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        試論疾控中心檔案管理現(xiàn)存問題及有效應(yīng)對(duì)

        2018-11-01 10:28:10唐劍
        健康大視野 2018年14期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)存問題應(yīng)對(duì)策略檔案管理

        唐劍

        【摘 要】 在疾控中心運(yùn)營管理中,不論是監(jiān)測(cè)疾病還是防治疾病都會(huì)留下許多的數(shù)據(jù)、資料,只有對(duì)這些檔案資料進(jìn)行有效管理,才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源地最大化利用,進(jìn)而流行疫情和病情地預(yù)防提供依據(jù)。因此,本文結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),就疾控中心檔案管理現(xiàn)存的主要問題展開了簡(jiǎn)要論述,并針對(duì)存在的問題提出了有效的應(yīng)對(duì)措施,旨能為同行業(yè)者起到參考價(jià)值。

        【關(guān)鍵詞】 檔案管理;疾控中心;現(xiàn)存問題;應(yīng)對(duì)策略

        【中圖分類號(hào)】R197.324

        【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】

        A 【文章編號(hào)】1005-0019(2018)14-284-01

        前言

        疾控中心是維護(hù)廣大民眾生命健康的重要組織機(jī)構(gòu),做好疾控中心的檔案管理工作,既有助于其他部門工作的順利開展,又有助于提高疾控中心各項(xiàng)工作的管理水平[1]。特別是伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)與醫(yī)療事業(yè)地持續(xù)發(fā)展,疾控中心所需要肩負(fù)的責(zé)任及任務(wù)將會(huì)更加重大。但是,從整體情況來看,不少疾控中心的檔案管理工作都有著一些問題,需要著手進(jìn)行改進(jìn)。

        一、疾控中心檔案管理現(xiàn)存的主要問題

        (一)缺乏足夠的重視。

        部分疾控中心的領(lǐng)導(dǎo),單純地認(rèn)為,檔案管理工作就只是將一年內(nèi)的資料整理、收集起來,后送至檔案室進(jìn)行存放,對(duì)于怎樣調(diào)閱和管理檔案等沒有整體思路,沒能清晰地認(rèn)識(shí)到檔案管理。這就使得整個(gè)疾病控制中心的檔案管理意識(shí)都存在不足,導(dǎo)致檔案管理部門在疾病控制中心內(nèi)處在較為邊緣的位置。

        (二)管理人員素質(zhì)不高。

        領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視,自然會(huì)使得管理上存在很多縫隙,因多方面影響的影響,不少疾控中心在檔案管理崗位配置上較為隨意,很多都是非醫(yī)療專業(yè)、沒有技術(shù)特長且文化水平有限的人。然而,實(shí)際上疾控中心的檔案管理種類比較多,比如,文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等,而這些檔案的歸檔、整理,工作量是比較大的[2]。再加上,如今各行各業(yè)都在積極推進(jìn)信息化建設(shè),這無疑為檔案管理人員提出了更新的要求,若是管理人員素質(zhì)不能改變,則無法將檔案管理的作用有效發(fā)揮出來。

        (三)信息化建設(shè)稍顯滯后。

        隨著邁入到信息化時(shí)代,各行各業(yè)都將檔案管理信息化建設(shè),作為自身的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。然而,由于疾控中心在檔案管理上所投入的較少,許多檔案管理還停留于紙質(zhì),使得人工檢索的情況仍較普遍,業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)顯得滯后。

        二、應(yīng)對(duì)策略

        (一)建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制并嚴(yán)格層級(jí)管理。

        一個(gè)疾控中心的檔案管理是否有效,事關(guān)當(dāng)?shù)氐募膊☆A(yù)防與控制,關(guān)乎著廣大群眾的生命安全,一定要給予高度的重視。而通過領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制地建立,則能使各項(xiàng)責(zé)任具體化,使各項(xiàng)應(yīng)有的設(shè)備設(shè)施得到保障,從而確保數(shù)據(jù)的處理和管理應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。此外,領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制地落實(shí),是從大方向上規(guī)范管理工作,具體落實(shí)還要依靠各級(jí)員工的共同出力,因此,疾控中心須實(shí)施嚴(yán)格的層級(jí)管理制度,做到層層監(jiān)督、層層管理,使工作中出現(xiàn)懈怠、失誤的情況得以有效控制,將整個(gè)檔案管理工作向規(guī)范化、體系化進(jìn)行推動(dòng)。

        (二)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

        上述也說到,在信息化時(shí)代背景下,檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)之一,就是信息化建設(shè)。因此,疾控中心為了迎合時(shí)代的發(fā)展需要,提高管理效率,應(yīng)充分重視檔案管理信息化建設(shè),根據(jù)自身具體情況適當(dāng)增加信息化建設(shè)的投資,做好信息化建設(shè)相關(guān)軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的配套,推動(dòng)業(yè)務(wù)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化,并將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理信息化系統(tǒng)做對(duì)接,從而為疾控中各項(xiàng)工作的有序開展提供更好地支持、配合。

        (三)做好管理人員培訓(xùn)工作。

        在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的環(huán)境下,檔案管理信息化是必由之路,檔案管理的作用也將愈加重要、愈加明顯,檔案管理人員的素質(zhì)也就不能停滯不前。對(duì)疾控中心來講,應(yīng)積極采用多種可行措施,來培養(yǎng)檔案管理人員,比如,邀請(qǐng)上一級(jí)負(fù)責(zé)檔案管理的專業(yè)人員來中心進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn),或是讓檔案人員定期到上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),促使自身業(yè)務(wù)能力得以提升[3]。而除了單位上的培訓(xùn)支持外,檔案人員也應(yīng)加強(qiáng)自學(xué),主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理流程、各類計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息化檔案管理技能。此外,疾控中心還應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理人員的地位與待遇,為他們提供透明的晉升機(jī)會(huì),使檔案管理人員的福利待遇、辦公條件得以改善,從而使其帶著更為良好的精神面貌投入到檔案管理工作中,提高管理的效率。

        結(jié)語

        總之,疾控中心檔案,是我國公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中不可或缺的資源,其能為研究預(yù)防醫(yī)學(xué)、實(shí)行公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、防控策略制定、預(yù)測(cè)疫情提供參考依據(jù)。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源地最大化利用,就需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中現(xiàn)存的一些問題,展開不斷總結(jié),進(jìn)而提出可行的改善策略,實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案的有效管理。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 韓冰.新形勢(shì)下疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(6):152-152.

        [2] 蘇居明,徐東.疾控中心檔案管理質(zhì)量提升對(duì)策的探究[J].中國城鄉(xiāng)企業(yè)衛(wèi)生,2018(6):169-170.

        [3] 高春暉.疾控中心檔案管理工作中的常見問題探析[J].管理觀察,2017(22):147-148.

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