劉波

摘要：無論是對固定資產(chǎn)的管理還是對學生的管理，只要涉及到檔案信息均可通過網(wǎng)絡(luò)化來實現(xiàn)，讓檔案管理更具效率性與真實性。本文首先分析了互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案管理的實質(zhì)目標，分析了目前管理階段存在的問題，并在此基礎(chǔ)上以互聯(lián)網(wǎng)+為背景提出了幾點高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)+；網(wǎng)絡(luò)化管理；優(yōu)化策略

檔案網(wǎng)絡(luò)化管理能夠開發(fā)出檔案的更多功能，提升檔案使用效率，在信息共享下實現(xiàn)數(shù)字資源的迅速傳輸，節(jié)省大量的時間成本及人力成本[1]。可以說，互聯(lián)網(wǎng)背景下高校檔案管理向著網(wǎng)絡(luò)化邁進是時代推動下的結(jié)果。本文以高校檔案管理為切入點，研究了網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)化策略。

一、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實質(zhì)目標

（一）轉(zhuǎn)變檔案形式

目前仍有部分高校在檔案管理上以紙質(zhì)檔案存儲方式為主，建立校檔案室用于存儲數(shù)量龐大的檔案信息，對數(shù)字多媒體的利用程度較淺。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)存儲的電子化，無論是畫面還是聲音，圖像還是文字，均可輕松組織并真實還原[2]。利用網(wǎng)絡(luò)還可達到便捷性歸檔與傳輸效果，檔案數(shù)據(jù)庫的龐大內(nèi)存可提供便捷的查詢、修改、存儲等服務(wù)，提升檔案利用效率。

（二）降低管理成本

對于高效檔案管理成本而言，人力資源成本屬于占比較重的部分。在網(wǎng)絡(luò)化管理下，無需過多人員來負責檔案的收集、歸納、管理與存儲工作，檔案工作更具效率性。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的傳輸便捷性讓檔案管理可簡化流程，同時加強各部門之間的網(wǎng)絡(luò)化溝通，打破了傳統(tǒng)面對面交流的形式，讓檔案信息的傳輸達到實時狀態(tài)，明顯提升檔案服務(wù)質(zhì)量與管理效率。

（三）提升信息真實性

高校檔案管理涉及到的項目種類繁多，若存在信息變更可能涉及到多個檔案，在傳統(tǒng)管理模式下不利于短時間內(nèi)完成變更。但若可利用網(wǎng)絡(luò)化管理模式，結(jié)合文件審批系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等，可讓內(nèi)部辦公文件直接快速、清晰的通過網(wǎng)絡(luò)傳輸至各個部門[3]。無論是文件的處理還是審批，均可完整保存溝通歷史并快速解決，極大降低了人為處理上效率的限制性以及失誤情況。同時，網(wǎng)絡(luò)化管理可通過建立數(shù)據(jù)庫的方式對不同檔案和不同部門展開匯總與分層管理，讓資料保存更具特征，提升了檔案資源的查詢便捷性以及信息的真實性。

二、目前檔案管理呈現(xiàn)的弊端

（一）管理體制缺乏規(guī)范性

不少高校的檔案管理工作并未聘請專業(yè)人員來完成，而是由學生會干部來負責。但在實際檔案管理工作中，以學生檔案管理為例，涉及到的信息屬于多部門匯集且多層面綜合評價結(jié)果，例如學生所在的團委、黨委、年級、學院，學校后勤部、教務(wù)處、財務(wù)部、就業(yè)部等，其評價屬于多方面綜合得出。受到部門之間辦公獨立性的影響，在檔案管理體制缺乏規(guī)范性原則下學生對信息的收集無法形成全面性，導(dǎo)致管理狀態(tài)偏向于粗放型。除此之外，由于管理體制上的缺陷，學生檔案的存檔、收集以及建立在工作標準相并未完全統(tǒng)一，存在著明顯材料收集速度慢、齊全性不足、填寫不全面、接收隨意、審核寬松等情況，甚至存在檔案丟失現(xiàn)象。

（二）管理意識不足

雖說高校檔案管理工作由校方管理者負責牽頭完成，但檔案涉及到每個教職工及學生的切身利益，每位主體均應(yīng)在管理者收集檔案及核對檔案時主動配合，提供必要資料。但根據(jù)現(xiàn)有檔案管理狀態(tài)而言，意識薄弱是完善管理模式的主要阻礙因素，信息化檔案管理建設(shè)速度明顯呈現(xiàn)滯后性，無論是資金撥款還是人才配備上均缺乏對檔案管理的高度重視。

（三）信息化不足

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式要求能夠完成資源共享、互聯(lián)共同。但根據(jù)目前電子檔案的應(yīng)用狀態(tài)而言，缺乏對電子數(shù)據(jù)文件的深入細致交流，各部門各自為政，在檔案利用程度上并不高[4]。同時，檔案管理的安全性未達到預(yù)期標準，各環(huán)節(jié)的安全防護軟件并未有效使用。檔案管理者對檔案安全重視不足，并未對安全秘鑰定期更換，在檔案的收繳及交接等環(huán)節(jié)銜接缺乏緊密性，存在安全隱患。

三、高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理策略

（一）強化信息安全

互聯(lián)網(wǎng)為高校檔案網(wǎng)絡(luò)管理帶來了便捷性的同時，也對檔案數(shù)據(jù)資料的安全性產(chǎn)生了影響，主要涉及到信息安全及檔案實體安全?；ヂ?lián)網(wǎng)+背景下，檔案的安全防范需重視信息的泄露以及被擅自修改情況，必須保障檔案利用便利性的同時處于安全的環(huán)境。具體而言，對提取檔案和修改檔案的用戶明確核實身份信息以及權(quán)限，確保檔案數(shù)據(jù)安全。例如對于學生而言，登錄校園網(wǎng)實施網(wǎng)絡(luò)選課、查詢自己的成績等基礎(chǔ)信息之類的操作應(yīng)以學生的身份證及學號相結(jié)合模式作為登錄標準，并嚴格設(shè)定登錄者權(quán)限。

（二）健全管理系統(tǒng)

信息化技術(shù)的應(yīng)用要求高校檔案管理強化信息系統(tǒng)的建立，改變傳統(tǒng)管理思維，將粗放型的管理模式逐漸摒棄，讓檔案管理質(zhì)量得以明顯提升。對于高校而言，學校的發(fā)展狀況并不單純以學生成績作為反饋，還可通過在校學生考研狀況以及學校招生狀況向社會大眾反映整體發(fā)展水平。在信息化檔案管理系統(tǒng)的建立下，對學生檔案管理的便捷性、安全性與規(guī)范性均能夠體現(xiàn)高校在此方面的實力與重視。因此需強化信息化管理系統(tǒng)的人才及資金投入，確?；ヂ?lián)網(wǎng)+時代下高校檔案管理能夠跟上時代發(fā)展的腳步。

（三）配置專人專崗

高校檔案管理工作必須由專門的檔案管理機構(gòu)來完成，以學生檔案管理為例，無論是檔案的收集、整理，還是檔案的歸納、應(yīng)用，均需要多部門相配合。因此必須聘請專業(yè)檔案管理人員負責，必要時可讓學生配合但不可讓其承擔主要工作責任。檔案管理者需要對學生檔案內(nèi)容不斷篩選，提取有效信息并妥善保存。除此之外，網(wǎng)絡(luò)維護人員以及管理人員的設(shè)定需要熟練掌握電子化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，能夠讓檔案的管理符合網(wǎng)絡(luò)化管理要求，明確授權(quán)范圍。

結(jié)束語

高校檔案管理中，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下對檔案實施信息化、數(shù)字化管理是必然發(fā)展趨勢，能夠體現(xiàn)現(xiàn)代檔案的應(yīng)用價值。信息化檔案管理模式是互聯(lián)網(wǎng)+時代下的必然趨勢，對于高等院校而言，各類檔案的管理與存儲質(zhì)量可在互聯(lián)網(wǎng)幫助下得到明顯提升。

參考文獻：

[1]伍星.高校檔案管理從“+互聯(lián)網(wǎng)”向“互聯(lián)網(wǎng)+”的轉(zhuǎn)變策略[J].城建檔案，2017（08）：18-19.

[2]鄭奇茹.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案數(shù)據(jù)管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)[J].城建檔案，2016（07）：70-71.

[3]鄒凡.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2016（13）：44-46.