曹吉

摘 要：在我國高等教育連年擴(kuò)招的背景下，大學(xué)生不斷增多和逐步與國際接軌的學(xué)校配套設(shè)施使得原有的房屋設(shè)備已不能滿足現(xiàn)有的需求，近年來在國家的號(hào)召和投入下，我國高校紛紛新建校區(qū)和擴(kuò)建原有校區(qū)，在基建方面取得了快速的發(fā)展，同時(shí)也產(chǎn)生了大量的基建檔案。但是，高?；n案快速增多的同時(shí)，高校基建檔案管理水平并未及時(shí)跟上基建檔案的增長(zhǎng)的速度，基建檔案在資源管理和開發(fā)利用過程中出現(xiàn)了一系列問題?；诖?，本文對(duì)高?；n案資源管理及開發(fā)利用進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理；開發(fā)利用

一、高?；n案概述

自我國高等教育改革后，高校擴(kuò)招力度持續(xù)加大，加大了對(duì)教育事業(yè)的投入，高校在此期間快速發(fā)展。為了滿足日益增長(zhǎng)的大學(xué)生求學(xué)需求，高校自身基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)張，加之一系列的高校間合并與重組，高校在建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量基建檔案，這對(duì)高?；n案管理工作提出了新的要求[1]。高校基建檔案是高校檔案資源的一大重要組成部分，它記錄了高校在發(fā)展過程中每一項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施工程的竣工驗(yàn)收情況，是反映高?；A(chǔ)設(shè)施發(fā)展的一手資料，具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、現(xiàn)實(shí)性、復(fù)雜性、周期長(zhǎng)等特點(diǎn)。首先，高?；n案具有專業(yè)性，主要內(nèi)容為高校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目；其次，高校基建檔案圍繞每一個(gè)項(xiàng)目都依據(jù)項(xiàng)目工程管理形成了系統(tǒng)性的檔案資料；再次，高?；n案都是由高校實(shí)際發(fā)生的基建項(xiàng)目產(chǎn)生的資料，可以指導(dǎo)高校未來項(xiàng)目規(guī)劃和工程建設(shè)，資料具有較高的參考性，且高校基建工程往往周期長(zhǎng)，涉及設(shè)備、生產(chǎn)工藝、建筑材料、施工技術(shù)、參與單位等多方面，影響因素繁多，且相關(guān)工程建設(shè)各階段相互穿插、互相影響，導(dǎo)致相關(guān)檔案材料構(gòu)成十分復(fù)雜。最后，整個(gè)基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工需要數(shù)年時(shí)間，因此對(duì)單個(gè)項(xiàng)目基建檔案的收集也具有較長(zhǎng)周期?；诟咝；n案的以上特點(diǎn)，高校要提高對(duì)基建檔案資源的管理能力，加強(qiáng)開發(fā)利用水平，為高校基本建設(shè)管理、規(guī)劃、維修和發(fā)展提供依據(jù)。

二、高?；n案管理現(xiàn)狀

在我國高?；n案快速增多的同時(shí)，高?；n案管理水平并未及時(shí)跟上基建檔案的增長(zhǎng)的速度。當(dāng)前，我國高?；n案主要存在以下幾方面問題：（1）基建檔案規(guī)章不完善。有些高校雖然已經(jīng)實(shí)施了《普通高校檔案管理辦法》，在基建檔案方面制定了一些制度，劃定了高?；n案歸檔范圍，但是由于具體的規(guī)章不完善，沒有對(duì)歸檔的要求、時(shí)間予以細(xì)化，工程周期又長(zhǎng)，跨年或跨幾年的項(xiàng)目相對(duì)較多，導(dǎo)致高?；n案難以及時(shí)收集的情況時(shí)有發(fā)生[2]。（2）基建檔案管理人員專業(yè)性不足?；n案由于有其行業(yè)專業(yè)性，高校檔案管理人員大多為兼職人員，缺乏基建檔案的系統(tǒng)化管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，難以滿足基建檔案對(duì)管理人員的專業(yè)性需求。（3）基建檔案數(shù)字化水平不高。隨著信息化發(fā)展速度的加快，大部分高校都為檔案管理配備了電腦、打印機(jī)等信息化基礎(chǔ)設(shè)施用以管理檔案，但是，專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)普及率不高，缺少數(shù)字化文檔，現(xiàn)在很多地方在查閱基建檔案時(shí)，只能提供紙質(zhì)檔案，基建電子檔案不完善大部分時(shí)候依舊需要查找實(shí)體資料。

三、高?；n案資源管理相關(guān)影響因素分析

高?；n案管理出現(xiàn)以上問題，究其根源，有以下幾大原因：（1）高校對(duì)基建檔案管理重視程度不夠。由于基礎(chǔ)設(shè)施取得的成績(jī)是顯性成績(jī)，而檔案管理產(chǎn)生的價(jià)值很多時(shí)候要等到很長(zhǎng)時(shí)間以后才能體現(xiàn)出來，加之高校對(duì)整個(gè)檔案管理方面的宣傳力度并不是很大，重視程度不夠，導(dǎo)致各個(gè)部門的管理人員從思想上對(duì)檔案資源管理不重視，有的甚至圖方便將資料自行保管，如遇到部門更換管理人員，新老交替，交接工作如果不做好等問題，就容易造成已有的檔案資料遺漏、缺失。（2）高校基建檔案管理缺乏物資和人員保障[3]。從經(jīng)費(fèi)上說，高校經(jīng)費(fèi)通常會(huì)落于發(fā)展教學(xué)科研方面，落實(shí)到基建的經(jīng)費(fèi)也是重項(xiàng)目、輕檔案，基建檔案的維護(hù)需要管理部門在檔案管理配套設(shè)施上投入資金，資金不足導(dǎo)致基建檔案維護(hù)水平不足。從人員上說，高?；n案管理人員的數(shù)量和設(shè)備質(zhì)量跟不上大量新產(chǎn)生的基建檔案以及對(duì)基建檔案數(shù)字化的要求[4]。（3）高?；n案利用水平不高。高校的快速發(fā)展雖然帶來了更豐富的檔案資料，但是基建檔案的利用水平卻不高。這主要是因?yàn)楫?dāng)前高?；n案管理水平不足，在搜索時(shí)不便于查找，檔案的信息化程度較低，難以快速找到有價(jià)值的信息，只用原件導(dǎo)致資料缺損嚴(yán)重，降低了基建檔案的利用率。

四、完善高?；n案資源管理的相關(guān)建議

（一）提高重視，樹立服務(wù)理念

高校要加大對(duì)基建檔案資源管理的重視程度，檔案工作人員要將被動(dòng)管理檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)檔案使用人員，樹立服務(wù)理念。一方面，檔案管理部門應(yīng)加大對(duì)自身工作的宣傳。對(duì)于內(nèi)部員工，可以通過展覽、宣傳欄、會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)等途徑加大對(duì)基建檔案重要性宣傳，并讓工作人員了解館藏的具體內(nèi)容，提升高校檔案工作人員對(duì)檔案管理的價(jià)值認(rèn)識(shí)，促進(jìn)工作人員對(duì)檔案管理工作的職業(yè)認(rèn)同感，激發(fā)責(zé)任意識(shí)[5]。對(duì)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，則可以通過匯報(bào)工作的方式，宣傳檔案管理意義和重要性，從而獲得部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，保證高校檔案資源管理工作順利開展。另一方面，高校要加強(qiáng)檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)和參與意識(shí)，樹立服務(wù)理念。充分利用檔案的參考性作用，結(jié)合高校實(shí)際建設(shè)任務(wù)，主動(dòng)為業(yè)務(wù)工作提供指導(dǎo)服務(wù)。

（二）完善基建檔案管理規(guī)章制度

高校要結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)，建立好細(xì)化的檔案管理規(guī)章制度，保障檔案管理工作順利開展。首先，設(shè)立歸檔范圍。高校檔案管理部門應(yīng)以國家和地方的相關(guān)規(guī)范來制定本校的相關(guān)規(guī)范，比如以《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《上海市工程建設(shè)規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范》為依據(jù)，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際工作開展情況以及不同類型檔案的應(yīng)用價(jià)值合理設(shè)立歸檔范圍以及歸檔重點(diǎn)，做到范圍的設(shè)定在降低收集資料數(shù)量的同時(shí)保證檔案使用價(jià)值[6]。其次，實(shí)施部門立卷。由于高校基建檔案的專業(yè)性、系統(tǒng)性特點(diǎn)，積極實(shí)施以基建部門為主體的部門立卷有利于提升基建部門的主體責(zé)任意識(shí)，提升歸檔檔案的專業(yè)性程度，保證檔案質(zhì)量。

（三）提升基建檔案管理人員專業(yè)化水平

過去由于高校基建檔案管理人員多以兼職人員為主，故檔案管理人員的穩(wěn)定性和專業(yè)化水平不高。但是考慮到項(xiàng)目的長(zhǎng)周期性和專業(yè)性特點(diǎn)，在條件允許的情況下，高校檔案管理部門應(yīng)配備專職基建檔案管理員，在招收和管理檔案管理人員時(shí)，要注重以下幾點(diǎn)：首先，檔案管理人員應(yīng)具有一定綜合素質(zhì)[7]。有的檔案工作帶有保密性質(zhì)，新招錄的檔案管理人員要具備一定的政治修養(yǎng)，有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)；檔案管理工作內(nèi)容較為枯燥，并且成績(jī)不容易體現(xiàn)，故檔案人員要有愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)、吃苦耐勞的精神品質(zhì)；基建檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，要求管理人員掌握一定專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)法律法規(guī)。其次，保證檔案管理人員穩(wěn)定性?；n案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，因此在不能配備專職基建檔案管理員的情況下，要求兼職的基建檔案管理員應(yīng)盡量在3-5年內(nèi)保持穩(wěn)定，同時(shí)基建部門應(yīng)分配檔案管理人員一定的檔案管理時(shí)間，保證基建檔案收集質(zhì)量，能夠按規(guī)定時(shí)間移交。最后，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。基建檔案隨著科技的發(fā)展也有新的變化，檔案管理部門要定期對(duì)檔案管理人員展開針對(duì)性培訓(xùn)，促進(jìn)其跟上時(shí)代步伐。

五、促進(jìn)高?；n案資源開發(fā)利用的有效策略

（一）提升高?；n案數(shù)字化水平

信息化技術(shù)為高?；n案管理水平提升提供了有利的技術(shù)支持，在過去，檔案信息內(nèi)容的傳遞依托于紙質(zhì)的檔案載體，但是信息化通過電子革命將信息內(nèi)容與實(shí)體檔案分離，有利于拷貝以及查詢等工作，大大提高了檔案使用的便利性和應(yīng)用水平。因此，促進(jìn)高?；n案資源開發(fā)要以加快基建檔案數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)[8]。高校要積極做好基建檔案管理硬件、軟件及相關(guān)技術(shù)人員保障工作。高校應(yīng)加大在基建檔案相關(guān)設(shè)備和軟件的投入力度，根據(jù)檔案管理需求購置相應(yīng)數(shù)量與檔次的檔案管理相關(guān)器材如電腦、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等。在購置檔案管理設(shè)備時(shí)，既要把每臺(tái)設(shè)備利用細(xì)化到個(gè)人，充分發(fā)揮設(shè)備功能，又要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，考慮到未來十年左右的基建材料量對(duì)機(jī)器內(nèi)存與運(yùn)行速度的要求，購買相適應(yīng)的機(jī)器設(shè)備。

（二）豐富基建檔案材料載體

當(dāng)前基建檔案內(nèi)容主要為紙質(zhì)內(nèi)容，高校要提高基建檔案利用水平，可以從豐富基建檔案材料載體入手。一方面，高校要做好基建檔案數(shù)字化開發(fā)。做好基建檔案資源類別的分類工作，針對(duì)不同的檔案材料內(nèi)容采取不同數(shù)字化歸檔方式。針對(duì)基建文件材料以及施工材料中的驗(yàn)收材料，由于使用率頻率較高并主要作為統(tǒng)計(jì)、報(bào)告、總結(jié)中數(shù)字來源依據(jù)，可以掃描關(guān)鍵內(nèi)容存儲(chǔ)歸檔，并設(shè)定如工程許可證號(hào)、竣工日期、面積等關(guān)鍵詞，提高材料利用水平；針對(duì)數(shù)量多但是使用頻率不高的施工材料，可以只保留原始紙質(zhì)材料；針對(duì)利用率高且內(nèi)容廣泛的竣工圖紙材料，可以掃描全部?jī)?nèi)容并存儲(chǔ)歸檔。如果有大量掃描內(nèi)容，高校可以購置專門的掃描儀，如果內(nèi)容不多，可以利用社會(huì)服務(wù)方式。另一方面，收集除紙質(zhì)材料以外，多樣化的基建檔案材料。檔案部門還要與基建部門配合，在收集好紙質(zhì)材料的同時(shí)，收集基建項(xiàng)目相關(guān)圖片、音頻、視頻等多媒體材料，保證高?；n案的完整性。

（三）優(yōu)化基建檔案檢索使用流程

要提高基建檔案利用水平，資料檢索效率是關(guān)鍵一環(huán)。首先，要保證電子檔案和紙質(zhì)檔案在內(nèi)容方面的一致性。基建檔案工作人員在錄入電子目錄時(shí)，要注意做好核對(duì)工作，審查紙質(zhì)檔案內(nèi)容是否能與目錄對(duì)應(yīng)，對(duì)核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的不一致情況要及時(shí)補(bǔ)充資料或更正目錄。其次，優(yōu)化不同檔案的關(guān)鍵詞，提高檢索效率。將數(shù)字檔案錄入電腦后，要建立好數(shù)據(jù)庫和檢索目錄，對(duì)檔案的關(guān)鍵詞予以優(yōu)化，根據(jù)搜索頻率提供智能化的相關(guān)建議搜索提示，建立對(duì)應(yīng)文件鏈接，為材料使用人提供便利。最后，做好基建檔案外出借閱登記工作。建立好電子化的基建檔案借閱使用情況表，內(nèi)容應(yīng)包括借出時(shí)間、歸還時(shí)間、案卷號(hào)、利用情況（原因）、借閱人、簽收人等內(nèi)容。

（四）促進(jìn)檔案部門與基建部門良性互動(dòng)

基建檔案來源于高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)，其后續(xù)價(jià)值的持續(xù)體現(xiàn)也離不開高校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。因此，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與基建部門的良性互動(dòng)。在基建檔案歸檔前，要及時(shí)了解項(xiàng)目在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工和竣工方面的資料，做到心中有數(shù)；在工程進(jìn)行時(shí)，要定期對(duì)項(xiàng)目予以督查，對(duì)項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的文件要及時(shí)收集，避免后期遺失，并適時(shí)收益一些多媒體資料，充實(shí)項(xiàng)目資料內(nèi)容；在工程結(jié)束以后，要經(jīng)常關(guān)注基建材料收集進(jìn)度，對(duì)上交過來的資料進(jìn)行核對(duì)和檢查，保證檔案資料的完整性，提高高?；n案質(zhì)量，為基建檔案高效利用奠定基礎(chǔ)。

六、結(jié)語

做好相關(guān)基建設(shè)施的維修保養(yǎng)工作，能為未來基建項(xiàng)目、改擴(kuò)建項(xiàng)目提供決策依據(jù)，起到關(guān)鍵的作用。面對(duì)在目前高?；ü芾砉ぷ髦谐霈F(xiàn)的基建檔案規(guī)章不夠完善、基建檔案管理人員配備不足或?qū)I(yè)性不足、基建檔案數(shù)字化水平不高、檔案部門與基建部門互動(dòng)較少的問題，檔案管理部門要通過樹立服務(wù)理念、完善管理規(guī)章制度、提升管理人員專業(yè)化水平來完善高?；n案資源管理，通過提升高?；n案數(shù)字化水平、豐富基建檔案材料載體和優(yōu)化基建檔案檢索程序來促進(jìn)高?；n案資源開發(fā)利用水平。

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