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        計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

        2018-03-28 15:03:18沈萬明鹽城市亭湖區(qū)人大辦
        傳播力研究 2018年22期
        關(guān)鍵詞:辦公自動化計算機信息辦公

        沈萬明 鹽城市亭湖區(qū)人大辦

        科技的發(fā)展不僅給人們的生活帶來變化,受其影響,日常的辦公中也處處體現(xiàn)著新的科技帶來的便捷。近十年以來,隨著計算機的普及和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,人們的辦公形式已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳輸轉(zhuǎn)向了自動化處理,這樣的革新為提高工作效率,提升辦公的準確性發(fā)揮了重要作用。

        一、辦公自動化概述

        辦公自動化是利用計算機和網(wǎng)絡(luò),將日常工作中使用的文件用各種軟件進行處理,最終實現(xiàn)正常的辦公流程順利進行。辦公自動化的產(chǎn)生是建立在計算機信息處理技術(shù)被廣泛運用的基礎(chǔ)上的,在這個過程中,需要工作人員通過計算機操作、利用各種辦公軟件和系統(tǒng)來實現(xiàn)各種文件的撰寫、傳輸、轉(zhuǎn)達等過程,將信息進行全方位的處理,使整個工作的流程都在計算機中完成。如今,無論是在行政機關(guān)還是企事業(yè)單位,都開始使用了辦公自動化,這一新型的辦公形式減少了人為的跑動,極大地節(jié)省了人力物力,提升了辦公的效率,通過辦公自動化里的自檢系統(tǒng),也降低了錯誤發(fā)生的概率。

        二、計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

        辦公自動化技術(shù)自誕生以來,一直深受各類行業(yè)的好評,并得到積極推廣,經(jīng)過無數(shù)實踐后經(jīng)歷了不斷創(chuàng)新,不斷完善,也逐漸人性化的過程,當前的自動化水平基本滿足了一般的辦公需要,但是隨著時代的變化和科技的進步,有許多環(huán)節(jié)已經(jīng)無法適應(yīng)當前高效率、高質(zhì)量的辦公要求。下面著重指出當前辦公自動化存在的問題。

        (一)計算機信息處理辦公自動化軟件缺乏實用性

        當前,辦公實現(xiàn)自動化系統(tǒng)進行信息處理已經(jīng)成為常態(tài),但是在具體的應(yīng)用中,計算機信息處理技術(shù)只是滿足了基本的應(yīng)用需求;在不同行業(yè)、不同單位的信息處理技術(shù)上沒有滿足不同行業(yè)和單位對于辦公自動化的個性化的需求,導(dǎo)致計算機處理的許多技術(shù)被擱置,造成了資源的浪費;而行業(yè)需求的某項功能又無法由原有的計算機信息處理技術(shù)提供出來,造成了在某些領(lǐng)域內(nèi)計算機處理技術(shù)缺乏實用性的現(xiàn)狀。

        (二)計算機信息處理辦公自動化軟件的針對性不強

        計算機信息處理辦公自動化軟件缺乏行業(yè)的針對性也是桎梏我國辦公自動化發(fā)展的短板之一。當前,辦公自動化軟件的開發(fā)模式大都是按照“統(tǒng)一平臺+ 模塊定制”,通過統(tǒng)一的平臺滿足辦公自動化的統(tǒng)一需求;通過模塊定制來實現(xiàn)行業(yè)和單位的個性和專業(yè)化的辦公需要。通過“統(tǒng)一平臺+ 模塊定制”的辦公自動化系統(tǒng)的研發(fā)方式雖然能緩解當前在辦公自動化軟件中抹殺專業(yè)、忽略個性需求的特點。但是辦公自動化系統(tǒng)受研發(fā)企業(yè)經(jīng)費和成本等因素的制約,這些因素影響了研發(fā)企業(yè)開發(fā)辦公系統(tǒng)針對性的積極性,導(dǎo)致企業(yè)的非通用性的辦公需求無法通過辦公自動化軟件來實現(xiàn)。

        三、計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化過程中的應(yīng)用

        互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨,使得辦公自動化系統(tǒng)對計算機信息處理技術(shù)的依存度越來越高,辦公自動化也成為今后辦公的模式和常態(tài)。要想最大限度的發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)對于提高辦公效力的作用,需要做好下面這幾點:

        (一)提高辦公自動化應(yīng)用管理人員水平

        辦公自動化系統(tǒng)規(guī)范了辦公的環(huán)節(jié)和流程,提高了工作效率,但是辦公無法完全脫離技術(shù)管理人員而完全依賴自動化系統(tǒng)。在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用中,要提高管理人員對系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和重視程度,提高管理人員對自動化學(xué)習(xí)積極性,提高管理人員的辦公自動化技術(shù)應(yīng)用水平。除了技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),企業(yè)還應(yīng)加大對辦公自動化設(shè)備和系統(tǒng)的投入力度,確保對辦公自動化的重視程度。不同行業(yè)和單位還要根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點和需求,積極研發(fā)和探索符合自身辦公特點的辦公自動化系統(tǒng)和工作方案。

        (二)針對行業(yè)特點,定制專業(yè)化辦公自動化系統(tǒng)

        結(jié)合當前辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用,定制專業(yè)化的辦公自動化系統(tǒng)成為當前辦公系統(tǒng)發(fā)展的主流。根據(jù)建筑、醫(yī)藥、行政等等不同行業(yè)的辦公特征,制定個性化的計算機信息處理服務(wù)。只有對不同行業(yè)的辦公特點和側(cè)重點進行考量,才能在為行業(yè)提供針對性的計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用,從而降低傳統(tǒng)辦公模式的人力、物力等資源損耗。企業(yè)的管理者也要加大對辦公自動化系統(tǒng)的培訓(xùn)力度,通過講座、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等模式使得工作人員盡快掌握和學(xué)習(xí)辦公自動化系統(tǒng),提高日常辦公效率。

        (三)架設(shè)智能化辦公體系

        辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計辦公的各個環(huán)節(jié),在形成整體的智能化辦公體系后,辦公的流程會更加順暢,辦公效率將會大幅度提高。在辦公自動化的發(fā)展過程中,技術(shù)人員在完成自身的專業(yè)操作之余,也應(yīng)對當前的辦公自動化系統(tǒng)熟練掌握,從而更好地完成工作任務(wù)。計算機信息處理技術(shù)使得智能化辦公自動化體系成為辦公的常態(tài);智能化的辦公體系簡化了辦公的技術(shù)流程,使得溝通更加順暢和便捷,減少了辦公人力物力資源的投入,提高了整體的辦公效率。

        四、結(jié)語

        總之,計算機信息處理技術(shù)為辦公自動化提供了技術(shù)支持和革新方向,使得辦公自動化成為追隨互聯(lián)網(wǎng)時代的重要腳步和趨勢。利用計算機處理技術(shù)可以提高不同行業(yè)的辦公自動化程度,便捷快速的處理和交流辦公信息,完善辦公環(huán)節(jié),從而成為現(xiàn)代化辦公的重要組成部分。

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