劉磊

摘 要：當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理工作中存在著諸多問(wèn)題，影響了新時(shí)期人事檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展及對(duì)企業(yè)管理工作發(fā)揮其應(yīng)有作用。一般來(lái)說(shuō)，很多單位對(duì)于人事檔案管理的觀念比較淡薄，存在著主觀上輕視人事檔案管理的現(xiàn)象，由此帶來(lái)人事檔案管理混亂、責(zé)任不明確且人事檔案利用率低的問(wèn)題，對(duì)于調(diào)動(dòng)員工的工作積極性、通過(guò)人事檔案的特殊屬性提升員工工作效率的可能性化為烏有。本文就新時(shí)期人事檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)和相關(guān)對(duì)策進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；發(fā)展趨勢(shì)；有效對(duì)策

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

新世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平以及科技發(fā)展水平都得到了極大的提升，而人作為發(fā)展的關(guān)鍵要素之一，如何科學(xué)合理的分配任務(wù)和崗位成為推動(dòng)發(fā)展不可或缺的一部分。為此，人事檔案管理也逐漸的走到了臺(tái)面上來(lái)，被越來(lái)越多的學(xué)者和專家重視、研究。在學(xué)術(shù)界已有不少的研究人員對(duì)人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)行了研究，對(duì)其在發(fā)展中出現(xiàn)的問(wèn)題以及如何將其信息化、高效化等不同層面進(jìn)行了相關(guān)的研究。從流通到市面上的相關(guān)資料來(lái)看，現(xiàn)有的人事檔案管理制度有著不少的漏洞需要完善。例如，在人事檔案的管理研究中，僅僅以國(guó)人為研究對(duì)象，而缺乏國(guó)外人事檔案管理的相關(guān)研究，還有部分的研究則特殊性較強(qiáng)，缺乏普遍性，沒(méi)有得出具有推廣意義的相關(guān)結(jié)論。這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重阻礙了我國(guó)人力資源管理體制的快速發(fā)展，為有效解決以上問(wèn)題，提高人力資源管理水平，不斷提升人事檔案管理效率，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、新時(shí)期人事檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，舊的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足發(fā)展要求，人事檔案管理改革勢(shì)在必行，人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)主要體現(xiàn)在以下三個(gè)大的方面：

（一）人事檔案信息化管理的不斷發(fā)展

我國(guó)人事檔案信息化管理存在諸多弊端，未來(lái)的發(fā)展必須抓住信息化管理這一方針，從檔案收集、歸檔和利用等均改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式，實(shí)行電子化運(yùn)行，統(tǒng)籌規(guī)劃，清楚自身存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，建立全面的信息化管理系統(tǒng)，人事檔案管理的信息化裝備水平一定會(huì)越來(lái)越高，這也是人事檔案管理發(fā)展的不懈目標(biāo)。

（二）人事檔案管理“三化”發(fā)展，即專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作人員很大程度上不能兼具政治可靠與專業(yè)素質(zhì)，而前者往往又在人員任免過(guò)程中扮演著重要的角色。新時(shí)期的人事檔案管理必然要突出專業(yè)化趨勢(shì)，不斷提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，改進(jìn)人事檔案管理的專業(yè)化水平。信息化社會(huì)對(duì)于人事檔案管理工作人員的文化素質(zhì)、科學(xué)技術(shù)素質(zhì)和檔案管理專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求，不斷提升管理人員的專業(yè)性，通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和嚴(yán)抓人才聘任環(huán)節(jié)來(lái)構(gòu)建高水平人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍顯得刻不容緩。標(biāo)準(zhǔn)化是人事檔案管理信息化發(fā)展的必由之路，是進(jìn)一步發(fā)展檔案管理數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)等的核心問(wèn)題；規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，目的是要改變現(xiàn)有檔案書(shū)寫(xiě)管理不規(guī)范、裝訂不整齊、用料不統(tǒng)一等問(wèn)題，這需要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)約束。

（三）新時(shí)期人事檔案管理的制度化趨勢(shì)

制度化是推進(jìn)新時(shí)期人事檔案管理工作快速發(fā)展的另一條不容忽視的生命線，當(dāng)前我國(guó)的人事檔案管理主要由具備接收人事檔案資質(zhì)的企事業(yè)單位特別是國(guó)有企事業(yè)單位和社會(huì)人事檔案保管中心兩個(gè)主體承擔(dān)的。前者面對(duì)的是自己的員工，提供免費(fèi)檔案管理服務(wù)；后者則主要面對(duì)社會(huì)流動(dòng)群體，無(wú)論是寄存人事檔案還是轉(zhuǎn)檔都須繳納一定費(fèi)用，這種相對(duì)來(lái)說(shuō)手續(xù)復(fù)雜而又有償?shù)娜耸聶n案管理在一定程度上導(dǎo)致了“棄檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)。相比于西方發(fā)達(dá)國(guó)家人事檔案管理作為政府公共服務(wù)組成部分而提供免費(fèi)的公益服務(wù)，我國(guó)新時(shí)期的人事檔案管理必然要向公益化和制度化方向加強(qiáng)探索，從而有效提升檔案管理的效率。

三、新時(shí)期人事檔案管理的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)人事檔案管理的意識(shí)

面對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作方面存在的不足，我們首先要做的就是從思想上加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。一方面可以做一些人事檔案管理的宣傳工作，讓更多的人對(duì)這項(xiàng)工作有一定的了解。二要普及人事檔案管理工作方面的法律法規(guī)，以便更好地管理人事檔案，使其重要作用和意義發(fā)揮出來(lái)。

（二）不斷提升我國(guó)人事檔案的利用效率

只有讓人事檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，發(fā)掘其本身在人力資源管理和企業(yè)內(nèi)部管理中的價(jià)值才能真正將人事檔案管理工作在新時(shí)期的提升與改進(jìn)落到實(shí)處。這就要求不斷提升人事檔案的利用效率，加強(qiáng)人事檔案對(duì)于工作人員多層次、多方位的信息內(nèi)容的展示，為人事管理提供直觀有效的依據(jù)。同時(shí)要保證人事檔案的及時(shí)更新，處理好人事檔案保管與利用的關(guān)系，確保人事檔案信息的保密性，從而真正促進(jìn)人事檔案在企業(yè)管理中作用的有效發(fā)揮。

（三）改善人事檔案工作的服務(wù)理念

人事檔案管理工作是一個(gè)服務(wù)性的工作，強(qiáng)化人事檔案管理工作的服務(wù)理念也是一項(xiàng)重點(diǎn)工作。一方面，工作人員要主動(dòng)應(yīng)用人事檔案，將傳統(tǒng)的被動(dòng)接收檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)整理。一方面，工作人員在組織服務(wù)工作時(shí)要具備一定的前瞻性，及時(shí)地對(duì)各種信息進(jìn)行分門(mén)別類地整理，以便為后期人事調(diào)動(dòng)和任用干部工作打下基礎(chǔ)，增強(qiáng)便捷性。另一方面，人事檔案管理工作涉及的內(nèi)容很多，在平時(shí)的工作中，要掌握各種信息，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)層詢問(wèn)情況做準(zhǔn)備，提供一定的有效數(shù)據(jù)。

（四）注重人事檔案材料的收集工作，規(guī)范檔案管理

收集人事檔案資料是進(jìn)行人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段干部制度的考核、培訓(xùn)、晉升等會(huì)產(chǎn)生很多材料，給資料檔案收集帶來(lái)難度。因此，人事檔案管理人員必須及時(shí)收集有關(guān)材料，并及時(shí)移交和辦完手續(xù)，保證人事檔案部門(mén)能夠及時(shí)補(bǔ)充和歸檔材料；建立完善的人事檔案管理制度是規(guī)范化管理的有力保證，各單位要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、鑒別、歸檔、以及檔案的日常保管、利用和借閱等，都要制定一套嚴(yán)格的制度，按章辦事。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，我國(guó)人事檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜而重要的工作，只有重視人事檔案管理的發(fā)展，積極研究發(fā)展之路，解決現(xiàn)存的問(wèn)題，才能夠高效的發(fā)揮人力資源的功用，為人們?cè)谕貙挵l(fā)展空間的時(shí)候提供便利的服務(wù)，促進(jìn)人力資源的優(yōu)化配置。

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