曲偉達(dá)

【摘要】隨著中國的快速發(fā)展，檔案管理是必不可少的一項(xiàng)工作。無論是人事檔案管理還是行政檔案管理財(cái)于各部門來說都是很重要的。以前行政部門在進(jìn)行行政檔案的歸檔時(shí)都會(huì)采用手寫的方式，但是隨著科技的不斷發(fā)展以及行政檔案的不斷增多，各部門檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用也越來越普遍了。

【關(guān)鍵詞】行政部門 行政檔案 信息化管理

引言

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)科技的不斷發(fā)展，電子信息化和我們走的越來越近，我們都知道行政部門是我國核心力量，在行政部門內(nèi)部當(dāng)中，有很多行政檔案是需要管理的。按照老舊的方法，行政檔案應(yīng)該是由相關(guān)行政人員進(jìn)行檔案的管理，書寫檔案編號(hào)，把檔案放到檔案盒中去保管。但是隨著信息化的不斷發(fā)展，電子檔案系統(tǒng)已經(jīng)越來越普遍。本文筆者主要談一下在行政部門當(dāng)中行政檔案管理信息化的應(yīng)用。

一、行政檔案的現(xiàn)狀

1、管理手段不夠先進(jìn)

現(xiàn)階段的檔案管理基本上都是采用手寫的方式，信息化檔案管理的方式還沒有完全普遍，而且在行政部門當(dāng)中，某些管理人員長久習(xí)慣性的檔案管理方式就是裝訂成卷、編號(hào)、存檔等內(nèi)容，這種管理方式管理檔案雖然足夠保密以及安全，但是在查閱檔案的時(shí)候會(huì)非常不方便，給檔案管理人員造成很多困難，其需要翻閱一系列的自錄才能找到檔案在哪個(gè)檔案柜中的哪個(gè)位置，所以現(xiàn)階段的檔案管理手段還不夠先進(jìn)。

2、行政檔案管理過程中保密意識(shí)不強(qiáng)

在信息化的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，許多行政部門將某些涉密的文件和不涉密的文件混裝在一起，這樣的行為很容易造成泄密；一旦互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)或者內(nèi)部計(jì)算機(jī)被攻擊，里面的涉密檔案就很容易被竊取，存在安全隱患。

3、部門現(xiàn)有的檔案管理方法利用率不高

現(xiàn)階段，許多部門都建立了自己的檔案管理辦法，但是實(shí)際遵循檔案管理辦法去管理檔案的卻很少，這就造成了很多部門檔案管理混亂，檔案管理辦法形同虛設(shè)，這樣對(duì)于部門的管理來說是十分不利的。

二、在行政部門檔案管理中信息化的應(yīng)用

1、計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

現(xiàn)如今，在部分的行政部門當(dāng)中已經(jīng)建立了自己部門的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員將不涉密的行政檔案掃描到計(jì)算機(jī)中，上傳至檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)給此檔案進(jìn)行編號(hào)排序，建立查詢索引，再將原紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)排序放入到檔案盒當(dāng)中，保存在檔案柜中即可。如果相關(guān)人員需要查閱檔案，僅僅在電腦上輸入想要查詢檔案的名稱，采用關(guān)鍵詞模糊搜索，便可以在電腦上顯示出其檔案的掃描件，如果需要的話，通過打印機(jī)打印出來即可。這樣的操作方式方便了檔案的整體管理，也提高了查閱檔案的效率。

2、涉密檔案的信息化管理應(yīng)用

我們都知道在行政部門當(dāng)中保密是十分重要的。所以涉密文件的管理也是行政部門檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)，現(xiàn)階段，行政部門檔案庫房基本都配備了涉密計(jì)算機(jī)，將單機(jī)版的涉密檔案管理系統(tǒng)建立在涉密計(jì)算機(jī)上，再將某些涉密文，掃描后上傳到涉密計(jì)算機(jī)的涉密檔案管理系統(tǒng)中。涉密計(jì)算機(jī)是有開機(jī)密碼的，有些有條件的部門甚至采用了指紋虹膜等登錄方式，同時(shí)涉密計(jì)算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)是需要加密鎖的，基本上需要雙重認(rèn)證才能夠打開涉密計(jì)算機(jī)查看涉密檔案。

3、檔案自動(dòng)化掃描技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)階段某些行政部門采用的是自動(dòng)一體化掃描儀，只需將檔案放到掃描儀上，100頁的檔案基本上能在一分鐘之內(nèi)掃描進(jìn)系統(tǒng)，非常方便，快捷，為檔案管理人員，檔案的錄人提供了便利條件。

三、行政部門行政檔案管理信息化的發(fā)展趨勢

1、檔案整理機(jī)器人的應(yīng)用

在現(xiàn)階段的檔案管理中，電子檔案是由人工進(jìn)行掃描上傳到檔案系統(tǒng)的，但是紙質(zhì)的檔案是需要存放到檔案盒當(dāng)中，隨后放入到檔案庫房。所以將紙質(zhì)檔案放到檔案盒當(dāng)中再放入到檔案庫房是需要一定的人力的，根據(jù)未來的發(fā)展趨勢，這些操作在今后全部都能由機(jī)器人進(jìn)行代替，檔案整理機(jī)器人會(huì)幫助檔案管理人員整理檔案，自動(dòng)編號(hào)、自動(dòng)裝訂、自動(dòng)放到檔案盒當(dāng)中，隨后傳送帶自動(dòng)將檔案盒運(yùn)送到相應(yīng)的檔案柜中。

2、檔案共享的應(yīng)用

在現(xiàn)階段行政部門的檔案管理中，基本模式是檔案管理人員每年進(jìn)行檔案的回收和歸檔，隨后錄人檔案系統(tǒng)，如果有需要查閱檔案的人員，其應(yīng)該填寫相關(guān)手續(xù)，到檔案庫房去查閱，工作人員幫你進(jìn)行檢索，隨后查詢到電子檔案，進(jìn)行查看或者打印。但是如果行政部門涉及到全國各個(gè)地市，其它地市的人員想查閱總公司的相關(guān)檔案時(shí)，還需要到總公司去查閱，這就耗費(fèi)了人力和物力。所以檔案共享是今后的發(fā)展趨勢，部門建立全國化的檔案管理系統(tǒng)，其能夠在全國各地聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查看，這樣一來，不僅能對(duì)行政部門的人力物力進(jìn)行節(jié)約，而且方便了行政部門的員工進(jìn)行檔案的查詢。

3、培養(yǎng)高科技檔案管理人才

我們都知道檔案管理離不開檔案管理員，這就需要其掌握大量的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要足浪隨時(shí)代的潮流，了解最新的檔案管理技術(shù)，通過自身的不斷學(xué)習(xí)、不斷提高自己部門當(dāng)中的檔案管理效率。對(duì)于行政部門來說，應(yīng)該加大資金的投入，舉辦一系列的培訓(xùn)來從理論上提升這支檔案管理隊(duì)伍的整體水平，只有這支隊(duì)伍整體水平有所提高，公司的整體管理才會(huì)更上一層樓。

四、結(jié)束語

在本文當(dāng)中，筆者介紹了行政部門行政檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容。其實(shí)在未來，檔案管理會(huì)越來越現(xiàn)代化、科技化，但是對(duì)于行政部門來講，光靠信息化的行政檔案管理是完全不夠的，文中筆者也提到了，在今后不僅要提高檔案管理的信息化，更重要的是培養(yǎng)高科技檔案管理人才，二者兼顧才能讓行政部門的檔案管理有序進(jìn)行，才會(huì)讓部門的發(fā)展越來越好。

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