郭叢玲

【摘 要】隨著信息化快速發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，信息化在我國(guó)快餐、中餐的使用已經(jīng)很頻繁，餐飲企業(yè)的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)?；?jīng)營(yíng)使餐飲管理更加規(guī)范化和科學(xué)化，這樣更容易采用現(xiàn)代的信息技術(shù)提高餐飲的運(yùn)作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高客的滿意程度和忠誠(chéng)度。本文通過(guò)對(duì)目前某大型連鎖餐飲企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)用情況的分享，和對(duì)目前企業(yè)應(yīng)用財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)存在的問(wèn)題提出自己的建議，希望能對(duì)連鎖餐飲業(yè)財(cái)務(wù)信息化實(shí)施和后期使用有所幫助。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)；餐飲連鎖企業(yè)；報(bào)表模塊

一、目前連鎖餐飲企業(yè)信息化應(yīng)用

財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用是一個(gè)企業(yè)信息化的重要組成部分，財(cái)務(wù)系統(tǒng)如何順利上線及上線后如何良好應(yīng)用是我們遇到的常規(guī)問(wèn)題，一般連鎖餐飲企業(yè)信息化實(shí)施需要經(jīng)過(guò)如下幾個(gè)階段：

1.軟件選擇及模塊的確定

餐飲連鎖企業(yè)分快餐和中餐，各企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和管理方式各不相同，各企業(yè)要根據(jù)自身管理模式和業(yè)務(wù)流程選擇相應(yīng)的信息化解決方案，才能借助信息化助推本企業(yè)的規(guī)范經(jīng)營(yíng)和工作效率的提高。軟件要選擇領(lǐng)先品牌、性價(jià)比高、服務(wù)品質(zhì)好、提供個(gè)性化管理需求，且具有較高軟件成熟度的廠家，以保證后期服務(wù)的質(zhì)量和穩(wěn)定性。

2.前期溝通與基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備

（1）前期盡調(diào)與溝通。確定軟件以后，軟件工程師首先要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，與餐飲企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員充分溝通，詳細(xì)了解業(yè)務(wù)流程和日常存在的問(wèn)題、潛在的問(wèn)題及解決辦法，然后輸理業(yè)務(wù)流程，整理出完整、順暢的業(yè)務(wù)流程，從固定資產(chǎn)、供應(yīng)鏈到總賬、再到報(bào)表信息（如下圖），有的企業(yè)還會(huì)用到零售系統(tǒng)，梳理好流程以后經(jīng)系統(tǒng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)形成文字性文件。這個(gè)過(guò)程一般也是解決原本企業(yè)流程中不合規(guī)情況和業(yè)務(wù)操作問(wèn)題的良好時(shí)機(jī)。

（2）基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備?；A(chǔ)資料準(zhǔn)備是系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，系統(tǒng)上線的基礎(chǔ)，所以在這個(gè)環(huán)節(jié)，軟件人員先演示軟件，使準(zhǔn)備資料的人員充分理解相應(yīng)基礎(chǔ)信息的含義和重要性，并給出每類檔案的模板，實(shí)施項(xiàng)目組業(yè)務(wù)人員先整理出本企業(yè)信息，再將整理好的信息按要求拷貝相應(yīng)模板中，基礎(chǔ)資料大致如下：基構(gòu)信息、部門檔案、人員檔案、客戶和供應(yīng)商分類及檔案、項(xiàng)目大類及目錄、折舊年限及方法、固定資產(chǎn)檔案、計(jì)量單位、存貨檔案、販賣品檔案、促銷方案等。準(zhǔn)好基礎(chǔ)檔案后，按照項(xiàng)目組商討的編碼方案對(duì)各檔案進(jìn)行編碼，在這個(gè)過(guò)程需考慮企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和計(jì)劃，為新檔案的增加留有余地。

（3）搭建系統(tǒng)平臺(tái)，進(jìn)行業(yè)務(wù)測(cè)試。在業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)備基礎(chǔ)檔案的時(shí)期，軟件工程師根據(jù)第一階段設(shè)定的信息化解決方案和企業(yè)選購(gòu)模塊，搭建和本企業(yè)硬件設(shè)施相當(dāng)?shù)南到y(tǒng)環(huán)境平臺(tái)。將準(zhǔn)備好的基礎(chǔ)資料導(dǎo)入系統(tǒng)，用該企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)操測(cè)試，供應(yīng)鏈從采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)?fù)素?、調(diào)撥出貨，門店訂貨、門店收貨等供應(yīng)鏈流程測(cè)試；總賬自憑證填制、審核、記賬、結(jié)賬等業(yè)務(wù)、賬務(wù)查詢和報(bào)表生成測(cè)試；固定資產(chǎn)從錄入新卡片、計(jì)提折舊、資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢、生成憑證測(cè)試；零售系統(tǒng)自顧客點(diǎn)餐、結(jié)算、報(bào)表查詢等方面測(cè)試；對(duì)存在問(wèn)題的環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)流程，確定最終實(shí)施細(xì)節(jié)。

3.組織培訓(xùn)與系統(tǒng)上線

（1）業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)。系統(tǒng)測(cè)試完成且形成最終實(shí)施流程后，首先對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員進(jìn)行詳細(xì)培訓(xùn)，使其熟練掌握系統(tǒng)應(yīng)用、查詢及解決常規(guī)性問(wèn)題及特別問(wèn)題的方法。其次組織全體相關(guān)業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，以本企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)為例，在搭建平臺(tái)中給業(yè)務(wù)人員詳細(xì)的培訓(xùn)和考核，要讓所有業(yè)務(wù)人員會(huì)靈活操作軟件，能夠處理遇到的常規(guī)性問(wèn)題。同時(shí)，制定好檔案新增、調(diào)整的業(yè)務(wù)審批流程并形成文件；對(duì)系統(tǒng)管理員進(jìn)行詳盡培訓(xùn)，如所有檔案的新增、調(diào)整、人員權(quán)限調(diào)整，促銷方案設(shè)制和停用等等，使其熟練掌握系統(tǒng)檔案處理過(guò)程。

（2）系統(tǒng)上線。網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件、系統(tǒng)、人員等條件均已具備，按項(xiàng)目計(jì)劃日期上線，上線當(dāng)天軟件工程師和IT部門人員需要多配人手以備出現(xiàn)臨時(shí)狀況，IT部門保障硬件設(shè)施穩(wěn)定、網(wǎng)絡(luò)順暢，軟件工程師保證軟件安全穩(wěn)定，項(xiàng)目實(shí)施業(yè)務(wù)人員也成為力保項(xiàng)目順利上線的護(hù)航員，全面做好準(zhǔn)備，力保系統(tǒng)項(xiàng)目順利上線。

4.系統(tǒng)跟進(jìn)及問(wèn)題解決

（1）與舊系統(tǒng)并行，跟進(jìn)解決問(wèn)題。系統(tǒng)上線后，進(jìn)入正常使用狀態(tài)，但剛換系統(tǒng)，新系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性需要磨合，磨合過(guò)程中會(huì)有操作性或其他方面的問(wèn)題，有些問(wèn)題企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員或IT部人員當(dāng)場(chǎng)就能解決，有些企業(yè)內(nèi)部當(dāng)場(chǎng)解決不了問(wèn)題可以歸集到專人，由專人與軟件工程師對(duì)接并及時(shí)處理，確保業(yè)務(wù)平穩(wěn)過(guò)渡，隨著時(shí)間的推移和大家操作的熟練程度，問(wèn)題會(huì)越來(lái)越少直到?jīng)]有。為了確保業(yè)務(wù)連續(xù)和數(shù)據(jù)安全，企業(yè)會(huì)要求新舊系統(tǒng)并行一段時(shí)間，并行過(guò)程是基層業(yè)務(wù)人員最辛苦的，相當(dāng)于一項(xiàng)業(yè)務(wù)要在新舊系統(tǒng)各操作一次。

（2）ufo報(bào)表使用。常規(guī)三大財(cái)務(wù)報(bào)表在系統(tǒng)中有預(yù)制模版，根據(jù)本企業(yè)行業(yè)選擇相應(yīng)模版略做調(diào)整使用，本企業(yè)因品牌多、店面多，要定期出具所有門店利潤(rùn)表和費(fèi)用明細(xì)表對(duì)比分析，這些特別需求通過(guò)自定義報(bào)表實(shí)現(xiàn)，在自定義報(bào)表按企業(yè)要求的格式設(shè)制報(bào)表模版，在單元格中根據(jù)公式指引一步步選擇關(guān)鍵字、部門、科目、期間等形成公式，編制完自定義報(bào)表并檢查保存。這是細(xì)心又費(fèi)時(shí)的活，需要及大的耐心，這個(gè)工程完成，以后則定期在報(bào)表模塊直接取數(shù)生成報(bào)表。

二、目前市場(chǎng)餐飲企業(yè)信息化系統(tǒng)應(yīng)用存在問(wèn)題

1.存貨流程粗放式或手工管理

本人近兩年曾對(duì)一些單位調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，有些單位對(duì)存貨的管理還停留在手工階段，門店訂貨、收貨、盤點(diǎn)、調(diào)撥均是手工單據(jù)或Excel制表，業(yè)務(wù)完成再將單據(jù)傳遞回財(cái)務(wù)，由專人將手工單據(jù)錄入系統(tǒng)，若單據(jù)丟失情況，則無(wú)法核實(shí)業(yè)務(wù)真實(shí)性，造成重復(fù)工作且效率低下；有些單位采用了供應(yīng)鏈信息化，但財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈、零售均使用不同的軟件，財(cái)務(wù)要用供應(yīng)鏈提供的數(shù)據(jù)做往來(lái)掛賬、進(jìn)貨、成本和門店間的調(diào)撥，再用零售系統(tǒng)提供的單據(jù)和存款單做收入，造成供應(yīng)鏈數(shù)量和金額的及時(shí)性、真實(shí)性與總賬系統(tǒng)不能達(dá)成，銷售收入核對(duì)及時(shí)性和準(zhǔn)確性不能達(dá)成。

2.目前結(jié)算方式多樣化，對(duì)賬成為最讓人煩惱問(wèn)題

目前，除了現(xiàn)金、POS、內(nèi)部餐券外，如微信、支付寶、美團(tuán)團(tuán)購(gòu)、糯米團(tuán)購(gòu)、團(tuán)購(gòu)中多種組合、商場(chǎng)不同抵扣券等，有些團(tuán)購(gòu)機(jī)構(gòu)或銀行將微信、支付寶、pos結(jié)算方式集中到其系統(tǒng)中又形成新的結(jié)算方式、造成結(jié)算方式少則十幾種，多樣化的結(jié)算方式，加上收銀業(yè)務(wù)操作的熟練程度和正確性因素影響，使收銀對(duì)賬和回款對(duì)賬都較麻煩，不同結(jié)算方式互串或少結(jié)、多結(jié)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，例如實(shí)際結(jié)算是微信，在收銀系統(tǒng)操作時(shí)點(diǎn)成了支付寶，則造成支付寶和微信在對(duì)賬時(shí)都會(huì)有差異；例如團(tuán)購(gòu)驗(yàn)券時(shí)尚未成功，收銀員以為操作成功，則結(jié)束了操作，最終造成少結(jié)；如賣餐旺期有顧客點(diǎn)了小菜，顧客將小菜款交給收銀先拿走小菜，這時(shí)收銀員正在為另一個(gè)顧客結(jié)賬，等結(jié)完賬收銀忘記在系統(tǒng)中錄入小菜，這樣造成收款大于系統(tǒng)銷售。相信這塊對(duì)賬是餐飲財(cái)務(wù)人員的最頭疼的事。

3.報(bào)表模塊利用不充分

財(cái)務(wù)工作的目標(biāo)就是出具報(bào)表，提供真實(shí)有效的信息，依企業(yè)情況做相關(guān)的系統(tǒng)分析，為領(lǐng)導(dǎo)預(yù)測(cè)和決策提供有效依據(jù)。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前企業(yè)對(duì)報(bào)表模塊的使用并不充分，一般企業(yè)用報(bào)表模塊僅生成三張主表既資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表，對(duì)其自定義報(bào)表利用不夠充分。

三、餐飲企業(yè)信息化系統(tǒng)應(yīng)用的對(duì)策建議

1.梳理存貨流程，采用信息系統(tǒng)精細(xì)化管理

近年來(lái)，連鎖經(jīng)營(yíng)餐飲的企業(yè)很多，而成本控制是餐飲業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有些規(guī)模大的企業(yè)已經(jīng)用等ERP、NC實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)統(tǒng)一管理。對(duì)于規(guī)模相對(duì)小一些的企業(yè)依據(jù)自身情況選擇性價(jià)比高的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

首先，總賬、供應(yīng)鏈采用同一系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享，財(cái)務(wù)人員期末將相應(yīng)業(yè)務(wù)單據(jù)記賬后直接自供應(yīng)鏈生成憑證，保證存貨和成本數(shù)據(jù)和準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

其次，對(duì)存貨進(jìn)行信息化管理，使存貨從訂貨、入庫(kù)、自總倉(cāng)到門店的調(diào)撥、門店間調(diào)撥、倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)、門店盤點(diǎn)在一個(gè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，后續(xù)單據(jù)引用源頭單據(jù)生成，提高工作效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在信息化的建設(shè)與實(shí)施過(guò)程中，將供應(yīng)商的資質(zhì)、配送及折扣和合作程度等相關(guān)資料保存到系統(tǒng)中，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理的評(píng)價(jià)，來(lái)選擇良好質(zhì)量的供應(yīng)商。甚至有些餐飲企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)可以和供應(yīng)商協(xié)同，企業(yè)錄入采購(gòu)訂單，在供應(yīng)商的系統(tǒng)中自動(dòng)生成銷售訂單，供應(yīng)商依據(jù)銷售訂單生產(chǎn)發(fā)貨，形成銷售出庫(kù)單，企業(yè)門店收到貨物，引用原來(lái)的采購(gòu)訂單生成入庫(kù)單，并修正收貨數(shù)量，在此過(guò)程中，系統(tǒng)能夠自動(dòng)設(shè)定不能多收或少收的比率，以便降低舞弊現(xiàn)象發(fā)生。

最后，供應(yīng)鏈與門店零售系統(tǒng)對(duì)接，每個(gè)菜品都有相應(yīng)的配方即BOM表，將BOM表錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)依據(jù)菜品的銷售數(shù)量計(jì)算出原料標(biāo)準(zhǔn)耗用量，將當(dāng)天的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)依據(jù)昨日庫(kù)存+本日購(gòu)進(jìn)-本日結(jié)存算出實(shí)際耗用量，并將原料的標(biāo)準(zhǔn)耗用量與實(shí)際耗用量對(duì)比計(jì)算出差異，企業(yè)則依據(jù)差異查找問(wèn)題并優(yōu)化操作流程和節(jié)約成本，促使差異減到最小，即保證菜品質(zhì)量又控制了成本，且有利于管理層分析毛利，為營(yíng)銷、調(diào)整菜價(jià)等提供準(zhǔn)確參考信息。當(dāng)然因菜品的變化要對(duì)BOM表不斷的更新維護(hù)，并且這是一個(gè)繁雜且耗成本的事情，這就需要企業(yè)根據(jù)自身情況平衡處理。

2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、將銷售管理或總賬與門店零售系統(tǒng)對(duì)接

對(duì)于結(jié)算方式多樣化造成對(duì)賬難的問(wèn)題可以從以下幾面著手：首先，制定完善的收銀管理制度 制度中包含具體要求和獎(jiǎng)懲原則，要求員工按收銀制度辦事，規(guī)范操作流程，當(dāng)日事當(dāng)日畢，及時(shí)將結(jié)算平臺(tái)金額與收銀系統(tǒng)銷售金額核對(duì)。其次，對(duì)收銀員和出納定期進(jìn)行培訓(xùn)，餐飲行業(yè)基層人員一般學(xué)歷低、流動(dòng)大，必須定期對(duì)其收銀具體操作流程和制度給予重申，使其在業(yè)務(wù)源頭操作細(xì)心、準(zhǔn)確、快速，保證結(jié)算方式無(wú)誤、不出現(xiàn)未驗(yàn)券成功和少錄單等情況，這樣為快速對(duì)賬提供了良好的基礎(chǔ)。最后，利用現(xiàn)在的信息化技術(shù)將各結(jié)算平臺(tái)的后臺(tái)與零售系統(tǒng)對(duì)接，這樣不僅驗(yàn)券快速也不會(huì)出現(xiàn)驗(yàn)券不成功的現(xiàn)象，零售系統(tǒng)自動(dòng)將相應(yīng)銷售數(shù)據(jù)與相應(yīng)結(jié)算方式的后臺(tái)應(yīng)結(jié)算金額匹配形成匯總表，收銀和財(cái)務(wù)都可以定期查看。出納每日結(jié)班只打印匯總表，數(shù)據(jù)一致則直接出具日?qǐng)?bào)并由當(dāng)班經(jīng)理和出納簽字確認(rèn)傳遞財(cái)務(wù)，數(shù)據(jù)不一致則可查詢明細(xì)并給出原因，進(jìn)一步解決。再者，將零售系統(tǒng)和總賬或銷售管理對(duì)接，依零售系統(tǒng)已經(jīng)核對(duì)好的數(shù)據(jù)生成收入憑證。

3.充分利用報(bào)表模塊和財(cái)務(wù)分析

一般財(cái)務(wù)軟件的報(bào)表模塊是一個(gè)靈活的報(bào)表生成工具，財(cái)務(wù)人員可以自由定義各種財(cái)務(wù)報(bào)表、管理匯總表、統(tǒng)計(jì)分析表，通過(guò)取數(shù)公式從數(shù)據(jù)庫(kù)中挖掘數(shù)據(jù)，也可以定義表頁(yè)與表頁(yè)以及不同表格之間的數(shù)據(jù)勾稽運(yùn)算、制作圖文混排的報(bào)表。所以財(cái)務(wù)人員除了可以利用報(bào)表模版生三大報(bào)表外，充分利用自定義報(bào)表的功能，依據(jù)本企業(yè)情況和需求，自定義相關(guān)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析報(bào)表并生成模版，根據(jù)對(duì)比分析所取數(shù)據(jù)不同，在單元格中依據(jù)公式向?qū)нx擇函數(shù)逐步選擇部門、科目、會(huì)計(jì)期間、方向、賬套號(hào)、會(huì)計(jì)年度等形成公式，可制成自己需要的報(bào)表模版并保存，就如同三大報(bào)表模版一樣，以后取數(shù)時(shí)選不同期間，直接生成報(bào)表就可以了。如同一品牌下所有門店的收入費(fèi)用表對(duì)比分析、不同品牌間收入費(fèi)用的對(duì)比分析等。把企業(yè)常用到的財(cái)務(wù)指標(biāo) ，如反映盈利能力、營(yíng)運(yùn)能力、償債能力和增長(zhǎng)能力狀況的指標(biāo)可以直接在自定義報(bào)表中設(shè)置好，這樣則可以通過(guò)信息系統(tǒng)定時(shí)的取得相關(guān)比率指標(biāo)，以便企業(yè)管理層對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況做出及時(shí)有效的判斷。如有較復(fù)雜的報(bào)表需求，可以同軟件工程師溝通，以二次開發(fā)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。

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