比如:一些懂計(jì)算機(jī)知識的人才,卻不懂內(nèi)部控制,而懂內(nèi)部控制的人才,卻又不懂醫(yī)療設(shè)備的結(jié)構(gòu)和工作原理。因此,培養(yǎng)一批高素質(zhì)復(fù)合型人才是目前各大醫(yī)院的重點(diǎn)工作。
醫(yī)院要成立專業(yè)的固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)對醫(yī)院所有的固定資產(chǎn)進(jìn)行管理,并制定完善、科學(xué)、規(guī)范的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度,對固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃管理。并分配好每個部門的任務(wù)和職責(zé),確保固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度能落實(shí)到實(shí)處。為了確保醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理工作的順利開展,在固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用以后,首先應(yīng)該開展全面的資產(chǎn)清查工作,確保將醫(yī)院現(xiàn)有固定資產(chǎn)相關(guān)信息全部錄入系統(tǒng)之中,確保賬實(shí)相符。同時各個部門和科室要及時反饋固定資產(chǎn)使用情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,避免固定資產(chǎn)被損壞,提升使用年限,創(chuàng)造出更大的價值[3]。
通過案例分析或者培訓(xùn)教育的方法,全面提升醫(yī)院員工和管理人員對固定資產(chǎn)風(fēng)險的認(rèn)識,并積極轉(zhuǎn)變管理思路,組建專業(yè)的風(fēng)險管理機(jī)構(gòu),從醫(yī)院財務(wù)部門、審計(jì)部門、固定資產(chǎn)管理部門等抽調(diào)出有經(jīng)驗(yàn)的人員,作為風(fēng)險管理機(jī)構(gòu)成員。負(fù)責(zé)醫(yī)院固定資產(chǎn)風(fēng)險工作,以便及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險,并制定有針對性地解決方針。定期撰寫風(fēng)險管理報告,為上級領(lǐng)導(dǎo)制定風(fēng)險控制方案提供指導(dǎo)和參考依據(jù)。在固定資產(chǎn)的采購管理上,要通過信息系統(tǒng)及時填報購置申請單,并制作資管購置論證報告,經(jīng)過上級部門審核以后,由醫(yī)院的資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)組織采購,確保采購的科學(xué)合理。
積極完善醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè),并突出信息化重點(diǎn)。在構(gòu)建固定資產(chǎn)內(nèi)部控制系統(tǒng)時,要充分考慮業(yè)務(wù)操作需求、管理決策需求等,促使信息系統(tǒng)能有效滿足固定資產(chǎn)管理各個環(huán)節(jié)的需求。同時要確保固定資產(chǎn)內(nèi)部控制系統(tǒng)能和其他系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接。比如:醫(yī)院可以通過二維碼的方式對固定資產(chǎn)進(jìn)行登記分類,同時還要利用現(xiàn)代化技術(shù)定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)和管理,以提高數(shù)據(jù)采集的速度和便捷性。從而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院固定資產(chǎn)全信息、全過程、全方位的管理。
醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要注重對醫(yī)院固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)功能的拓展。在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)功能的設(shè)置上,除了基本的固定資產(chǎn)配置、資產(chǎn)的增加、驗(yàn)收入庫、調(diào)劑變更、清查盤點(diǎn)、報廢處置等基本的功能以外,還應(yīng)該積極主動的進(jìn)行系統(tǒng)功能的延伸拓展。在信息化的環(huán)境下,為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理,需要醫(yī)院不斷引進(jìn)同時精通計(jì)算機(jī)操作管理、財務(wù)會計(jì)、醫(yī)療設(shè)備等知識的復(fù)合型人才。
21世紀(jì)屬于知識經(jīng)濟(jì)時代,醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展中具有很強(qiáng)的獨(dú)立性,而且敬業(yè)業(yè)務(wù)比較復(fù)雜,對復(fù)合型人才有很高的要求。因此,在招聘人才時需要制定完善的招聘和選拔流程,并建立績效考評機(jī)制,為高素質(zhì)復(fù)合型人才提供一個公平、公正的晉升發(fā)展環(huán)境。并定期開展教育培訓(xùn)交流研討會,為相關(guān)人員提供多元化的學(xué)習(xí)途徑,逐步組建一支高水平、高素質(zhì)、高復(fù)合型的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制隊(duì)伍,為相關(guān)工作得順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
綜上所述,本文結(jié)合理論實(shí)踐,分析了信息環(huán)境下醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制,分析結(jié)果表明,在信息化環(huán)境下,醫(yī)院要想最大限度上提升固定資產(chǎn)內(nèi)部控制水平,就必須充分結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況,通過一系列先進(jìn)技術(shù)和手段,不斷優(yōu)化醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制模式。并進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)管,才能提升固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理整體水平。