鄧智瓊

摘要：教學(xué)是高校的中心工作，教學(xué)質(zhì)量是高校的生命力，教學(xué)秘書的工作正服務(wù)于此。一切為教學(xué)服務(wù)是教學(xué)秘書的目標(biāo)和準(zhǔn)則。它承擔(dān)著橫向縱向的溝通、協(xié)調(diào)職能，如果高校好比一部機(jī)器，教務(wù)工作就好比當(dāng)中的鏈條，串聯(lián)起各個教學(xué)崗位，并進(jìn)行科學(xué)合理的安排。它的實踐性、經(jīng)驗性較強(qiáng)，既要腳踏實地，又要不斷勤于思考；既要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，又要機(jī)動靈活、周全計劃，以保障教學(xué)工作規(guī)范有序地運行?？此品彪s瑣碎，實則責(zé)任重大。如何高效開展教學(xué)秘書工作值得在實踐中探討。

關(guān)鍵詞： 高校教學(xué)；教學(xué)秘書；教學(xué)管理；教學(xué)研究

教學(xué)秘書工作對于一個高校的教學(xué)工作起著非常重要的作用，扮演著非常重要的角色，教學(xué)秘書素質(zhì)的高低、能力的大小、作用發(fā)揮程度、工作質(zhì)量的好壞，將直接影響教學(xué)管理工作水平，所以說，教學(xué)秘書必須要不斷地提高自身的業(yè)務(wù)水平，根據(jù)時代的變化不斷地提高自己的各方面素質(zhì)，積極創(chuàng)新，發(fā)揮助手參謀、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障等作用，以適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的需要，保證高效教育的順利發(fā)展。

一、重視教學(xué)秘書隊伍整體素質(zhì)的提高

在教學(xué)秘書人員培訓(xùn)和知識更新方面，學(xué)校要加大投入，并在政策和經(jīng)費上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓(xùn)計劃，多渠道、多形式加強(qiáng)教學(xué)秘書人員的培養(yǎng)。如：定期或不定期地組織他們學(xué)習(xí)高等教育學(xué)、教育心理學(xué)、教育管理學(xué)、高等教育行政管理學(xué)、高等教育法規(guī)、社會學(xué)、人際關(guān)系學(xué)、秘書學(xué)等專業(yè)學(xué)科知識，提高其專業(yè)素質(zhì)和理論水平；經(jīng)常組織教學(xué)秘書參加校內(nèi)外教務(wù)管理研討會和經(jīng)驗交流會，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗和科學(xué)的管理思想，改進(jìn)管理方法，提高管理水平；定期不定期組織崗位培訓(xùn)，尤其是對計算機(jī)的運用和操作技能以及對教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作效率。除此之外，還應(yīng)鼓勵教學(xué)秘書利用業(yè)余時間自學(xué)一些與自己的專業(yè)工作相關(guān)的學(xué)科知識，多學(xué)科、多角度、全方位地提高認(rèn)知能力和管理水平。

二、增強(qiáng)各項業(yè)務(wù)能力

教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系教學(xué)管理的質(zhì)量，提高教學(xué)秘書的各項素質(zhì)是重中之重?！案梢恍?，愛一行，精一行”，教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中既要熟悉教學(xué)文件管理、教學(xué)管理的各項規(guī)章制度、工作程序，又要不斷學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)水平。

（一）熟練掌握現(xiàn)代化辦公技能。需要熟練操作計算機(jī)，學(xué)習(xí)運用各種信息平臺，服務(wù)教學(xué)

（二）鍛煉熟練的語言文字表達(dá)能力。教學(xué)秘書作為教學(xué)信息傳遞的重要環(huán)節(jié)，包括傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示、轉(zhuǎn)達(dá)師生的教學(xué)反饋等，要求信息傳遞得準(zhǔn)確及時，語氣隨和，語言得體，表達(dá)清楚，言簡意賅。

（三）統(tǒng)籌兼顧，勤于思考，有條理性，思維敏捷，分清事務(wù)的輕重緩急，從而提高工作效率。

三、做好協(xié)調(diào)與溝通的作用

教學(xué)秘書的所作所為處處體現(xiàn)集體的形象，是教學(xué)單位的“窗口”。在工作中，教學(xué)秘書要與教務(wù)處、學(xué)生處、各個職能辦公室及各學(xué)院之間聯(lián)系，尤其是本學(xué)院的教師和學(xué)生。在這些關(guān)系中要學(xué)會有效地溝通。溝通是管理最為重要的組成部分。只有與人良好的溝通，才能得到他人的理解與支持，才能得到必要的信息，才能獲得他人的鼎力相助。協(xié)調(diào)是在溝通的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。教學(xué)秘書一方面要完成教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)所布置各項工作，另一方面要學(xué)會借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)與各部門的關(guān)系，以及學(xué)院與學(xué)院之間的關(guān)系，建立起相互了解、相互合作、相互促進(jìn)的融洽關(guān)系。更為重要的是經(jīng)常協(xié)調(diào)本學(xué)院教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜，在協(xié)調(diào)中，擺正自己的角色位置，做到到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策，處處以集體利益為重，自覺維護(hù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與本學(xué)院的形象、聲譽。溝通、協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系，減少、消除不必要的沖突，使大家同心協(xié)力，步調(diào)一致地完成各項工作，如監(jiān)考教師的協(xié)調(diào)；教師因病、因事等調(diào)課的協(xié)調(diào)；公共教室的借用；各校區(qū)間教學(xué)活動安排的協(xié)調(diào)；學(xué)生見習(xí)、實習(xí)時課程安排的協(xié)調(diào)；各類考試監(jiān)考人員的安排，課表安排，教學(xué)任務(wù)下發(fā)…等等。

四、掌握現(xiàn)代化信息處理能力

隨著計算機(jī)等現(xiàn)代信息設(shè)備已廣泛地運用到實際工作當(dāng)中，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)特別是校園網(wǎng)絡(luò)的使用也使得教學(xué)管理工作日益擺脫過去的手工實操模式，逐漸趨向于數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)校逐步實行信息化教務(wù)管理，以教務(wù)管理為中心，將課程管理、教學(xué)計劃管理、學(xué)籍管理、學(xué)生網(wǎng)上選課、網(wǎng)上評估、教室管理、成績管理、畢業(yè)資格審查等納入綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)教學(xué)管理的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)校實行網(wǎng)上辦公，要求教學(xué)秘書必須熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)，掌握電腦的應(yīng)用；能夠熟練進(jìn)行文字編輯、圖像圖形處理、表格處理、數(shù)據(jù)庫處理等，可以用現(xiàn)代化的手段安排考場，現(xiàn)場辦公，既提高了工作效率，減輕勞動強(qiáng)度，又為師生提供了方便快捷的服務(wù)。

五、增強(qiáng)工作把握

增強(qiáng)工作把握是高校教學(xué)秘書提高工作效率的捷徑。高校教學(xué)秘書要想提高工作效率，最重要的是自己要熱愛本職工作，積極有所作為，增強(qiáng)對本職工作的熟悉和把握，從繁雜的工作中總結(jié)出規(guī)律性的認(rèn)識，從而提高工作效率。教學(xué)秘書要不斷加強(qiáng)對自身工作業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，熟悉本職工作，做到對工作胸有成竹。在熟練的基礎(chǔ)上，從中找出規(guī)律性的東西，提高對本職工作預(yù)見性、系統(tǒng)性和科學(xué)性的規(guī)律認(rèn)識，從而大大提高工作效率。為此，高校教學(xué)秘書必須擁有扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)、檔案學(xué)、秘書學(xué)等基本知識。對學(xué)校教學(xué)管理的規(guī)章制度，熟記于心，隨時可用。對師生有關(guān)教務(wù)方面咨詢的事務(wù)，應(yīng)答如流。平時注重積累經(jīng)驗。準(zhǔn)備一本筆記本，專門用來記錄在教務(wù)管理中有爭議的問題，工作方法及最佳解決方式。力求通過不斷地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，找到教務(wù)管理規(guī)律，尋求工作中的捷徑，提高工作效率。

總之，高校的教學(xué)秘書是秘書隊伍中的一個特殊的群體，是教學(xué)管理的執(zhí)行者，其工作具有鮮明的特點。要具備良好的綜合素質(zhì)，并非一日之功，而是靠不斷地學(xué)習(xí)和實踐，日積月累地來慢慢完善。每個教學(xué)秘書，只要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，有恒心和毅力，在工作中不斷摸索，努力尋找工作規(guī)律和工作方法，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，一定能夠全面地提高自己的綜合素質(zhì)。

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