張清華

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各領(lǐng)域的應(yīng)用已經(jīng)比較普遍，檔案管理的信息化建設(shè)將是未來發(fā)展的必然趨勢，相比較傳統(tǒng)的檔案管理，信息化檔案管理不僅管理方便，資料可以做到長久的保存，還可以將檔案資料有效融合與共享。因此，為了可以更好的為檔案信息化服務(wù)，本篇文章就檔案信息化建設(shè)與檔案管理的問題進(jìn)行了分析，希望可以促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理；思考

檔案信息化的建設(shè)，可以更好保存檔案資料，不僅可以實現(xiàn)檔案資料的共享，也可以便于查詢檔案資料，提升了檔案管理的質(zhì)量，檔案信息化的建設(shè)是未來檔案管理發(fā)展的必然選擇。但是，目前我國的檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展階段，需要相關(guān)人員在實踐中不斷探索，提升檔案管理的質(zhì)量，從而促進(jìn)檔案資料合理利用的實現(xiàn)。

1 檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容

1.1 檔案信息資源的建設(shè)

檔案管理中的重點內(nèi)容就是對于檔案信息資源的建設(shè)，檔案信息化建設(shè)相比較傳統(tǒng)的檔案管理，會涉及到檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等部分，在檔案的信息化管理中利用信息技術(shù)實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范管理，從而有效提升檔案信息資源管理的質(zhì)量與合理利用，對于檔案信息化建設(shè)的效率與質(zhì)量有著重要的意義。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)的過程中，基礎(chǔ)的設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境等，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是確保檔案信息資源得到合理利用與開發(fā)的前提，可以有效促進(jìn)檔案信息資源的傳輸、交換，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)不僅需要基礎(chǔ)設(shè)施與檔案信息信息資源的建設(shè)，還需要有相應(yīng)的體系建設(shè)，即檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，需要對檔案信息化建設(shè)過程中的工作進(jìn)行規(guī)范，從而實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理，有利于檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 檔案信息化管理方法

2.1 建立健全的信息化管理工作機制

檔案信息化建設(shè)的前提是需要有完善健全的信息化管理工作機制來保證的，通過信息化管理工作制度來協(xié)助檔案部門完成檔案信息化建設(shè)，其主要的內(nèi)容包括：首先，要實現(xiàn)各部門之間的相互協(xié)作、聯(lián)系，檔案管理部門要構(gòu)建相應(yīng)的電子管理機制，這樣有利于對于電子文件的全程有效管理，同時還需要相關(guān)的管理人員對國家所出臺的相關(guān)政策條例進(jìn)行充分理解并落實到實際的工作中。其次，檔案信息化在電子政務(wù)的建設(shè)中也占據(jù)著一定的比例，所以相關(guān)的部門應(yīng)該將兩者盡可能可以同時建設(shè)，提高檔案信息化在電子政務(wù)中的比重。

2.2 強化檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的信息資源共享

檔案的數(shù)字化建設(shè)，可以有效提升檔案信息資源的利用效率，促進(jìn)檔案信息資源實現(xiàn)資源共享，這也是檔案信息化建設(shè)的重點內(nèi)容[1]。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要結(jié)合用戶的實際需求進(jìn)行數(shù)字化目錄的構(gòu)建，避免出現(xiàn)不必要的資源浪費。

2.3 健全資金保障體系和技術(shù)支撐

檔案的信息化建設(shè)需要一定的資金保障，確保信息化建設(shè)過程中的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，以及后期的運行與維護(hù)。隨著社會的不斷發(fā)展，也可以尋求其他方式的投入機制，例如，合作開發(fā)、服務(wù)外包等。除此之外，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速的當(dāng)下，檔案信息化建設(shè)應(yīng)該強化硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)，及時更新原有的設(shè)備，促使檔案信息化建設(shè)順應(yīng)時代的發(fā)展，可以為檔案的信息化建設(shè)提供更好的服務(wù)。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 檔案管理人員的服務(wù)意識不足

檔案信息化建設(shè)與檔案管理的目的是為了可以提供更好的服務(wù)，方便人們的需求，也可以為社會的發(fā)展建設(shè)提供一定的貢獻(xiàn)。但是目前很多檔案管理的服務(wù)人員缺乏相應(yīng)的責(zé)任意識，沒有樹立正確的工作觀念與服務(wù)意識，沒有積極主動參與到檔案信息化建設(shè)的工作中去，阻礙了檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

3.2 檔案信息化建設(shè)與信息化管理的水平不足

現(xiàn)階段，很多企業(yè)的檔案管理工作人員的水平有限，尤其是檔案信息化建設(shè)的過程中，體現(xiàn)更為明顯。主要是缺乏一定的專業(yè)知識與網(wǎng)絡(luò)操作能力，特別是一些年齡較大的檔案管理人員，對于新事物的接受能力相對較差，在檔案的信息化管理中不能與時俱進(jìn)，致使很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

4 改善檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施

4.1 加強檔案管理工作人員的服務(wù)意識

檔案信息化建設(shè)后能否發(fā)揮出應(yīng)有的作用，主要的影響因素在于檔案管理工作中的服務(wù)人員，因此，需要加強檔案管理工作人員的服務(wù)意識，促使他們樹立正確的工作態(tài)度與服務(wù)意識[2]。首先，要幫助工作人員了解自己工作的內(nèi)容，能夠認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而能夠引起他們的重視；其次，要使檔案管理工作人員能夠體會到與其他部門工作人員的平等，并且對他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，強化自身的服務(wù)意識與對于新事物的接受能力。

4.2 提升檔案信息化管理的水平

在檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案信息化管理水平的不足一直以來是阻礙檔案信息化建設(shè)的頑疾，其主要原因是相關(guān)的管理人員對于新事物的接受不足，不夠了解信息化的知識，對相關(guān)的專業(yè)技能與理念缺乏學(xué)習(xí)。所以，要想提升檔案信息化管理的水平，需要對相關(guān)的管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使其可以有效掌握檔案信息化的相關(guān)技能與理念，提升自身的綜合素質(zhì)，對檔案信息化建設(shè)具有重要意義[3]。

4.3 引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才

通常要想使檔案信息化建設(shè)與管理充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用，需要工作人員擁有較強的綜合素質(zhì)，但是目前很多企業(yè)的工作人員并不具備這種能力，除了要加強對于原有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，還需要在企業(yè)的發(fā)展過程中引進(jìn)綜合素質(zhì)較強的專業(yè)人才，從而促使檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

5 結(jié)束語

對于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探析，對檔案管理發(fā)展有著重要的意義，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不合適現(xiàn)如今社會發(fā)展的需求，所以需要改變原本的檔案管理方式，提升檔案管理的能力，從而實現(xiàn)檔案資源的有效合理利用。由此可見，檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展的重要途徑，所以檔案管理部門需要重視檔案信息化建設(shè)，使檔案管理工作可以與時俱進(jìn)，將先進(jìn)的管理理念與技術(shù)應(yīng)用到實際的工作中，從而促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]周曉燕，李彥. 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）：49.