張妍妮

【摘 要】近年來，隨著數(shù)字化智能技術(shù)在財務(wù)管理工作中的應用普及，高校的財務(wù)工作在效率及準確性方面得到了極大的提升。電子設(shè)備作為多媒體媒介，在“無紙化”趨勢中發(fā)揮著重要作用。原始憑證、票據(jù)、清單等財務(wù)檔案資料也突破了其原有物理性的限制，在保存時間上達到了可持續(xù)性。這對高校財務(wù)檔案的管理工作起到了進步意義。本文重點介紹數(shù)字化背景下高校財務(wù)檔案的管理工作出現(xiàn)的新特點，新問題及解決方案。

【關(guān)鍵詞】高校；財務(wù)；檔案；管理

一、高校財務(wù)檔案的特征

高校財務(wù)檔案是高校在從事教學、科研、后勤等財務(wù)工作中形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料[1]。這些材料具有以下特性：

（一）原始性

財務(wù)檔案是各項經(jīng)濟往來的第一手資料，記錄了高校在運營過程中每一筆收入和支出的憑證，通過原始的財務(wù)檔案，查閱者可以準確還原出當時財務(wù)往來的種種細節(jié)和過程，使高校的各類財務(wù)決策做到了有據(jù)可循。原始性是高校財務(wù)檔案最重要的性質(zhì)，決定了財務(wù)檔案管理工作的意義。

（二）關(guān)聯(lián)性

高校財務(wù)檔案中包括的內(nèi)容，基本涵蓋高校建設(shè)、學生管理、職工管理等方方面面，關(guān)聯(lián)性非常強。新校區(qū)建設(shè)、實驗設(shè)備采購資金體現(xiàn)了高校的建設(shè)力度；學費、教材費用繳納與學生管理工作密不可分；教職工基本工資、績效工資支出體現(xiàn)了職工待遇……可以說，財務(wù)檔案側(cè)面反映了高校方方面面的發(fā)展歷程。

（三）可利用性

財務(wù)部門收集整理相關(guān)檔案后，通過提取紙質(zhì)憑證中的有效信息并加以數(shù)字化處理，使數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)挖掘成為可能；數(shù)字化后的憑證信息，可以通過建模函數(shù)的運算，為以后高校財務(wù)預算、資金分配提供科學的參考數(shù)據(jù)，惠及與高校相關(guān)的各項工作的開展。

二、高校財務(wù)檔案管理工作中存在的問題

（一）重收集輕整理

根據(jù)我國《會計檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿，財務(wù)會計報告及其他具有保存價值的會計資料都應進行歸檔。由于會計檔案的真實性及重要性眾所周知，所以高校財務(wù)人員普遍歸檔意識較強，對財務(wù)檔案的收集存有謹慎的態(tài)度。然而，財務(wù)檔案的管理不只局限于收集，更應及時分類歸檔整理，確保收集到的檔案有效、有用。首先，某些高校還存在收集到的檔案沒有及時歸檔整理，等歸檔時卻發(fā)現(xiàn)資料并不完整的情況。其次，收集的財務(wù)檔案應按照級別和相關(guān)規(guī)定定期銷毀，以節(jié)省空間及人力，在這一點上，高校財務(wù)檔案管理人員普遍做的還不夠積極主動。

（二）重存檔輕利用

高校財務(wù)檔案普遍是作為憑證依據(jù)進行保管的，在利用方面尚不能完全發(fā)揮其作用。由于會計檔案限于紙質(zhì)版保管和查詢，高校人員無法在系統(tǒng)上進行多維度的查詢、搜索、調(diào)閱[2]?，F(xiàn)實中，查閱財務(wù)檔案是一件非常繁瑣的事，由于保密級別不同，查閱人員的權(quán)限需要認證，往往很少有人愿意大費周章去庫房查詢紙質(zhì)版檔案資料，所以造成財務(wù)檔案的利用率低，甚至無法利用。在信息化的大環(huán)境下，高校財務(wù)部門并沒分散出精力兼顧財務(wù)檔案利用的問題，這樣就出現(xiàn)了設(shè)備先進，但管理方式落后的差異。

（三）人員配置及管理系統(tǒng)不到位

首先，在人員安排上，財務(wù)部門習慣將年輕力量投入到工作量大、涉外等崗位上，對于財務(wù)檔案的管理，缺乏具有科學理念的專職人員。高校財務(wù)檔案的管理人員，普遍存在年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)不高的情況。其次，高校財務(wù)檔案管理是專業(yè)性很強的工作，需要有適合的管理系統(tǒng)協(xié)助檔案分類、整理及歸檔，但是現(xiàn)行的檔案管理系統(tǒng)數(shù)量較少，其中適合用作高校財務(wù)檔案管理的系統(tǒng)更是鳳毛麟角。第三，高校財務(wù)檔案的管理工作需要的人員既應具備財務(wù)方面知識又有檔案學背景，這種人才十分缺乏。

三、完善高校財務(wù)檔案管理工作的對策

（一）完善高校財務(wù)檔案整理、歸納及銷毀制度

為保障高校財務(wù)檔案的真實性、憑證性及保密性，在具體管理過程中，應確定長效機制：一方面參考《會計檔案管理辦法》制定符合高校特點，適應高校需求且專業(yè)性強的財務(wù)檔案管理制度體系；另一方面嚴格按照相關(guān)制度進行歸檔整理，出現(xiàn)問題嚴格問責，對超期未能歸檔的情況落實責任到人，在具體的實施過程中做到有規(guī)可依，有規(guī)必依。

（二）充分挖掘高校財務(wù)檔案的價值，提高利用率

一是開發(fā)適合高校財務(wù)檔案管理的檢索系統(tǒng)，將財務(wù)檔案進行智能化分類、分級，規(guī)定使用權(quán)限，完善認證信息，實現(xiàn)查閱檔案的自動化處理；二是加快高校財務(wù)檔案的數(shù)字化進程，將財務(wù)檔案中有大量票據(jù)、發(fā)票及對賬單據(jù)等難保存、易損耗的資料，利用掃描儀、相機及DV等儀器逐一復制，真正實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的持續(xù)性保存；三是投入專門力量從事信息挖掘工作，信息挖掘建立在實際需求的基礎(chǔ)之上，高校應充分發(fā)揮財務(wù)檔案的關(guān)聯(lián)性特點，在信息挖掘的層面大做文章，為高校各項建設(shè)提供科學的決策依據(jù)。

（三）加大投入，提升相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)

高校一方面應組織相關(guān)人員進行檔案知識、保護方法及保管利用的相關(guān)培訓，在具體工作中不但要求具有扎實的專業(yè)知識，合理的知識結(jié)構(gòu)，更要注重職工的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)[3]，從源頭提高財務(wù)檔案的管理質(zhì)量；另一方面高校領(lǐng)導應高度重視財務(wù)檔案管理工作，有條件的要設(shè)立專門的財務(wù)檔案管理室，沒有條件的高校也應設(shè)置兼職的管理員，使財務(wù)檔案真正發(fā)揮其應有的作用。

【參考文獻】

[1]原源， 鄧菀菁， 李昕. 對高校財務(wù)檔案管理工作的思考[J]. 經(jīng)濟師， 2016， （01）： 247-248

[2]張慧娟. 信息化環(huán)境下高校財務(wù)檔案管理思考[J]. 現(xiàn)代營銷（下旬刊）， 2018， （05）： 214-214

[3]王利榮. 淺析高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)部控制建設(shè)[J]. 內(nèi)蒙古師范大學學報（哲學社會科學版）， 2018， （01）： 126-128