孫佳奇
【摘要】中國特色社會主義進入新時代,我國的各項事業(yè)也蓬勃的發(fā)展,在檔案管理方面,如果我們不能跟上時代的變遷,那我們就會被社會發(fā)展的大潮所淘汰,最后也無法真正的發(fā)揮檔案管理部門的作用。
【關(guān)鍵詞】檔案 管理 模式 探析
中國特色社會主義進入新時代,我國的各項事業(yè)也蓬勃的發(fā)展,在檔案管理方面,如果我們不能跟上時代的變遷,那我們就會被社會發(fā)展的大潮所淘汰,最后也無法真正的發(fā)揮檔案管理部門的作用。所以,在新的時代背景下,對檔案進行新的模式探索,有利于檔案管理部門的自身建設(shè)。
一、檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與開發(fā)
(1)計算機系統(tǒng)開發(fā)。在信息化時代,進行計算機信息化檔案管理系統(tǒng)開發(fā)具有重要的意義。在經(jīng)過調(diào)研、考察、立項、招標、開發(fā)等詳細的過程之后,開發(fā)出符合本單位的檔案管理系統(tǒng),成了當前檔案管理部門應該進行的主要工作,從而方便自身的檔案管理工作,也方便了人民群眾的查詢。
(2)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。在進行結(jié)構(gòu)調(diào)整過程中,我們要本著優(yōu)化的原則,對現(xiàn)有的檔案架構(gòu)進行優(yōu)化,然后逐漸完善,采用統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理、按單位分布應用、數(shù)據(jù)集中存儲、實體屬地管理、數(shù)據(jù)逐級移交的總體管理模式。在實際的工作過程中,我們要不斷的更新,不斷的探索,找出適合我們自身發(fā)展的檔案分級管理模式。
(3)系統(tǒng)功能完善。檔案管理根據(jù)其特點可以分為收集管理、檔案管理、檔案利用、信息開發(fā)、系統(tǒng)維護等五大功能模塊,實現(xiàn)文檔管理業(yè)務的全過程、全方位的計算機管理,包括各種方式渠道的信息收集和實體收集、各種模式的信息整理和檔案整理、實體檔案保管和電子檔案存儲、檔案信息綜合開發(fā)和利用及實體檔案利用、實體檔案鑒定銷毀和電子檔案的銷毀等管理功能。在這個方面,我們要與當前的時代特征體系相聯(lián)系,盡可能的讓系統(tǒng)功能更加完善。
(4)計算機數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化模式己經(jīng)成為當前檔案管理的主要的儲存方式,它的強大的存儲功能遠遠優(yōu)于紙質(zhì)檔案的管理,它的弱點是要對計算機系統(tǒng)進行維護,防止數(shù)據(jù)丟失,防止數(shù)據(jù)庫損壞。當然同時,也要保護好紙質(zhì)檔案,以免由于工作人員的疏忽造成電子資料上傳錯誤。
(5)完善保障體系。安全保障體系上采取配備保護系統(tǒng)安全的軟硬件設(shè)施和建立安全保障制度的方法,通過定期備份、權(quán)限管理、水印加密、網(wǎng)絡(luò)控制等措施實現(xiàn)在安全體系下的檔案利用、信息傳遞和資源共享,安全體系。同時注意權(quán)限的分配和加密工作,防止由于權(quán)限漏洞和保密工作不足造成檔案機密泄露,給單位和企業(yè)帶來損失。
(6)檢索利用。檔案管理系統(tǒng)全文檢索系統(tǒng)內(nèi)嵌快速OCR技術(shù),可以無須人工干預,自動識別掃描文件,形成索引庫,同時嵌入檔案信息服務網(wǎng)站之中,受到檔案權(quán)限的管理和控制,與檔案管理系統(tǒng)融為一體,利用者根據(jù)需求,調(diào)取利用文件,如需原件,可進行網(wǎng)上預約借閱,檢索利用。這樣一來,就可以更加便利的方便工作人員和查閱者查找檔案。
(7)完善平臺接口。平臺接口就是采用開放的數(shù)據(jù)格式標準、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流程、集成的交換處理界面、便于擴展功能的模塊化系統(tǒng)架構(gòu),無縫集成于OA平臺、項目管理系統(tǒng)以及各項業(yè)務系統(tǒng)中,通過WEBSERVICE,實現(xiàn)人員CA身份認證、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)傳輸和資源共享。盡量減少從普通的互聯(lián)網(wǎng)接入,以免造成資料泄露。
二、檔案管理系統(tǒng)完善的成效與創(chuàng)新
檔案管理要根據(jù)各個單位的實際情況來不斷的完善,這樣也是一種符合單位發(fā)展的模式,對于我們?nèi)耸卤U喜块T來說,檔案的管理來自于本區(qū)域內(nèi)的各個系統(tǒng),其復雜程度較高,所以,只有通過不斷的完善才能夠讓檔案的管理不斷的推陳出新;同時,我們也要加強檔案管理部門自身的素質(zhì),通過自身的不斷提升,使自己的業(yè)務水平不斷的完善,讓檔案管理工作能夠更有效的開展。
(1)采用新的技術(shù),完善檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)管理開發(fā)過程中,充分利用在線OCR技術(shù)、XML技術(shù)、圖像處理技術(shù)、檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、流數(shù)據(jù)文件瀏覽技術(shù)、高壓縮比技術(shù)和系統(tǒng)接口技術(shù)等前沿的新技術(shù)、新方法、新模式,體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)水平上的提升。我們在進行新的技術(shù)探究時,一定要按照新的技術(shù)的特點和我們自身檔案管理的特點進行結(jié)合,有效的把檔案管理工作開展下去,否則就會使檔案管理工作出現(xiàn)難題,從而束縛檔案管理工作的開展。
(2)數(shù)字查閱方式對傳統(tǒng)查閱方式的挑戰(zhàn)。數(shù)字化標簽管理系統(tǒng),使得檔案管理區(qū)域簡單化,但前期的準備工作卻需要我們檔案管理人員認真仔細,檔案人員在檔案整理中,將檔案號和條形碼通過打印設(shè)備打印出條碼紙,檔案利用者借閱檔案時,檔案人員使用條碼掃描器對檔案上條碼讀取,系統(tǒng)將自動讀取條碼信息,進行系統(tǒng)借閱,檔案利用者可以通過檔案網(wǎng)頁查詢到借閱信息,檔案借閱過程采取系統(tǒng)管理方式,這都使傳統(tǒng)的查閱方式受到了挑戰(zhàn),也是我們檔案數(shù)字化管理的一個重大變化。
(3)檔案信息的開放性程度加深。檔案管理網(wǎng)頁上有室藏職能、法規(guī)宣教、管理制度、管理表格、綜合計劃以及檔案文件利用功能檔案利用者可以通過管理網(wǎng)頁調(diào)閱相關(guān)檔案信息,這使得我們檔案的管理工作變被動為主動,甚至可以和查閱者互動,這樣都方便了檔案管理者和查閱者,為檔案管理工作帶來了方便。
綜上所述,在新的時代背景下,檔案管理工作模式的探究,不僅需要技術(shù)上的支持,還需要我們廣大檔案管理人員的努力,如果不能夠適應新的時代特點,那么,我們檔案的管理工作就會給我們的工作帶來包袱,讓查閱者和管理者都很難開展工作,這是不符合為人民服務的宗旨的。
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