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        醫(yī)院檔案建設(shè)中精細化管理的應(yīng)用分析

        2018-11-12 11:18:56李恒慧
        卷宗 2018年23期
        關(guān)鍵詞:精細化管理存在問題

        李恒慧

        摘 要:隨著我國社會不斷進步,對醫(yī)院檔案建設(shè)工作的要求越來越高,加強檔案精細化管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。檔案管理質(zhì)量直接影響著醫(yī)院的形象與運行,是創(chuàng)新醫(yī)院管理工作的重要措施,能夠顯著提高醫(yī)院的管理質(zhì)量與效率。本文詳細論述了精細化管理的要求,并探討了醫(yī)院檔案建設(shè)中存在的問題及精細化管理對策,以期能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量,同時為相關(guān)領(lǐng)域的研究提供參考。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案建設(shè);精細化管理;存在問題;有效對策

        檔案對醫(yī)院的正常運行有著至關(guān)重要的影響,是進行行政管理、藥品管理、科研教學(xué)及醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)與前提,管理人員需制定科學(xué)合理的檔案建設(shè)方案,為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ).與發(fā)達國家相比,我國在這方面的研究起步較晚,還存在較多問題急需解決,應(yīng)積極探索實踐,建立完善系統(tǒng)的管理信息體系,滿足醫(yī)院對檔案的利用需求,從而提高醫(yī)院的管理水平,為其快速穩(wěn)定發(fā)展提供有效助力。

        1 醫(yī)院檔案精細化管理概述

        1.1 醫(yī)院檔案管理的意義

        簡單來說,醫(yī)院檔案管理就是醫(yī)院的日常記錄工作,是進行其他工作的依據(jù),直接影響著醫(yī)院的管理水平與服務(wù)水平。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理媒介以紙張、光盤、錄音影像為主,容易丟失損壞,存在較多弊端與漏洞,管理效率有待提高。醫(yī)院具有一定特殊性,旨在服務(wù)社會,為人民提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù),受國家監(jiān)督管理,記錄歸檔管理細節(jié)及醫(yī)療過程可避免醫(yī)療糾紛,提高醫(yī)院的社會效益。目前,我國大力推廣醫(yī)療改革,醫(yī)院檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn),傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的發(fā)展需求,且隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展,提高檔案管理的智能化與信息化水平已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。 精細化管理是現(xiàn)代企業(yè)生存經(jīng)營中的重要理念,將其應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理同樣有效,可顯著提高管理質(zhì)量與效率。精細化管理重視細節(jié)問題,通過合理劃分與科學(xué)統(tǒng)計等措施建立健全醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫,從而為后續(xù)工作做好鋪墊,具有不容忽視的作用與意義。

        1.2 精細化管理的基本要求

        現(xiàn)階段,醫(yī)院檔案精細化管理受到了社會各界的廣泛關(guān)注,為了優(yōu)化管理效率,需在實際工作中遵循如下要求。其一是真實準確。收集歸檔的資料信息是后續(xù)管理與醫(yī)療服務(wù)的重要依據(jù),例如檔案中記載了患者的基本信息與就診過程,其準確性直接影響著患者的康復(fù)效果。同時,該檔案還是患者報銷的憑證。當發(fā)生醫(yī)療糾紛時,檔案可作為司法證據(jù),相關(guān)人員從中提取有價值的信息,與雙方的切身利益密切相關(guān)。其二是系統(tǒng)全面。與其他行業(yè)的檔案相比,醫(yī)院檔案具有集成性特點,收集檔案時需考慮方方面面的因素,盡可能保證系統(tǒng)性與全面性,避免存在遺漏或失誤問題。其三是專業(yè)專屬。醫(yī)療檔案對醫(yī)學(xué)院教學(xué)及科研有指導(dǎo)作用,通過對各類疾病的研究分析,可從中找出有用信息,為患者帶來福音。因此,進行檔案管理時必須保證專業(yè)專屬。

        2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題

        2.1 專業(yè)化水平較低

        醫(yī)院檔案管理對專業(yè)化程度要求較高,如此才能保證管理質(zhì)量與效率,為醫(yī)院的正常運行保駕護航。現(xiàn)如今,醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)化水平不高,影響了醫(yī)院的健康發(fā)展。專業(yè)化水平較低這一問題主要體現(xiàn)在以下幾方面,其一是管理內(nèi)容與范圍不明確,很多應(yīng)該記錄在檔的資料被忽視,不利于后續(xù)工作有序開展。其二是歸檔分類不科學(xué),沒有嚴格按照行業(yè)標準準確劃分檔案類型,例如沒有按照診療科室或職能部門進行分類。其三是檔案資料過于分散,缺乏系統(tǒng)性與全面性,增大了調(diào)取、查閱難度,降低了醫(yī)院檔案管理水平。

        2.2 基礎(chǔ)環(huán)境相對薄弱

        醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境相對薄弱也是目前存在的嚴重問題,不利于醫(yī)院的良好發(fā)展。檔案管理工作前期需投入大量資金,但短期內(nèi)看不到明顯收益,為了提高醫(yī)院的行業(yè)競爭力,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人將資金投入到其他基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè),雖然短時間內(nèi)能大大提高醫(yī)院的經(jīng)濟收益與競爭力,但卻不利于長久發(fā)展。這一背景下,醫(yī)院檔案管理工作很容易被忽視,無法添置先進的現(xiàn)代化設(shè)備,缺少明亮寬敞的工作環(huán)境,大大降低了員工的工作質(zhì)量與效率,進而影響了檔案收集及整合的高效性與可靠性。

        2.3 管理制度不完善

        管理體制不完善導(dǎo)致該項工作實施難度大,無法提供有效的制度保障。首先,容易導(dǎo)致檔案丟失或重復(fù)歸檔的問題,而且管理效率低下,一旦出現(xiàn)問題將會嚴重影響醫(yī)院日常工作的順利進行。同時妨礙了醫(yī)療研究水平的提升,久而久之會降低醫(yī)院的核心競爭力。其次,增大了工作人員的工作負擔(dān),無法快速準確地調(diào)取相關(guān)資料,降低了醫(yī)療人員的工作效率,影響了醫(yī)療服務(wù)體驗,容易誘發(fā)患者與醫(yī)院之間的糾紛問題。

        3 醫(yī)院檔案建設(shè)中精細化管理的有效措施

        3.1 明確精細化管理目標

        目前,精細化管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的新目標,相關(guān)人員應(yīng)以該目標為基礎(chǔ),有針對性的制定發(fā)展方案,提高管理水平,為醫(yī)院的快速穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)。首先,工作人員應(yīng)詳細了解醫(yī)院的真實情況與總體發(fā)展目標,在此基礎(chǔ)上合理規(guī)劃檔案管理策略。值得注意的是,為了夯實基礎(chǔ),穩(wěn)步提高管理效率,還可以在大背景下制定短期目標。其次,明確權(quán)責(zé),醫(yī)院檔案管理涉及較多部門,需加強各部門之間的溝通交流,將責(zé)任落實到各分管部門,做到及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決。最后,可給予工作績效優(yōu)異的部門適當獎勵,以此調(diào)動員工的工作積極性與熱情,從而確保該項工作迅速落實。

        3.2 加強制度建設(shè)

        建立健全醫(yī)院檔案管理制度是完善管理工作的重要手段,可從下幾方面入手加強制度建設(shè)。第一,科學(xué)融入精細化管理理念。精細化管理固然具有重要作用,但融入方法不科學(xué)也會影響管理效率,需將其與醫(yī)院的實際情況進行有機融合,從而進一步提高醫(yī)院的整體管理水平。第二,合理劃分管理步驟。精細化管理的重點與難點是注意細節(jié)問題,需對每個操作環(huán)節(jié)都進行合理劃分,盡量提高管理水平。第三,完善考核評價制度。根據(jù)考核結(jié)果評價工作人員的能力,激發(fā)員工的工作熱情,并及時淘汰不合格員工,以免影響醫(yī)院檔案管理效率。

        3.3 做好檔案整理和歸檔

        在檔案整理與歸檔過程中應(yīng)用精細化理念具有重要意義,工作人員需注重檔案的完整性,不可忽略任何應(yīng)收入檔案的資料,避免檔案丟失后增加后期工作負擔(dān)。針對不同類型的檔案,需采用不同手段進行分類處理,例如需將醫(yī)生處方和藥品購置清單劃分為不同類別。實行醫(yī)院檔案精細化管理大大提高了科學(xué)性、條理性和細致性,有助于優(yōu)化醫(yī)院管理模式,促進醫(yī)院又好又快的發(fā)展。

        3.4 提高管理人員的能力

        為了提高管理水平,需打造一支高水平的專業(yè)人才隊伍。(1)加強專業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院可定期為檔案管理人員安排專業(yè)培訓(xùn),聘請專家進行指導(dǎo),幫助其了解精細化管理知識,提高自身的業(yè)務(wù)水平。安排工作人員外出參觀學(xué)習(xí),借鑒其他醫(yī)院先進的管理經(jīng)驗與模式,為自身發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外,在院內(nèi)還可積極開展學(xué)術(shù)活動,營造輕松和諧的學(xué)習(xí)氛圍,督促檔案管理人員提高專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。(2)提高創(chuàng)新意識。創(chuàng)新意識可為醫(yī)院檔案管理工作注入新的力量,對醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展有著積極的促進作用。工作人員需學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理理念,熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識與科學(xué)方法,并了解包括計算機技術(shù)在內(nèi)的信息化技術(shù),及時更新知識結(jié)構(gòu),促進醫(yī)院檔案管理水平的快速提升。

        4 總結(jié)

        近年來,我國醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展形勢越來越嚴峻,要想在激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位就必須提高管理水平,實施檔案精細化管理,為醫(yī)院的健康發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持,從而提高醫(yī)院的經(jīng)濟競爭力與社會競爭力。針對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題,可通過加強制度建設(shè)、加大信息化建設(shè)力度、提高管理人員能力等措施加以解決,不斷提高檔案管理的精細化與智能化程度,促進醫(yī)院的良好發(fā)展。

        參考文獻

        [1]張顏.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細化管理的分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(2):137.

        [2]竇心雅.探討精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].心理醫(yī)生,2017,23(26):318-319.

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