張衛(wèi)平

摘要：物資管理信息化系統(tǒng)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的前提下不斷推廣，本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院物資管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，探討了信息化系統(tǒng)在醫(yī)院物資管理工作中的有效應(yīng)用，確保醫(yī)院物資管理工作質(zhì)量的不斷提高。信息化系統(tǒng)的完善，不僅有利于醫(yī)院有效應(yīng)用信息化系統(tǒng)，提高醫(yī)院物資管理工作效率，而且可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資管理工作效益最大化，推動(dòng)醫(yī)院物資管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：物資管理信息化系統(tǒng)；醫(yī)院管理；應(yīng)用

一、物資管理信息化系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

根據(jù)物資管理的要求，物資管理信息化系統(tǒng)的總體目標(biāo)包括：

1.構(gòu)建以“需求管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理”為核心的物資管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全院范圍內(nèi)的跨科室的協(xié)同工作。

2.實(shí)現(xiàn)庫(kù)存物資的數(shù)據(jù)共享及跨科室實(shí)時(shí)查詢與監(jiān)控。

3.實(shí)現(xiàn)全院的物資采購(gòu)管理，對(duì)各科室的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行有效監(jiān)控。

4.構(gòu)建供應(yīng)商管理體系，通過(guò)查詢供應(yīng)商資質(zhì)、供應(yīng)商交易歷史與供應(yīng)商評(píng)估，幫助采購(gòu)人員選擇最佳供應(yīng)商。

5.實(shí)現(xiàn)全院信息共享，能夠按照各類單據(jù)的執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

6.建立全院物流報(bào)表體系，實(shí)現(xiàn)全院范圍內(nèi)的跨科室報(bào)表查詢。

7.實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，包括：物資采購(gòu)管理系統(tǒng)傳遞到貨入庫(kù)信息、出庫(kù)信息及結(jié)算信息至財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步。

二、物流業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院存在多個(gè)物資管理科室，分別使用不同軟件，不同版本的管理系統(tǒng)，用于管理物資的出入庫(kù)，管理中存在較多的不規(guī)范，不符合醫(yī)院內(nèi)部控制管理的要求。

使用基于B/S平臺(tái)架構(gòu)的醫(yī)院HRP系統(tǒng)，其中物流管理信息系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)科室需求計(jì)化管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、低值易耗品管理、高值耗材管理、報(bào)表生成、綜合查詢分析、自動(dòng)預(yù)警等功能，完全覆蓋了醫(yī)院的物流各個(gè)流通環(huán)節(jié)，為醫(yī)院建立完善的物流管理體系提供強(qiáng)有力的支持。

三、供應(yīng)商管理

1.管理現(xiàn)狀

供應(yīng)商資質(zhì)等信息保管、高值耗材等通過(guò)招標(biāo)方式確定的耗材的招標(biāo)價(jià)格等均保留在物資管理科室。目前供應(yīng)商證件及招標(biāo)價(jià)格采用手工翻閱和一般的電子表格管理，同類耗材通常向多家供應(yīng)商采購(gòu)。

2.存在問(wèn)題分析

所有的操作都是手工完成。每次采購(gòu)之前都需要靠記憶力或者手工查找的方式核對(duì)耗材的證件效期、供應(yīng)商的證件效期有效性，不僅加大了工作量，還不能保證準(zhǔn)確度，一旦有失誤，后果嚴(yán)重。招標(biāo)目錄價(jià)格也需要人為逐條核對(duì)，不僅增加了工作難度，而且大大降低了工作效率。對(duì)供應(yīng)商尤其是高值耗材的供應(yīng)商準(zhǔn)入沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格管理。

3.解決方案

用物資信息化系統(tǒng)來(lái)管理供應(yīng)商資質(zhì)信息及招投標(biāo)所確定的物資價(jià)格。將耗材的證件信息和供應(yīng)商的證件信息錄入到系統(tǒng)中，并設(shè)置預(yù)警。當(dāng)證件的有效期臨近效期時(shí)，可以由系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)警提示，對(duì)于資質(zhì)過(guò)期的供應(yīng)商直接不允許采購(gòu)。根據(jù)醫(yī)院管理需要使用供應(yīng)商準(zhǔn)人流程管理。

四、采購(gòu)管理

1.管理現(xiàn)狀

將物資采購(gòu)管理進(jìn)行分類。常備庫(kù)存物資由使用科室根據(jù)現(xiàn)存量并結(jié)合歷史使用情況等信息按月編制采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)物資管理科室主任、分管院長(zhǎng)審批后，由采購(gòu)人員通過(guò)電話等方式向供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)；非常備物資由各科室使用時(shí)上報(bào)需求給物資管理科室，經(jīng)物資管理科室主任、分管院長(zhǎng)審批后，由采購(gòu)人員匯總需求組織采購(gòu)。

2.存在問(wèn)題分析

（1）所有采購(gòu)申報(bào)審批均通過(guò)紙質(zhì)單據(jù)傳遞，若遇到領(lǐng)導(dǎo)忙碌，則單據(jù)審批會(huì)耽誤數(shù)日，甚至幾周，無(wú)法保證采購(gòu)效率；

（2）采購(gòu)量只能靠估算。因?yàn)閹?kù)管的庫(kù)存量很難摸清，再加上存在貨物已入庫(kù)或者貨物已發(fā)放至科室，但物資系統(tǒng)上確未能及時(shí)反應(yīng)物資實(shí)際出庫(kù)情況，所以導(dǎo)致庫(kù)存量更加不準(zhǔn)確，這樣庫(kù)管參考來(lái)做的采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量發(fā)生的誤差量會(huì)比較大；

（3）所有的操作都是通過(guò)手工完成，不僅加大了工作量，還不能保證準(zhǔn)確度。

3.解決方案

（1）采購(gòu)審批采取網(wǎng)上審批，即便領(lǐng)導(dǎo)在外出差，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審批；

（2）大量的貨到票未到的情況使用暫估業(yè)務(wù)，形成準(zhǔn)確的入出庫(kù)數(shù)據(jù)，把實(shí)際業(yè)務(wù)反應(yīng)到系統(tǒng)中，有利于做出科學(xué)合理的分析；

（3）各科室及各庫(kù)房可以根據(jù)自身需求，提材料采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由物資管理科室進(jìn)行匯總下訂單，減少了重復(fù)的工作量。

五、庫(kù)存管理

1.管理現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院物資管理為手動(dòng)與系統(tǒng)相結(jié)合，管理中存在較多的不規(guī)范，不符合醫(yī)院內(nèi)部控制管理的要求。由于物資管理科室的庫(kù)房沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，每個(gè)月25號(hào)將本月的出庫(kù)單，需要在具備條件的辦公室進(jìn)行集中錄入，系統(tǒng)操作遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于實(shí)際應(yīng)用，無(wú)法隨時(shí)準(zhǔn)確摸清庫(kù)房實(shí)際庫(kù)存。部分應(yīng)急物資還沒(méi)有來(lái)得及入庫(kù)，就已經(jīng)被科室領(lǐng)走了，造成物資管理不規(guī)范。

2.存在問(wèn)題分析

（1）貨到票未到的物資不做系統(tǒng)入出庫(kù)，只做實(shí)物入出庫(kù)，故庫(kù)存系統(tǒng)不能準(zhǔn)確反映庫(kù)房物資的實(shí)際情況，賬實(shí)不符情況嚴(yán)重；

（2）每月上交到財(cái)務(wù)科室的出庫(kù)報(bào)表也只能反映當(dāng)月發(fā)票到達(dá)情況的采購(gòu)訂單，無(wú)法反映科室的實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量；

（3）賬面的入出庫(kù)記錄完全沒(méi)有反映科室的實(shí)際領(lǐng)用情況。

3.解決方案

（1）對(duì)貨到票未到的物資進(jìn)行暫估入庫(kù)處理，以暫估價(jià)進(jìn)行入庫(kù)。保證庫(kù)存物資和物流賬面庫(kù)存一致。發(fā)票到后系統(tǒng)生成單到補(bǔ)差單，保證財(cái)務(wù)賬物資采購(gòu)金額與實(shí)際金額一致；

（2）建議盤(pán)點(diǎn)現(xiàn)有庫(kù)存物資，確定進(jìn)貨單價(jià)。后續(xù)出庫(kù)時(shí)采用先進(jìn)先出法，確定出庫(kù)單價(jià)。如有特殊情況，使用單個(gè)計(jì)價(jià)法確定出庫(kù)單價(jià)；

（3）出入庫(kù)使用條碼掃描，減少工作量及失誤率，提升工作效率。

六、存貨核算

1.管理現(xiàn)狀

目前業(yè)務(wù)科室只應(yīng)用非?；镜拇尕浐怂銉?nèi)容，如先進(jìn)先出法進(jìn)行物資發(fā)放，通過(guò)等待發(fā)票到來(lái)再入庫(kù)的方法保證入庫(kù)單和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致；財(cái)務(wù)單據(jù)由手工生成。報(bào)賬流程為：月末物資會(huì)計(jì)將本月入庫(kù)單匯總表、各科室領(lǐng)用的匯總表和發(fā)票一同報(bào)送到財(cái)務(wù)科室，作為財(cái)務(wù)科室記賬憑證。

2.存在問(wèn)題分析

（1）采購(gòu)付款票據(jù)整理完成后，需手工記賬，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，出錯(cuò)幾率較大；

（2）科室領(lǐng)用數(shù)據(jù)只有在發(fā)票到后才計(jì)入科室成本，無(wú)法準(zhǔn)確反映科室物資實(shí)際消耗數(shù)量。

3.解決方案

（1）通過(guò)物流管理系統(tǒng)，使用存貨核算模塊，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)記賬憑證，財(cái)務(wù)科室只需核對(duì)憑證即可，大大減輕工作量；

（2）使用暫估業(yè)務(wù)處理貨到票未到的物資，進(jìn)行暫估入庫(kù)出庫(kù)處理，防止票未到而科室已領(lǐng)用的物資無(wú)法計(jì)人科室成本，導(dǎo)致科室物資消耗數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問(wèn)題。系統(tǒng)提供查詢下月發(fā)票收到后各科室實(shí)際領(lǐng)用金額差異，在下月科室績(jī)效獎(jiǎng)金計(jì)算時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。

醫(yī)院物資管理通過(guò)信息化系統(tǒng)的不斷完善，不但可以提高醫(yī)院物資管理工作效率，而且可以合理控制醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資管理工作效益最大化，推動(dòng)醫(yī)院物資管理的精細(xì)化、現(xiàn)代化。