孫娟娟

摘 要： 本文闡述了在當(dāng)前形勢(shì)下做好醫(yī)院宣傳檔案管理的重要性，分析了當(dāng)前醫(yī)院宣傳檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了做好醫(yī)院宣傳檔案管理的幾點(diǎn)思路：強(qiáng)化對(duì)宣傳資料的檔案管理意識(shí)，完善宣傳檔案管理體系，提高檔案管理者的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)新宣傳檔案管理的內(nèi)容方式方法。

關(guān)鍵詞： 醫(yī)院宣傳 檔案管理 工作思路

隨著公立醫(yī)院改革的不斷深入及人民群眾就醫(yī)需求的不斷擴(kuò)大，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，越來(lái)越多的醫(yī)院管理者通過(guò)實(shí)踐已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)醫(yī)院宣傳工作在占領(lǐng)醫(yī)療市場(chǎng)份額中具有的重要作用。在這樣的背景下，如何做好醫(yī)院宣傳資料等檔案材料的管理利用工作，更好地發(fā)揮宣傳檔案資料在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，已成為醫(yī)院檔案管理中一個(gè)新的值得研究思考的問(wèn)題。

一、發(fā)揮醫(yī)院宣傳檔案資料收集在醫(yī)院發(fā)展中的作用

醫(yī)院宣傳工作是服務(wù)于醫(yī)院整體的一個(gè)有機(jī)組成部分，作為醫(yī)院在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的一種策略，宣傳工作必須圍繞醫(yī)院的中心工作，全面、準(zhǔn)確、適度、及時(shí)地宣傳報(bào)道醫(yī)院整體工作。醫(yī)院宣傳工作隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深化，工作的職責(zé)、范圍也發(fā)生變革，傳統(tǒng)的宣傳工作涉及的范圍較小，主要局限在對(duì)全院干部職工進(jìn)行思想政治教育，宣傳黨的路線、方針、政策等方面。新形勢(shì)下的宣傳工作已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)外宣傳醫(yī)院形象、擴(kuò)大醫(yī)院影響力和知名度，涵蓋范圍包括醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)政策法規(guī)、醫(yī)院品牌形象、醫(yī)療業(yè)務(wù)專科特色建設(shè)、新技術(shù)新項(xiàng)目突破、醫(yī)療市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)等方面的宣傳。工作的職責(zé)不僅僅局限于對(duì)職工進(jìn)行思想政治宣教，更主要是承擔(dān)對(duì)外宣傳醫(yī)院品牌、形象、技術(shù)、服務(wù)的職責(zé)，在醫(yī)改的大環(huán)境中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用?？梢哉f(shuō)，醫(yī)院宣傳工作對(duì)內(nèi)充分發(fā)揮了溝通橋梁、凝聚隊(duì)伍、振奮精神的作用，對(duì)外全面展示了醫(yī)院的社會(huì)形象，提升了醫(yī)院知名度和美譽(yù)度，促進(jìn)了醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

醫(yī)院宣傳檔案是醫(yī)院在宣傳工作中所形成的以文字、聲像、圖片等為載體的文檔資料，它記載、展示醫(yī)院宣傳工作的全部過(guò)程及其效果。醫(yī)院宣傳工作形式多樣，對(duì)外可通過(guò)國(guó)家、省、市等各級(jí)新聞媒體如電視臺(tái)、廣播電臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)、報(bào)紙、雜志、戶外廣告及微信、微博等傳統(tǒng)媒介和新媒體進(jìn)行宣傳；對(duì)內(nèi)可通過(guò)醫(yī)院形象手冊(cè)、院報(bào)、院刊、宣傳欄、電子屏、科室宣傳冊(cè)、科普宣傳材料等多種方式進(jìn)行宣傳。宣傳資料的載體包括報(bào)紙、雜志、稿件等紙質(zhì)材料和音像制品等電子材料。宣傳資料的多樣性使得檔案管理工作尤為重要，如何歸類保管好宣傳檔案資料，并保證這些檔案資料方便快捷地查閱利用，是當(dāng)前做好宣傳檔案管理工作面臨的一個(gè)重要課題。

二、當(dāng)前醫(yī)院宣傳檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.宣傳檔案管理意識(shí)有待強(qiáng)化

要做好宣傳檔案管理工作，首先要認(rèn)識(shí)到做好醫(yī)院宣傳工作的重要性，認(rèn)識(shí)到宣傳工作對(duì)塑造醫(yī)院形象、樹立醫(yī)院品牌起到的助推作用。當(dāng)前，仍然有部分醫(yī)院對(duì)宣傳工作不夠重視：有的將宣傳工作的范圍局限在本院職工和就診住院的患者中，認(rèn)為品牌影響力覆蓋本地區(qū)即可，不需要進(jìn)行更廣泛的宣傳；有的認(rèn)為宣傳工作可有可無(wú)，不如多關(guān)注業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展；有的宣傳途徑單一，不能廣泛利用當(dāng)前微信、微博等網(wǎng)絡(luò)自媒體進(jìn)行宣傳。對(duì)宣傳工作的輕視直接導(dǎo)致對(duì)宣傳檔案材料的收集、整理、歸檔、利用等工作的不重視，個(gè)別醫(yī)院檔案管理人員甚至包括領(lǐng)導(dǎo)對(duì)宣傳檔案材料的收集缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，存在“宣傳檔案可有可無(wú)、有多少存多少”等輕視思想，對(duì)宣傳檔案材料的收集范圍沒(méi)有明確規(guī)定，導(dǎo)致這部分檔案材料的連續(xù)性和完整性缺失，很難形成較高的檔案利用率。

2.宣傳檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)有待增加

醫(yī)院宣傳工作和宣傳檔案管理工作要求從業(yè)人員具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，要具備一定的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)宣傳知識(shí)，建立結(jié)構(gòu)合理的宣傳團(tuán)隊(duì)。近幾年宣傳檔案材料的收集才陸續(xù)引起各級(jí)醫(yī)院的重視，仍然有個(gè)別醫(yī)院對(duì)宣傳檔案管理工作重視程度不夠，甚至沒(méi)有專職從事宣傳檔案管理工作的部門科室，宣傳工作和檔案管理工作均由兼職人員應(yīng)付了事。有些檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，對(duì)新知識(shí)新理論不能及時(shí)更新，仍然停留在幾年前的培訓(xùn)水平，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，更談不上創(chuàng)造性地開(kāi)展宣傳檔案管理工作。

3.宣傳檔案管理軟硬件設(shè)施有待改善

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用推進(jìn)，宣傳檔案管理已經(jīng)從收集傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料向信息化、數(shù)字化管理檔案材料轉(zhuǎn)變，這就對(duì)檔案材料的管理設(shè)施設(shè)備提出新的要求。目前醫(yī)院在檔案管理中普遍存在檔案庫(kù)房不足、硬件軟件條件不達(dá)標(biāo)、檔案管理設(shè)備陳舊、資金短缺等問(wèn)題，有些單位的檔案管理不注重引進(jìn)先進(jìn)的電子信息管理設(shè)備和軟件，如：計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)終端、檔案管理系統(tǒng)等，仍然停留在手工收集紙質(zhì)檔案、檢索檔案靠查閱紙質(zhì)目錄的水平上，信息量少，檢索量大，工作效率低下，而且在工作過(guò)程中容易出現(xiàn)失誤和差錯(cuò)，更談不上實(shí)現(xiàn)宣傳檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化。另外，紙質(zhì)檔案對(duì)庫(kù)房的溫度、濕度要求高，因紙張這種儲(chǔ)存介質(zhì)本身的局限性，存儲(chǔ)時(shí)間難以長(zhǎng)久，給此類檔案的保管帶來(lái)一些問(wèn)題，今后檔案管理的無(wú)紙化、信息化、數(shù)據(jù)化必將是不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)。

4.宣傳檔案材料歸檔不夠及時(shí)

部分單位對(duì)宣傳檔案管理重視程度不夠，直接導(dǎo)致職工對(duì)宣傳檔案材料的收集、提交、整理、歸檔工作缺乏積極性，有些工作僅僅是為了應(yīng)付上級(jí)檢查才進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案收集、整理、查詢等工作。上級(jí)有文件要進(jìn)行檔案管理檢查，就想辦法應(yīng)付檢查，只要檢查不出現(xiàn)大的問(wèn)題，就算過(guò)關(guān)，沒(méi)有考慮檔案管理的系統(tǒng)化、建設(shè)性發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)和職工檔案管理意識(shí)薄弱，使得宣傳檔案材料在收集過(guò)程中出現(xiàn)個(gè)別部門或個(gè)人為本部門查閱使用方便，不按照規(guī)定時(shí)間、規(guī)定范圍上交、歸檔檔案材料，即便上交了材料，也存在內(nèi)容不全、丟三落四等問(wèn)題。有些部門、個(gè)人甚至將一些技術(shù)含量較高的宣傳檔案材料留在本部門或者個(gè)人手中，影響檔案的正常歸檔、檢索查閱和管理利用工作。久而久之，形成風(fēng)氣，再加上檔案管理制度不完善、不健全，一些有價(jià)值的宣傳檔案資料、數(shù)據(jù)幾經(jīng)易手，最終下落不明，給醫(yī)院宣傳工作造成難以估量的損失。

三、做好醫(yī)院宣傳檔案管理工作的思路

1.強(qiáng)化對(duì)宣傳資料的檔案管理意識(shí)

要不斷提升對(duì)宣傳檔案管理的重視程度，從根本上強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，并形成領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案管理部門總協(xié)調(diào)、各相關(guān)部門配合協(xié)助的檔案管理體系。宣傳檔案材料的收集、保管、歸檔、利用工作在部分醫(yī)院還處于起步階段，尤其是各科室對(duì)這部分檔案材料重視程度不夠，認(rèn)為“可存可不存、宣傳過(guò)去就結(jié)束了”等。因此，要在全院范圍內(nèi)強(qiáng)化宣傳檔案材料的歸檔培訓(xùn)，通過(guò)外請(qǐng)專家或本院資深檔案管理人員培訓(xùn)講課等形式，拓展宣傳檔案材料的收集范圍、途徑，使每位職工都意識(shí)到宣傳檔案材料歸檔在醫(yī)院檔案工作中的重要性，從而促使檔案收集工作更趨規(guī)范化、科學(xué)化。

2.完善宣傳檔案管理體系

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之對(duì)應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系，設(shè)置統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。要嚴(yán)格按照《檔案法》對(duì)檔案管理工作的要求，加大對(duì)相關(guān)檔案管理法律法規(guī)的宣傳力度，建立符合本單位特點(diǎn)和工作實(shí)際的宣傳檔案管理體系，健全宣傳檔案管理規(guī)章制度，拓展宣傳檔案歸檔范圍，將宣傳檔案分門類、分載體統(tǒng)一建檔、管理、查詢，并將檔案管理工作納入醫(yī)院管理工作，與醫(yī)療業(yè)務(wù)同考核、同評(píng)價(jià)、同發(fā)展。要結(jié)合宣傳檔案收集管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，以檔案管理上級(jí)文件為基礎(chǔ)，開(kāi)展專業(yè)檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，更新檔案管理理念，提高檔案管理效率。

3.提高檔案管理者的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

在醫(yī)院改革的新形勢(shì)下，檔案管理工作與以往相比發(fā)生了變化，僅憑固有的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)很難適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的新形勢(shì)，這對(duì)工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求。醫(yī)院宣傳檔案管理工作要適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)，堅(jiān)持貼近實(shí)際、服務(wù)臨床的工作原則。檔案管理工作人員首先要具備良好的政治理論素質(zhì)、思想品德，同時(shí)也要具備與醫(yī)療業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和綜合性學(xué)科知識(shí)。要善于整理有價(jià)值的宣傳檔案材料，及時(shí)了解醫(yī)院的最新動(dòng)態(tài)。要掌握更多的檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息，不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院改革發(fā)展對(duì)宣傳檔案管理工作的新要求。尤其是在信息化時(shí)代，要加強(qiáng)對(duì)宣傳檔案管理人員信息化、專業(yè)化能力培訓(xùn)，不斷提高多角度開(kāi)展檔案管理工作的能力和整體素質(zhì)。

4.創(chuàng)新宣傳檔案管理的內(nèi)容方式方法

當(dāng)前我們正處在一個(gè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展的時(shí)代，宣傳檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代的需求、形勢(shì)的發(fā)展，不斷探索新方法，解決新問(wèn)題，豐富宣傳檔案內(nèi)容，更好地服務(wù)臨床，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案管理發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案管理模式從傳統(tǒng)手工模式發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)信息管理模式，尤其是宣傳檔案材料的收集歸檔、保管利用等，僅靠傳統(tǒng)的檔案管理方法，已經(jīng)難以滿足這部分檔案材料的保管需求。這就要求檔案管理者從實(shí)際著手，制定出切實(shí)可行的宣傳檔案管理方式方法。要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代電子檔案管理模式，充分發(fā)揮信息化、網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢(shì)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳檔案的收集、整理、歸檔、檢索和使用等工作，實(shí)行文檔一體化管理。要推進(jìn)強(qiáng)化傳檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)管理使用宣傳檔案的能力，加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的拓展，豐富宣傳檔案管理內(nèi)容，提高檔案利用率。引進(jìn)信息存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)檢索等信息技術(shù)，促進(jìn)宣傳檔案管理向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，提高宣傳檔案資源的使用效率，充分發(fā)揮宣傳檔案管理在醫(yī)院管理水平提升中的助推作用。

總之，醫(yī)院宣傳工作是新形勢(shì)下醫(yī)院參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的一種重要策略，做好宣傳材料的檔案管理工作，對(duì)打造醫(yī)院知名品牌、樹立良好公眾形象具有不可替代的作用。認(rèn)真做好宣傳檔案資料管理工作，更好地服務(wù)于醫(yī)院管理、臨床治療、患者需求，最終實(shí)現(xiàn)構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系、推動(dòng)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。

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