胡秀麗，彭思喜

（1.廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院資產(chǎn)管理處，廣州511483；2.華南農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，廣州510642）

引言

近年來(lái)，隨著高等院校招生規(guī)模不斷發(fā)展壯大，高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的辦學(xué)形式更加多樣化，招收學(xué)生的類型也更加復(fù)雜，使得學(xué)校收費(fèi)項(xiàng)目更加復(fù)雜多樣，收費(fèi)統(tǒng)計(jì)日益困難，因此學(xué)生收費(fèi)工作成為學(xué)校財(cái)務(wù)工作的一個(gè)非常繁雜但很重要的組成部分[1]。

同時(shí)，學(xué)生收費(fèi)工作的好壞直接關(guān)系到學(xué)校的形象與發(fā)展。對(duì)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院而言，學(xué)費(fèi)的收繳與統(tǒng)計(jì)工作涉及到學(xué)校諸多部門，它是學(xué)校工作中極其重要的組成部分。因此，高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院迫切需要更改學(xué)費(fèi)收繳方式，傳統(tǒng)手工收繳與記賬方式已非常落后，當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)是建立管理信息系統(tǒng)和應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)解決高等院校學(xué)生收費(fèi)工作的管理辦公化和信息網(wǎng)絡(luò)化問題，將財(cái)務(wù)人員從反復(fù)和繁重的傳統(tǒng)手工收費(fèi)中解放出來(lái)，縮短收繳學(xué)費(fèi)的工作時(shí)間，加強(qiáng)收繳學(xué)費(fèi)工作的監(jiān)控過程，減少相關(guān)人員的工作強(qiáng)度，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校學(xué)生收費(fèi)工作的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化[2]。

本文結(jié)合番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“番職院”）的學(xué)生收費(fèi)管理工作，設(shè)計(jì)了一套收費(fèi)崗位科學(xué)分工、各部門信息共享、收費(fèi)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)、學(xué)生自助繳費(fèi)和銀行代收業(yè)務(wù)相結(jié)合的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案。

一、番職院學(xué)生收費(fèi)管理現(xiàn)狀及存在的問題

廣州市番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院地處珠江三角洲腹地的廣州市番禺區(qū)，占地2 061畝，現(xiàn)有全日制在校生11 095人。學(xué)校采取多層次、多類型、多形式的辦學(xué)模式，主要以高等職業(yè)技術(shù)教育為主，同時(shí)招收成人教育和遠(yuǎn)程教育學(xué)生，設(shè)有財(cái)經(jīng)學(xué)院、管理學(xué)院、機(jī)電工程學(xué)院、建筑工程學(xué)院、人文社科學(xué)院、外語(yǔ)外貿(mào)學(xué)院、信息工程學(xué)院、藝術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)院、珠寶學(xué)院等9個(gè)學(xué)院。隨著廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院招生規(guī)模擴(kuò)大和招收學(xué)生類型的增多，關(guān)于學(xué)費(fèi)的收繳工作越來(lái)越復(fù)雜和煩瑣，存在許多急需解決的問題。

第一，學(xué)費(fèi)收繳任務(wù)繁重。學(xué)費(fèi)收繳工作面向全校學(xué)生，學(xué)生多而財(cái)務(wù)處人力有限，因此學(xué)費(fèi)收繳常采用集中時(shí)間收費(fèi)的辦法。而錯(cuò)過繳費(fèi)時(shí)間的學(xué)生就只能零散繳費(fèi)，跨越時(shí)間達(dá)到整個(gè)學(xué)期甚至整個(gè)大學(xué)四年，導(dǎo)致學(xué)費(fèi)收繳業(yè)務(wù)量過大，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)處各部門的正常工作。

第二，收費(fèi)項(xiàng)目多，且每個(gè)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)具有差異性。番職院采取多層次、多類型、多形式的辦學(xué)模式，收費(fèi)項(xiàng)目多，有教材費(fèi)、學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等多達(dá)數(shù)十種，但卻存在每種項(xiàng)目的收費(fèi)會(huì)因不同因素（如由于專業(yè)、學(xué)歷以及入學(xué)時(shí)間的不同）而不同。例如，?？?、本科、函授本科、成人教育的學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)因?yàn)樗麄冎g的教育層次不同而不同，住宿費(fèi)也會(huì)因?yàn)椴煌淖∷拊O(shè)施和環(huán)境，以及配套設(shè)備而又相應(yīng)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，所有這些都給學(xué)校財(cái)務(wù)部門的收費(fèi)工作帶來(lái)極大的麻煩和不便。

第三，學(xué)費(fèi)收繳手段落后，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難。番職院近幾年仍使用傳統(tǒng)的手工模式，學(xué)費(fèi)收繳工作低水平、低層次，重復(fù)率高，錯(cuò)誤率也高。同時(shí)，不能準(zhǔn)確及時(shí)地對(duì)學(xué)費(fèi)收繳和欠費(fèi)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，極大地影響了學(xué)校工作決策。

第四，學(xué)費(fèi)拖欠嚴(yán)重，催繳困難。番職院每學(xué)年都有欠費(fèi)情況，有的是因家庭困難交不起而申請(qǐng)減免或者緩交，有的則是挪用家里寄來(lái)的學(xué)費(fèi)，屬于惡意欠費(fèi)。落后的手工模式難以有效及時(shí)跟蹤欠費(fèi)學(xué)生，尤其是惡意欠費(fèi)學(xué)生，從而導(dǎo)致學(xué)生抱著僥幸心理惡意欠費(fèi)，形成惡性循環(huán)，使得學(xué)校經(jīng)費(fèi)不做，影響正常工作。

第五，頻繁變動(dòng)學(xué)籍，學(xué)費(fèi)信息更改不及時(shí)。由于各種各樣的原因，總會(huì)頻繁出現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍的變動(dòng)，同時(shí)因?yàn)閷W(xué)生部門與財(cái)務(wù)部門缺乏有效信息共享機(jī)制，導(dǎo)致學(xué)費(fèi)信息更改不及時(shí)，增大了學(xué)生收費(fèi)管理的難度。

二、番職院學(xué)生收費(fèi)流程優(yōu)化的目標(biāo)分析

第一，科學(xué)合理分工學(xué)費(fèi)收繳崗位。為了符合番職院學(xué)費(fèi)收繳流程，制定了學(xué)費(fèi)收繳的管理崗位主要有數(shù)據(jù)管理員、票據(jù)管理員和制單員。數(shù)據(jù)管理員的崗位職責(zé)是錄入管理教務(wù)處提供的學(xué)生學(xué)籍和繳費(fèi)信息。票據(jù)管理員的崗位職責(zé)是管理、發(fā)放以及收繳相關(guān)的收繳費(fèi)票據(jù)。制單員的崗位職責(zé)的裝訂收繳費(fèi)憑證，并且及時(shí)處理和統(tǒng)計(jì)所有的學(xué)生欠費(fèi)數(shù)據(jù)。

第二，構(gòu)建財(cái)務(wù)部門與其他部門的信息共享機(jī)制。學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)的成員包括學(xué)生處、教務(wù)處、各院系以及后勤處等部門[3]，各部門間應(yīng)積極實(shí)現(xiàn)相互間數(shù)據(jù)共享，保證某部門學(xué)生信息的改變，能夠及時(shí)反映到其他部門。建立財(cái)務(wù)處與各部門公共信息的共享機(jī)制，使得財(cái)務(wù)部門能夠及時(shí)更新學(xué)生學(xué)費(fèi)信息。制定學(xué)費(fèi)收繳管理制度，對(duì)欠費(fèi)處理、學(xué)費(fèi)減免和緩繳、滯納金的減免做到有章可循。因此，財(cái)務(wù)處與其他各部門要實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息網(wǎng)絡(luò)化，有效達(dá)到信息共享。

第三，規(guī)范“學(xué)分制收費(fèi)”標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生收費(fèi)日益嚴(yán)重，尤其許多學(xué)生惡意欠費(fèi)，家長(zhǎng)卻并不知道，這些已經(jīng)嚴(yán)重影響學(xué)校的正常工作[4]，關(guān)系到學(xué)校的管理質(zhì)量和學(xué)生未來(lái)的可持續(xù)性發(fā)展?！皩W(xué)分制收費(fèi)”能夠有效解決上述問題，學(xué)生欠費(fèi)，就不能選修課程；不能選修課程，就不能獲得足夠?qū)W費(fèi)；沒有足夠?qū)W費(fèi)，就不能取得畢業(yè)證。因此，學(xué)生就不敢隨意拖欠學(xué)費(fèi)。

第四，減少現(xiàn)金支付，發(fā)展銀行結(jié)算模式。現(xiàn)金支付給學(xué)校財(cái)務(wù)處帶來(lái)不便，也給學(xué)生造成不便，甚至?xí)?dǎo)致財(cái)務(wù)違法違紀(jì)行為[5]。銀行計(jì)算模式就是在新生入學(xué)之時(shí)，由學(xué)校為每個(gè)新生辦理一張銀行卡，學(xué)生的繳費(fèi)、或者獎(jiǎng)學(xué)金和助學(xué)金的獲取都通過此銀行卡進(jìn)行，不僅能夠提高資金管理的安全性，也極大地提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。如此，將會(huì)顯著提高學(xué)費(fèi)收繳管理的質(zhì)量控制工作。

第五，建立收費(fèi)工作與核算工作的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。建立收費(fèi)系統(tǒng)與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，能夠進(jìn)一步保證學(xué)費(fèi)收繳信息的精確性[6]，進(jìn)一步完善學(xué)生收費(fèi)的檔案管理，從根本上解決學(xué)費(fèi)收繳工作的內(nèi)部質(zhì)量控制難題，杜絕財(cái)務(wù)違法違規(guī)的行為。

三、番職院學(xué)生收費(fèi)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

（一）各部門主要職能

學(xué)生費(fèi)用的收繳工作不僅是財(cái)務(wù)部門的工作，而且涉及到學(xué)校各部門間的緊密合作和協(xié)同，如有一個(gè)環(huán)節(jié)存在問題就會(huì)給學(xué)校帶來(lái)直接經(jīng)濟(jì)損失或者不良影響。番職院學(xué)生收費(fèi)的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化涉及的部門主要是校長(zhǎng)辦公室，財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、教務(wù)處、各院系部以及銀行等。

1.校長(zhǎng)辦公室。負(fù)責(zé)在學(xué)校層面協(xié)調(diào)學(xué)費(fèi)的收繳工作，直接對(duì)主管學(xué)生收費(fèi)的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)。根據(jù)需要，定期向主管校長(zhǎng)匯報(bào)學(xué)生收費(fèi)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告。主管校長(zhǎng)再根據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，決策相關(guān)工作，并協(xié)同相關(guān)部門。

2.學(xué)生處。學(xué)生處的職責(zé)包括：（1）負(fù)責(zé)管理在校學(xué)生的學(xué)籍信息，如休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、降級(jí)、注冊(cè)、畢業(yè)、轉(zhuǎn)升本、轉(zhuǎn)專業(yè)等。如學(xué)生的學(xué)籍信息有變動(dòng)，需要及時(shí)反映通知到財(cái)務(wù)處。（2）根據(jù)財(cái)務(wù)部門提交的拖欠和緩交學(xué)費(fèi)的學(xué)生名單進(jìn)行相關(guān)的學(xué)生注冊(cè)管理工作，如發(fā)現(xiàn)有惡意欠費(fèi)的學(xué)生，則停止該學(xué)生的注冊(cè)，直至惡意欠費(fèi)學(xué)生補(bǔ)交完欠費(fèi)后才能繼續(xù)注冊(cè)。如果發(fā)現(xiàn)學(xué)生在退學(xué)或畢業(yè)時(shí)還有拖欠學(xué)費(fèi)，則暫扣該學(xué)生的學(xué)位證和畢業(yè)證，直至其補(bǔ)交完所欠的費(fèi)用。（3）負(fù)責(zé)評(píng)定審核學(xué)生的獎(jiǎng)學(xué)金和貸款補(bǔ)助工作，在評(píng)定后，將獲得獎(jiǎng)貸金名額的學(xué)生名單提交到財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處再根據(jù)這些學(xué)生是否拖欠學(xué)費(fèi)或者緩交學(xué)費(fèi)情況進(jìn)行審核。若有緩交學(xué)費(fèi)或者拖欠學(xué)費(fèi)情況，則直接從其獎(jiǎng)學(xué)金中扣除。（4）負(fù)責(zé)管理在校學(xué)生的住宿信息，并制定相關(guān)的住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和其他費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，然后提交財(cái)務(wù)處由其負(fù)責(zé)收費(fèi)。

3.財(cái)務(wù)處。財(cái)務(wù)處是進(jìn)行學(xué)生費(fèi)用收繳的最重要部門，除了向?qū)W生收繳各種費(fèi)用以外，還必須做好下面工作：（1）對(duì)新生報(bào)到進(jìn)行學(xué)費(fèi)和其他各種費(fèi)用的收繳工作，同時(shí)根據(jù)教務(wù)處提交的學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)信息對(duì)相關(guān)學(xué)生的收費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行更改和調(diào)整，并對(duì)相關(guān)學(xué)生按照更改后的收費(fèi)信息進(jìn)行收繳。（2）有學(xué)生退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)和畢業(yè)時(shí)，負(fù)責(zé)將相關(guān)學(xué)生的費(fèi)用收繳數(shù)據(jù)提交給教務(wù)處、學(xué)生處及各院系部門，以便相關(guān)部門對(duì)相關(guān)學(xué)生進(jìn)行資格審查，如有拖欠費(fèi)和緩交費(fèi)用情況，則取消其資格。（3）根據(jù)學(xué)生處提交的獲得獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金和貸款名額的學(xué)生名單，審核這些學(xué)生的拖欠費(fèi)信息，如有拖欠費(fèi)用，或緩交學(xué)費(fèi)的，則從他們的獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金或者貸款中扣除。（4）定期統(tǒng)計(jì)各學(xué)院、各系、各專業(yè)、各班級(jí)的學(xué)生拖欠費(fèi)用情況，并保持與各院系部門同步，由相關(guān)的負(fù)責(zé)人員向欠費(fèi)學(xué)生催繳欠費(fèi)。（5）定期統(tǒng)計(jì)各學(xué)院、各系、各專業(yè)、各班級(jí)的學(xué)生拖欠費(fèi)用情況，并將統(tǒng)計(jì)信息匯報(bào)提交至校長(zhǎng)辦公室。

4.教務(wù)處。教務(wù)處主要負(fù)責(zé)教材發(fā)放、課程安排和課程考試工作，制定每學(xué)年的書費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)并提交至財(cái)務(wù)處由其負(fù)責(zé)書費(fèi)的收繳。同時(shí)，依據(jù)財(cái)務(wù)處提交的拖欠費(fèi)用的學(xué)生名單來(lái)評(píng)定審核學(xué)生考試資格，對(duì)惡意欠費(fèi)的學(xué)生則取消其考試資格。

5.各院系部門。主要負(fù)責(zé)學(xué)生收費(fèi)的催繳工作。各院系部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人員（輔導(dǎo)員）根據(jù)財(cái)務(wù)處提交的本院系的學(xué)生欠費(fèi)清單，對(duì)欠費(fèi)學(xué)生進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)和催繳工作。發(fā)現(xiàn)有惡意欠費(fèi)的，則將其名單提交至財(cái)務(wù)處、學(xué)生處和教務(wù)處，并對(duì)惡意欠費(fèi)進(jìn)行警告和處罰。對(duì)特殊的特別貧困的學(xué)生，則促使其提交緩交學(xué)費(fèi)或者減免學(xué)費(fèi)的申請(qǐng)，并依據(jù)國(guó)家和學(xué)校的規(guī)定和條例進(jìn)行審核。

（二）流程優(yōu)化

根據(jù)學(xué)校學(xué)生收費(fèi)存在的問題，針對(duì)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)和涉及的部門，番職院制定了如下的優(yōu)化流程：

1.在學(xué)生費(fèi)用收繳之前，需要獲得相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)的審批和授權(quán)，保證由教務(wù)處、學(xué)生處提交過來(lái)的學(xué)生的收費(fèi)信息和學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，并能夠?qū)崟r(shí)更新這些信息。

2.財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)編制收費(fèi)學(xué)生的應(yīng)收款表單，并提交至主管會(huì)計(jì)進(jìn)行復(fù)核確認(rèn)。會(huì)計(jì)人員對(duì)應(yīng)收款表單進(jìn)行修改、增加、刪除或者調(diào)整，同樣需要主管的復(fù)核確認(rèn)。

3.銀行代收學(xué)費(fèi)需要財(cái)務(wù)處主管領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)人員和銀行操作員、銀行主管經(jīng)理核查銀行代收學(xué)費(fèi)的資料和信息。如果是現(xiàn)金收費(fèi)，則結(jié)合崗位原則，收費(fèi)人員不能同時(shí)擔(dān)任系統(tǒng)管理員、應(yīng)收款管理員或者票據(jù)管理員等工作。

4.對(duì)于休學(xué)和退學(xué)，減少或者免除學(xué)費(fèi)的學(xué)生，則需要出示學(xué)生處、教務(wù)處或其所在學(xué)院提供的證明，由財(cái)務(wù)處相關(guān)人員審核后才能辦理收繳費(fèi)工作，并由財(cái)務(wù)處保存相關(guān)的憑據(jù)。

5.財(cái)務(wù)處將收繳的學(xué)生費(fèi)用由主管領(lǐng)導(dǎo)審批后上繳至上級(jí)教育部門，各種收費(fèi)票據(jù)則按照檔案管理的規(guī)定，由專人妥善保管。

四、番職院學(xué)生收費(fèi)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化分析

隨著高等院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和收費(fèi)項(xiàng)目的增多，傳統(tǒng)的手工收費(fèi)方式已經(jīng)不適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)生收費(fèi)實(shí)行性、自動(dòng)性和可管理性的需求。這就需要財(cái)務(wù)處的學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)能夠有效地緊密地與教務(wù)處、學(xué)生處、后勤處和各院系部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)學(xué)生相關(guān)信息的實(shí)時(shí)共享和更新，提高學(xué)校各項(xiàng)工作的管理效率，而番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生收費(fèi)的流程優(yōu)化正是適應(yīng)新形勢(shì)的要求。

第一，實(shí)現(xiàn)教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。當(dāng)前市場(chǎng)上較流行的學(xué)生收費(fèi)管理軟件，雖為多數(shù)高校所采用，但只具備基本的管理功能，缺乏可擴(kuò)展性，不能適應(yīng)學(xué)生收費(fèi)工作的復(fù)雜化、多樣化需求。校園信息化建設(shè)要求，需要財(cái)務(wù)處、教務(wù)處、學(xué)生處和后勤處之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效共享和實(shí)時(shí)更新。

第二，構(gòu)建教務(wù)處接口，保證學(xué)分制收費(fèi)一致性。學(xué)分制收費(fèi)能夠有效抑制惡意欠費(fèi)行為。但傳統(tǒng)的學(xué)分制收費(fèi)，財(cái)務(wù)處在選課期間需要短時(shí)間內(nèi)多次扣費(fèi)，因沒有建立財(cái)務(wù)處與教務(wù)處的信息共享接口，導(dǎo)致學(xué)生欠費(fèi)和緩交信息不能與教務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)同步，就會(huì)出現(xiàn)漏交或重復(fù)交的問題。

第三，構(gòu)建學(xué)生處接口，規(guī)范綠色通道管理。為了不影響有特殊經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生正常求學(xué)，目前高校都出臺(tái)了相關(guān)的“綠色通道”條例，例如緩交或減免學(xué)費(fèi)等。緩交或減免信息都是由學(xué)生處提交給財(cái)務(wù)處，再由財(cái)務(wù)處進(jìn)行處理。但是，學(xué)生處提交信息經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)分多次和重復(fù)的問題，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門處理數(shù)據(jù)困難。因此，構(gòu)建學(xué)生處與財(cái)務(wù)處數(shù)據(jù)接口，規(guī)范綠色通道管理，能夠?qū)崟r(shí)有效處理學(xué)生緩交信息或者減免學(xué)費(fèi)信息。

第四，構(gòu)建自主網(wǎng)上繳費(fèi)平臺(tái)。當(dāng)前多數(shù)高校采用銀行批量代扣學(xué)生欠費(fèi)的方式，當(dāng)經(jīng)常有出現(xiàn)卡內(nèi)余額不足、或者學(xué)生銀行卡丟失導(dǎo)致扣費(fèi)失敗情況?？傊?，由于各種各樣原因，總會(huì)存在許多銀行代扣期間卡內(nèi)金額不足的現(xiàn)象，導(dǎo)致銀行代收很被動(dòng)。如何解決這個(gè)問題？構(gòu)建自主網(wǎng)上繳費(fèi)平臺(tái)不失為一個(gè)好辦法。學(xué)生根據(jù)學(xué)號(hào)和密碼登錄系統(tǒng)，并根據(jù)系統(tǒng)產(chǎn)生的繳費(fèi)信息，選擇支付銀行進(jìn)行支付。學(xué)生繳費(fèi)后會(huì)通過傳輸數(shù)據(jù)接口實(shí)時(shí)傳輸?shù)较嚓P(guān)系統(tǒng)，更新學(xué)生的繳費(fèi)信息。對(duì)無(wú)故欠費(fèi)學(xué)生，繳費(fèi)平臺(tái)則進(jìn)行提醒、警告，這樣既方便了學(xué)生的操作，也能實(shí)時(shí)同步數(shù)據(jù)。

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