連君

會(huì)計(jì)信息化建設(shè)全面穩(wěn)定的推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)辦公的便利化，促使高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式由傳統(tǒng)的手工報(bào)銷模式開(kāi)始向網(wǎng)上報(bào)銷模式轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷突破傳統(tǒng)報(bào)銷存在的不足，使廣大教職工享受到網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的方便快捷，同時(shí)促進(jìn)了高校財(cái)務(wù)管理水平的提升。目前我院網(wǎng)上報(bào)銷模式已經(jīng)開(kāi)展了兩年多的時(shí)間，仍然處于傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷和網(wǎng)上報(bào)銷并行的階段?，F(xiàn)在出現(xiàn)的最大問(wèn)題，是如何做到網(wǎng)上報(bào)銷和紙質(zhì)報(bào)銷流程的同步？以及如何順利過(guò)渡到純粹的網(wǎng)上報(bào)銷，真正做到讓財(cái)務(wù)工作變得更輕松、更高效、更有價(jià)值呢？

一、首先說(shuō)一下對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷的認(rèn)識(shí)

隨著高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日漸增加，尤其近年來(lái)開(kāi)始實(shí)行項(xiàng)目管理，各種經(jīng)費(fèi)指標(biāo)越來(lái)越多，傳統(tǒng)的報(bào)銷模式給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)的工作壓力越來(lái)越大。而網(wǎng)上報(bào)銷是在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的在線報(bào)銷流程，報(bào)銷經(jīng)辦人員可以不限時(shí)間不限地點(diǎn)提交送審財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)，各級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)同一報(bào)銷流程進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)對(duì)原始憑證進(jìn)行審核，出納對(duì)審核無(wú)誤的單據(jù)進(jìn)行支付，最后由財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)自動(dòng)生成記賬憑證。在網(wǎng)上報(bào)銷流程下，一張單據(jù)從提交送審、審批、支付到生成記賬憑證，完成了一項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)的生成到支付的過(guò)程，也記錄了指標(biāo)完成過(guò)程中的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的全過(guò)程。

二、對(duì)比傳統(tǒng)報(bào)銷存在的不足，認(rèn)識(shí)網(wǎng)上報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)

網(wǎng)上報(bào)銷流程，具有單據(jù)填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)審批規(guī)范化和流程化以及財(cái)務(wù)審核網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，徹底打破了傳統(tǒng)報(bào)銷模式的局限性。

（1）提高了業(yè)務(wù)審批效率的同時(shí)，也節(jié)省了報(bào)銷經(jīng)辦人員的辦公效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷需要教職工手持單據(jù)，按照學(xué)院規(guī)定的流程找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字。在學(xué)院多校區(qū)辦公的環(huán)境下，不同的預(yù)算指標(biāo)需要找的審批領(lǐng)導(dǎo)在不同的校區(qū)辦公。在找領(lǐng)導(dǎo)簽字過(guò)程中，容易出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)在開(kāi)會(huì)或出差等不確定性因素，給報(bào)銷經(jīng)辦人員帶來(lái)很大的麻煩。

而網(wǎng)上報(bào)銷流程，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷流程，查看報(bào)銷經(jīng)辦人員上傳的原始單據(jù)的影像資料來(lái)完成報(bào)銷單據(jù)的審批。網(wǎng)上報(bào)銷模式下，則解決了多校區(qū)辦公和不確定性因素帶來(lái)的審批業(yè)務(wù)的影響，提高了報(bào)銷單據(jù)的審批效率，同時(shí)也節(jié)省了報(bào)銷經(jīng)辦人員的辦公效率。

（2）預(yù)算指標(biāo)和各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)指標(biāo)得到實(shí)時(shí)控制和監(jiān)督

傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷流程，在領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)得不到相關(guān)指標(biāo)的執(zhí)行情況，需要單獨(dú)記錄流水賬，容易引起預(yù)算指標(biāo)的管理滯后。

而網(wǎng)上報(bào)銷流程，只要報(bào)銷經(jīng)辦人員在提交送審單據(jù)后，指標(biāo)管理中已經(jīng)顯示為在途指標(biāo)，而單據(jù)在財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)生成記賬憑證后，指標(biāo)管理中則顯示為預(yù)算已執(zhí)行數(shù)。預(yù)算和各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的指標(biāo)通過(guò)報(bào)銷單據(jù)信息的共享，經(jīng)過(guò)授權(quán)的各個(gè)用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線查詢、調(diào)閱、對(duì)比，建立多部門(mén)、多用戶、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)廣泛參與相互監(jiān)督的模式，能夠使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)管理、控制監(jiān)督指標(biāo)的預(yù)算執(zhí)行完成情況。網(wǎng)上報(bào)銷流程的模式，能夠使高校的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的規(guī)范性和公開(kāi)透明度得到有效增強(qiáng)，使得財(cái)務(wù)事項(xiàng)得到有效監(jiān)督。

（3）提高了財(cái)務(wù)工作人員的工作效率

①規(guī)范報(bào)銷業(yè)務(wù)流程

傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，報(bào)銷經(jīng)辦人員反復(fù)到財(cái)務(wù)送交不合格的單據(jù)，加大了財(cái)務(wù)人員的審核工作量。而在網(wǎng)上報(bào)銷流程中設(shè)置審批流程、審批權(quán)限等節(jié)點(diǎn)，規(guī)范單據(jù)的審批流程和領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限，使得不符合審批流程和審批權(quán)限的業(yè)務(wù)不能提交，同時(shí)加強(qiáng)了學(xué)院的內(nèi)部控制；

②在網(wǎng)上報(bào)銷流程中，根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度，預(yù)先設(shè)置了固定的計(jì)算公式和標(biāo)準(zhǔn)，使得系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，如差旅費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)等業(yè)務(wù)。如果報(bào)銷經(jīng)辦人員填報(bào)單據(jù)時(shí)計(jì)算不準(zhǔn)確，單據(jù)就不能正常提交送審，財(cái)務(wù)人員不需再核對(duì)標(biāo)準(zhǔn)，提高了財(cái)務(wù)審核效率；財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)審核無(wú)誤的報(bào)銷單據(jù)，自動(dòng)生成記賬憑證，直接提取各種報(bào)銷信息進(jìn)行記賬，避免信息的重復(fù)錄入。

三、目前學(xué)院報(bào)銷中遇到的主要問(wèn)題

目前學(xué)院網(wǎng)上報(bào)銷模式已經(jīng)開(kāi)展了兩年多的時(shí)間，仍然處于傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷和網(wǎng)上報(bào)銷并行的階段。如何做到網(wǎng)上報(bào)銷和紙質(zhì)報(bào)銷流程的同步呢？以及如何順利過(guò)渡到純粹的網(wǎng)上報(bào)銷，以保證全面會(huì)計(jì)信息化后的工作順利進(jìn)行呢？

（1）目前教職工感到網(wǎng)上報(bào)銷流程確實(shí)給工作帶來(lái)了便利，提高了工作效率。但是還是存在一些困難：

①網(wǎng)上報(bào)銷單據(jù)填寫(xiě)有困難的問(wèn)題，主要針對(duì)差旅費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)的報(bào)銷單據(jù)。

②對(duì)于勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)，還是做不到網(wǎng)上報(bào)銷和傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)流程的同步。

③有些網(wǎng)上報(bào)銷單據(jù)不合格，被退回編制人后，等待網(wǎng)上報(bào)銷流程的時(shí)間比較長(zhǎng)。

（2）分析形成問(wèn)題的原因

①針對(duì)差旅費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)填寫(xiě)困難，是因?yàn)閳?bào)銷單據(jù)中涉及到公式。而網(wǎng)上報(bào)銷流程中，沒(méi)有明顯的幫助提示信息，打電話咨詢又說(shuō)不清楚，只能到財(cái)務(wù)辦公室現(xiàn)場(chǎng)一邊填寫(xiě)一邊咨詢，給教職工填報(bào)單據(jù)帶來(lái)了困難。

②針對(duì)勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)做不到網(wǎng)上報(bào)銷流程和紙質(zhì)報(bào)銷流程同步的問(wèn)題，是因?yàn)榻搪毠ち?xí)慣了傳統(tǒng)的報(bào)銷模式。既然學(xué)院要求走網(wǎng)上報(bào)銷流程，也看到了網(wǎng)上報(bào)銷流程能夠帶來(lái)工作的方便和快捷，但是往往容易忽略網(wǎng)上報(bào)銷流程這一環(huán)節(jié)，造成網(wǎng)上報(bào)銷流程滯后的問(wèn)題。

目前在網(wǎng)上報(bào)銷流程和傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷同步的模式下，要求：第一、網(wǎng)上報(bào)銷流程校區(qū)會(huì)計(jì)已審核；第二、勞務(wù)費(fèi)紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)校區(qū)會(huì)計(jì)簽章審核；第三、勞務(wù)費(fèi)支出明細(xì)表的電子版發(fā)送本部出納郵箱；第四、攜帶紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)到本部支付勞務(wù)費(fèi)。

教職工習(xí)慣了傳統(tǒng)的報(bào)銷模式，按照傳統(tǒng)的報(bào)銷流程準(zhǔn)備好了紙質(zhì)版的勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)，勞務(wù)費(fèi)支出明細(xì)表的電子版也按照要求發(fā)送到了指定的郵箱，然后就要求校區(qū)會(huì)計(jì)在紙質(zhì)版勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)上簽章審核。

這時(shí)校區(qū)會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷流程還沒(méi)有到會(huì)計(jì)這里，網(wǎng)上報(bào)銷流程中會(huì)計(jì)審核不了，就不能在紙質(zhì)版勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)上簽章審核，也就不能攜帶紙質(zhì)單據(jù)到本部去完成支付業(yè)務(wù)。

（3）有些網(wǎng)上報(bào)銷單據(jù)不合格被退回編制人的原因很多，有的是因?yàn)榘l(fā)票開(kāi)票信息有誤需重新上傳發(fā)票；有的是發(fā)現(xiàn)預(yù)算指標(biāo)走錯(cuò)了；還有的人網(wǎng)上報(bào)銷流程的單據(jù)填寫(xiě)錯(cuò)了，比如教職工取證培訓(xùn)的應(yīng)該單獨(dú)填寫(xiě)培訓(xùn)報(bào)銷單。

四、基本對(duì)策和改進(jìn)方法

（1）針對(duì)報(bào)銷經(jīng)辦人員

①報(bào)銷經(jīng)辦人員需要掌握?qǐng)?bào)銷的關(guān)鍵因素，認(rèn)識(shí)到辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)走什么預(yù)算指標(biāo)很重要，因?yàn)椴煌念A(yù)算指標(biāo)，所要求的流程是不同的。

②在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)支付之前，報(bào)銷經(jīng)辦人員應(yīng)該先到財(cái)務(wù)或者有經(jīng)驗(yàn)的教職工那里去咨詢，辦理業(yè)務(wù)支付時(shí)需要了解哪些基本信息，開(kāi)發(fā)票要注意的單位名稱、稅號(hào)、增值稅清單等信息；以及走網(wǎng)上報(bào)銷流程和紙質(zhì)報(bào)銷流程的審批程序時(shí)，需要注意哪些信息和基本關(guān)鍵點(diǎn)。比如勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)的關(guān)鍵點(diǎn)，就是網(wǎng)上報(bào)銷流程和傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)都要到達(dá)財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)那里，才能進(jìn)行下一步。

③對(duì)于跨校區(qū)的業(yè)務(wù)，比如勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷流程，各部門(mén)應(yīng)該集中指定一個(gè)報(bào)銷經(jīng)辦人員辦理勞務(wù)費(fèi)支出的業(yè)務(wù)。因?yàn)橛械娜艘荒曛挥幸坏絻纱?，時(shí)間一長(zhǎng)都不記得了。

（2）針對(duì)財(cái)務(wù)人員

針對(duì)教職工習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷模式，嘗試網(wǎng)上報(bào)銷模式的積極性不高的問(wèn)題，其實(shí)學(xué)院教職工們看到了網(wǎng)上報(bào)銷流程能夠帶來(lái)工作的方便快捷和高效的辦公效率，她們只是容易忽略網(wǎng)上報(bào)銷流程這一環(huán)節(jié)，造成網(wǎng)上報(bào)銷流程滯后。財(cái)務(wù)部門(mén)只要耐心地做好宣傳解釋工作，與網(wǎng)上報(bào)銷相關(guān)的所有環(huán)節(jié)，都要進(jìn)行詳細(xì)講解；同時(shí)在校園網(wǎng)上部門(mén)導(dǎo)航中，關(guān)于網(wǎng)上報(bào)銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)的內(nèi)容讓職工方便查詢。而針對(duì)教職工填報(bào)網(wǎng)上報(bào)銷單據(jù)有困難的問(wèn)題，除了做好宣傳解釋和培訓(xùn)工作以外，還可以跟軟件公司協(xié)商，在網(wǎng)頁(yè)上開(kāi)發(fā)一些幫助和提示性信息。

人往往在新情境出現(xiàn)的時(shí)候，被迫耗費(fèi)更多的精力去適應(yīng)，

而當(dāng)我們想辦法溫習(xí)和重復(fù)時(shí)，會(huì)變得熟能生巧。網(wǎng)上報(bào)銷流程的出現(xiàn)給教職工帶來(lái)了高校辦公效率的同時(shí)，也帶來(lái)了很大的困難。怎樣才能做到網(wǎng)上報(bào)銷流程和傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷流程的同步呢？充分做好宣傳指導(dǎo)工作和相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作很重要。只有教職工的全力協(xié)調(diào)配合，才能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷的順利實(shí)施；只有報(bào)銷經(jīng)辦人員對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷流程都達(dá)到熟悉和熟練地操作，才能讓廣大教職工真正認(rèn)識(shí)到并體會(huì)到網(wǎng)上報(bào)銷流程所帶來(lái)的便捷與高效，才能真正做到讓財(cái)務(wù)工作變得更輕松高效更有價(jià)值，才能更有效地提升財(cái)務(wù)管理水平。

（作者單位：北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院）