郭娟娟 佘佳男

摘要：科研檔案管理是按照集中統(tǒng)一管理的原則，完整、準確、系統(tǒng)、安全地管理科研檔案，及時準確地提供科研檔案，為生產(chǎn)建設(shè)和科學技術(shù)研究服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的一種工作。科研管理的目標在于最高效地配置和使用人、財、物，創(chuàng)造出更多更好的科研成果，并使其盡快地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，創(chuàng)造出最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：科研檔案；科研管理；和諧發(fā)展

在科學技術(shù)日新月異的發(fā)展形勢下，隨著檔案法規(guī)的頒布，逐步建立、健全了科研檔案管理體制，完善了科研檔案的收集、整理、立卷歸檔工作，改變了科研檔案管理落后于形勢的被動局面。但是，科研檔案在面向市場、為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的過程中還存在著科研項目材料不完整、不系統(tǒng)，特別是缺少一些關(guān)鍵性的技術(shù)材料等問題，影響其開發(fā)利用。本文就此分析了原因，探討了應(yīng)采取的對策。

一、科研檔案管理與科研管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

科研檔案是在科學技術(shù)研究過程中形成的，是對科學技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學技術(shù)儲備的一種形式，包括具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的相關(guān)文件材料。科研管理是圍繞科研項目的整個過程開展的各項管理活動，內(nèi)容涉及科研項目的立項前、立項、實施、結(jié)題、結(jié)題后等全過程管理。它的目的是完成研究計劃目標并形成文字記載一一形成科研檔案，以便于實際推廣應(yīng)用，是各科研單位所追求的主要工作目標?，F(xiàn)因多數(shù)科技人員對科研檔案的認識不足，忽略了科技檔案對科研管理重要的輔助性作用，僅僅停留在形成科研檔案的概念上。在實際工作中存在著為圖方便，而忽略了科研檔案形成中的必要流程和記錄等，大大降低了科研檔案質(zhì)量的同時也阻礙了科研檔案利用推廣工作的展開。

二、科研檔案收集工作中存在的問題

（一）重成果性材料，輕過程性材料，原始性材料歸檔較少

科研檔案可分為成果性材料、依據(jù)性材料和原始性材料。在科研檔案材料歸檔過程中，成果性、總結(jié)性、鑒定性材料較多，而在研究實驗階段形成各種載體的原始記錄、實驗報告、計算數(shù)據(jù)、設(shè)計文件、圖紙等重要的原始性材料卻很少。許多珍貴的原始材料遺失或者仍保留在個人手中，嚴重影響了科研檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（二）一般性材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少

科研成果水平的核心材料是關(guān)鍵性技術(shù)材料，它是科研人員在科研過程中解決技術(shù)難題、進行技術(shù)創(chuàng)新的寶貴資料。這些技術(shù)材料體現(xiàn)了該項科研成果的新思想、新概念和新方法，它的歸檔保存和利用價值遠遠高出一般性材料。但在歸檔的材料中，一般性材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少，嚴重影響了科研檔案的開發(fā)和利用。

（三）紙質(zhì)材料多，其它載體的材料少

描述一種物理現(xiàn)象和記錄各種信息的方式，不只是用紙張，還可使用軟（磁）盤、磁帶、光盤、照片、錄像帶，等等。然而，在歸檔材料中，紙質(zhì)材料多，其它載體的材料少。加強其它載體材料的收集，是形勢發(fā)展的需要，也是檔案工作者義不容辭的責任。

（四）歸檔材料不規(guī)范，復(fù)印件較多

有的科研人員缺乏檔案意識，用“三色筆”書寫，有的人用規(guī)格不統(tǒng)一的紙張書寫，有的聲像檔案聲音不清，圖像不明。有的原件份數(shù)有限，只好向檔案部門移交復(fù)印件。這些不規(guī)范的材料給科研檔案的管理和保護帶來了困難，嚴重影響了科研檔案的壽命。

三、改進科研檔案管理的對策

（一）加強檔案法律法規(guī)宣傳，提高科研人員的檔案意識

要做到科研檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，它需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點，關(guān)鍵是要提高科研人員對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，增強科研人員的檔案意識。要向科研人員廣泛深入地宣傳《檔案法》，組織他們學習一些有針對性的法律條文，提高科研人員的檔案意識，使其主動配合檔案管理工作。

（二）加強科研人員的職業(yè)道德教育

要加強對科研人員職業(yè)道德教育，使他們樹立一切為公的思想，把奉獻精神作為一種道德追求，克服利己主義，正確處理學校、集體和個人之間的關(guān)系，自覺承擔對他人、對學校的職責和義務(wù)。

（三）加強科研檔案保密工作

科研檔案是科研活動的產(chǎn)物和真實記錄，為了科研成果發(fā)明人的權(quán)益，一定要注意做好科研檔案保密工作，在借閱時限定使用范圍，嚴格遵守保密法規(guī)，該保密的不能內(nèi)外不分，不該保密的也不能借故保密而影響利用。對于一些有產(chǎn)權(quán)的材料，更要保護其產(chǎn)權(quán)不受侵犯。

（四）科研管理人員、科研人員和檔案人員密切配合，共同搞好科研檔案收集工作

科研管理人員應(yīng)充分認識到，科研檔案工作是科研管理工作的一個組成部分，應(yīng)將科研檔案工作納入科研管理、生產(chǎn)管理和成果管理工作之中，責任落實到業(yè)務(wù)部門和科技人員。要做到科研工作與檔案工作“四同步”，即：科研管理人員在布置科研計劃時，布置科技文件材料的歸檔要求；在檢查科研計劃執(zhí)行情況時，有檔案人員參與檢查科技文件材料積累情況；在科研成果鑒定時，有檔案人員參加鑒定會，審理科研材料是否完整、準確、系統(tǒng)；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核時，有檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。這樣把管理體系、制度和計劃納入科技管理后，科研檔案收集工作就能得到保證。

（五）加強對科研材料歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)

（一）檔案部門要取得單位領(lǐng)導(dǎo)及主管部門支持，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，利用各種形式公布項目材料歸檔進度情況，表揚與批評并用。要做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)，舉辦培訓班和專題研討會，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。

（二）材料收集與科研任務(wù)要同步管理。為了做好科研檔案歸檔工作，兼職檔案員應(yīng)從立項開始就準備立檔，登記在案，并跟蹤任務(wù)過程，分階段督促課題負責人收集、整理材料，保證歸檔材料數(shù)量和質(zhì)量。

四、結(jié)束語

搞好科研檔案收集工作，確保案卷質(zhì)量，是關(guān)系科技成果能否迅速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力、為經(jīng)濟建設(shè)和科技進步服務(wù)的一個必要前提，也是管理的一項重要內(nèi)容。只要科研管理人員、科研人員和檔案人員密切配合，共同努力，一定能開創(chuàng)科研檔案的新局面。

參考文獻：

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