秦小堅

摘 要 隨著我國教育體制改革的不斷深化，中學(xué)生學(xué)籍檔案的管理也逐步走向了信息化。因此如何在新形勢下中學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理逐漸成為社會關(guān)注的重點問題，本文正是針對這一熱門問題，主要從中學(xué)生學(xué)籍檔案的概述、中學(xué)生學(xué)籍檔案需要增加的內(nèi)容以及新形勢下中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的主要措施三個方面進行了全面的分析。

關(guān)鍵詞 新形勢 中學(xué)生 學(xué)籍檔案 信息化管理

中圖分類號：G424 文獻標(biāo)識碼：A

0前言

中學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程中生活、學(xué)習(xí)以及實踐個方面活動共同形成的直接的歷史記錄載體。近年來。隨著中學(xué)生檔案信息的不斷增加，使得原先傳統(tǒng)化的學(xué)籍管理模式逐漸變得繁瑣且復(fù)雜。因此，現(xiàn)代化的、高科技的信息化中學(xué)生學(xué)籍檔案管理方式勢在必行。

1中學(xué)生學(xué)籍檔案的概述

1.1內(nèi)容

學(xué)籍檔案一般包含學(xué)生個人檔案以及學(xué)校學(xué)籍管理檔案兩大主要內(nèi)容。學(xué)生個人檔案中主要有學(xué)生的成長記錄袋以及學(xué)生的學(xué)籍檔案冊。學(xué)生的成長記錄帶里面記錄的內(nèi)容多為學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及學(xué)生學(xué)習(xí)過程中論文、手工、作用展示學(xué)生學(xué)習(xí)成果的代表性作品。學(xué)籍檔案冊則包括有學(xué)生的修習(xí)情況、體制健康標(biāo)準(zhǔn)、身體檢查、家庭政治狀況等等內(nèi)容。兩大內(nèi)容中的學(xué)校學(xué)習(xí)檔案包含的內(nèi)容主要有學(xué)生的學(xué)籍卡、畢業(yè)總評等等重要文件，其中學(xué)生的學(xué)籍卡是學(xué)校進行留檔的重要材料。通常情況下，學(xué)生的學(xué)籍檔案主要有學(xué)校教務(wù)處統(tǒng)一進行管理，學(xué)生的檔案冊則將會以學(xué)生個人為一個單位進行創(chuàng)建，學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間有學(xué)校代為保管，學(xué)生離校之后則有學(xué)生帶走自行保管。成長記錄帶則一般為學(xué)生自行進行保管和建立，學(xué)校不參與管理。當(dāng)前，大部分學(xué)校學(xué)生的學(xué)籍檔案已經(jīng)初步實現(xiàn)了電子檔案管理模式，各地教育局也建有學(xué)生的學(xué)籍庫，以便后續(xù)的管理和查詢。

1.2作用

學(xué)生的學(xué)籍檔案室對學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、成長和生活各個方面的客觀反映和重要載體。管理好學(xué)生的學(xué)籍檔案室學(xué)校的職責(zé)所在，同時也是學(xué)校工作的重要內(nèi)容，也在某種程度上體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的水平和質(zhì)量。除此之外，教師和學(xué)校也可以通過學(xué)生的學(xué)籍檔案對學(xué)生進性針對性的教學(xué)，及時調(diào)整教學(xué)策略，幫助學(xué)生實現(xiàn)德、智、體、美、勞全面的發(fā)展。

1.3特點

學(xué)籍檔案的特點主要有五個方面，第一點為時間的分散，眾所周知，學(xué)籍檔案的形成時間是非常長的，例如中學(xué)時期的學(xué)生學(xué)籍檔案的記錄一般都是從學(xué)生入學(xué)開始直到學(xué)生畢業(yè)，整個時間跨度是非常長的。第二、變動性，學(xué)生的學(xué)籍檔案因為形成周期的長的原因，使得這一檔案存在極大的變動性，學(xué)生的學(xué)籍檔案常常會受到學(xué)生休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、受處分后撤銷處分等等問題所影響，隨時需要根據(jù)學(xué)生的實際情況進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。第三、學(xué)籍檔案的內(nèi)容多、具有較高的豐富性，學(xué)生的學(xué)籍檔案一般包含有學(xué)生在校表現(xiàn)、學(xué)習(xí)以及實踐情況的等等內(nèi)容，整個內(nèi)容囊括了學(xué)生的整個在校學(xué)習(xí)期間。第四、學(xué)籍檔案具有私密性，學(xué)籍檔案中不單單有學(xué)生的姓名、年齡等額的呢個人信息，還包含了學(xué)生家人已經(jīng)家庭的情況，這些內(nèi)容都屬于學(xué)生及其家庭的隱私信息，因此具有非常強的私密性。第五、利用頻率高，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，學(xué)生學(xué)籍檔案的利用率高達80%以上，學(xué)生在報考志愿、補辦相關(guān)證件，甚至于日后的工作和求學(xué)都將運用到學(xué)籍檔案，這也就決定了學(xué)生的學(xué)籍檔案管理有著極高的利用頻率，需要相關(guān)部門嚴(yán)格、規(guī)范地進行保管。

2新形勢之下中學(xué)生學(xué)籍檔案需要增加的內(nèi)容

2.1對學(xué)生創(chuàng)新能力的記錄

隨著時代的進步，學(xué)生的學(xué)籍檔案材料中不應(yīng)該只過度注重對學(xué)生學(xué)習(xí)成績的關(guān)注，還需要加強對于學(xué)生創(chuàng)新能力的關(guān)注度。因此在學(xué)籍檔案材料中，可以適當(dāng)?shù)貙W(xué)生的社團活動、作品展示、所獲榮譽等等資料進行收集，體現(xiàn)出學(xué)生的成長和進步。

2.2建立誠信檔案

誠信是中華民族傳統(tǒng)的美德之一，同時也是檔案的利用者的最基本要求。在學(xué)籍檔案中建立誠信檔案，可以成為學(xué)生學(xué)習(xí)生涯中的信用資本，通過這一檔案可以充分體現(xiàn)學(xué)生的品行和信用。

2.3建立心理檔案

心理檔案是反映學(xué)生心理健康情況的窗口。隨著眾多學(xué)習(xí)心理健康教育活動的開展，逐漸形成了許許多多學(xué)生心理素質(zhì)方面的材料，學(xué)校可以對其進行整理和收集，建立起學(xué)生的心理檔案。學(xué)?？梢酝ㄟ^這一檔案，對學(xué)生的個性進行分析，及時對學(xué)生進行心理疏導(dǎo)，促進學(xué)生健康快樂的成長。

3新形勢下中學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理的主要措施

3.1創(chuàng)建和完善學(xué)籍檔案信息化管理制度

要真正實現(xiàn)好新形勢之下學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理就需要建立和健全相應(yīng)的信息化管理制度，只有有了完善的制度，學(xué)校在進行學(xué)籍管理時才可以更加好地實現(xiàn)管理的真實性和正確性。當(dāng)前，在一些管理制度不完善的學(xué)校，依然訊在冒名頂替他們的學(xué)籍檔案信息的情況存在，這一現(xiàn)象的存在，對于真正的被頂替的學(xué)生來說是極其不公的情況。因此為了避免這類情況和其他因為制度漏洞讓不軌分子有機可乘的情況出現(xiàn)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起完善的學(xué)籍檔案信息化管理制度，對相關(guān)人員進行約束，讓其在工作中可以有法可依，規(guī)范管理。除此之外，建立這一信息化管理制度還可以在某種程度上保障學(xué)生學(xué)籍信息的安全，減少和避免學(xué)校遺漏學(xué)生學(xué)籍檔案信息的情況出現(xiàn)，同時還可以增加學(xué)校學(xué)籍管理工作進行的效率。

3.2落實好學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的核對功能

通常情況下，學(xué)生在學(xué)校入學(xué)之后，學(xué)校都會對其進行學(xué)籍注冊。以往的學(xué)籍注冊一般都是利用人工進行手寫的，因此在進行學(xué)籍信息的記錄時極其容易出現(xiàn)差錯。然而隨著中學(xué)生學(xué)籍的信息化管理的推行，使得學(xué)生學(xué)籍信息的謄寫變得更加方便快捷。但是由于這一管理模式較為創(chuàng)新，所以依舊需要學(xué)校加強對其的管理。中所周子，學(xué)生學(xué)籍檔案具有很大的變動性，很多信息都不是不變的，學(xué)生的學(xué)籍信息往往會隨著學(xué)生家庭、父母工作變動、聯(lián)系方式的更改而有所變更。所以為了可以更好地保證學(xué)生信息的實時性，學(xué)校在進行學(xué)籍信息化管理時可以實行期報核對的制度，即在學(xué)生每個學(xué)期的開學(xué)初期對學(xué)生的信息進行重新的審查和核對，將變更的最新的信息及時上報至教育局，進行數(shù)據(jù)的更新。這一舉措不單單可以為學(xué)生信息的查詢提供方便還便于學(xué)校對中學(xué)生信息進行及時了解。

3.3設(shè)立專門的檔案信息管理人員對學(xué)生檔案進行管理

學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一份極其需要實踐性的工作，因為相關(guān)工作人員需要對學(xué)生內(nèi)的每一個學(xué)生進行信息化的學(xué)籍檔案管理，這將是一份工程浩大且繁雜的工作。也因為這一工作的復(fù)雜性，所以需要對人合作完成對學(xué)生信息化學(xué)籍檔案的管理工作。因此，學(xué)?？梢栽O(shè)置專們的檔案管理人員對學(xué)籍檔案進行分門別類的管理。

除了設(shè)立專門的管理部門之外，對于相關(guān)信息管理人員的培訓(xùn)也必不可少，學(xué)校需要在學(xué)籍檔案管理人員上崗之前對其進行必要的信息技術(shù)培訓(xùn)工作，確保其之后工作的效率。在完成基本培訓(xùn)之后，再更具不同的任務(wù)分配將其分配到學(xué)生學(xué)籍檔案信息管理的各個工作崗位中去，完成各自不同的工作任務(wù)。對于專業(yè)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員，在進行自身的工作時還需要做好以下幾點，首先需要有足夠的責(zé)任心，完成好學(xué)生學(xué)籍信息的整理、記錄和歸檔的工作，因為這一工作的重要性，相關(guān)管理人員需要足夠的細心和認真。其次，信息管理人員還需要具備一定的計算機操作技術(shù)，確保自身工作的效率和質(zhì)量。第三，信息管理人員需要對學(xué)生的學(xué)籍檔案進行細致的分類，標(biāo)注好學(xué)生的學(xué)號和年級，便于后期的查閱。最后學(xué)校的學(xué)籍管理人員還需要定期對學(xué)校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進行必要的維護，確保其可以安全、正常的運行。

4結(jié)語

在學(xué)校管理的各項工作中，學(xué)生學(xué)籍檔案的管理是極其重要的環(huán)節(jié)之一，這一工作將直接對學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的就學(xué)和成長造成一定的影響。當(dāng)前，我國全國聯(lián)網(wǎng)學(xué)籍管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步被推行，中學(xué)生學(xué)籍檔案的管理也已經(jīng)基本進入了信息化的時代。在這一背景下，學(xué)校需要及時改進其對于學(xué)生學(xué)籍管理的手段，完善相關(guān)制度，增強對于學(xué)籍信息化管理系統(tǒng)的認識和運用，才可以更加出色地完成好中學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理工作。

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