趙曉勇

【摘要】近年來(lái)，隨著公司的發(fā)展，導(dǎo)致熱電廠生產(chǎn)裝置也隨之不斷變化，因此檔案的借閱量利用率急劇增加，又由于熱電廠檔案資料的特點(diǎn)，為縮短檔案人員借閱時(shí)間，不斷增加有效辦公時(shí)間，為此，要在保證檔案正常借閱的前提下，最大限度提高檔案歸檔率和利用率。

【關(guān)鍵詞】提高；檔案利用率；歸檔率

檔案具有憑證作用和廣泛的參考作用，它無(wú)論是在總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，還是在探索、掌握工作的規(guī)律方面，都顯示出不可估量的作用，因而各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行都離不開(kāi)我們檔案工作的服務(wù)和保障。因此，檔案工作的成功與否，不僅反映了檔案管理水平的高低，而且也對(duì)檔案室工作的質(zhì)量和水平產(chǎn)生著重要影響。

一、熱電廠檔案管理工作主要背景

熱電廠是一個(gè)多專業(yè)技術(shù)交叉的熱電行業(yè)，擔(dān)負(fù)著公司的供熱任務(wù)。并且涉及的專業(yè)也比較多，有汽機(jī)、電氣、鍋爐、化學(xué)、燃料、供氣、熱力實(shí)驗(yàn)室等維修專業(yè)的特點(diǎn)。熱電廠檔案室的各類專業(yè)檔案資料，是熱電廠建設(shè)開(kāi)發(fā)的第一手資料，近幾年來(lái)由于改造、擴(kuò)建等檔案資料的量增大。根據(jù)熱電廠專業(yè)多的特性決定了借閱速度和利用的頻率，檔案資料本身也具有商業(yè)保密性，使用、管理都有嚴(yán)格的審批程序。又由于熱電廠檔案資料的特點(diǎn)，為縮短管理人員借閱時(shí)間，不斷推進(jìn)增加有效辦公時(shí)間，檔案人員根據(jù)前提調(diào)研、逐層分析，提出了

“提高熱電廠鍋爐煙氣脫硝改造技術(shù)檔案利用率”的方案，以提升服務(wù)辦公能力。助推熱電廠鍋爐煙氣脫硝改造項(xiàng)目加快推進(jìn)，早日達(dá)到國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)，減少環(huán)境造成的污染，確保員工的身心健康。

二、現(xiàn)階段辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)差。熱電廠在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對(duì)檔案整理工作沒(méi)有很高的重視程度，這就直接造成檔案收集、歸檔工作長(zhǎng)期處于管理的薄弱環(huán)節(jié)，很多檔案管理人員對(duì)于技術(shù)檔案管理工作意識(shí)差，僅僅重視項(xiàng)目移交的圖紙資料，而對(duì)移交的技術(shù)檔案并沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真的管理分類，這就使得檔案管理工作整體質(zhì)量很差、整體的效率很低，主要表現(xiàn)為檔案失真、缺損、時(shí)間不連貫等，管理意識(shí)差導(dǎo)致檔案管理人員工作缺少責(zé)任感，檔案資料的失真、缺損也使得檔案資料無(wú)法得到快速查找和高效率利用，給檔案資料的查閱、管理帶來(lái)一定的查閱難度。

（二）檔案收集、歸檔難度大。從熱電廠技術(shù)檔案管理上看，在收集歸檔方面主要存在著以下問(wèn)題：首先是檔案資料收集的模式過(guò)于落后，很多工作人員仍然不及時(shí)移交技術(shù)檔案，造成大量技術(shù)檔案一起移交，然而，熱電廠鍋爐煙氣脫硝技術(shù)改造項(xiàng)目檔案資料歸檔工作就變得復(fù)雜。首先整理上變得有難度，檔案未按要求歸檔，借閱審批方式傳統(tǒng)，采用傳統(tǒng)手工、單一的管理方式很難進(jìn)行及時(shí)、科學(xué)的歸檔。其次，檔案資料在收集中沒(méi)有及時(shí)跟技術(shù)人員溝通，造成歸類分內(nèi)不科學(xué)、不及時(shí)，存在少圖、缺頁(yè)、時(shí)間不連貫等現(xiàn)象，檔案資源的不完整給歸檔和使用都增加了難度，此外，在項(xiàng)目檔案收集中無(wú)法保證檔案的完整性，這使得檔案本身的可靠性無(wú)法保證，一些檔案資料有著非常重要的價(jià)值，其涉及的內(nèi)容比較廣，檔案資料的不完整性也給安全生產(chǎn)工作增添了難度，使得歸檔工作無(wú)法有效順利進(jìn)行。

三、加強(qiáng)檔案收集、歸檔管理工作的措施

（一）積極對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)工作。作為檔案管理人員，要有很強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，不僅具有專業(yè)的管理知識(shí)和管理能力，還必須對(duì)工作要求有責(zé)任感，對(duì)檔案工作收集、整理、歸檔工作要有高效率工作方法，從而保證檔案的完整性。對(duì)一些管理能力較差的人員，必須要加強(qiáng)檔案專業(yè)管理知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，提升其管理素質(zhì)，為熱電廠檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）完善檔案管理制度。根據(jù)熱電廠發(fā)展情況，建立符合本單位實(shí)際的檔案管理制度，將手工臺(tái)賬電子化，建立檔案室藏臺(tái)賬數(shù)據(jù)庫(kù)，利用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息系統(tǒng)管理；修改現(xiàn)有紙介質(zhì)審批表，建立檔案借閱電子審批流程，網(wǎng)上流轉(zhuǎn)審批，開(kāi)展互崗培訓(xùn)，加強(qiáng)效果鞏固實(shí)地進(jìn)行業(yè)務(wù)熟悉程度檢查，開(kāi)展崗位業(yè)務(wù)指導(dǎo)、崗位練兵活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)水平，從而保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（三）創(chuàng)新檔案收集、歸檔、借閱工作模式及措施。檔案管理工作過(guò)于傳統(tǒng)，檔案工作起來(lái)不僅浪費(fèi)時(shí)間，還使得很多資源被遺漏。因此，要改變傳統(tǒng)的收集方式，主動(dòng)到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料，加強(qiáng)檔案管理人員與技術(shù)人員溝通交流，了解檔案資料的連續(xù)性、歷史性，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行收集整理和歸檔，避免出現(xiàn)檔案的不完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，要主動(dòng)利用信息化技術(shù)，減少人工收集的失誤，為縮短檔案人員借閱時(shí)間，不斷增加有效辦公時(shí)間，完善查閱系統(tǒng)和功能，提出建立電子借閱流程需求，全面推行網(wǎng)上審批流程，全面展開(kāi)檔案條目電子化錄入等信息化辦公，從而更好地保證檔案的信息價(jià)值，讓辦公室人員在保證檔案正常借閱的前提下，最大限度提高檔案歸檔率和利用率，為熱電廠的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)管理工作中，檔案是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富。我們不僅要保存好，而且要開(kāi)發(fā)利用好，只有這樣，才能發(fā)揮檔案在企業(yè)方面的作用。熱電廠在檔案管理工作中始終堅(jiān)持以“對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的精神，認(rèn)真做好了檔案管理的日常工作，緊緊抓住為各項(xiàng)工作服務(wù)這一宗旨，積極開(kāi)展利用工作，努力為熱電廠建設(shè)服務(wù)，解決了工作中的一些實(shí)際問(wèn)題，避免了一些工作問(wèn)題，取得了較明顯的效益。

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