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        檔案信息資源開發(fā)與利用的新成果

        2018-11-09 10:22:40李艷麗
        卷宗 2018年22期
        關(guān)鍵詞:信息資源開發(fā)檔案管理

        李艷麗

        摘 要:通過(guò)借助現(xiàn)代信息的采集、編輯、傳播以及使用,賦予了檔案信息資源的更大的價(jià)值。在新技術(shù)、新科學(xué)的帶領(lǐng)下,檔案信息資源的開發(fā)與利用取得了較為顯著的效果。本文從檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的建立與健全、檔案開發(fā)人員的學(xué)習(xí)和服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)、硬件的建設(shè)與軟件的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的打造、交流渠道的暢通以及交流合作的加強(qiáng)等方面取得的新成果進(jìn)行了分析,為檔案信息資源開發(fā)與利用的進(jìn)一步發(fā)展提供依據(jù)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息資源;開發(fā);利用

        近些年來(lái),我國(guó)的檔案信息資源的開發(fā)與利用工作,在形式與特點(diǎn)上均發(fā)生了顯著的變化,取得了一些新成果[1]。為進(jìn)一步提高檔案利用率,更好的服務(wù)于社會(huì)人群,檔案工作人員需要對(duì)檔案信息資源的開發(fā)與利用新成果進(jìn)行分析和總結(jié),并不斷的進(jìn)行反思,以改善信息開發(fā)利用工作的效率,提高服務(wù)水平。

        1 檔案信息資源開發(fā)與利用的重要性

        檔案信息資源的開發(fā)利用指的是檔案館或者檔案室以利用者或者社會(huì)人群的需求為依據(jù),對(duì)靜態(tài)的檔案信息進(jìn)行查詢、篩檢、加工以及編輯等處理[2],將其變?yōu)橐环N動(dòng)態(tài)的信息,并且借助一定的傳播途徑,將其供給利用者并接受的過(guò)程,并且這也是檔案管理的最終目的。

        1.1 檔案信息的開發(fā)與利用時(shí)實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值與作用的途徑

        檔案信息資源作為社會(huì)信息的重要組成部分,具有較高的潛在價(jià)值,并且這種價(jià)值的實(shí)現(xiàn)需要借助開發(fā)與利用的途徑[3]。現(xiàn)今社會(huì),信息交流的速度越來(lái)越快,能夠充分滿足利用者日益增長(zhǎng)的需求,共享檔案的信息資源已經(jīng)成為當(dāng)下信息資源管理、開發(fā)與利用工作的發(fā)展趨勢(shì)。若不能對(duì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)合理的開發(fā)與利用,那么就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。

        1.2 檔案信息資源的開發(fā)與利用能夠有效提升生產(chǎn)力,有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)

        在企業(yè)的科研工作、生產(chǎn)研究、改革建設(shè)中,檔案信息資源發(fā)揮著十分重要的作用,不僅能夠?yàn)槠涮峁┯行У膮⒖家罁?jù),同時(shí)也能夠?qū)χ貜?fù)勞動(dòng)進(jìn)行有效的減少,有利于人力、物力、財(cái)力的節(jié)約。只有充分開發(fā)與利用檔案信息資源,才能在其轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)力方面產(chǎn)生重要的意義,實(shí)現(xiàn)其自身的潛在價(jià)值,更好的服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、科研與管理工作,創(chuàng)造更高的社會(huì)效益。因而,對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用,在社會(huì)生產(chǎn)中,具有十分顯著的意義。

        2 檔案信息資源開發(fā)與利用取得的效果

        2.1 檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的建立與健全

        檔案數(shù)字化的建立依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》與《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等文件[4],通過(guò)建立、健全檔案的數(shù)字化管理,有利于各類數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃。并且通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管與流程監(jiān)管工作的加強(qiáng)與管理,有利于建立檔案的入庫(kù)掃描規(guī)劃與加密,一方面保障了質(zhì)量,一方面也保障了安全。

        2.2 檔案開發(fā)人員的學(xué)習(xí)和服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)

        在數(shù)字化檔案薪資資源的開發(fā)與利用中,包含了語(yǔ)言、科技、信息等多重結(jié)構(gòu),而其中對(duì)開發(fā)與利用質(zhì)量起到關(guān)鍵性作用的因素便是工作人員的業(yè)務(wù)能力。在新時(shí)代的發(fā)展中,檔案工作人員不僅精務(wù)專業(yè)知識(shí),同時(shí)也熟練的掌握了計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù),不斷豐富新技術(shù)的學(xué)習(xí)與獲得,大大拓寬了自身的知識(shí)面,優(yōu)化了知識(shí)結(jié)構(gòu),目前,檔案開發(fā)人員大多為集專業(yè)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于一身的新型人才[5],自身具備良好的社會(huì)服務(wù)意識(shí),能夠?yàn)樯鐣?huì)人群更好的開發(fā)與利用檔案信息資源。

        2.3 硬件的建設(shè)與軟件的開發(fā)

        檔案管理部門的規(guī)劃與建設(shè)中,利用了現(xiàn)行的文件數(shù)據(jù)庫(kù),并規(guī)范了檔案電子分類管理、規(guī)范性歸檔處理與電子處理技術(shù),極大的推動(dòng)了數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程。目前,檔案工作人員的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到需求,檔案的藏量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出工作人員的工作量。而硬件的建設(shè)與軟件的開發(fā),使得電子設(shè)備在檔案管理工作中的應(yīng)用更加簡(jiǎn)便,大大提高了檔案管理的工作效率與效益?,F(xiàn)今的檔案管理工作中,將大型的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、掃描儀、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備投入到其中,提高了資源傳輸?shù)乃俣扰c資源共享的效率。并且,通過(guò)軟件與硬件的應(yīng)用,檔案管理工作構(gòu)建了一體化的綜合管理系統(tǒng),建立了系統(tǒng)管理的局域網(wǎng),實(shí)現(xiàn)了檔案錄入與管理的集成化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

        2.4 網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的打造

        在檔案信息資源的開腹與利用中,數(shù)字化的管理平臺(tái)是其重要的一環(huán),在當(dāng)下社會(huì)環(huán)境下,檔案信息的數(shù)字化管理已經(jīng)成為一個(gè)全面的、便捷的管理平臺(tái),能夠及時(shí)的進(jìn)行反饋,方便人民服務(wù),承擔(dān)起了工作人員與社會(huì)人群之間溝通的橋梁角色。在檔案管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)過(guò)程中,更加注重關(guān)懷性、互動(dòng)性與實(shí)用性,對(duì)項(xiàng)目的設(shè)置進(jìn)行了優(yōu)化,使得信息的導(dǎo)入更加便捷,提高了在架構(gòu)、布局與功能方面的評(píng)估效果,使得檔案管理建設(shè)水平得到了大大的提高。目前,檔案庫(kù)已經(jīng)成為利用者的強(qiáng)大資料庫(kù),對(duì)檔案信息的來(lái)源進(jìn)行了有效的拓展,及時(shí)反映了重大的活動(dòng)、事件與會(huì)議。

        2.5 交流渠道的暢通

        現(xiàn)今社會(huì),社會(huì)群體多種多樣,需求也不盡相同,因此,檔案開發(fā)與利用過(guò)程中,除了保留了傳統(tǒng)的優(yōu)化部門與溝通渠道,并積極建立了新的交流渠道,將檔案管理的平臺(tái)作為核心,輔以微信、微博等軟件,積極開展了在線服務(wù),促進(jìn)了信息的傳播,使得用戶體驗(yàn)大大提高[6]。通過(guò)建立一體化的服務(wù)平臺(tái),為利用者提供了更多的途徑,拉近了彼此之間的關(guān)系,探索出了一種新型的模式。

        2.6 交流合作的加強(qiáng)

        檔案信息資源的開發(fā)與利用的過(guò)程中,積極調(diào)動(dòng)了不同部門與區(qū)域間的合作,有利于業(yè)務(wù)間的交流與合作,借鑒先進(jìn)的管理方法與經(jīng)驗(yàn)。對(duì)檔案信息資源的宣傳起到了推廣作用,并且正確引導(dǎo)了使用者,有利于平臺(tái)的使用與資源共享,擴(kuò)大了檔案的工作影響力,實(shí)現(xiàn)了其經(jīng)濟(jì)與社會(huì)雙重效益。

        3 小結(jié)

        檔案信息資源是一種重要的社會(huì)資源,其開發(fā)與利用工作是檔案管理的重要內(nèi)容。通過(guò)數(shù)字化管理的不斷改進(jìn)和發(fā)展,有利于檔案事業(yè)的不斷專業(yè)化與現(xiàn)代化。通過(guò)對(duì)取得的新成果進(jìn)行總結(jié)和分析,不斷尋找問(wèn)題,并提出改進(jìn)措施,對(duì)社會(huì)發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張瑞梅,李艷.科技檔案利用模式的變化及檔案室的應(yīng)對(duì)之策[J].陜西檔案,2016,(2):54-55. DOI:10.3969/j.issn.1003-7268.2016.02.029.

        [2]謝毅.新常態(tài)下做好醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用的策略研究[J].卷宗,2015,(8):117-117,118.

        [3]張繼榮.淺談如何發(fā)揮好檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用[J].卷宗,2016,(3):480-481.

        [4]崔晉莉.加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)服務(wù)企業(yè)改革和發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界,2017,(z1):99.

        [5]韓亞洲,關(guān)瑤.檔案信息資源開發(fā)利用形態(tài)的歷史演變[J].檔案管理,2017,(1):21-23. DOI:10.3969/j.issn.1005-9458.2017.01.008.

        [6]張芳婕.信息時(shí)代下水利檔案資源的開發(fā)與應(yīng)用研究[J].蘭臺(tái)世界,2017,(z1):65.

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