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        基于人力資源管理信息化平臺(tái)下人事檔案管理信息化構(gòu)建的思考

        2018-07-28 06:49:10劉東進(jìn)楊瑩
        商情 2018年29期
        關(guān)鍵詞:信息化平臺(tái)人事檔案信息化管理

        劉東進(jìn) 楊瑩

        【摘要】以互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為依托的信息化技術(shù)已經(jīng)深入貫徹到現(xiàn)代社會(huì)的方方面面,而人力資源管理信息化平臺(tái)的建立也成為了人力資源部門的重要工作任務(wù)之一,其中人事檔案管理信息化構(gòu)建更成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的著力點(diǎn)。本文從人事檔案管理信息化構(gòu)建的重要性入手,著重探討了人事檔案管理信息化構(gòu)建的具體實(shí)現(xiàn)路徑,以供參考。

        【關(guān)鍵詞】人力資源管理;信息化平臺(tái);人事檔案;信息化管理

        信息化平臺(tái)的構(gòu)建已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的重要依托,實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化不僅可以提高檔案管理的水平與效率,同樣也為人力資源管理水平的提高貢獻(xiàn)了極大的助益。本文就人事檔案管理信息化的構(gòu)建進(jìn)行了深入的探討,為更好實(shí)現(xiàn)人力資源與檔案管理的整合提供了借鑒意義。

        一、人事檔案管理信息化構(gòu)建的作用

        (一)提高人事管理工作效率

        由于人事管理工作內(nèi)容極為復(fù)雜、瑣碎,又是企業(yè)日常運(yùn)行離不開的基本事務(wù),其中絕大部分工作任務(wù)都是在既有經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行重復(fù)機(jī)械勞動(dòng),不但耗時(shí)長(zhǎng)且過于枯燥。而人事檔案管理信息化的構(gòu)建以電子平臺(tái)為依托,極大的解放了人力物力,減少了管理人員重復(fù)無意義的勞動(dòng),大大提高了工作效率,也提高了管理人員的工作積極性。

        (二)促進(jìn)資源整合共享

        實(shí)現(xiàn)人事管理信息化后,各種人事信息資源不再以實(shí)物的形式出現(xiàn),而是以磁信號(hào)和數(shù)字信號(hào)的形式出現(xiàn),極大地便利了傳輸和使用。而且應(yīng)用各種功能齊全的人事管理軟件,還可以對(duì)現(xiàn)有人事信息資源進(jìn)行分析整理,實(shí)現(xiàn)人事資源共享m通過這種形式,不僅可以為企業(yè)的人事管理提供更加全面的信息,同樣為企業(yè)的決策提供了理論依據(jù)。

        二、人事檔案管理信息化構(gòu)建的具體實(shí)現(xiàn)路徑

        (一)制定人事檔案信息化管理目標(biāo)

        現(xiàn)代企業(yè)為了更好的實(shí)現(xiàn)人力資源管理,建立了人力資源管理信息化平臺(tái),內(nèi)部設(shè)有全面系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)與綜合數(shù)據(jù)庫,從而使得人力檔案資料與系統(tǒng)資源管理手段有機(jī)結(jié)合,形成了企業(yè)內(nèi)部的龐大數(shù)據(jù)庫。在人力資源管理信息化平臺(tái)中,人事檔案管理信息化的構(gòu)建有助于企業(yè)各個(gè)部門查詢、參考所需的信息源,提高了人力資源管理部門的工作效率,同時(shí)也使得檔案管理工作更加規(guī)范化、數(shù)字化,不僅可以更好的幫助人力資源部門全面掌握人力信息、優(yōu)化內(nèi)部員工結(jié)構(gòu),也為企業(yè)的未來發(fā)展提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。

        (二)完善人事檔案管理的方案設(shè)計(jì)

        企業(yè)首先要結(jié)合自身的發(fā)展情況,借助人力資源管理的平臺(tái)為依托,由人力資源部門將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)與錄人,掌握企業(yè)各個(gè)部門所領(lǐng)屬的業(yè)務(wù)范圍,詳細(xì)填寫業(yè)務(wù)信息,從而建立完備的結(jié)構(gòu)管理體系。在企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)體系中,人力資源部門還應(yīng)針對(duì)各部門所管轄的具體員工信息進(jìn)行錄人,這就要求人力資源部門充分明確自己的工作要求,全面深入的搜集各個(gè)部門內(nèi)員工的基本信息資料,明確其工作崗位的調(diào)動(dòng)情況,結(jié)合收集而來的資料進(jìn)行比對(duì)、分析與甄別,最終將最準(zhǔn)確、全面、有價(jià)值的信息予以整合,進(jìn)行妥善的整理與安放。隨后,要在人力資源管理平臺(tái)中將所掌握的人事信息進(jìn)行系統(tǒng)化的電子錄人,憑借專業(yè)電子技術(shù)建立檔案的查詢服務(wù)功能、檔案?jìng)鬟f功能與信息綜合統(tǒng)計(jì),最終設(shè)置為成型的模塊,為企業(yè)人事檔案管理提供系統(tǒng)便捷的信息化服務(wù)。

        (三)人事檔案管理信息化構(gòu)建的具體步驟

        1.檔案信息管理

        檔案信息管理是其中最為瑣碎復(fù)雜的基本內(nèi)容,要依靠人力資源部門收集員工的基本信息,包括詳細(xì)的姓名、性別、年齡、工作崗位、擔(dān)任職務(wù)名稱等,再按照專門的檔案標(biāo)號(hào)予以標(biāo)記,確保能夠順利查找。當(dāng)檔案管理部門接收到這些基本的人事檔案信息后,檔案管理人員還應(yīng)該結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的變動(dòng)與時(shí)間的推移,針對(duì)員工信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新與補(bǔ)充,及時(shí)改正錯(cuò)誤信息、補(bǔ)充最新信息,同時(shí)還要定期進(jìn)行查閱,將積存的無用檔案進(jìn)行排除,實(shí)現(xiàn)檔案信息的最優(yōu)化。

        2.檔案收集歸檔

        通常檔案歸檔主要是在信息系統(tǒng)中設(shè)置多個(gè)子菜單,一般包括檔案材料的送交、鑒別、歸檔等模塊,同時(shí)還要包括以L模塊所分別對(duì)應(yīng)的查詢功能。此外,為了最大限度預(yù)防材料送交過程出可能會(huì)出現(xiàn)的錯(cuò)誤情況,還應(yīng)該增設(shè)材料送交的還原功能。

        3.檔案?jìng)鬟f

        人事檔案?jìng)鬟f是指人事檔案在不同檔案管理機(jī)構(gòu)間的轉(zhuǎn)移。因人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制,故人事調(diào)配或員工職務(wù)晉升等人力資源業(yè)務(wù),會(huì)使人事檔案的所屬管理機(jī)構(gòu)發(fā)生變化,而發(fā)生人事檔案?jìng)鬟f業(yè)務(wù)口。在檔案?jìng)鬟f的步驟中,要根據(jù)檔案?jìng)鬟f的具體業(yè)務(wù)來設(shè)計(jì)檔案?jìng)鬟f的下屬子菜單。由企業(yè)內(nèi)部員工離職等因素造成的檔案?jìng)鬟f,可以劃分為調(diào)檔申請(qǐng)、轉(zhuǎn)遞手續(xù)辦理與查詢統(tǒng)訓(xùn)等三個(gè)子菜單。而企業(yè)因招收新員工入職、集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部跨級(jí)調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)等調(diào)動(dòng)而產(chǎn)生的檔案材料傳遞,則可以在前者的基礎(chǔ)上刪去調(diào)檔申請(qǐng),增加檔案轉(zhuǎn)出、應(yīng)轉(zhuǎn)人檔案、應(yīng)接收檔案等,構(gòu)成五個(gè)子菜單。

        4.檔案查詢與借閱

        在人事檔案的管理中,檔案的查詢借閱是最基本的業(yè)務(wù)范疇,由人事檔案管理部門提供所保管的人事檔案,借助一定的手段與措施,向社會(huì)各界合法所需方提供檔案的基礎(chǔ)查詢借閱服務(wù)。在人事檔案信息化管理的形式中,檔案查詢既可以進(jìn)行本地查閱,同樣也增加了異地查閱功能,借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的數(shù)字化檔案模式,可以輕松地實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線查詢,為使用者提供了極大的便捷。其中檔案的查閱模塊應(yīng)下分兩個(gè)子菜單,分別是提交申請(qǐng)與查詢;而檔案的借閱模塊則由三個(gè)子菜單構(gòu)成,分別是借閱、歸檔與查詢。

        5.檔案查詢統(tǒng)計(jì)

        人事檔案信息化管理的最后一步,要結(jié)合檔案信息的綜合統(tǒng)計(jì),分別進(jìn)行各管檔機(jī)構(gòu)檔案的統(tǒng)計(jì),針對(duì)缺檔的材料進(jìn)行統(tǒng)訓(xùn)與補(bǔ)充,統(tǒng)計(jì)查詢與借閱情況,還要統(tǒng)訓(xùn)檔桿傳遞的內(nèi)容。

        三、結(jié)論

        總而言之,伴隨如今互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的高速發(fā)展與現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,人力資源管理信息化平臺(tái)的構(gòu)建已經(jīng)成為必然要求。而人事檔案管理信息化模式的構(gòu)建也成為檔案管理的要點(diǎn),不僅能夠使得信息為人力資源所用,還能夠提高人力資源的管理水平,促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]周喜強(qiáng).推進(jìn)入事檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].山東檔案,2011(3):13-14.

        [2]盧艷.基于人力資源管理信息化平臺(tái)的人事檔案管理信息化構(gòu)建[J].現(xiàn)代商業(yè),2011(29):270-271.

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