習(xí)瀏

摘要：以湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，總結(jié)梳理當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的特色和現(xiàn)狀，深入分析農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作存在的問(wèn)題，探索進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研單位；檔案管理；現(xiàn)狀；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：0439-8114（2018）16-0105-04

DOI：10.14088/j.cnki.issn0439-8114.2018.16.025 開(kāi)放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

Current Situation， Problems and Countermeasures of the Archives Management in Agricultural Scientific Research Units in the New Period

——Taking Hubei Academy of Agricultural Sciences as An Example

XI Liu

（Hubei Academy of Agricultural Sciences，Wuhan 430064，China）

Abstract： Taking Hubei Academy of Agricultural Sciences as an example， the characteristics and current situation of the archives management in agricultural scientific research units were summarized， the problems existing in the archives management of agricultural scientific research units were analyzed in depth， and then some effective countermeasures for further strengthening the archives management of agricultural scientific research units were explored.

Key words： agricultural scientific research unit； archives management； current situation； problems； countermeasures

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案主要包括文書檔案、科研檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等[1，2]。其中主要以科研文書、實(shí)物檔案為主體，這是區(qū)別于一般行政單位的主要特色。

1 湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案事業(yè)現(xiàn)狀

湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“省農(nóng)科院”）有100多年歷史，根據(jù)檔案資料，最早可追溯至二十世紀(jì)初湖廣總督張之洞創(chuàng)辦的南湖農(nóng)業(yè)試驗(yàn)場(chǎng)。1950年更名中南農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所，是國(guó)家建立的六個(gè)大區(qū)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)之一。1978年更現(xiàn)名。全院設(shè)有10個(gè)研究所（中心），9個(gè)處室。研究領(lǐng)域涉及農(nóng)業(yè)各個(gè)方面，是湖北省政府直屬、湖北省規(guī)模最大的綜合性農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位。根據(jù)檔案記載，現(xiàn)有職工總數(shù) 4 695人。“十二五”期間，落實(shí)科研經(jīng)費(fèi)8.82億，承擔(dān)各類項(xiàng)目3 083項(xiàng)。選育的農(nóng)作物新品種在全省覆蓋率達(dá)50%以上，年示范推廣和科技服務(wù)面積超過(guò)333萬(wàn)hm2，為湖北省農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步貢獻(xiàn)率達(dá)到57.7%做出了主要貢獻(xiàn)。

目前，省農(nóng)科院檔案室室藏檔案10 151卷，另有院管人事檔案340件、黨員檔案1 165件。院屬12個(gè)獨(dú)立的二級(jí)單位分設(shè)全宗，分設(shè)有檔案室。各級(jí)各類院管檔案中，50%以上是科研檔案，主要收錄：項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的可行性報(bào)告、申請(qǐng)書、任務(wù)書、合同書以及開(kāi)題報(bào)告等文件；實(shí)驗(yàn)階段的各種試驗(yàn)、配方、觀測(cè)數(shù)據(jù)、田間調(diào)查、場(chǎng)圃圖、田間棚室設(shè)施設(shè)計(jì)圖紙以及重要的影像資料等；驗(yàn)收階段的結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鑒定材料、財(cái)務(wù)管理報(bào)告、論文論著等；成果及獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段的成果鑒定證書、品種審定證書、專利證書等與項(xiàng)目成果相關(guān)的材料；對(duì)外科技服務(wù)活動(dòng)情況、科研成果的示范性推廣工作、為農(nóng)民提供的可行性報(bào)告、技術(shù)方案、建議及進(jìn)行技術(shù)論證等技術(shù)咨詢工作、科技信息文獻(xiàn)服務(wù)、科技培訓(xùn)工作開(kāi)展情況等材料[3，4]。湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的檔案工作積累了大量農(nóng)業(yè)科研資料，是湖北省農(nóng)業(yè)科技工作豐富的檔案資源儲(chǔ)備地。

2 新時(shí)代檔案工作的主要經(jīng)驗(yàn)與啟示

2.1 堅(jiān)持黨管檔案原則，樹(shù)牢“四個(gè)意識(shí)”

省農(nóng)科院黨委高度重視檔案工作，將黨管檔案作為堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)的重要方面，牢記“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”宗旨，落實(shí)管黨治黨主體責(zé)任。深化“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育，通過(guò)安排專題會(huì)議研究推進(jìn)檔案保密工作、將《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》（以下簡(jiǎn)稱《保密法》）納入黨委中心組學(xué)習(xí)等方式，貫徹落實(shí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想、黨的十九大精神，學(xué)深悟透關(guān)于檔案工作的一系列重要指示批示精神，把思想和行動(dòng)統(tǒng)一到中央和省委的決策部署上來(lái)，深化對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)，破除省委書記蔣超良指出的工作中存在的“四種思想”，不斷增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)和政治站位。

2.2 重視頂層設(shè)計(jì)系統(tǒng)謀劃，落實(shí)新時(shí)代檔案工作要求

成立由院黨委書記任組長(zhǎng)的院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立工作專班，貫徹落實(shí)《檔案法》及中央、省檔案局有關(guān)文件精神，定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì)議，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，切實(shí)增強(qiáng)檔案工作的預(yù)見(jiàn)性、主動(dòng)性、實(shí)效性，落細(xì)落實(shí)新時(shí)代檔案工作的新任務(wù)新要求。不斷豐富和完善院檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系“三個(gè)體系”建設(shè)內(nèi)涵，一次性投入30萬(wàn)元改善院檔案室的硬件設(shè)施配套，每年投入2萬(wàn)元推進(jìn)數(shù)字化為核心的檔案信息化建設(shè)。建立綜治網(wǎng)格化管理體系，落實(shí)人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系。對(duì)12個(gè)院屬單位實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類指導(dǎo)。院級(jí)檔案工作連續(xù)多年保持機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理省一級(jí)等次，截至2017年，6個(gè)二級(jí)單位通過(guò)省一級(jí)評(píng)審。

2.3 強(qiáng)化科學(xué)規(guī)劃管理，檔案工作務(wù)實(shí)有序推進(jìn)

完善包括《省農(nóng)科院檔案人員崗位責(zé)任制度》《省農(nóng)科院檔案保密制度》以及檔案立卷歸檔、移交接收、安全保管、查閱利用、鑒定銷毀等規(guī)范制度的建設(shè)，匯編《湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案管理制度》，初步搭建院檔案管理規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)框架。建立數(shù)字化檔案管理模式，全院辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)上線，極大地簡(jiǎn)化、優(yōu)化了擬文、發(fā)文、簽章、存檔等制文工作流程，增加了文書檔案存儲(chǔ)的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性和實(shí)效性。引入檔案社會(huì)化服務(wù)企業(yè)開(kāi)展歷年檔案資料的補(bǔ)充整理歸檔工作，建立完善各類檔案完整系統(tǒng)的案卷目錄和歸檔文件目錄的同時(shí)，有效彌補(bǔ)資源和人力方面的不足。配備世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)，啟動(dòng)專業(yè)檔案信息資源管理模式，確保院檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2.4 構(gòu)建完善檔案資源體系，專業(yè)檔案全國(guó)領(lǐng)先

除常規(guī)檔案資源外，省農(nóng)科院在科研專業(yè)檔案庫(kù)建立方面具備獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，擁有完善的科研專業(yè)檔案資源體系。依托湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院糧食作物研究所建立的湖北省種質(zhì)資源庫(kù)共收集、貯存各類作物（植物）種質(zhì)資源檔案3.8萬(wàn)份以上，分屬161科705屬1 458個(gè)種，資源數(shù)量和種類均居全國(guó)前列?！笆晃濉焙汀笆濉逼陂g收集到以非洲國(guó)家為主的國(guó)外種質(zhì)資源檔案3 000余份，形成了省農(nóng)科院非洲資源特色，該種質(zhì)資源庫(kù)承擔(dān)國(guó)家和省級(jí)國(guó)合項(xiàng)目，為國(guó)內(nèi)外作物優(yōu)質(zhì)種質(zhì)資源的發(fā)掘與創(chuàng)新利用提供優(yōu)質(zhì)檔案資源。

依托湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)研究所建設(shè)的農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)信息公共服務(wù)平臺(tái)，是以滿足各類涉農(nóng)主體服務(wù)，特別是農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性服務(wù)需求，以流媒體、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的云平臺(tái)。目前包括9大農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、14大農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)應(yīng)用管理系統(tǒng)和27個(gè)核心業(yè)務(wù)應(yīng)用模塊，收集、整理3 500個(gè)物種、5 733個(gè)品種、7 350個(gè)病害、6 400個(gè)蟲害、 8 740個(gè)通用商品名稱、80個(gè)通用服務(wù)名稱基礎(chǔ)檔案信息；整理并錄入湖北省內(nèi)98個(gè)村21 382戶的基礎(chǔ)信息檔案，為全省農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈上各環(huán)節(jié)的主體以及這些主體所從事的活動(dòng)內(nèi)容、方式、過(guò)程、結(jié)果等進(jìn)行研究提供了強(qiáng)大的檔案支撐。

2.5 構(gòu)建開(kāi)放的檔案利用格局，檔案利用成效顯著

圍繞科研這一中心工作，拓展編研新形式，開(kāi)放檔案利用格局，充分挖掘檔案價(jià)值，提高檔案利用的社會(huì)效益。近年來(lái)，除《會(huì)議紀(jì)要》《工作報(bào)告》《規(guī)章制度匯編》等常規(guī)編研外，緊緊圍繞“三萬(wàn)”、農(nóng)業(yè)科技“五個(gè)一”、精準(zhǔn)扶貧等重點(diǎn)工作，動(dòng)員各處室、各院屬單位力量，聯(lián)合編研《習(xí)近平總書記“三農(nóng)”思想學(xué)習(xí)資料匯編》《農(nóng)業(yè)科技“五個(gè)一”畫冊(cè)》《湖北省農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新中心“十三五”創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目任務(wù)書匯編》《科研工作年報(bào)》等一大批檔案編研成果。2015年省農(nóng)科院?jiǎn)?dòng)宣傳片拍攝制作工作，收集整理全省19個(gè)省農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新中心聯(lián)盟單位圖片、視頻檔案2 000余份。2017年啟動(dòng)院志編纂工作，集中展示科技成果、專家風(fēng)采，傳承農(nóng)科文化、發(fā)掘歷史智慧。2018年啟動(dòng)院改革開(kāi)放40周年成果展廳建設(shè)工作，展廳共三大板塊459 m2，設(shè)置院廳、所廳、榮譽(yù)室24個(gè)展區(qū)，通過(guò)形象墻、創(chuàng)意文化墻、實(shí)物立體展柜、紅外線感應(yīng)控制等展陳設(shè)備，展示數(shù)千份史料檔案、成果實(shí)物檔案和榮譽(yù)實(shí)物檔案，全方面體現(xiàn)省農(nóng)科院全貌。檔案在對(duì)外宣傳、成果推廣應(yīng)用、擴(kuò)大省農(nóng)科院影響力等方面發(fā)揮了重要作用。

3 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

3.1 新時(shí)代檔案制度建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

檔案制度的建設(shè)和完善同樣需要與時(shí)俱進(jìn)。目前執(zhí)行的檔案系列工作規(guī)范是基于傳統(tǒng)檔案收集、整理、儲(chǔ)存、管理、利用等流程，但在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，檔案數(shù)字化發(fā)展是必然的前進(jìn)方向。特別是省農(nóng)科院機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且屬地分散，OA系統(tǒng)和科怡系統(tǒng)的并行運(yùn)用還處在磨合期，科怡系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)工作尚未啟動(dòng)，各級(jí)各類電子檔案的集中部署應(yīng)用、分級(jí)管理和立體式構(gòu)架仍未建立，迫切需要建立健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)制度來(lái)理順相關(guān)工作，提高檔案工作效率，優(yōu)化數(shù)字檔案質(zhì)量。

3.2 實(shí)物檔案存儲(chǔ)的投入有待進(jìn)一步加大

目前省農(nóng)科院檔案辦公總面積150 m2，其中庫(kù)房面積97.3 m2，能充分滿足文書檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)科技檔案存儲(chǔ)需要。但作為農(nóng)業(yè)科研單位，科技檔案中有大量的影像資料和實(shí)物資料，一些研究成果、品種的實(shí)物標(biāo)本和字畫、照片的存儲(chǔ)需要專業(yè)設(shè)備和專門技術(shù)人員操作，這方面的資金和場(chǎng)地投入仍顯不足。榮譽(yù)室的建設(shè)仍未啟動(dòng)，院申報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理省特級(jí)條件仍不成熟。

3.3 兼職檔案工作人員能力有待進(jìn)一步提升

作為非檔案主業(yè)單位，湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院本部及12個(gè)院屬單位，除機(jī)關(guān)秘書科設(shè)置專職檔案人員外，各研究所、直屬單位檔案工作一般由辦公室人員兼職。加上辦公室人員配備不足，每個(gè)人都有較大量的行政工作，時(shí)間上難以保證檔案管理過(guò)程的連續(xù)性，在保障基本的存儲(chǔ)和查閱工作質(zhì)量的前提下，很難使檔案管理工作提檔升級(jí)并充分開(kāi)發(fā)利用。隨著新時(shí)代檔案法規(guī)的不斷更新，檔案工作要求的不斷提高，在無(wú)法配置更多人手開(kāi)展檔案工作的情況下，急需提升兼職工作人員的專業(yè)知識(shí)，豐富現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，提升檔案工作能力。

4 對(duì)策與建議

4.1 提高思想認(rèn)識(shí)，推進(jìn)依法治檔

經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革與進(jìn)步必然對(duì)檔案管理工作形成新的挑戰(zhàn)，直面挑戰(zhàn)，乘勢(shì)而為，檔案事業(yè)才能在服務(wù)科研中心工作中開(kāi)創(chuàng)新局面。在新形勢(shì)下深刻把握檔案工作的客觀規(guī)律，樹(shù)立法治理念，提高依法治檔能力，履職盡責(zé)，是新時(shí)代農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的改革重點(diǎn)。要提高對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)，以標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、精細(xì)化的法定程序開(kāi)展檔案管理，強(qiáng)化規(guī)矩意識(shí)、保密意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，著眼于解決檔案管理體制機(jī)制深層次的矛盾和問(wèn)題，著眼于構(gòu)建有利于檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的法治環(huán)境，著眼全省“三農(nóng)”工作大局，聚焦“三大攻堅(jiān)戰(zhàn)”重點(diǎn)任務(wù)，找準(zhǔn)檔案編研和利用的突破口和結(jié)合點(diǎn)，建立檔案工作發(fā)展環(huán)境不斷優(yōu)化的支撐體系，凝聚成推動(dòng)檔案工作科學(xué)發(fā)展的強(qiáng)大合力。

4.2 加強(qiáng)信息化制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)劃管理

要以各院屬單位分創(chuàng)省檔案一級(jí)單位為契機(jī)，實(shí)現(xiàn)以評(píng)促建、以評(píng)促改、以評(píng)促練。堅(jiān)持“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、安全保密”的原則，建立健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)制度，對(duì)數(shù)字化檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃。要加強(qiáng)各檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)和檔案信息化建設(shè)，大大提高檔案立卷歸檔、數(shù)據(jù)錄入、檢索、分析和利用等方面的工作效率。將檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目化、具體化，納入年度目標(biāo)任務(wù)中，重點(diǎn)推進(jìn)。要按照“輕重緩急、急用常用優(yōu)先”原則，有序安排庫(kù)藏各類歷史檔案的數(shù)字化加工工作，特別是照片、音頻、視頻以及科研成果實(shí)物標(biāo)本檔案的綜合數(shù)字化多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。改變“重存儲(chǔ)、輕利用”的習(xí)慣，充分運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案利用效率，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提升檔案管理與檔案服務(wù)水平，為爭(zhēng)創(chuàng)機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理省特級(jí)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。

4.3 強(qiáng)化保密意識(shí)，管好用好實(shí)物檔案

要強(qiáng)化新時(shí)期檔案工作保密意識(shí)，在涉及到核心科研成果檔案的收集、整理和利用過(guò)程中，要嚴(yán)格程序，并在指定的場(chǎng)所閱辦，確保核心技術(shù)安全保密。要以籌建院改革開(kāi)放40周年成果展廳為契機(jī)，為實(shí)物檔案管理工作的順利開(kāi)展提供體制、機(jī)制、人力、財(cái)力、物力保障。建立并完善實(shí)物檔案、數(shù)字檔案保存利用的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供標(biāo)準(zhǔn)化的館藏技術(shù)服務(wù)，進(jìn)行安全保護(hù)所必需的有效管理和技術(shù)改造，杜絕網(wǎng)絡(luò)安全隱患。在充分收集整理的前提下，建設(shè)好省農(nóng)科院榮譽(yù)室。

4.4 完善獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，提升檔案隊(duì)伍素質(zhì)

選配政治素養(yǎng)強(qiáng)、業(yè)務(wù)技能精、跨學(xué)科能力強(qiáng)、適應(yīng)性好的人才到專兼職檔案崗位上，加快造就一支政治強(qiáng)、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。在提高政治素質(zhì)上下功夫，用科學(xué)發(fā)展觀武裝干部思想，引導(dǎo)他們用習(xí)近平新時(shí)代社會(huì)主義思想指導(dǎo)檔案工作，提高干事創(chuàng)業(yè)的水平。充分利用省檔案局各類教育平臺(tái)，以舉辦講座、開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)等形式，提升業(yè)務(wù)人員宏觀認(rèn)知能力，培養(yǎng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題能力，在補(bǔ)齊業(yè)務(wù)工作“短板”上下功夫，提升檔案工作服務(wù)能力和服務(wù)水平[6]，推動(dòng)省農(nóng)科院檔案工作不斷科學(xué)化、規(guī)范化。

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