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        新形勢(shì)下建設(shè)工程檔案信息化管理初探

        2018-11-07 11:45:26趙巖
        卷宗 2018年26期
        關(guān)鍵詞:信息化管理檔案管理

        趙巖

        摘 要:當(dāng)前,建筑行業(yè)在快速發(fā)展,建設(shè)工程的規(guī)模不斷擴(kuò)大,因此建筑工程檔案管理的難度在增大。借助信息技術(shù),建設(shè)工程檔案的管理方式發(fā)生了很大的變化,提升了管理質(zhì)量和管理效率。

        關(guān)鍵詞:建設(shè)工程檔案;檔案管理;信息化管理

        近年來,由于建筑行業(yè)的快速發(fā)展,給建設(shè)工程檔案管理提出了更高的要求,建設(shè)工程檔案管理需要面對(duì)新的挑戰(zhàn)。建設(shè)工程檔案采用傳統(tǒng)的管理方法難以保證管理質(zhì)量和管理效率。在計(jì)算機(jī)信息快速發(fā)展的背景下,建設(shè)工程檔案管理發(fā)生了很大的變化。由于信息技術(shù)可以作用于工程管理的全過程,所以管理工作的整體效率得以提升。如何在工程檔案管理中發(fā)揮信息技術(shù)的作用是相關(guān)人員需要解決的課題。

        1 建設(shè)工程檔案信息化管理

        建設(shè)工程檔案形成于工程建設(shè)中。由于國(guó)內(nèi)基礎(chǔ)建設(shè)的規(guī)范不斷擴(kuò)大,工程建設(shè)的數(shù)量也在持續(xù)增加,因此產(chǎn)生了許多工程檔案。工程檔案管理是工程管理的重要組成部分。隨意工程管理標(biāo)準(zhǔn)的提升,檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也在提高。工程檔案記錄著工程建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容,所以工程檔案具有非常重要的作用,所以有必要不斷完善工程檔案文件的管理工作。原有的檔案管理采用人工管理的方式,普遍存在著缺乏互通性、合理性、統(tǒng)一性、規(guī)范化等一系列問題,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種障礙,無法完成有效的整合。受到技術(shù)的限制,在整合檔案信息資源整合的過程,由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),工程管理各個(gè)部門按照自己的方式自行選擇,技術(shù)的形式多種多樣,這種局面嚴(yán)重浪費(fèi)了資源, 對(duì)檔案信息資源的利用帶來不利的影響。隨著工程管理標(biāo)準(zhǔn)的提升,檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也在提高。工程檔案記錄著工程建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容,所以工程檔案具有非常重要的作用,所以有必要不斷提升工程檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。

        由于網(wǎng)絡(luò)的普及率在逐漸提高,工程檔案管理要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì),充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用,檔案資源可以被充分的挖掘并利用起來。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的開發(fā),檔案信息的儲(chǔ)存量會(huì)擴(kuò)大, 檔案信息的質(zhì)量會(huì)提高,檔案信息的結(jié)構(gòu)也會(huì)發(fā)生變化,可以讓檔案信息資源發(fā)揮更大的作用。

        2 當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

        2.1 建設(shè)工程檔案管理的信息化建設(shè)思想認(rèn)識(shí)不足。

        建設(shè)工程檔案管理采用信息化的方式可以消除傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案管理中存在的缺陷,因此有必要在建設(shè)工程檔案管理中推廣信息技術(shù),建設(shè)工程檔案管理部門需要有這方面的意識(shí)。但是部分工程檔案管理部門沒有意識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì),還在持有懷疑態(tài)度,在建設(shè)工程檔案管理的管理中不注重信息化建設(shè),影響到建設(shè)工程檔案管理的發(fā)展,檔案信息化發(fā)展受到了制約,建設(shè)工程檔案管理信息化難以得到發(fā)展。

        2.2 建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)存在資金投入不足的現(xiàn)狀

        部分地方的建設(shè)工程檔案管理沒有全面實(shí)現(xiàn)信息化,主要是由于信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施沒有保證資金的投入,發(fā)展存在滯后現(xiàn)象。由于各地的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在差異,建設(shè)工程檔案管理的信息化發(fā)展存在不平衡現(xiàn)象,部分地方的建設(shè)工程檔案管理存在信息化投入不足的現(xiàn)狀,建設(shè)工程檔案管理的信息化受到了限約。部分建設(shè)工程檔案管理機(jī)構(gòu)雖然引進(jìn)了先進(jìn)的硬件設(shè)備,但是由于技術(shù)力量的制約,建設(shè)工程檔案管理平臺(tái)沒有建立趕來,信息化建設(shè)受到影響。另外在檔案信息化的實(shí)施中,軟件平臺(tái)的存在局限性,檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享,造成了資源的浪費(fèi)。

        3 如何提升建設(shè)工程檔案管理的信息化建設(shè)

        3.1 建立檔案信息管理應(yīng)用平臺(tái)

        建設(shè)工程檔案管理工作的重點(diǎn)是效率和質(zhì)量,建設(shè)工程檔案管理關(guān)系到建設(shè)工程管理的效果,所以建設(shè)工程檔案管理的不能發(fā)生任何差錯(cuò),所以保證建設(shè)工程檔案管理的質(zhì)量和效率是信息化建設(shè)的重點(diǎn)。為了實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理,要借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享,實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞,有利于實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。所以建設(shè)工程檔案的管理部門要結(jié)合建設(shè)工程檔案管理的核心作用,發(fā)揮信息技術(shù)的推動(dòng)作用,提升建設(shè)工程檔案管理的質(zhì)量。此外,要注意消除信息孤島的不利局面,依托檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái),注重建設(shè)工程檔案管理數(shù)據(jù)的開發(fā)。檔案管理機(jī)構(gòu)要不斷完善檔案數(shù)據(jù),發(fā)揮信息大數(shù)據(jù)的作用。

        3.2 要注重建設(shè)工程檔案管理軟件的開發(fā)

        建設(shè)工程檔案管理機(jī)構(gòu)要注重建設(shè)工程檔案管理軟件的開發(fā)工作,組織技術(shù)力量結(jié)合建設(shè)工程檔案管理的特點(diǎn)完成檔案管理專業(yè)軟件的開發(fā)工作,要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。針對(duì)建設(shè)工程檔案管理,要配置相關(guān)的信息化設(shè)備和軟件,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前, 網(wǎng)絡(luò)的普及率在逐漸提高,工程檔案管理要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì),充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用,檔案資源可以被充分的挖掘并利用起來。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的開發(fā),檔案信息的儲(chǔ)存量會(huì)擴(kuò)大, 檔案信息的質(zhì)量會(huì)提高,檔案信息的結(jié)構(gòu)也會(huì)發(fā)生變化,可以讓檔案信息資源發(fā)揮更大的作用。此外,要保證工程檔案管理的信息化,要注重工程檔案管理信息系統(tǒng)的研發(fā),結(jié)合工程管理的特點(diǎn),開發(fā)有關(guān)工程檔案管理的應(yīng)用平臺(tái)。

        3.3 要注重建設(shè)工程檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

        檔案管理部門要建立和檔案信息化管理相關(guān)的培訓(xùn)制度,制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃,可以采取多種形式,比如定向培養(yǎng)、專題培訓(xùn)以及講座等。要注重和同行的技術(shù)交流,注重學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理方法,培養(yǎng)建設(shè)工程檔案信息化管理的人才隊(duì)伍。此外,檔案管理機(jī)構(gòu)要注重檔案管理人員的管理,檔案管理人員要具備計(jì)算機(jī)操作能力。檔案管理機(jī)構(gòu)要注重信息化建設(shè)技術(shù)人才的培養(yǎng),建立技術(shù)過硬的建設(shè)工程檔案管理技術(shù)服務(wù)團(tuán)隊(duì),在研發(fā)建設(shè)工程檔案管理應(yīng)用軟件的同時(shí),保證檔案網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

        3.4 加強(qiáng)信息的安全性

        在建設(shè)工程檔案管理的信息化管理中,要有安全意識(shí)。要保證檔案的信息安全。信息安全是檔案管理的重點(diǎn),所以信息安全要注重消除漏洞。要針對(duì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行特點(diǎn)采用必要的防控措施,比如實(shí)施網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限控制,信息審查,強(qiáng)化網(wǎng)站的系統(tǒng)維護(hù),消除系統(tǒng)安全漏洞等。信息系統(tǒng)要采取主動(dòng)的防護(hù)措施,防止檔案信息內(nèi)泄秘。信息安全還要有專業(yè)化的技術(shù)力量作為保證。由于信息技術(shù)在快速發(fā)展,技術(shù)的專業(yè)化程度高,所以為了保證系統(tǒng)的安全性,除了要加強(qiáng)自身防控能力,還要借助外部技術(shù)力量,通過專業(yè)化的信息安全管理,提升整體的安全防控能力。

        3.5 檔案管理和信息技術(shù)的融合

        在建設(shè)工程檔案管理的信息化實(shí)施中,要結(jié)合建設(shè)工程檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),提升檔管理的信息化水平。建設(shè)工程檔案管理要構(gòu)建大數(shù)據(jù)的平臺(tái),開發(fā)和利用和建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)。借助信息技術(shù)挖掘數(shù)據(jù)潛在的信息,將建設(shè)工程檔案管理的功能充分體現(xiàn)出來。檔案管理機(jī)構(gòu)要掌握建設(shè)工程的施工情況,為施工管理提供依據(jù),從而有利于提高檔案管理的作用。

        4 結(jié)束語

        由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展,建設(shè)工程檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化,但是在信息化的發(fā)展中還依然存在多方面的問題,還需要不斷完善建設(shè)工程檔案管理的信息化建設(shè),提高建設(shè)工程檔案管理的服務(wù)水平。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]羅文玲,吳曉婷. 基于AHP 的檔案信息化評(píng)價(jià)方法研究[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊,2015(4):105-106.

        [3]張光軍.芻議如何實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2016(3):121.

        [4]張伊凡.建造一座檔案信息化“大廈”[N].中國(guó)檔案報(bào),2016-7-26(4).

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