程平　紀(jì)薇

【摘 要】 應(yīng)收管理一直是財務(wù)共享服務(wù)的核心業(yè)務(wù)，雖然近年來財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)收流程管理的優(yōu)化有目共睹，但依舊存在過多人工操作造成的時效長、成本高、錯誤不可控等問題。以A集團(tuán)財務(wù)共享中心應(yīng)收管理為對象，在闡述A集團(tuán)財務(wù)共享中心應(yīng)收管理現(xiàn)狀及其存在的客戶管理偏重事后評價、發(fā)票開具人工成本高與收賬核對時效長等問題的基礎(chǔ)上，引入RPA機(jī)器人流程自動化技術(shù)，對客戶信用評價、發(fā)票自動開具與收款自動對賬等方面進(jìn)行流程優(yōu)化與改進(jìn)，期望研究能夠?yàn)樨攧?wù)共享中心應(yīng)收管理自動化技術(shù)應(yīng)用提供借鑒與參考。

【關(guān)鍵詞】 RPA； 財務(wù)共享中心； 應(yīng)收流程； 流程優(yōu)化

【中圖分類號】 F232；C932 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）15-0153-05

一、引言

當(dāng)前，依托先進(jìn)的信息技術(shù)，財務(wù)共享服務(wù)模式不斷提升企業(yè)財務(wù)管理能力，從多方面提供質(zhì)量管理及決策支持以強(qiáng)化財務(wù)人員的財務(wù)管理職能，但依舊存在管理流程繁瑣、人工成本過高的問題。云計算、電子發(fā)票與會計電子檔案的應(yīng)用，大數(shù)據(jù)、云會計[ 1 ]及人工智能的發(fā)展，推動傳統(tǒng)財務(wù)向共享財務(wù)發(fā)展，也給財務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)化管理帶來了機(jī)遇。2017年6月，全球四大會計師事務(wù)所應(yīng)用智能化技術(shù)先后推出財務(wù)機(jī)器人財務(wù)流程自動化，實(shí)現(xiàn)了RPA（機(jī)器人流程自動化）在財會界的初次應(yīng)用。RPA被業(yè)界譽(yù)為財務(wù)智能化的第一步，將RPA引入財務(wù)共享服務(wù)的核心應(yīng)收賬款處理中，能盡可能地優(yōu)化當(dāng)前流程，對企業(yè)應(yīng)收流程的管理有至關(guān)重要的作用。

財務(wù)共享服務(wù)模式已被眾多企業(yè)采用，其優(yōu)化問題一直是開發(fā)者與使用者關(guān)注的焦點(diǎn)。何瑛等[ 2 ]指出財務(wù)共享服務(wù)是在對公司內(nèi)各流程精簡化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上整合財務(wù)運(yùn)作、再造管理流程的制度安排，針對其財務(wù)流程再造進(jìn)行資金、業(yè)務(wù)的集中共享，體現(xiàn)了流程優(yōu)化對財務(wù)共享中心優(yōu)化的重要性。張瑞君等[ 3 ]以中興通訊十年的財務(wù)共享服務(wù)變革之路為例，探討財務(wù)共享服務(wù)流程再造過程，從組織、技術(shù)、流程、績效考評等維度進(jìn)行了優(yōu)化分析。王志達(dá)[ 4 ]基于目前財務(wù)智能的發(fā)展，結(jié)合財務(wù)共享模式存在的問題，提出利用智能化技術(shù)來優(yōu)化財務(wù)共享模式的新思路，使財務(wù)共享模式對企業(yè)業(yè)財信息流的采集、整合與共享的屬性融合，改善企業(yè)跨部門信息流脫節(jié)的現(xiàn)狀。

綜上所述，現(xiàn)有研究就財務(wù)共享中的流程優(yōu)化多針對業(yè)務(wù)方面的改進(jìn)，鮮有基于RPA技術(shù)對應(yīng)收管理流程自動化的優(yōu)化研究。企業(yè)應(yīng)收管理的流程可靠RPA外掛做集成和自動化優(yōu)化，在不改變企業(yè)原有流程的基礎(chǔ)上對各個系統(tǒng)進(jìn)行整合連接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的深度集成與自動化。鑒于此，本文分析了A集團(tuán)當(dāng)前財務(wù)共享中心應(yīng)收管理的現(xiàn)狀及存在問題，并基于RPA技術(shù)提出了對財務(wù)共享中心應(yīng)收管理的優(yōu)化與改進(jìn)建議。

二、A集團(tuán)財務(wù)共享中心應(yīng)收管理現(xiàn)狀與問題分析

（一）A集團(tuán)財務(wù)共享中心應(yīng)收賬款現(xiàn)狀

A集團(tuán)創(chuàng)建于1950年，原屬交通部直屬四大航務(wù)工程建設(shè)一級施工企業(yè)。2006年，集團(tuán)成為世界500強(qiáng)企業(yè)中國交通建設(shè)股份有限公司的全資子公司，集設(shè)計、施工、資本運(yùn)作于一體，以路橋、港航、鐵路、城市軌道交通、市政工程施工為主業(yè)，是一家多元化經(jīng)營的大型工程建設(shè)企業(yè)。A集團(tuán)于2008年開始財務(wù)共享中心建設(shè)，與浪潮合作并采用浪潮財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用，全面整合企業(yè)的業(yè)務(wù)流、資金流、核算流，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部財務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，有效地提高了企業(yè)的營業(yè)額并節(jié)約了單位成本。歷經(jīng)十年的財務(wù)共享服務(wù)探索，A集團(tuán)財務(wù)共享建設(shè)已處于行業(yè)前端，建立了完整的組織框架、健全的工作機(jī)制和具體的內(nèi)部控制實(shí)施方案，取得的經(jīng)驗(yàn)和成績逐漸贏得業(yè)界的認(rèn)可。

A集團(tuán)建立的財務(wù)共享模式應(yīng)收管理流程主要包括發(fā)票開具、應(yīng)收入賬、債權(quán)確認(rèn)、債權(quán)核銷、賬齡分析與檔案歸檔等環(huán)節(jié)。集團(tuán)根據(jù)分子公司業(yè)務(wù)部提出的開票申請，首先出納崗人員需人工打開CRM系統(tǒng)從內(nèi)復(fù)制粘貼相關(guān)數(shù)據(jù)，后由初審崗對金額進(jìn)行人工審核，審核無誤后交付出納崗開具發(fā)票并由總賬FSSC核算崗進(jìn)行應(yīng)收入賬。其次，在出納崗確認(rèn)收款后，由初審崗對金額、單號等信息人工審核對賬，審核通過后進(jìn)行債券核銷。最后，根據(jù)此次客戶的付款信息進(jìn)行賬齡分析，總賬復(fù)核崗進(jìn)行總結(jié)歸檔。A集團(tuán)財務(wù)共享中心應(yīng)收管理流程如圖1所示。

（二）A集團(tuán)財務(wù)共享中心應(yīng)收賬款問題分析

1.偏重事后評價，未建立客戶事前信用評估機(jī)制

控制收款風(fēng)險是企業(yè)施行應(yīng)收管理的一大重要目標(biāo)，因此針對客戶的信用管理非常重要。目前A集團(tuán)只存在“向下”信用管理，即對承包商、供貨商等下行對象的信用考核，并未對客戶施行“向上”的信用管理。其針對客戶的信息管理僅是收到款項(xiàng)并完成銷售發(fā)票與收款回單的審核后，由資金系統(tǒng)自動核銷客戶債權(quán)信息并根據(jù)各個公司會計政策的不同出具按年或按月的賬齡分析表實(shí)現(xiàn)檔案歸檔。這種僅事后分析沒有事前審查的管理方式缺乏對應(yīng)收賬款收回風(fēng)險的控制管理，容易造成呆賬或壞賬的發(fā)生。

2.跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法自動采集，交接數(shù)據(jù)需要人工操作

在A集團(tuán)中，當(dāng)用戶提出開票申請后公司的會計人員從CRM系統(tǒng)中的客戶驗(yàn)工計量單、客戶轉(zhuǎn)賬通知單以及相關(guān)合同協(xié)議書中復(fù)制粘貼相關(guān)開票數(shù)據(jù)后交予初審部門進(jìn)行審核，初審部門人工審核無誤后開具相應(yīng)發(fā)票。這種通過人工移除、復(fù)制、粘貼、提取、合并的方式實(shí)現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)從一個系統(tǒng)到另一個系統(tǒng)的跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，不僅效率低下，而且在手工操作過程中容易造成數(shù)據(jù)遺漏，其信息不完整且不準(zhǔn)確的潛在性以及操作中解決方案可能出現(xiàn)的分散現(xiàn)象都反映了這是一項(xiàng)低效率且存在誤差的作業(yè)活動。

3.未施行影像管理技術(shù)，信息采集需人工輸入

當(dāng)客戶付款后，依據(jù)收款回單的不同形式有不同處理，出納人員依據(jù)收款詳細(xì)信息對其登賬，若有客戶采用轉(zhuǎn)賬或POS機(jī)等支付方式產(chǎn)生的電子回單，資金管理系統(tǒng)會自動登記收款；采用現(xiàn)金或承兌匯票等沒有電子回單的，則需要出納人員手工錄入信息。鑒于目前電子票據(jù)并未完全普及，大量繁瑣且低效率的紙質(zhì)回單錄入進(jìn)一步造成了企業(yè)人工成本的增加、流程速度的降低與誤差的不可控。收款核銷是應(yīng)收流程中的重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)應(yīng)收賬款的風(fēng)險管控和客戶信用管理至關(guān)重要，企業(yè)若要準(zhǔn)確控制最新的應(yīng)收賬款風(fēng)險，需要財務(wù)人員及時匹配銷售發(fā)票和收款記錄，并清理出未付款客戶。但我國企業(yè)尚未普及將發(fā)票編號等關(guān)鍵信息放入支付指令，加之大多企業(yè)長期習(xí)慣于合并付款，這增加了財務(wù)人員收款核銷的難度，也讓人們普遍認(rèn)為此流程無法自動化，占用了大量人力成本。

由A集團(tuán)財務(wù)共享中心的現(xiàn)狀不難看出，當(dāng)前財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)收流程雖存在一些技術(shù)能令已有數(shù)據(jù)自動生成憑證，但對大量基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的錄入、轉(zhuǎn)移還需要人工操作，在耗費(fèi)人力的同時還不能完全保障輸入數(shù)據(jù)的正確性。同時，由于各信息系統(tǒng)間的跨系統(tǒng)信息集成需要很長的建設(shè)周期，現(xiàn)階段企業(yè)主要手動解決，因此財務(wù)共享中心需要投入大量的人力來處理集中后各類跨系統(tǒng)、跨部門的繁重、枯燥且低價值的基礎(chǔ)工作，從而難以抽出更多人手從事如戰(zhàn)略決策、內(nèi)部控制等高附加值的工作。若能在數(shù)據(jù)輸入與信息匹配這些繁瑣卻有規(guī)則性的處理活動中有所改進(jìn)，將在很大程度上推動應(yīng)收流程管理的優(yōu)化。

三、基于RPA的財務(wù)共享中心應(yīng)收流程優(yōu)化

目前已有眾多企業(yè)啟用財務(wù)共享中心，通過財務(wù)及人員的集中實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)，統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而優(yōu)化企業(yè)財務(wù)處理。相較于傳統(tǒng)的線下財務(wù)處理方式，財務(wù)共享中心的啟用無疑極大地提高了企業(yè)的效率，但這些企業(yè)的財務(wù)共享中心仍然有提升空間。根據(jù)安永的最新統(tǒng)計結(jié)果，當(dāng)前有企業(yè)已經(jīng)開始利用RPA技術(shù)自動化財務(wù)、稅務(wù)或者業(yè)務(wù)的一些流程，通過擴(kuò)大對不同金融系統(tǒng)和軟件應(yīng)用程序的整合大大減少手工操作時間。

RPA（Robotic Process Automation）是基于計算機(jī)編碼以及基于規(guī)則的軟件，通過執(zhí)行重復(fù)的基于規(guī)則的任務(wù)將手工活動進(jìn)行自動化的一種技術(shù)。RPA業(yè)務(wù)對象涵蓋共享服務(wù)中心主管及業(yè)務(wù)流程外包合同的管理人員，這兩類對象擁有客戶系統(tǒng)眾多的共性，且系統(tǒng)深度集成與自動化程度低，可靠RPA外掛做集成和自動化，通過流程自動機(jī)器人和共享中心系統(tǒng)的相互協(xié)助，進(jìn)一步提升共享中心的效率和準(zhǔn)確性。同時，RPA技術(shù)也可以對企業(yè)原有系統(tǒng)之間存在的差異化問題進(jìn)行協(xié)調(diào)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的對接，幫助解決技術(shù)系統(tǒng)之外的溝通問題，使企業(yè)的財務(wù)流程處理更加透明與便捷。除RPA帶來的效率提升，其成本效益與施行可行性也非?？捎^?？紤]到RPA不需要存儲任何交易數(shù)據(jù)也不需要數(shù)據(jù)庫，相較于BPMN模型程序包，RPA方案不需要軟件接口配置的編程技能，僅僅通過拖動、刪除和連接圖標(biāo)就可實(shí)現(xiàn)。

當(dāng)前大多企業(yè)應(yīng)收環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)錄入都需要手動操作，存在一些長期被企業(yè)默認(rèn)為人工處理的環(huán)節(jié)，如發(fā)票開具、票據(jù)識別與供應(yīng)商數(shù)據(jù)處理等。而RPA技術(shù)能夠針對這些重復(fù)性大、認(rèn)知需求低、多系統(tǒng)訪問及誤差不可控的規(guī)則性數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，其在業(yè)務(wù)流程自動化方面的優(yōu)勢突出且技術(shù)相對成熟，可以針對業(yè)務(wù)流程自動化實(shí)現(xiàn)短平快的開發(fā)和應(yīng)用。同時，其侵入性低，不用改變原有的業(yè)務(wù)和技術(shù)架構(gòu)，只需要將企業(yè)內(nèi)外部不同的系統(tǒng)連接起來，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目的。

針對財務(wù)共享中心應(yīng)收管理的優(yōu)化，需先對其流程進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化處理，以便進(jìn)一步利用RPA對可行性環(huán)節(jié)進(jìn)行流程優(yōu)化。財務(wù)共享中心應(yīng)收管理的優(yōu)化，需要創(chuàng)立一個應(yīng)收共享方案，建立從客戶管理→開票→核銷→應(yīng)收賬款管理的完整閉環(huán)，完整且規(guī)范化的流程可為RPA自動化處理建立基礎(chǔ)環(huán)境，并更有利于財務(wù)共享中心跨系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)在共享中心對關(guān)鍵控制點(diǎn)的集中管控。因此，必須就共享中心和本地財務(wù)、業(yè)務(wù)涉及的客戶管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、訂單到結(jié)算管理系統(tǒng)與應(yīng)收管理系統(tǒng)的處理梳理清晰，如圖2所示?；贏集團(tuán)現(xiàn)行應(yīng)收管理流程與圖2所示的新閉合流程的RPA財務(wù)共享中心應(yīng)收流程優(yōu)化研究如圖3所示。

（一）通過財務(wù)共享中心建立客戶信用體系，實(shí)時監(jiān)管收款風(fēng)險

企業(yè)應(yīng)收管理的目的之一是最大限度銷售產(chǎn)品，達(dá)到銷售額的最大化；其次是最大限度控制風(fēng)險，將呆賬、壞賬控制在最低限度。若A集團(tuán)針對客戶的經(jīng)營數(shù)據(jù)、賬齡還款數(shù)據(jù)、違法合規(guī)等信息建立客戶信用體系進(jìn)行事前評價，則可對收款風(fēng)險進(jìn)行有效監(jiān)控。在RPA技術(shù)下，機(jī)器人通過后臺在CRM系統(tǒng)中獲得客戶信息并實(shí)現(xiàn)客戶的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，對客戶名稱、稅號、銀行賬號、開戶行等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一化管理。在已建立的主數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，F(xiàn)SSC的CRM系統(tǒng)還能夠依據(jù)企業(yè)的賬期管理分解項(xiàng)目指標(biāo)，依靠預(yù)先設(shè)置的關(guān)聯(lián)規(guī)則算法進(jìn)行客戶評分的自動測算，若測算結(jié)果出現(xiàn)異常狀況，機(jī)器人會識別出客戶的異常信息，如負(fù)債比率過高、企業(yè)賬期過長、虛假業(yè)績數(shù)據(jù)等，隨后發(fā)出預(yù)警并自動將不符合的客戶篩選出來，謹(jǐn)慎選擇與此類客戶的合作。并以此根據(jù)每個客戶的債款償還能力進(jìn)行分析，以便對每個客戶的付款期進(jìn)行設(shè)置，實(shí)現(xiàn)自動和人工催收管理，最終達(dá)到企業(yè)應(yīng)收管理的收款時效最優(yōu)化、壞賬風(fēng)險可控化。具體如表1所示。

（二）跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動采集，實(shí)現(xiàn)自動開票

企業(yè)應(yīng)收流程起源于業(yè)務(wù)部的合同簽訂，簽訂合同之前由財務(wù)共享中心的CRM系統(tǒng)（客戶關(guān)系管理）收集采購信息，并對前期已有客戶數(shù)據(jù)的信用管理中心進(jìn)行賬齡分析和信用審核，決定是否接受訂單。CRM系統(tǒng)著重維護(hù)信息完整，針對客戶數(shù)據(jù)的新建、更新與注銷，售出商品數(shù)據(jù)的價格與折扣以及保存部分客戶對個別發(fā)票和結(jié)算的特殊要求（如合并付款、分開發(fā)票等）進(jìn)行信息存儲與分析。RPA技術(shù)下機(jī)器人可在后臺同步更新并直接提取CRM系統(tǒng)信息，不再需要財務(wù)人員進(jìn)入CRM系統(tǒng)手動提取。合同中含有訂單信息與客戶稅務(wù)信息等重要數(shù)據(jù)，當(dāng)市場人員提供合同訂單后，系統(tǒng)開始通過影像掃描、識別的方法來記錄其中的關(guān)鍵信息，將合同信息數(shù)據(jù)化，通過計劃任務(wù)方式從SAP等ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出待開票數(shù)據(jù)至平臺接口服務(wù)，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)支持自動開票。在開票過程中，開票系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合并拆分功能，進(jìn)行按銷售套開票、折扣處理、作廢、沖紅處理以及發(fā)票號碼回寫等基本開票項(xiàng)目；業(yè)務(wù)部對已有信息進(jìn)行真實(shí)性確認(rèn)，確認(rèn)后將已生成的增值稅發(fā)票預(yù)覽傳送至初審崗系統(tǒng)以進(jìn)行對賬審核；初審崗再次匹配CRM系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行對賬，對賬確認(rèn)后交由領(lǐng)導(dǎo)審批、總賬崗復(fù)核，最終自動生成發(fā)票憑證。具體如表2所示。

（三）采用影像管理技術(shù)，智能采集、傳輸數(shù)據(jù)后自動對賬

影像管理系統(tǒng)通過控制不同的高速掃描儀對各種原始憑證、發(fā)票、報賬單、合同等會計資料進(jìn)行影像掃描、圖像處理、條碼識別、發(fā)票O(jiān)CR識別等。當(dāng)出納崗收到賬款后將收款回單交至FSSC初審崗位進(jìn)行影像掃描，無論對方采取現(xiàn)金、匯款或支票等何種付款方式，其電子回單或紙質(zhì)回單都統(tǒng)一采用ORC掃描自動識別回單數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)下沉至數(shù)據(jù)庫。初審掃描通過后自動匹配收款電子回單數(shù)據(jù)和前期的發(fā)票數(shù)據(jù)，機(jī)器人根據(jù)內(nèi)置邏輯判斷函數(shù)，自動匹配付款客戶名稱、付款客戶賬戶與已開發(fā)票、金額，若發(fā)生差異則會基于預(yù)先設(shè)定的各不一致情況的異常處理程序?qū)⒔Y(jié)果反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行確認(rèn)；如通過匹配則送至總賬核算崗進(jìn)行憑證生成，最后發(fā)送至復(fù)核崗位生成憑證，實(shí)現(xiàn)自動核銷。具體如表3所示。

四、結(jié)語

本文基于RPA技術(shù)進(jìn)行財務(wù)共享中心應(yīng)收管理研究，引入當(dāng)下財會界備受矚目的RPA技術(shù)對財務(wù)共享中心應(yīng)收流程進(jìn)行優(yōu)化。優(yōu)化過程在保留現(xiàn)行流程的情況下進(jìn)行，通過后臺自動跨系統(tǒng)合作，最終達(dá)到降低施行成本、提升施行質(zhì)量并完善共享中心處理能力的目的。希望通過本文分析能夠?qū)瘓F(tuán)企業(yè)進(jìn)行財務(wù)共享服務(wù)模式下的應(yīng)收賬款管理提供理論指導(dǎo)。

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