王慶豐

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理水平的提升提供了有力支持，但是信息化建設(shè)工作也面臨種種難題，本文通過分析檔案信息化建設(shè)的必要性、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和檔案信息化發(fā)展過程中的問題，提出加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的建議，為有效發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化建設(shè) 數(shù)字化 安全保護(hù)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）10-00-01

國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，在發(fā)展目標(biāo)中明確提出到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，其中對于檔案管理信息化提出：全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升?？梢姡畔⒒ㄔO(shè)已成為當(dāng)今檔案工作發(fā)展的趨勢。不僅國家綜合檔案館，各個檔案室也要加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

檔案保管開發(fā)利用等工作長期以來都是遵循著固定的模式，但是隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各個行業(yè)都開始向信息化發(fā)展，人們對于檔案行業(yè)也提出了新要求，原有的檔案管理理論和模式已很難適應(yīng)新任務(wù)和新環(huán)境下人們的信息需求。

檔案作為信息化時代的重要組成部分，檔案館和檔案室是最有價值的信息資源庫，這就要求檔案工作在收集、保管、保護(hù)和利用手段等方面做出調(diào)整，加快檔案信息化建設(shè)步伐，能夠更好地去適應(yīng)社會發(fā)展的形式。

二、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

由于各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同，各地的信息化建設(shè)速度也存在較大的差距。經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)不僅信息化程度高，而且有的已經(jīng)被評為“全國示范數(shù)字檔案室館”或“全國示范數(shù)字檔案室”，但是大部分地區(qū)信息化建設(shè)才剛剛起步，市級及以上綜合檔案館還算可以，但是縣級綜合檔案館及絕大多數(shù)檔案室基本上只是建立了機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，離檔案管理信息化還有較大的差距。

三、信息化建設(shè)過程中存在的問題

1.對檔案信息化的認(rèn)識不足

隨著國家和地方對檔案信息化的重視，檔案信息化逐步被大家所熟識，但是對于檔案信息化的重要性認(rèn)識還是有些不足，各級國家綜合檔案館的相對較好，但是大多數(shù)檔案室卻不盡人意，多數(shù)檔案管理者對檔案的管理都還基本上停留在對本單位產(chǎn)生的檔案進(jìn)行歸檔管理的層面上，加快檔案信息化建設(shè)更是無從談起。

2.檔案數(shù)字化率較低

檔案信息化建設(shè)的核心是檔案數(shù)字化，對于檔案信息化來說，數(shù)據(jù)就是一切，就是檔案信息化的生命，而檔案數(shù)字化工作就是產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的必要手段。目前，就山東省而言，省檔案館和部分市直檔案館的數(shù)字化率均相對較高，但是也有的地市檔案館的數(shù)字化工作剛剛起步，縣級檔案館和絕大多數(shù)檔案室的數(shù)字化工作很多都還未開始。

3.信息化專業(yè)人員缺乏

目前，許多檔案館，尤其是檔案室信息化專業(yè)人員相當(dāng)匱乏，有的甚至沒有專業(yè)人才。有高素質(zhì)、高水平的信息化人才是檔案室信息化的基礎(chǔ)。這些人才不僅要具備檔案基本知識，還要具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，能熟練操作計(jì)算機(jī)，并掌握數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫管理、圖像處理等方面的知識，更重要的一點(diǎn)是具有適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的能力。但是目前檔案館和檔案室基本上都缺乏專業(yè)人才，與信息化的發(fā)展不相適應(yīng)，嚴(yán)重制約了信息化的發(fā)展。

4.信息化安全保護(hù)技術(shù)不夠完善

信息安全問題一直伴隨著信息化的發(fā)展而存在，檔案信息安全又格外重要。但是目前對于信息化安全保護(hù)的投入還不足，檔案信息安全技術(shù)也還不夠完善，軟硬件技術(shù)都需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

四、對檔案信息化建設(shè)的建議

1.加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識

首先是要提高單位領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識，以便提高他們對檔案信息化建設(shè)的重視，認(rèn)識到檔案信息化對單位各項(xiàng)事業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展的重要性，把檔案信息化建設(shè)提上單位發(fā)展日程，將檔案信息化建設(shè)工作納入重點(diǎn)工作項(xiàng)目，并建章立制，將此項(xiàng)工作列入檔案管理人員的職責(zé)，并定期進(jìn)行考核，切實(shí)將檔案信息化工作切實(shí)落到實(shí)處。

2.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

隨著檔案信息化建設(shè)的開展，對檔案信息化人才的需求也是越來越迫切，人員的要求也是越來越高。單位一方面要加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)人才的引進(jìn)，在人員招考或招聘中要加強(qiáng)對人員的選拔，要側(cè)重專業(yè)符合度。另一方面要加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，有條件的單位可以聘請檔案信息化行業(yè)專家到單位授課，現(xiàn)場講解，條件不允許的可以多選派本單位人員外出參加由中央、省市等綜合檔案部門舉辦的檔案信息化培訓(xùn)，多途徑提高從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)。信息化從業(yè)人員自身也要加強(qiáng)相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高自己的能力，使自己適應(yīng)信息化條件下的檔案工作，積極探索檔案信息化工作的新模式、新方法。

3.加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)

檔案從業(yè)人員要提高他們的安全保密意識，從思想上重視檔案信息安全工作。同時要學(xué)習(xí)檔案安全保護(hù)方面的知識，尤其是數(shù)據(jù)庫安全方面。在數(shù)字化掃描工作中，嚴(yán)格按照工作方案和流程，選擇資質(zhì)較強(qiáng)的公司外包開展此項(xiàng)工作。做好檔案數(shù)字化加工掃描過程中的監(jiān)督、管理、檔案出入庫清點(diǎn)核對、目錄掛接、驗(yàn)收等項(xiàng)工作，確保檔案信息安全和工作質(zhì)量。

總之，檔案信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)復(fù)雜而又艱巨任務(wù)，是一個龐大的系統(tǒng)工程，在檔案信息化建設(shè)過程中會遇到種種難題和挑戰(zhàn)。作為檔案管理人員，我們一定要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，不斷學(xué)習(xí)，創(chuàng)新工作方法，創(chuàng)造性的解決新問題，加快檔案信息化的進(jìn)程。

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