□（青島理工大學(xué)山東青島266520）

一、引言

長期以來，由于高校報銷主體量多、面廣的特性使得“報銷難”一直是困擾各大高校財務(wù)部門的重要問題。高校多城市、多校區(qū)辦學(xué)、多點設(shè)立財務(wù)部門和財務(wù)崗位的模式，占用了大量人力物力資源，造成成本浪費，而且在特殊業(yè)務(wù)須由校總部簽字的環(huán)節(jié)，極大浪費了時間，降低了效率；同時，師生人數(shù)日益增加，而財務(wù)人員編制數(shù)量及技能素質(zhì)受限，供需不對等，導(dǎo)致師生與財務(wù)人員矛盾頻發(fā)，高校財務(wù)部門壓力大。因此，改革高校財務(wù)報銷模式，成為高校當(dāng)前財務(wù)管理改革的重中之重。近年來，財務(wù)共享服務(wù)的興起，在國內(nèi)外大型企業(yè)中取得了較好的應(yīng)用，這也為高校報銷管理變革開辟了一種全新的思路，本文將探討財務(wù)共享服務(wù)中心在高校中的建立應(yīng)用。

二、當(dāng)前高校財務(wù)報銷的現(xiàn)狀——以Q大學(xué)為例

（一）Q大學(xué)的概況

Q大學(xué)是一所以工為主，理工結(jié)合，土木建筑、機械制造、環(huán)境能源學(xué)科特色鮮明，理、工、經(jīng)、管、文、法、藝多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展，科學(xué)教育與人文教育相結(jié)合的多科性大學(xué)。學(xué)校目前呈現(xiàn)“兩岸、三地、四校區(qū)”的辦學(xué)模式。兩岸是因為在一個城市隔海兩岸都有校區(qū)，總部在中心區(qū)，隔岸有兩個校區(qū)，相距大約5公里；三地是指在本市兩個不同城區(qū)及異地城市共三處地方建有校區(qū)；四校區(qū)是指除本部城市三個校區(qū)外，在異地還建有一個校區(qū)，共四處校區(qū)。

（二）Q大學(xué)財務(wù)報銷的流程及存在的問題

1.報銷的流程。Q大學(xué)三地分設(shè)財務(wù)部門，報銷流程相似，分別進(jìn)行報銷業(yè)務(wù)。報銷流程具體如下：（1）報銷人按要求收集、整理、粘貼原始發(fā)票，并登陸財務(wù)處網(wǎng)站的報銷系統(tǒng)，根據(jù)報銷內(nèi)容填制、打印相應(yīng)的報銷單，再將報銷單與原始發(fā)票粘貼在一起；（2）報銷人將粘貼好的單據(jù)交項目、部門的負(fù)責(zé)人審核簽字；（3）報銷人將簽好字的單據(jù)交到學(xué)校財務(wù)科，經(jīng)財務(wù)核算人員現(xiàn)場審核單據(jù)的真實性，審核單據(jù)粘貼是否規(guī)范、報銷金額是否準(zhǔn)確、審批流程是否規(guī)范；（4）審核有誤將單據(jù)打回重新修改，審核無誤后生成會計憑證；（5）會計核算人員出具付款單，報銷人核對無誤后簽字；（6）出納付款。

2.存在的問題。（1）三地設(shè)置財務(wù)部門，重復(fù)設(shè)崗，機構(gòu)龐大，財務(wù)人員眾多，導(dǎo)致人工成本高、資源浪費，且各個校區(qū)的財務(wù)管理自成體系，難以有效實現(xiàn)資源整合及數(shù)據(jù)信息的傳遞，進(jìn)而給整個學(xué)校的財務(wù)管理工作帶來了阻礙。各校區(qū)財務(wù)處的組織結(jié)構(gòu)基本相似，以新校區(qū)為例，每個校區(qū)各設(shè)財務(wù)處長，在其下按職能分設(shè)不少于兩名的分管副處長，設(shè)置的科室多達(dá)九個，有招標(biāo)辦公室、核算科、計劃科、收費科、后勤基建財務(wù)科、資金結(jié)算服務(wù)中心、綜合財務(wù)科等。（2）報銷過程不能在網(wǎng)絡(luò)平臺上顯示原始憑證，需要到財務(wù)進(jìn)行面審，在持單據(jù)到財務(wù)科報銷時，可能存在票據(jù)粘貼不規(guī)范，發(fā)票過期、開具發(fā)票不規(guī)范、提供審核材料不全，審批手續(xù)不完整等問題，導(dǎo)致票據(jù)打回重走流程。（3）報銷種類多，需要不同分管領(lǐng)導(dǎo)簽字等，有些課題項目復(fù)雜，報銷前需經(jīng)多級領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人審批簽字，因?qū)徟藭r間難以協(xié)調(diào)致使花費時間長，報銷效率低。

三、財務(wù)共享服務(wù)中心在Q大學(xué)財務(wù)報銷中的設(shè)計應(yīng)用

（一）構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的適用條件

財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建需要考慮當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟環(huán)境、社會平均成本、配套設(shè)施、信息化水平、政策法規(guī)、人力資源、交通及通訊、文化等因素。目前，Q大學(xué)主要分為主城區(qū)、新區(qū)校區(qū)、某縣校區(qū)。主城校區(qū)靠近市中心繁華地段，當(dāng)?shù)亟煌ū憷?、?jīng)濟水平高、配套設(shè)施齊全，但地價成本高；某縣校區(qū)雖然地價較之便宜，建設(shè)成本低，但是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟水平發(fā)展水平、工資水平不高，難以吸引、留住技術(shù)人才；而新區(qū)校區(qū)，經(jīng)濟發(fā)展勢頭足，眾多優(yōu)惠政策利于引進(jìn)高科技人才，地鐵等的修建使得當(dāng)?shù)亟煌ㄏ鄬Ρ憷?，地價成本雖較之縣校區(qū)略高但相對主城區(qū)校區(qū)還是低，當(dāng)?shù)馗咝１姸?，文化學(xué)術(shù)氛圍濃厚，綜合考慮，在新區(qū)校區(qū)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心最為合適。

（二）財務(wù)共享服務(wù)中心的整體服務(wù)架構(gòu)

1.制度設(shè)置。構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心就是打破了各個系統(tǒng)原有的平衡機制，重新整合內(nèi)部資源，將各校區(qū)的報銷業(yè)務(wù)分離出來集中統(tǒng)一到一個共享平臺，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組及數(shù)據(jù)信息的歸集，這就需要建立一套與財務(wù)共享服務(wù)中心職能相銜接并能管理約束各個校區(qū)所有財政部門的規(guī)章制度，對具體的業(yè)務(wù)流程、會計核算、共享服務(wù)中心各處室及崗位的職責(zé)、財務(wù)人員的培訓(xùn)及績效考核等進(jìn)行細(xì)化規(guī)定，實現(xiàn)規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化。

2.組織機構(gòu)。具體來說，需要對現(xiàn)有的學(xué)校財務(wù)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行重組，考慮到財務(wù)共享服務(wù)中心的特點及其業(yè)務(wù)流程的需要，可以采用趨向于扁平化的組織結(jié)構(gòu)，減少管理層次，增大覆蓋的管理范圍，把各個校區(qū)作為一個統(tǒng)一整體，將其中部分同質(zhì)化、事務(wù)性的重復(fù)單一的工作收集到財務(wù)共享服務(wù)中心來做，按內(nèi)容的不同劃分為多個工作模塊，如下圖所示，有應(yīng)收組、應(yīng)付組、資金組、費用組、總賬組及綜合管理組，而與各校區(qū)具體密切相關(guān)的會計管理工作則交由各校區(qū)財務(wù)處來完成，將財務(wù)人員從繁瑣的事務(wù)性財務(wù)工作中解放出來，更好地實現(xiàn)向管理會計工作的轉(zhuǎn)型。

3.人員配備。根據(jù)財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)需求，對各崗位進(jìn)行合理地劃分，將工作人員主要劃分為綜合性人員和業(yè)務(wù)性人員。綜合性人員的職責(zé)主要是對財務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展戰(zhàn)略、運營方向、總體決策等進(jìn)行整體把握，具體包括總體政策制度的研究、系統(tǒng)的維護(hù)開發(fā)、流程規(guī)劃設(shè)計、質(zhì)量監(jiān)控、績效管理，等等；業(yè)務(wù)人員主要是從事標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、重復(fù)性高的日常業(yè)務(wù)處理工作。

綜合性人員最好由高校高層管理人員與財務(wù)共享服務(wù)中心原有核心技術(shù)人員組成；而業(yè)務(wù)性人員優(yōu)先考慮高?，F(xiàn)有的財務(wù)崗位人員，根據(jù)崗位的需求、員工的意愿和工作經(jīng)驗及自身能力進(jìn)行選任，同時通過多種渠道對外招聘人才，為高校發(fā)展注入新鮮血液；對現(xiàn)有及新聘人員統(tǒng)一進(jìn)行任職培訓(xùn)，特別要注重對系統(tǒng)的實際操作培訓(xùn)。

對共享服務(wù)中心人員的績效考核上，可以結(jié)合崗位需求及服務(wù)水平協(xié)議制定一套績效評價機制，設(shè)定關(guān)鍵績效指標(biāo)，同時采取淘汰制、聘任制、輪崗制及雙向晉升渠道（管理及業(yè)務(wù)晉升渠道），對工作人員進(jìn)行激勵。

（三）財務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)設(shè)計

1.構(gòu)建方式的選取。財務(wù)共享服務(wù)中心平臺的構(gòu)建，需要強大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及相關(guān)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各系統(tǒng)的業(yè)務(wù)對接及集成和數(shù)據(jù)共享，同時這個過程也需要專業(yè)的技術(shù)運營人員來操作指導(dǎo)。若自行建立財務(wù)共享中心，建立及日常運營一個龐大的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)需要花費大量的人力、物力、財力，給高校的財政造成負(fù)擔(dān)，未必能很好地發(fā)揮財務(wù)共享服務(wù)中心的作用，而租用財務(wù)共享平臺，借助專業(yè)團(tuán)隊優(yōu)勢，可以將更多的時間、精力集中到財務(wù)共享服務(wù)中心在高校財務(wù)管理的實際應(yīng)用中，節(jié)省了運營維護(hù)及人力成本，提高效率，因此，后者構(gòu)建方式對高校來說更為可取。

2.具體的系統(tǒng)設(shè)計。財務(wù)共享服務(wù)中心是在信息技術(shù)支持下進(jìn)行的管理變革，建立起完善成熟的信息技術(shù)平臺，是共享服務(wù)中心成功的基礎(chǔ)及先決條件。以Q大學(xué)為例，財務(wù)共享服務(wù)中心網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的構(gòu)建，以“綜合報賬管理平臺+流程審批管理平臺+數(shù)據(jù)傳輸共享平臺”為主線，連接ERP系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、商旅管理系統(tǒng)等，搭建了一套完整的報銷業(yè)務(wù)及財務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的信息化系統(tǒng)。其中，ERP系統(tǒng)主要是指財務(wù)管理系統(tǒng)，包括應(yīng)收賬款模塊、應(yīng)付賬款模塊、資產(chǎn)管理模塊、總賬模塊；影像管理系統(tǒng)主要包括掃描模塊、傳輸模塊、存儲模塊等，實現(xiàn)了票據(jù)實物的無紙化影像傳輸、網(wǎng)上審核及數(shù)據(jù)檔案的存儲；銀企直聯(lián)系統(tǒng)是指高校內(nèi)部資金管理系統(tǒng)與各大銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)實現(xiàn)的有效對接，完成對銀行資金的實時管理、查詢及轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)操作；商旅管理系統(tǒng)是指高校的共享服務(wù)平臺與一些知名度高的旅游門戶網(wǎng)站合作，如攜程、去哪兒等，為師生出差提供車票預(yù)訂、酒店預(yù)訂、滴滴打車及在線咨詢等“一站式”商旅服務(wù)。

（四）財務(wù)共享服務(wù)中心的報銷業(yè)務(wù)流程設(shè)計

在高校建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心以后，報銷的流程順序基本上沒有太大變化，但票據(jù)實物影像化傳遞及網(wǎng)上審批，報銷不再受時間及地點的限制，節(jié)省了報銷時間，提高了報銷效率，統(tǒng)一規(guī)范化的報銷流程也避免了審批環(huán)節(jié)的遺漏。具體的報銷流程設(shè)計如下：

1.填寫網(wǎng)絡(luò)報銷申請單。若是學(xué)校師生需要出差，需要提前登陸網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，填寫出差申請單，將出差目的、時間、地點、預(yù)算等進(jìn)行詳細(xì)描述，申請單通過系統(tǒng)自動上傳給主管領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人審批，若審批不過將申請打回，若審批通過，因系統(tǒng)對接商旅管理系統(tǒng)，可自動為出差員工提供車票、住宿等預(yù)訂信息供選擇，出差預(yù)訂時間到期后，系統(tǒng)將通過電子郵件自動通知出差人及時填寫報銷申請單。若其他費用的報銷，可直接登錄網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)填寫報銷審批單，系統(tǒng)自動顯示當(dāng)前可報銷余額，若申請報銷額超出可報銷余額，申請單自動退回提示修改。

2.票據(jù)的收集及掃描。在填寫報銷申請單后，由師生將原始票據(jù)拍照或者掃描進(jìn)行上傳進(jìn)入系統(tǒng)，影像數(shù)據(jù)通過影像管理系統(tǒng)進(jìn)行自動識別、分組上傳，觸動報銷審批程序，財務(wù)共享中心審核崗位人員應(yīng)當(dāng)在2個工作日內(nèi)進(jìn)行審核，報銷人可通過網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)實施跟蹤查詢報銷進(jìn)度及結(jié)果。

3.領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人的審批簽字。按照系統(tǒng)設(shè)定的審批流程及報銷時間先后，自動將報銷審批單及票據(jù)影像發(fā)送至上級領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人審批簽字，并同時發(fā)送電子郵件提示審批。審批不過自動退回，電子郵件提示報銷人修改；若審批通過自動進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)。

4.單據(jù)審核及數(shù)據(jù)錄入。經(jīng)層層領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，報銷審批單及影像數(shù)據(jù)自動上傳至務(wù)共享服務(wù)中心，由中心業(yè)務(wù)處理人員通過顯示屏對審批單及單據(jù)圖像進(jìn)行比對審核，審核有誤自動退回并提示報銷人修改，審核無誤后錄入數(shù)據(jù)自動生成憑證。

5.銀行支付。賬務(wù)處理完成后，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)自動對接銀企直聯(lián)系統(tǒng)，通過網(wǎng)銀完成付款，并對報銷人及時發(fā)出查詢通知。

四、結(jié)論

通過實行財務(wù)共享中心模式，Q大學(xué)能夠?qū)崿F(xiàn)各校區(qū)信息系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，有利于優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、簡化審批手續(xù)，實現(xiàn)會計處理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，避免崗位重置及資源的浪費，既節(jié)約人力、物力成本，又節(jié)省報銷時間，達(dá)到了提高高校報銷效率、滿足廣大師生報銷需求的效果。