張雯

摘 要：在辦公自動化潮流蓬勃興起的時代，應當及時重視到強化文書檔案管理工作的重要性，并且在日常工作中不斷著手實現文書檔案管理的一體化及規(guī)范化。基于此時代發(fā)展的大背景，本文首先分析辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理工作呈現出的新特征，與此同時分析現階段文書檔案管理工作的不足之處，接著綜合論述結果，深度剖析在辦公自動化環(huán)境下優(yōu)化文書檔案管理工作的策略，以期具備參考價值。

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；安全防護措施

隨著科學技術水平的升級發(fā)展，網絡技術始終在不斷的創(chuàng)新演變，極大的更新了社會生產及社會生活的常規(guī)模式，不僅推動了辦公自動化的廣泛應用，同時還促使文書檔案管理工作迎來了新的時代。在現代化的辦公自動化環(huán)境當中，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經發(fā)生了天翻地覆的變革，為社會生產提供了新的發(fā)展渠道，同時也帶來一系列不容忽視的嚴峻問題，亟待在日常管理工作時加以關注并解決。

一、淺析辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的特點

（一）文書檔案管理更加便捷

在以往的辦公環(huán)境下，最難以處理的環(huán)節(jié)就是文書檔案信息的檢索環(huán)節(jié)，畢竟以人力分析處理大量的文書檔案信息，明顯會感到吃力，容易增加管理工作的出錯率。在辦公自動化環(huán)境下，檔案管理人員完全可以憑借辦公自動化管理系統(tǒng)的智能性優(yōu)勢，自動進行對于文書檔案資料的處理和流轉，順利完成文書檔案資料從辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的傳達，日后就可以憑借檢索到的信息便捷調取所需的文書檔案資料[1]。

（二）文書檔案管理更加智能

在以往的文書檔案管理工作當中，由于保存的文書檔案基本以紙質檔案的形式存在，因此具有龐大的檔案文件數量，導致檔案管理人員時常面臨著巨大的檔案管理壓力。而辦公自動化技術的發(fā)展，能夠改善以往依靠人力按照規(guī)范要求整合歸納文書檔案的不足之處，使得檔案管理人員只需借助辦公自動化系統(tǒng)的管理端，就可以輕松的從檔案庫里調取指定的文書檔案，快速查看到紙質文書檔案記載的相關資料，具有智能化的特征，極大的縮短了在文書檔案整合以及檢索環(huán)節(jié)所耗費的時間周期。

（三）文書檔案管理更加順暢

辦公自動化環(huán)境的發(fā)展，有效的提升了文書檔案一體化管理的效率。在辦公自動化環(huán)境下，檔案管理人員可以及時將整合到的文書檔案資料按照某種規(guī)律，上傳登記到辦公自動化管理系統(tǒng)網絡中，建立具有智能化檢索特征的目錄或者信息標簽，日后在查閱的時候，只需要輸入關鍵信息，系統(tǒng)網絡就可以自動調取文檔資料，使得文檔資料的整個利用環(huán)節(jié)變得順暢有序。

二、淺析辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的不足

（一）文書檔案管理具有獨立性

目前來看，很多企事業(yè)單位所管理的文書檔案都具有獨立性的特征。具體表現為管理文書檔案的部門相對比較分散，不同部門對于檔案管理的標準規(guī)范也有所區(qū)別，使得文書管理和檔案管理逐漸實現了脫節(jié)。再加上部門之間尚未建立協(xié)同合作關系，使得文書檔案資料難以被管理人員及時整合為系統(tǒng)的資料文件，不利于文書檔案的重要資料信息得到及時的利用[2]。

（二）文書檔案保密具有疏漏性

辦公自動化環(huán)境不僅為文書檔案的管理帶來了便利，同時也增加了電子文檔管理的風險性。再加上文秘工作人員要通過電腦流轉文件，可能存在著攜帶有互聯(lián)網病毒的情況，很容易導致文件在網絡環(huán)境下被盜取或者被更改，極大的增加了文書檔案管理的風險性，亟待通過技術手段加固企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)管理網絡，保證文書檔案的資料信息不被泄露。

（三）文書檔案管理具有過時性

隨著辦公自動化發(fā)展腳步的加快，文書檔案的管理工作存在的過時性因素逐漸暴露了出來。一方面在于文書檔案管理人員對于時代形勢的變化不夠敏感，難以及時學習先進的文書檔案管理技術或者理念，導致應用的傳統(tǒng)文書檔案管理手段難以滿足辦公自動化發(fā)展的需要。還有一方面就是先進管理技術在實施過程中總是面臨著各種阻礙，像是容易發(fā)生的信息泄露的問題，還沒有及時更新能夠加以解決的技術手段，導致企業(yè)的文書檔案資料面臨著被盜取的風險。

三、淺析辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的策略

（一）促使部門協(xié)同管理文書檔案

隨著辦公自動化在國際范圍的逐漸推廣壯大，各行各業(yè)的生產經營模式都在不斷隨之升級和創(chuàng)新，這也使得辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作，面臨著跟隨時代發(fā)展提出的新要求，盡快實現管理方式創(chuàng)新的要求。在辦公自動化環(huán)境當中，每一個辦公室或者每一個臺站都屬于我局機關的有機分支，這些獨立的個體共同構成了我局總體的管理系統(tǒng)，因此文書檔案不會再以“卷”作為管理的單位，而且轉變?yōu)榱恕拔募睘閱挝坏淖酉到y(tǒng)[3]。這就要求臺辦室要將每份文書檔案按照標注的作者、歸檔日期、獨立編號等信息，借助局域網進行整合，之后再直接載入到臺站的檔案庫中，建立基于辦公自動化環(huán)境下全新的文書檔案管理順序及目錄，日后按照文書檔案登記的順序直接進行管理即可，真正做到將文書檔案轉化為自動化的電子文件檔案，反過來促進各臺站間辦公效率的提升，同時強化文書檔案管理部門及技術部門的協(xié)同合作關系，逐步構建具有多部門有機配合、協(xié)同合作特征的辦公自動化文書檔案管理模式。

（二）確保文書檔案管理的規(guī)范化

在如今的辦公自動化環(huán)境下，文書檔案歸檔管理工作的覆蓋范圍和目標對象都有了很大的擴充，一定程度上為文書檔案的規(guī)范化管理帶來了挑戰(zhàn)，這要求文書檔案管理人員及時跟進文書檔案的全流程工作，推動文檔資料的一體化管理。例如，辦公自動化環(huán)境下的文書檔案，存在形式主要變成了紙質文件檔案以及電子文件檔案兩大類，常規(guī)的紙質檔案管理起來相對容易，但要注意將電子文件歸檔到指定的系統(tǒng)當中。同時，在將電子文件轉入到檔案庫的時候，需要確保管理流程的符合規(guī)定，統(tǒng)一為電子文件制定規(guī)范化的著錄標準，輔助相關部門按照規(guī)定的歸檔職責、范圍以及管理權限，配合檔案管理人員的管理工作。至于文書檔案的具體管理流程，要從文件的產生、運轉處理以及歸檔處理三大主要方面入手，在歸檔到檔案庫的前期就嚴格把控好電子文件資料及紙質文件資料，力爭處理好每一項細節(jié)和每一項流程，以完善的前期管理工作來確保后期歸入數據庫工作的周到，最終從細節(jié)處落手真正考慮到文書檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)，有效推動文書檔案的規(guī)范化管理。

（三）落實文書檔案安全防護管理

對于辦公自動化的發(fā)展來說，對于文書檔案進行有效的安全防護管理，有利于維護臺站機密性文書檔案的安全性，最終促進臺站內部整個文書檔案管理系統(tǒng)的高效運行，因此需要從多個方面入手開展安全管理工作。例如，臺站可以首先從文檔管理系統(tǒng)的軟硬件設施入手，切實運用防病毒、防攻擊以及具有高度保密性能的安全防護技術，率先強化對于管理系統(tǒng)軟硬件設施的安全保護。接著，臺站還需要在辦公自動化管理系統(tǒng)的內部網絡及外部網絡做好安全隔離設置，并且注意在電臺內部的辦公自動化管理網絡和外部網絡之間采取物理隔離措施，徹底將辦公自動化的內部網絡和外部網絡進隔離防護。另外，各臺站還應當積極完善能夠為辦公自動化環(huán)境保駕護航的文檔安全管理制度，促使辦公室負責檔案的職工樹立高度的安全意識，抽調業(yè)務能力及安全防護技術都過硬的檔案管理人員組建安全管理團隊，專門負責落實單位的文書檔案管理制度，輔助技辦室等相關部門嚴格落實文書檔案的規(guī)范化收集及整合，以此確保單位的文檔安全管理制度得到有效的落實。

（四）轉變辦公文書檔案管理思想

無論是在以往的辦公環(huán)境下，還是在新型的辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理工作始終都是企業(yè)開展經營管理工作的基礎，只是需要檔案管理人員與時俱進積極轉變文檔的管理思想。例如，臺站可以多次開展針對檔案管理人員的培訓工作，首先進一步鍛煉強化檔案管理人員的專業(yè)技能，促使管理人員在崗完成繼續(xù)教育，在此環(huán)節(jié)還要注意培養(yǎng)提高檔案管理人員的政治覺悟，使其在工作實踐當中能夠懷著高度的責任心，積極落實文書檔案管理的細節(jié)性工作，成為能夠被領導信得過的檔案管理人才。其次，各臺站要督促檔案管理人員積極學習辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理方式，改善已經過時的管理觀念和管理方式，主動借鑒學習國內外先進的檔案管理技能，從而顯著提升自己在收集、整合以及鑒別、歸納文書檔案方面的專業(yè)程度，最終為電臺辦公自動化文書檔案管理提供優(yōu)質服務。

四、結束語

綜上所述，現階段辦公自動化環(huán)境向全社會范圍內的逐漸覆蓋，一定程度上為文書檔案管理工作的開展帶來了革新的動力，但同時也對文書檔案管理涉及到的各方面工作帶來了壓力。針對這種矛盾的客觀情況，應當注意不斷實現文書檔案管理工作方式的升級，使之能夠適應辦公自動化環(huán)境的發(fā)展需要，最終確保文書檔案能夠為辦公自動化的發(fā)展提供保障，促進辦公人員工作效率及工作質量的全面提高。

參考文獻：

[1]嚴文枝.基于辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務，2017（24）：181.

[2]丁海霞.自動化辦公環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理探討[J].現代國企研究，2017（16）：38.

[3]李莉.在辦公自動化環(huán)境下如何做好電子文書檔案管理工作[J].城建檔案，2016（02）：51-52.