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        流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)

        2018-11-07 09:16:02陳妮
        卷宗 2018年24期
        關(guān)鍵詞:流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)

        陳妮

        摘 要:隨著我國沿海城市的發(fā)展與高校的不斷擴(kuò)招,人才流動愈加頻繁,相關(guān)檔案的管理越加復(fù)雜,傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要,流動人員人事檔案管理信息化已經(jīng)成為人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢。目前來看,我國流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)仍舊面臨許多的問題,本文針對這些問題提出了有效建議,有利于人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展,有利于加強(qiáng)流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)。

        關(guān)鍵詞:流動人員;人事檔案管理;信息化建設(shè)

        為了更好的服務(wù)社會市場經(jīng)濟(jì),流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢,人事檔案管理歷史悠久,但目前的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會發(fā)展,為此,本文通過分析人事檔案管理目前信息化應(yīng)用的特點、優(yōu)勢,通過分析目前淺層面的信息化建設(shè)存在的問題,提出了針對性的加強(qiáng)人事檔案信息化管理的對策。

        1 人事檔案信息化管理的應(yīng)用

        人事檔案信息化是將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為多層面的綜合檔案信息系統(tǒng),從而可以運用信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源處置、管理和使用。人事檔案信息化的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過掃描儀、照相機(jī)等電子設(shè)備將需要的檔案信息數(shù)字化輸入計算機(jī)管理系統(tǒng),輸入的資料統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),檔案內(nèi)容統(tǒng)一分類、排序并且實施區(qū)域內(nèi)管理模式。網(wǎng)絡(luò)化是利用互聯(lián)網(wǎng)跨地域進(jìn)行信息傳輸、共享和管理,從而達(dá)到跨距離的檔案統(tǒng)一管理,提供更多的數(shù)據(jù)分析功能,適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

        人事檔案信息化管理的實際應(yīng)用可以分為幾個方面。第一、建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫,這是實現(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)。第二、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動,提高資源共享程度。第三、個人信用檔案,為政府、企業(yè)、個人在社會經(jīng)濟(jì)往來中提供真實資料,約束流動人員的行為,創(chuàng)造社會誠信的氛圍。第四、人事檔案知情權(quán),人事檔案部分內(nèi)容需要保密,但是個人有對自己檔案的知情權(quán),人事檔案管理系統(tǒng)可以部分開放對個人的使用權(quán)限,個人可以了解自己的人事檔案,譬如,檔案所在地,檔案轉(zhuǎn)移記錄。從而保證檔案與實際經(jīng)歷一致,更有效的保障人民利益。

        2 人事檔案信息化管理特點與優(yōu)勢

        流動人員人事檔案信息化管理的特點就是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化。其應(yīng)用極大地提高了管理效率,相對于傳統(tǒng)人工檔案管理方式來說,信息化管理具備以下幾個特點。第一、快速的信息輸入方式極大的降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度,檔案的實時更新、變動需要管理人員及時錄入信息保證檔案完整,快速的信息錄入使工作人員能輕松處理。第二、數(shù)字化的信息處理功能可以自動完成檔案的數(shù)據(jù)處理,降低管理時間成本,保證檔案信息的完整。第三、信息化管理的搜索功能能夠快速查詢信息,為企業(yè)、政府提供真實信息,提高決策科學(xué)性。第四、流動人員人事檔案信息化的存儲功能可以幫助解決人事糾紛,避免丟失人事信息的同時也有利于促進(jìn)勞動合同的執(zhí)行。第五、信息化管理的保密功能保護(hù)了人事檔案,只有一定權(quán)限的人才能查閱人事檔案,保證信息不會泄密。第六、檔案的信息化管理能夠及時提醒員工何時退休、薪酬的調(diào)整等,督促企業(yè)保障員工福利。

        3 流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的問題

        3.1 信息化建設(shè)資金投入不足

        流動人員檔案信息管理涉及大量數(shù)據(jù)的存儲、分析、共享,需要一定質(zhì)量的電子設(shè)備,而社會服務(wù)屬性的檔案管理單位依靠政府撥款難以購入高水平的設(shè)備,無法滿足信息化建設(shè)的資金需求,也造成單位的硬件設(shè)備落后,而在實際采購設(shè)備的工作中,因為不了解信息化建設(shè)的需要,導(dǎo)致購買的設(shè)備與實際需求不符,資金浪費嚴(yán)重,設(shè)備配置不合理。因而導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)水平的難以提高。

        3.2 信息化人才缺乏

        人事檔案管理部門的人員隊伍依舊是傳統(tǒng)管理人員,這些工作人員受自身技術(shù)和思維的局限,缺乏信息化方面的專業(yè)知識與專業(yè)技能,也缺乏信息化管理的思維。因此在實際管理工作中,管理部門會將項目外包出去,從而無法把握整個信息化檔案管理工作。

        3.3 缺乏法律法規(guī)支持

        目前來說,關(guān)于流動人員人事檔案信息化的相關(guān)法規(guī)較少,不同的地區(qū)檔案信息化管理建設(shè)存在差異,發(fā)達(dá)地區(qū)與偏遠(yuǎn)地區(qū)的管理的需求也不相同。相關(guān)的法律法規(guī)需要考慮不同地區(qū)的特點。而一些地方使用的相關(guān)規(guī)范盲目的沿用上級標(biāo)準(zhǔn),沒有結(jié)合地區(qū)的實際情況,造成相關(guān)的流動人員檔案信息化規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)缺乏可操作性。

        3.4 信息資源利用不足

        流動人員人事檔案信息化管理的一大優(yōu)勢就是信息資源的充分利用,在大數(shù)據(jù)時代,利用數(shù)據(jù)分析手段對檔案信息資源進(jìn)行充分分析,有利于相關(guān)管理部門做出科學(xué)的決策,但是目前來說,這一信息資源的利用仍處于淺層,相關(guān)數(shù)據(jù)分析技術(shù)沒有得到運用,也沒有對相關(guān)資源的共享、分析和整理進(jìn)行及時的管理。信息技術(shù)的運用局限于數(shù)據(jù)的錄入和傳送,沒有得到深層次的挖掘。

        4 加強(qiáng)流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)的對策

        4.1 增加資金投入

        地方政府與相關(guān)部門應(yīng)該提高對流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)的資金投入,單位也可以充分調(diào)動社會各方面的支持,籌集更多的資金用于信息化管理的建設(shè)??茖W(xué)規(guī)劃合理購買相關(guān)設(shè)備,優(yōu)化基礎(chǔ)硬件設(shè)施配置。缺乏資金時,可以優(yōu)先購入重要的基礎(chǔ)設(shè)備,考慮檔案管理的工作需要,不購入多余、低性價比的設(shè)備。同時,應(yīng)該保證新設(shè)備的有效運用和舊設(shè)備的充分使用。

        4.2 提高信息化人才專業(yè)素質(zhì)

        有效組織建設(shè)單位的人才隊伍,提高管理人員的工作專業(yè)素質(zhì)。第一、組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)、開展講座。第二、完善從業(yè)人員的從業(yè)資質(zhì)。第三、利用研討會、交流會組織工作人員互相學(xué)習(xí)、交流。開展日常工作總結(jié),在交流分享中提高工作人員的管理經(jīng)驗與技能。第四、與高校聯(lián)動合作,高校應(yīng)該根據(jù)時代的發(fā)展培養(yǎng)高素質(zhì)的人才,在相關(guān)專業(yè)的課程中增加計算機(jī)課程、信息化技術(shù)課程,為企事業(yè)單位提供更多的專業(yè)信息化檔案管理人才。

        4.3 建全信息化法律法規(guī)建設(shè)

        相關(guān)單位應(yīng)該盡快出臺相應(yīng)法律法規(guī),針對人事檔案管理的特點,針對地區(qū)的管理水平與特征制定科學(xué)合理的人事檔案信息化管理規(guī)范,明確具體管理對象以及相關(guān)的權(quán)利義務(wù)和法律責(zé)任,提供法律保障。地方法規(guī)應(yīng)針對區(qū)域內(nèi)的檔案管理特點,找到地區(qū)信息化法規(guī)的空白,提升法規(guī)的可操作性,全面構(gòu)建一個可行性強(qiáng)、實效性強(qiáng)的流人員人事檔案信息管理法律法規(guī)體系。

        4.4 加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用

        流動人員檔案信息化管理建設(shè)除了提高管理效率,更重要的是信息資源的開發(fā)和利用。所以,應(yīng)該提高信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平,建立數(shù)據(jù)庫,對信息進(jìn)行科學(xué)合理的歸類整理,運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù),針對性的做出分析報告,為解決相關(guān)經(jīng)濟(jì)、學(xué)術(shù)等問題提供有效數(shù)據(jù)依據(jù)。運用高效的數(shù)字轉(zhuǎn)化設(shè)備,大批量的對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。通過建立統(tǒng)一的數(shù)字化格式標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建整合的信息管理平臺及系統(tǒng),提高檔案信息的利用效率。

        5 結(jié)束語

        綜上,通過對流動人員人事檔案信息庫的建設(shè),相關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定,以及檔案信息化人才隊伍的建設(shè)。從而提高了檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平和層次,避免了檔案傳遞過程中的私拆、私改等問題的出現(xiàn),擴(kuò)寬了人事管理和人才服務(wù)的空間,實現(xiàn)人才的合理配置、有序流動,信息化建設(shè)有助于檔案的動態(tài)管理,確保檔案價值。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]李曉玲.淺議流動人員人事檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(08):153.

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