李靜 張濤

摘 要：學(xué)生的檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作重要的一部分。它與學(xué)生的在校表現(xiàn)和將來(lái)的畢業(yè)就業(yè)息息相關(guān)，它能夠記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，反映出一個(gè)學(xué)生的能力高低，同時(shí)也是用人單位重點(diǎn)參考的一個(gè)方面，在學(xué)生的就業(yè)方面起著不容忽視的作用。所以，學(xué)生的檔案管理工作的重要性不言而喻。但目前，在中職學(xué)校的檔案管理方面出現(xiàn)了一些問(wèn)題，學(xué)生檔案的管理制度、管理檔案的硬軟件設(shè)施以及檔案管理者的工作技能都迫切需要提升。本研究就對(duì)以上幾點(diǎn)作簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；建議

學(xué)校檔案的管理工作水平是衡量一個(gè)學(xué)校工作能力和教學(xué)水平的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的水平高低與學(xué)生的自身利益有著直接的聯(lián)系。在當(dāng)前激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中，檔案室唯一能夠反映學(xué)生學(xué)習(xí)能力和工作能力的載體，是證明學(xué)生實(shí)力的重要憑證。當(dāng)前在中職學(xué)校面臨著重大的改革，對(duì)于學(xué)生的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)適當(dāng)做出改變，筆者就對(duì)中職檔案的管理辦法提幾點(diǎn)建議。

一、當(dāng)前我國(guó)中職檔案管理出現(xiàn)了亟待解決的問(wèn)題

（一）中職學(xué)校對(duì)檔案管理工作重視程度不夠。很多中職學(xué)校只重視學(xué)校的教學(xué)工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的管理工作在學(xué)校的管理水平中的地位，導(dǎo)致出現(xiàn)“輕檔案，重成績(jī)”的錯(cuò)誤認(rèn)知。學(xué)校的管理者認(rèn)為學(xué)校的檔案管理并不需要那么嚴(yán)格，有的中職學(xué)校甚至沒(méi)有配備專門檔案管理人員，對(duì)學(xué)生檔案的管理沒(méi)有起到應(yīng)盡的責(zé)任，學(xué)校的管理者只重視教學(xué)方面的成績(jī)，卻不注重對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)的記錄，為以后學(xué)生就業(yè)畢業(yè)造成了一定的困難。

（二）檔案管理電子系統(tǒng)不能適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。當(dāng)前中職院校的檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)老舊落后也是限制檔案管理水平的一個(gè)重要因素。有部分中職院校的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案管理的時(shí)代。對(duì)于學(xué)生檔案的記錄僅僅是手工抄寫，一方面這浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，另一方面來(lái)說(shuō)，手工抄寫在出錯(cuò)后難以更改，在后期檔案的查找不方便等都是限制檔案管理水平的重要因素。除此之外，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的中職學(xué)校也存在著一些問(wèn)題。由于學(xué)校在檔案管理方面的資金投入也非常有限，老舊的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法妥善的處理大量學(xué)生的檔案。檔案管理手段的落后對(duì)檔案的管理工作也帶來(lái)了大量較為繁瑣的工作。同時(shí)，學(xué)校在對(duì)于檔案管理的硬件設(shè)施的防護(hù)不到位，部分中職學(xué)校沒(méi)有重視檔案室的通風(fēng)、防潮、防霉、防火，這就為檔案管理埋下極大的安全隱患。總體來(lái)說(shuō)，學(xué)校對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致了檔案管理水平的停滯不前。

（三）中職學(xué)校檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)不高。中職學(xué)校缺乏檔案管理工作人員，并且進(jìn)行檔案管理工作人員的工作能力和工作素質(zhì)低下，導(dǎo)致中職學(xué)校的檔案管理工作水平無(wú)法提高。再者，由于這些中職學(xué)校對(duì)于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致進(jìn)行檔案管理的工作人員對(duì)于工作的責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作對(duì)于學(xué)生和用人單位的重要意義，加重了檔案管理工作規(guī)范性的喪失，使檔案的管理水平難以提升。

二、針對(duì)解決中職檔案管理問(wèn)題提出的幾點(diǎn)建議

（一）完善中職檔案管理制度。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于中職檔案管理工作的重視，加強(qiáng)檔案的管理。政府部門可以組織學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和老師進(jìn)行“加強(qiáng)對(duì)于檔案管理重要性認(rèn)識(shí)”的學(xué)習(xí)工作，可以組織學(xué)習(xí)《檔案法》，樹(shù)立對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)。這是有效提升檔案管理工作的有效保障。加強(qiáng)中職檔案的管理工作，以切實(shí)提升檔案管理工作水平為根本目的，建立健全各項(xiàng)工作制度，應(yīng)當(dāng)規(guī)范化檔案的分類、歸檔要求和管理方式，做到檔案工作能夠有條不紊地進(jìn)行，有效提升檔案的管理效率。

（二）及時(shí)優(yōu)化檔案管理軟硬件設(shè)施。由上文分析，檔案的管理系統(tǒng)的好壞在很大程度上影響檔案管理工作的效率。由于學(xué)生數(shù)量的激增，傳統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的要求。這就要求學(xué)校要敢于創(chuàng)新，能夠利用新技術(shù)新手段實(shí)現(xiàn)檔案工作水平的提升。好的管理系統(tǒng)能夠簡(jiǎn)化工作步驟，極大地減少檔案管理者的工作量，為管理工作效率的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大在檔案管理方面的資金投入，及時(shí)的優(yōu)化更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，為檔案管理工作的展開(kāi)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。此外，對(duì)于紙質(zhì)檔案也要加強(qiáng)管理。要設(shè)立專門的檔案管理室，按檔案類別進(jìn)行分類管理，做好紙質(zhì)檔案的防火、防潮、防霉的保護(hù)工作?？傮w來(lái)說(shuō)，校方應(yīng)當(dāng)加速學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，保證檔案管理工作能夠規(guī)范化進(jìn)行。

（三）提高對(duì)檔案管理工作者的技能要求。學(xué)校應(yīng)當(dāng)任用擁有專業(yè)檔案管理技能的人才來(lái)?yè)?dān)任學(xué)校的檔案管理工作。在工作人員入職后，應(yīng)當(dāng)首先進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，并進(jìn)行相應(yīng)的考核，目的在于讓入職人員能夠快速的投入到實(shí)際的工作中，防止工作中出現(xiàn)較大失誤。再者，要端正檔案工作人員的工作態(tài)度，樹(shù)立工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的從業(yè)精神，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，有效提升工作質(zhì)量。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)加強(qiáng)對(duì)工作人員的宣傳學(xué)習(xí)，提升工作人員對(duì)學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。要認(rèn)識(shí)到，一份真實(shí)、有效的檔案是學(xué)生求職的關(guān)鍵，是用人單位權(quán)衡學(xué)生工作能力的重要途徑。所以，從事檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)秉承對(duì)學(xué)生認(rèn)證負(fù)責(zé)的態(tài)度，去管理好每一位學(xué)生的檔案。

檔案的管理工作在每一個(gè)中職學(xué)校都有著極其重要的地位，它是學(xué)生在校表現(xiàn)和能力高低的載體，也是用人單位進(jìn)行人員考核的重要部分，還是一個(gè)學(xué)校工作能力的體現(xiàn)。所以，要盡力做好學(xué)生的檔案管理工作，使其發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

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