劉東進(jìn) 楊瑩

【摘要】以互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為依托的信息化技術(shù)已經(jīng)深入貫徹到現(xiàn)代社會(huì)的方方面面，而人力資源管理信息化平臺(tái)的建立也成為了人力資源部門的重要工作任務(wù)之一，其中人事檔案管理信息化構(gòu)建更成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的著力點(diǎn)。本文從人事檔案管理信息化構(gòu)建的重要性入手，著重探討了人事檔案管理信息化構(gòu)建的具體實(shí)現(xiàn)路徑，以供參考。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理；信息化平臺(tái)；人事檔案；信息化管理

信息化平臺(tái)的構(gòu)建已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的重要依托，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化不僅可以提高檔案管理的水平與效率，同樣也為人力資源管理水平的提高貢獻(xiàn)了極大的助益。本文就人事檔案管理信息化的構(gòu)建進(jìn)行了深入的探討，為更好實(shí)現(xiàn)人力資源與檔案管理的整合提供了借鑒意義。

一、人事檔案管理信息化構(gòu)建的作用

（一）提高人事管理工作效率

由于人事管理工作內(nèi)容極為復(fù)雜、瑣碎，又是企業(yè)日常運(yùn)行離不開的基本事務(wù)，其中絕大部分工作任務(wù)都是在既有經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行重復(fù)機(jī)械勞動(dòng)，不但耗時(shí)長(zhǎng)且過于枯燥。而人事檔案管理信息化的構(gòu)建以電子平臺(tái)為依托，極大的解放了人力物力，減少了管理人員重復(fù)無意義的勞動(dòng)，大大提高了工作效率，也提高了管理人員的工作積極性。

（二）促進(jìn)資源整合共享

實(shí)現(xiàn)人事管理信息化后，各種人事信息資源不再以實(shí)物的形式出現(xiàn)，而是以磁信號(hào)和數(shù)字信號(hào)的形式出現(xiàn)，極大地便利了傳輸和使用。而且應(yīng)用各種功能齊全的人事管理軟件，還可以對(duì)現(xiàn)有人事信息資源進(jìn)行分析整理，實(shí)現(xiàn)人事資源共享m通過這種形式，不僅可以為企業(yè)的人事管理提供更加全面的信息，同樣為企業(yè)的決策提供了理論依據(jù)。

二、人事檔案管理信息化構(gòu)建的具體實(shí)現(xiàn)路徑

（一）制定人事檔案信息化管理目標(biāo)

現(xiàn)代企業(yè)為了更好的實(shí)現(xiàn)人力資源管理，建立了人力資源管理信息化平臺(tái)，內(nèi)部設(shè)有全面系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)與綜合數(shù)據(jù)庫，從而使得人力檔案資料與系統(tǒng)資源管理手段有機(jī)結(jié)合，形成了企業(yè)內(nèi)部的龐大數(shù)據(jù)庫。在人力資源管理信息化平臺(tái)中，人事檔案管理信息化的構(gòu)建有助于企業(yè)各個(gè)部門查詢、參考所需的信息源，提高了人力資源管理部門的工作效率，同時(shí)也使得檔案管理工作更加規(guī)范化、數(shù)字化，不僅可以更好的幫助人力資源部門全面掌握人力信息、優(yōu)化內(nèi)部員工結(jié)構(gòu)，也為企業(yè)的未來發(fā)展提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。

（二）完善人事檔案管理的方案設(shè)計(jì)

企業(yè)首先要結(jié)合自身的發(fā)展情況，借助人力資源管理的平臺(tái)為依托，由人力資源部門將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)與錄人，掌握企業(yè)各個(gè)部門所領(lǐng)屬的業(yè)務(wù)范圍，詳細(xì)填寫業(yè)務(wù)信息，從而建立完備的結(jié)構(gòu)管理體系。在企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)體系中，人力資源部門還應(yīng)針對(duì)各部門所管轄的具體員工信息進(jìn)行錄人，這就要求人力資源部門充分明確自己的工作要求，全面深入的搜集各個(gè)部門內(nèi)員工的基本信息資料，明確其工作崗位的調(diào)動(dòng)情況，結(jié)合收集而來的資料進(jìn)行比對(duì)、分析與甄別，最終將最準(zhǔn)確、全面、有價(jià)值的信息予以整合，進(jìn)行妥善的整理與安放。隨后，要在人力資源管理平臺(tái)中將所掌握的人事信息進(jìn)行系統(tǒng)化的電子錄人，憑借專業(yè)電子技術(shù)建立檔案的查詢服務(wù)功能、檔案?jìng)鬟f功能與信息綜合統(tǒng)計(jì)，最終設(shè)置為成型的模塊，為企業(yè)人事檔案管理提供系統(tǒng)便捷的信息化服務(wù)。

（三）人事檔案管理信息化構(gòu)建的具體步驟

1.檔案信息管理

檔案信息管理是其中最為瑣碎復(fù)雜的基本內(nèi)容，要依靠人力資源部門收集員工的基本信息，包括詳細(xì)的姓名、性別、年齡、工作崗位、擔(dān)任職務(wù)名稱等，再按照專門的檔案標(biāo)號(hào)予以標(biāo)記，確保能夠順利查找。當(dāng)檔案管理部門接收到這些基本的人事檔案信息后，檔案管理人員還應(yīng)該結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的變動(dòng)與時(shí)間的推移，針對(duì)員工信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新與補(bǔ)充，及時(shí)改正錯(cuò)誤信息、補(bǔ)充最新信息，同時(shí)還要定期進(jìn)行查閱，將積存的無用檔案進(jìn)行排除，實(shí)現(xiàn)檔案信息的最優(yōu)化。

2.檔案收集歸檔

通常檔案歸檔主要是在信息系統(tǒng)中設(shè)置多個(gè)子菜單，一般包括檔案材料的送交、鑒別、歸檔等模塊，同時(shí)還要包括以L模塊所分別對(duì)應(yīng)的查詢功能。此外，為了最大限度預(yù)防材料送交過程出可能會(huì)出現(xiàn)的錯(cuò)誤情況，還應(yīng)該增設(shè)材料送交的還原功能。

3.檔案?jìng)鬟f

人事檔案?jìng)鬟f是指人事檔案在不同檔案管理機(jī)構(gòu)間的轉(zhuǎn)移。因人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，故人事調(diào)配或員工職務(wù)晉升等人力資源業(yè)務(wù)，會(huì)使人事檔案的所屬管理機(jī)構(gòu)發(fā)生變化，而發(fā)生人事檔案?jìng)鬟f業(yè)務(wù)口。在檔案?jìng)鬟f的步驟中，要根據(jù)檔案?jìng)鬟f的具體業(yè)務(wù)來設(shè)計(jì)檔案?jìng)鬟f的下屬子菜單。由企業(yè)內(nèi)部員工離職等因素造成的檔案?jìng)鬟f，可以劃分為調(diào)檔申請(qǐng)、轉(zhuǎn)遞手續(xù)辦理與查詢統(tǒng)訓(xùn)等三個(gè)子菜單。而企業(yè)因招收新員工入職、集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部跨級(jí)調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)等調(diào)動(dòng)而產(chǎn)生的檔案材料傳遞，則可以在前者的基礎(chǔ)上刪去調(diào)檔申請(qǐng)，增加檔案轉(zhuǎn)出、應(yīng)轉(zhuǎn)人檔案、應(yīng)接收檔案等，構(gòu)成五個(gè)子菜單。

4.檔案查詢與借閱

在人事檔案的管理中，檔案的查詢借閱是最基本的業(yè)務(wù)范疇，由人事檔案管理部門提供所保管的人事檔案，借助一定的手段與措施，向社會(huì)各界合法所需方提供檔案的基礎(chǔ)查詢借閱服務(wù)。在人事檔案信息化管理的形式中，檔案查詢既可以進(jìn)行本地查閱，同樣也增加了異地查閱功能，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的數(shù)字化檔案模式，可以輕松地實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線查詢，為使用者提供了極大的便捷。其中檔案的查閱模塊應(yīng)下分兩個(gè)子菜單，分別是提交申請(qǐng)與查詢；而檔案的借閱模塊則由三個(gè)子菜單構(gòu)成，分別是借閱、歸檔與查詢。

5.檔案查詢統(tǒng)計(jì)

人事檔案信息化管理的最后一步，要結(jié)合檔案信息的綜合統(tǒng)計(jì)，分別進(jìn)行各管檔機(jī)構(gòu)檔案的統(tǒng)計(jì)，針對(duì)缺檔的材料進(jìn)行統(tǒng)訓(xùn)與補(bǔ)充，統(tǒng)計(jì)查詢與借閱情況，還要統(tǒng)訓(xùn)檔桿傳遞的內(nèi)容。

三、結(jié)論

總而言之，伴隨如今互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的高速發(fā)展與現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人力資源管理信息化平臺(tái)的構(gòu)建已經(jīng)成為必然要求。而人事檔案管理信息化模式的構(gòu)建也成為檔案管理的要點(diǎn)，不僅能夠使得信息為人力資源所用，還能夠提高人力資源的管理水平，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

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