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        試論高校圖書館檔案管理的信息化

        2018-07-28 06:49:10李國娟
        商情 2018年29期
        關(guān)鍵詞:高校檔案管理圖書館

        李國娟

        【摘要】信息化時代里,信息化管理趨勢愈發(fā)明顯,在這種趨勢下,高校圖書館應當認識到檔案管理信息化的重要性,加快檔案管理信息化建設,以信息化手段,取代傳統(tǒng)的管理方法,從而提高檔案管理水平,促進圖書館檔案的高效利用。本文就高校圖書館檔案管理信息化作了相關(guān)分析。

        【關(guān)鍵詞】高校;圖書館;檔案管理;信息化

        高校圖書館在高校教育中發(fā)揮著重要的作用,伴隨著高校規(guī)模的擴大,高校圖書館也在不斷發(fā)展壯大。圖書館檔案記錄了圖書館的發(fā)展歷史,對圖書館的發(fā)展有著指導、約束等作用。然而就當前高校圖書館檔案工作來看,依然在采用傳統(tǒng)的管理方法,檔案信息主要依靠手工方式來統(tǒng)計、整理,這種方式已經(jīng)無法滿足高校圖書館發(fā)展的需要。隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展,計算機網(wǎng)絡技術(shù)為高校圖書館檔案工作提供了巨大的便利,以網(wǎng)絡技術(shù)為手段,有利于實現(xiàn)檔案信息化管理,從而提高檔案管理效率和水平。

        一、高校圖書館檔案管理信息化的重要性

        高校圖書館檔案是圖書館各項工作的原始記錄,能夠全面反映圖書館的辦館條件、基礎業(yè)務工作、信息資源服務等內(nèi)容。高校圖書館檔案是高校圖書館發(fā)展的參考,做好圖書館檔案管理工作,可以為圖書館學研究和教學科研提供文獻保障,不斷優(yōu)化圖書館服務水平。長期以來,高校圖書館檔案管理工作方式比較傳統(tǒng),檔案的收集、存儲、調(diào)用等主要靠人工方式來實現(xiàn),信息化管理水平較低,而這種人工操作方式不僅效率低,而且很容易造成圖書館檔案信息的不完善。一旦圖書館檔案信息失真,就無法真實地反映圖書館實際情況,進而影響到檔案作用的發(fā)揮,不利于高校圖書館的發(fā)展。信息化是信息化時代發(fā)展的重要特征,實現(xiàn)信息化管理是高校圖書館檔案管理的重要方向和目標。以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理方式,可以實現(xiàn)資源的共享,有效避免檔案信息失真的現(xiàn)象發(fā)生,提高檔案管理水平,促進圖書館檔案的高效利用,更好服務高校圖書館發(fā)展、服務高校教學與科研工作[1]。

        二、高校圖書館檔案管理信息化策略

        信息化時代里,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合高校圖書館檔案管理工作的需要,而要想促進高校圖書館檔案的開發(fā)利用,圖書館就必須結(jié)合時代發(fā)展形勢要求,加快信息化建設,以信息化手段推動檔案管理工作的開展,進而提高檔案管理水平。

        (一)加大信息化的投入

        高校圖書館檔案管理信息化發(fā)展是建立信息化系統(tǒng)的基礎上,而信息化系統(tǒng)的構(gòu)建有賴于資金。因此,要想真正實現(xiàn)檔案信息化管理,高校圖書館就必須加大投入,結(jié)合檔案管理信息化的需要,引進先進的設備,完善管理信息化基礎設施。同時,要構(gòu)建一個統(tǒng)一、完善的檔案管理系統(tǒng),根據(jù)圖書館檔案類別,建立相應的檔案信息系統(tǒng),如圖書館業(yè)務檔案,以信息技術(shù)為載體,建立業(yè)務檔案信息系統(tǒng),將圖書館業(yè)務信息全部納人到這一信息系統(tǒng)中去,從而實現(xiàn)信息化操作、管理,提高檔案管理效率和水平,促進檔案信息的高效利用[2]。

        (二)加大信息化人才的培養(yǎng)

        在高校圖書館管理信息化過程中,人才起著重要的作用。如果檔案管理人員能力不足,不具備專業(yè)的管理能力,勢必會影響到圖書館檔案管理信息化發(fā)展進程與發(fā)展。因此,加強檔案工作人員的培訓尤為重要?;谛畔⒒芾淼男枰瑘D書館要強化現(xiàn)有檔案工作人員能力的培訓,包括信息化操作能力、檔案管理能力等,確?,F(xiàn)有檔案工作人員能夠勝任檔案信息化管理的需要。同時,加強業(yè)務素質(zhì)教育,提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng),通過繼續(xù)教育、專題培訓、專題講座等形式,向圖書館檔案工作人員普及信息化管理知識,不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),提升其業(yè)務水平和職業(yè)素養(yǎng)。另外,要注重檔案工作人員的業(yè)務考核,主管部門要定期對檔案工作人員的實際操作業(yè)務進行考核,將考核結(jié)果與檔案工作人員的工資收入掛鉤,進而激勵檔案工作人員主動投入到檔案管理工作中去[3]。

        (三)做好檔案信息安全管理

        在推進圖書館檔案管理信息化發(fā)展的過程中,檔案信息安全問題應引起高度重視。信息化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎上,而網(wǎng)絡具有開放性,在開放的環(huán)境下,圖書館檔案信息很容易遭受黑客攻擊。因此,要想提高檔案管理信息化水平,促進檔案信息的高效利用,圖書館就必須做好檔案信息安全管理工作。首先,在構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)時,要從軟件、硬件人手,保證檔案信息系統(tǒng)的先進性,杜絕系統(tǒng)漏洞存在;其次,加大信息安全技術(shù)的應用,如加密技術(shù)、身份認證技術(shù)、防火墻技術(shù)等,以這些技術(shù)為依托,提高檔案信息系統(tǒng)的安全性,避免檔案信息系統(tǒng)遭受惡意攻擊,進而保證檔案信息安全、完整,使高校圖書館檔案能夠應有的作用[4]。

        三、結(jié)語

        綜上,高校圖書館檔案管理信息化發(fā)展具有重大現(xiàn)實意義,實現(xiàn)檔案信息化管理,可以提高檔案管理水平,促進圖書館檔案的高效利用,進而推動高校圖書館的更好發(fā)展?;跈n案信息化管理的需要,高校圖書館應當加大投入,結(jié)合自身實際,構(gòu)建統(tǒng)

        一、規(guī)范的檔案信息化管理系統(tǒng),加大信息化管理人才的培養(yǎng),做好檔案信息安全管理,進而為檔案管理信息化發(fā)展提供保障。

        參考文獻:

        [1]王瑩.淺談高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設[J].辦公室業(yè)務,2017(19):50+52.

        [2]王坷.高校圖書館檔案優(yōu)化管理創(chuàng)新路徑探索[J].課程教育研究,2017(09):239-240.

        [3]王君保.高校圖書館檔案管理創(chuàng)新探討[J].好家長,2015(37):247.

        [4]韓來英.淺談高校圖書館檔案管理的信息化[J].中國成人教育,2011(21):31-32.

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