葉伊林
摘 要:隨著時代的不斷發(fā)展,檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要作用不斷凸顯,如何與時俱進地做好檔案管理工作,最大限度地發(fā)揮檔案管理工作的價值,推動企業(yè)更好發(fā)展,這成為了企業(yè)經(jīng)營管理領(lǐng)域的一個重要課題。目前國有企業(yè)檔案管理滯后于企業(yè)發(fā)展的問題越來越突出,這客觀上要求國有企業(yè)對于檔案管理的重要性有一個更加深刻的認識,盡快采取有效措施提升檔案管理水平。本文對于新時期國有企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵以及重要作用進行了探討,緊緊圍繞國有企業(yè)檔案管理方面的普遍性問題,結(jié)合檔案管理領(lǐng)域的最新研究成果,系統(tǒng)闡述了當(dāng)前國有企業(yè)做好檔案管理工作的具體策略,以期給國有企業(yè)檔案管理工作的開展提供有益理論指導(dǎo)。
關(guān)鍵詞:國有企業(yè);檔案管理;內(nèi)涵;作用;策略
對于企業(yè)來說,檔案無處不在,作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中形成的具有重要價值的各種文件資料、信息資源等,檔案本身具有的情報價值、評審價值等無可替代。檔案管理對于企業(yè)來說是經(jīng)營管理中的重要一環(huán),雖然這一工作在企業(yè)經(jīng)營中很多時候都是“默默無聞”的,但是做好這一工作,可以給企業(yè)的發(fā)展提供良好的信息資源支撐,實現(xiàn)企業(yè)的更好發(fā)展。國有企業(yè)檔案管理工作目前存在很多的不足,檔案管理成為了企業(yè)經(jīng)營中的一塊短板。在目前檔案管理價值不斷凸顯的背景下,需要國有企業(yè)在檔案管理方面迎頭趕上,充分意識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的價值所在,全面診斷分析檔案管理方面的種種問題,從而制定針對性的解決策略,推動企業(yè)檔案管理水平的不斷提升。
1 國有企業(yè)檔案管理內(nèi)涵以及作用
1.1 國有企業(yè)檔案管理內(nèi)涵
國有企業(yè)檔案管理是指根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要,對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中形成的各類檔案資料進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。從企業(yè)檔案管理的對象來看,主要包括了科技檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、財務(wù)檔案等等;從檔案管理的目的來看,是給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù);從檔案管理工作的具體內(nèi)容來看,主要包括了檔案的收集、整理、分析等,這些工作相互配合,形成一個有機的整體;從檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的地位來看,這一工作非常重要,是企業(yè)經(jīng)營管理不可或缺的一部分。
1.2 國有企業(yè)檔案管理作用
國有企業(yè)檔案管理在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中作用是多重的,具體來說包括以下幾個方面:一是給企業(yè)管理決策提供依據(jù),在企業(yè)經(jīng)營環(huán)境越來越復(fù)雜,科學(xué)決策難度大增,通過檔案管理工作的開展,整理分析與決策相關(guān)的檔案資料,可以促進企業(yè)決策水平的提升;二是給企業(yè)人力資源管理工作開展提供支撐,人事檔案管理是企業(yè)檔案管理工作中的重要內(nèi)容,做好這一工作,可以給企業(yè)更好地進行員工的提拔晉升、績效考核、教育培訓(xùn)提供依據(jù);三是給科研工作提供有價值的資料,科研本身專業(yè)性強、不確定高,做好檔案管理工作,對于科研檔案進行充分利用,有助于國有企業(yè)實現(xiàn)科研實力的進一步增強。
2 國有企業(yè)檔案管理問題
2.1 檔案管理重視不足
國有企業(yè)檔案管理中存在的最突出問題之一就是對于這一工作重視不足,沒有充分地意識到檔案管理工作的價值。這使得檔案管理工作被邊緣化,得不到各方面的大力支持,例如很多國有企業(yè)沒有給檔案管理工作配備專業(yè)的工作人員,檔案管理場所簡陋,檔案管理設(shè)備不足等。上述這些方面的欠缺使得檔案管理工作的開展處處受阻,檔案管理水平因此不斷走低。
2.2 檔案管理方法落后
國有企業(yè)檔案管理方法目前比較落后,檔案管理沿襲的是計劃經(jīng)濟時代的辦法,沒有做到根據(jù)國有企業(yè)改革的需要,根據(jù)現(xiàn)代檔案管理的需要,引入更加科學(xué)的方法,這導(dǎo)致了檔案管理的效率、效益都不是很理想。舉例而言,很多國有企業(yè)檔案管理方法基本上都是傳統(tǒng)的手工管理,沒有做到檔案管理信息化、智能化,結(jié)果導(dǎo)致了檔案管理比較粗放隨意,容易出現(xiàn)比較多的問題。
2.3 忽視檔案利用價值
檔案本身具有不可替代的價值,尤其是在知識經(jīng)濟時代,檔案已經(jīng)成為企業(yè)寶貴的資產(chǎn),具有重要的利用價值?,F(xiàn)實情況卻是國有企業(yè)對于檔案的價值認識不足,忽視對于檔案進行開發(fā)利用,結(jié)果導(dǎo)致了檔案價值得不到充分發(fā)揮,影響到了企業(yè)的發(fā)展。舉例而言,很多國有企業(yè)檔案管理工作基本上停留在檔案資料的收集方面,卻忽視了檔案資料的整理分析,因此雖然有大量的檔案資料,但是檔案的價值難以得到充分發(fā)揮。
3 國有企業(yè)檔案管理策略
3.1 高度重視檔案管理
觀念是行動的先導(dǎo),只有觀念層面給予檔案管理工作足夠的重視,才能夠在行動層面大力支持檔案管理工作的開展,掃除這一工作開展方面面臨的各種阻礙,破除制約這一工作開展的各種因素,推動企業(yè)檔案管理水平的不斷提升。國有企業(yè)管理者要對檔案管理工作的重要價值有一個全面而客觀的認識,不僅僅重視生產(chǎn)經(jīng)營,同時也要重視檔案管理,切實提升這一工作的地位,根據(jù)檔案管理工作開展的需要,優(yōu)化檔案管理的組織架構(gòu),配備專業(yè)的人才隊伍,對于檔案管理制度進行調(diào)整完善,投入必要的資金采購各類檔案管理設(shè)備。另外國有企業(yè)在檔案管理工作開展方面要努力做到全員參與,讓每一個員工都意識到自己在檔案管理中的職責(zé)所在,爭取相關(guān)部門的大力支持,讓各個部門更好地配合檔案管理工作的開展。
3.2 創(chuàng)新檔案管理方法
檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜且瑣碎,很多工作看似簡單,其實大有學(xué)問,要想做好檔案管理工作可以說是難度很大。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用程度的加深,這一工作呈現(xiàn)出來了信息化、智能化的趨勢,對于國有企業(yè)來說,檔案管理要主動迎合這種發(fā)展趨勢,盡快摒棄粗放的檔案管理模式,引入檔案管理信息系統(tǒng),對于企業(yè)檔案進行更加有效的管理。檔案管理方法創(chuàng)新層面,國有企業(yè)既要大膽創(chuàng)新,也要考慮企業(yè)的實際,以信息化建設(shè)和制度調(diào)整為切入點,前者要求進一步提升檔案管理信息化水平,后者要求根據(jù)這一工作開展的需要,提升檔案管理標準化、規(guī)范化水平,從而帶來企業(yè)檔案管理的不斷改進。
3.3 加強檔案利用
檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn),對于這一點國有企業(yè)要有一個深刻的認識,在全面了解檔案價值的基礎(chǔ)之上,做好檔案的收集、整理、分析等工作,從中獲得有用的信息,從而給企業(yè)的發(fā)展提供有用的信息。國有企業(yè)檔案管理工作中,一定要對于擁有的檔案資料進行系統(tǒng)的整理分析,提升檔案的利用效率,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)研究、風(fēng)險管理等工作提供有價值的信息,彰顯檔案的重要價值。在檔案的分析利用方面,關(guān)鍵是要提升檔案管理人員的整理分析能力以及服務(wù)意識,當(dāng)企業(yè)需要檔案信息的時候,檔案管理人員能夠快速準確地提供信息,從而給企業(yè)的健康發(fā)展保駕護航。
4 結(jié)束語
綜上所述,未來檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用只會進一步加強而不是削弱,對于國有企業(yè)管理者來說,一定要對于檔案管理的重要價值以及作用有一個全面的認識,切實提升檔案管理工作的地位,高度重視這一工作的開展。國有企業(yè)要關(guān)注了解當(dāng)前檔案管理發(fā)展領(lǐng)域的新趨勢,積極創(chuàng)新檔案管理方法,切實提升檔案管理的信息化水平,實現(xiàn)對企業(yè)檔案的充分利用,為企業(yè)的更好發(fā)展提供保障。與此同時,國有企業(yè)檔案管理工作開展方面,需要積極借鑒檔案管理實踐領(lǐng)域的經(jīng)驗,并結(jié)合自身改革與發(fā)展的需要,不斷創(chuàng)新檔案管理模式、方法,開創(chuàng)檔案管理工作新局面。
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