郭淑琴?張浩

摘 要：隨著中國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和改革開放的不斷狀大，檔案管理工作也隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)生著質(zhì)的變化和飛躍，隨著對檔案管理工作要求的提高和利用率的增加，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題逐漸暴露出來。本文對檔案管理的認(rèn)識與檔案隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行了初步探討，并簡要闡述了加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理的重要意義，以計(jì)劃生育檔案管理工作為例對檔案管理隊(duì)伍建設(shè)對策進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；隊(duì)伍建設(shè)；探索；計(jì)劃生育

隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理在現(xiàn)代化管理當(dāng)中起著承上啟下的作用，對檔案管理要有正確的認(rèn)知度，不斷吸收檔案管理的研究成果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)新形勢下的檔案管理工作，培養(yǎng)管理人員的責(zé)任感，從而激發(fā)管理人員的熱情。計(jì)劃生育檔案管理是我國計(jì)劃生育工作的重要材料。但是，由于多方面的原因，我國當(dāng)下的計(jì)劃生育檔案管理中還存在著一些問題，如內(nèi)容虛假、手段落后等等。這些問題的存在都給我國的計(jì)劃生育工作帶來的一定的阻礙。因此，在新時期對于計(jì)劃生育檔案管理的研究是十分有必要的。隨著人口和計(jì)劃生育工作的快速發(fā)展，對人口和計(jì)劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求，加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理，探索新形勢下檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高計(jì)劃生育檔案管理水平，對人口計(jì)生工作順利開展、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會又好又快發(fā)展具有重要的意義。

1 對檔案管理的認(rèn)識

1.1 對檔案管理認(rèn)識的不足

長期以來，許多人們都認(rèn)為，檔案只不過是幾張紙而已，幾個文檔而已，檔案管理工作只是一個可有可無的部門，檔案管理工作只是整理和保管一些過期的文件，或者活動、項(xiàng)目的資料而已，跟歷史有關(guān)，產(chǎn)生的價值不是太大，只是簡單的勞動和保存而已，從而限制了這項(xiàng)工作科學(xué)化、創(chuàng)新化的發(fā)展。在配備檔案管理人員時，好多是一兼多職，檔案管理人員對自已工作也缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，使檔案管理工作嚴(yán)重產(chǎn)生失位的現(xiàn)象，使大量的歷史資料缺失，大量反映重要改革和科研成果歸檔不及時，造成了流失，給后期的管理工作帶來麻煩，甚至?xí)a(chǎn)生重大的事故和損失。

1.2 轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理的認(rèn)識。

做為檔案的管理人員要轉(zhuǎn)變自已的意識，把認(rèn)為檔案管理工作長期存在的工作意義不大這個錯誤的觀念徹底消除掉。加強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)自身對檔案管理工作的重視程度。充分認(rèn)識到檔案管理工作對整體工作良性發(fā)展的重要意義，把提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展并入在總體的重點(diǎn)工作內(nèi)。另一方面還要對檔案工作人員的思想進(jìn)行教育，使其內(nèi)心對檔案管理工作的重要性要認(rèn)可，才能改變工作態(tài)度，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，增強(qiáng)自己的工作責(zé)任感，全身心的投入到工作中去，加強(qiáng)與同行業(yè)的先進(jìn)管理技術(shù)進(jìn)行交流和溝通，吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，豐富自己的專業(yè)素養(yǎng)，從而提高效率，保質(zhì)保量的完成工作任務(wù)。

2 檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

2.1 對檔案管理干部素質(zhì)的基本要求

在檔案的手工管理時代，檔案工作者主要充當(dāng)著檔案保管員的角色，負(fù)責(zé)對檔案的保護(hù)、整理與提供訪問文件的作用。但在，在當(dāng)前的檔案信息化條件下，檔案工作者必須盡快進(jìn)行新的角色定位，努力提高自身素養(yǎng)，以適應(yīng)新的工作環(huán)境。只有這樣，才能向社會提供高素質(zhì)的檔案信息與知識服務(wù)的文件。檔案管理人員的業(yè)務(wù)涉及面廣，首先要有溝通能力，檔案管理人員要和本單位的所有部門人員打交道，要使自已的工作順利進(jìn)行，要協(xié)調(diào)溝通爭取各方面的支持，其次是綜合文字能力，檔案管理工作相當(dāng)一部分直接與文字打交道，要有較強(qiáng)的文字綜合概括能力和文稿寫作能力，再次是綜合管理能力，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)信息和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的手工操作，對檔案管理隊(duì)伍熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)知識進(jìn)行數(shù)字化信息服務(wù)，對檔案管理隊(duì)伍提出了更高的要求。管理人員是計(jì)劃生育檔案管理工作好壞的最終決定者。所以，在新形勢下，必須要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，從而使得工作人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平。

2.2 以計(jì)劃生育檔案管理工作為例談檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的提升途徑

1）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法。要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。首先要全面普查案卷。一般的計(jì)生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重復(fù)或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。其次要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。最后要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。其中，還要重要的一點(diǎn)是規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。

2）分認(rèn)識人口計(jì)生檔案在人口計(jì)劃生育工作中的重要作用，把人口計(jì)生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規(guī)、科技服務(wù)、計(jì)劃生育協(xié)會等人口計(jì)劃生育業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，納入主要議事日程，給予必要的投人，解決所需經(jīng)費(fèi)，為檔案工作改善環(huán)境創(chuàng)造良好的條件。各級人口計(jì)劃生育部門檔案管理人員要更新觀念，從人口計(jì)劃生育工作法制化、規(guī)范化、制度化的高度出發(fā)，做好人口計(jì)生檔案管理工作。

3）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。大部分單位計(jì)生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，影響檔案管理水平的提高。為此，必須做好以下幾點(diǎn)：

（1）重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。信息時代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力在提高全面素質(zhì)上下功夫。

（2）重視檔案人員的在職培訓(xùn)。要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。在實(shí)施教育培訓(xùn)時，要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式，突出針對性和實(shí)用性，在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，針對不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。

（3）合理調(diào)配人才。優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結(jié)構(gòu)，并使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，利于整體效能的發(fā)揮。

3 結(jié)語

檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，就是以人為本，依靠高素質(zhì)的人才推動檔案工作的發(fā)展，面對檔案管理工作方式的改革和信息服務(wù)的多樣化，全面提升檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，建立復(fù)合型人才，促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)性發(fā)展。

參考資料

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