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        實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案優(yōu)化管理的主要措施

        2018-06-30 06:18:32梅園
        卷宗 2018年16期
        關(guān)鍵詞:主要措施優(yōu)化管理企業(yè)檔案

        梅園

        摘 要:企業(yè)在發(fā)展中,由于各企業(yè)的發(fā)展模式不同、業(yè)務(wù)不同等,也需要結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況不斷完善企業(yè)檔案管理工作,通過(guò)有效的檔案管理工作,為企業(yè)的各項(xiàng)工作做好檔案信息的收集、存檔和利用,是保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵工作之一。當(dāng)然,在企業(yè)飛速發(fā)展中,檔案管理工作也需要不斷地進(jìn)行更新和完善,才能符合企業(yè)的發(fā)展需求。對(duì)此,本文主要對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案優(yōu)化管理的主要措施進(jìn)行分析。

        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;優(yōu)化管理;主要措施

        一直以來(lái),檔案管理都是很多企業(yè)發(fā)展中的弱項(xiàng),并非是企業(yè)沒(méi)有能力去做好檔案管理工作,而是對(duì)檔案管理缺乏重視,甚至?xí)a(chǎn)生檔案管理工作并不能為企業(yè)營(yíng)造價(jià)值的觀念,這種錯(cuò)誤的觀念,將會(huì)直接影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。企業(yè)檔案管理主要對(duì)企業(yè)發(fā)展中的各方面信息進(jìn)行搜集、歸檔、分類、存儲(chǔ)等,而且在企業(yè)需要的時(shí)候,可以隨時(shí)檢索相關(guān)檔案信息,可以說(shuō)企業(yè)檔案信息對(duì)企業(yè)做出正確的發(fā)展決策以及明確發(fā)展方向具有重要的作用。因此,需要企業(yè)重視檔案管理工作,以下主要對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀以及優(yōu)化措施等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析,具體分析如下。

        1企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

        檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重中之重,但現(xiàn)階段很多企業(yè)在發(fā)展中,卻忽視了檔案管理的重要性,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題頻發(fā),檔案管理水平的不高,也將限制了企業(yè)的發(fā)展,以下主要對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

        1.1檔案管理信息化水平不高

        在信息技術(shù)飛速發(fā)展下,企業(yè)檔案管理也逐漸趨于信息化的發(fā)展趨勢(shì),提升企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展水平,可以保證檔案管理的有效性、全面性[1]。但從當(dāng)前的企業(yè)檔案管理情況來(lái)分析,信息化水平不高,在很大程度上影響到企業(yè)檔案信息化管理效率,例如,當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主,在檔案管理中,由于紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間保存下可能會(huì)出現(xiàn)變色、褪色等現(xiàn)象,再加上保存不當(dāng)可能會(huì)造成紙質(zhì)檔案的破壞和丟失等問(wèn)題,使得企業(yè)檔案管理不夠完善,而且,這類紙質(zhì)檔案在歸檔、查詢中也存在很大弊端。雖然現(xiàn)階段一些企業(yè)針對(duì)檔案管理已經(jīng)不斷提升信息化水平,并建立了相應(yīng)的管理信息系統(tǒng),但在實(shí)際應(yīng)用的水平不高,再加上長(zhǎng)時(shí)間未能對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行完善,使得系統(tǒng)運(yùn)行效率較低,造成企業(yè)檔案管理工作水平、工作效率難以提升。

        1.2檔案管理隊(duì)伍水平有待提升

        隨著企業(yè)的飛速發(fā)展,檔案數(shù)量的不斷增加,對(duì)檔案信息管理要求也越來(lái)越高,尤其是信息化技術(shù)的引入,也對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求,不僅需要熟練掌握檔案管理的工作內(nèi)容,同時(shí)還需要有著一定的信息技術(shù)水平,才能滿足當(dāng)前企業(yè)檔案管理崗位需求。但從現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理發(fā)展情況來(lái)分析,檔案管理隊(duì)伍的整體水平還有待提升,管理人員的培訓(xùn)力度不足,沒(méi)有結(jié)合新時(shí)期檔案管理的實(shí)際發(fā)展情況,對(duì)人員展開(kāi)專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn),使得一些檔案管理人員的水平依舊保持在以往的水平上。逆水行舟不進(jìn)則退,如果缺乏自我提升的意識(shí),遲早會(huì)被市場(chǎng)所淘汰。另外,現(xiàn)階段雖然一些企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了較為先進(jìn)的信息化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備等,但在設(shè)備實(shí)際操作的過(guò)程中卻因檔案管理人員的信息化水平不高,在設(shè)備以及檔案管理信息化系統(tǒng)操作上存在很多不足,進(jìn)而影響到企業(yè)檔案管理的效率。

        1.3檔案管理評(píng)估體系不健全

        在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中,應(yīng)具備較為健全的評(píng)估體系,針對(duì)企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)信息、工作情況等進(jìn)行評(píng)估,從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的不足,并能夠有針對(duì)性的進(jìn)行改進(jìn),是幫助企業(yè)檔案管理發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的關(guān)鍵體系[2]。但現(xiàn)階段很多企業(yè)的檔案管理評(píng)估體系并不健全,甚至缺乏相應(yīng)的評(píng)估體系,再加上沒(méi)有結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際發(fā)展特點(diǎn)、管理方式等完善相應(yīng)的管理評(píng)估體系,使得評(píng)估體系的運(yùn)行效果不好,不能全面準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問(wèn)題,也無(wú)法給予有效的優(yōu)化建議,使得企業(yè)檔案管理水平難以得到提升。另外,在受到一些先進(jìn)企業(yè)的影響,很多企業(yè)也都在根據(jù)自身企業(yè)的情況健全檔案管理評(píng)估體系,但卻有一些企業(yè)雖然有著健全的評(píng)估體系,卻無(wú)法將其落實(shí)到實(shí)處,導(dǎo)致在建立健全檔案管理評(píng)估體系過(guò)程中不僅耗費(fèi)的巨資,還沒(méi)有將其作用體現(xiàn)出來(lái)??傊?,評(píng)估體系是企業(yè)檔案管理的重點(diǎn),如果不能對(duì)其重視的話,勢(shì)必會(huì)制約檔案管理水平的提升。

        2企業(yè)檔案優(yōu)化管理的主要措施分析

        以保存工作中的原始信息記錄為依據(jù)的檔案管理屬于傳統(tǒng)型的企業(yè)檔案管理,它是為實(shí)現(xiàn)信息歸檔并在關(guān)鍵時(shí)刻可以用來(lái)進(jìn)行歷史查考和作為法律憑證的工具。隨著自動(dòng)化管理技術(shù)的日益成熟和使用普及,企業(yè)對(duì)所需要的信息應(yīng)該進(jìn)行宏觀的控制。隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展,對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。下面將談?wù)剬?shí)現(xiàn)檔案優(yōu)化的幾項(xiàng)具體措施。

        2.1建立較為完善的信息化檔案管理系統(tǒng),提升檔案管理信息化水平

        通過(guò)上述的分析,在當(dāng)前企業(yè)檔案管理中,由于檔案管理的信息化水平不高,直接影響到企業(yè)檔案管理的水平和檔案管理效率[3]。因此,在新時(shí)期發(fā)展中,企業(yè)檔案管理應(yīng)不斷提升信息化水平,建立較為完善的信息化檔案管理系統(tǒng),從而達(dá)到提升檔案管理信息化水平的目的。首先,企業(yè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理的信息化。在企業(yè)發(fā)展中會(huì)涉及到大量的檔案信息,應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際發(fā)展情況、業(yè)務(wù)開(kāi)展的特點(diǎn)、經(jīng)營(yíng)模式等,不斷創(chuàng)新檔案管理模式,打破傳統(tǒng)檔案管理的束縛,不斷提升檔案管理的信息化水平,促進(jìn)企業(yè)檔案管理有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式向著存儲(chǔ)數(shù)據(jù)化、采集自動(dòng)化、服務(wù)人性化、管理網(wǎng)絡(luò)化的方向轉(zhuǎn)變,不斷完善企業(yè)檔案搜集整理工作的信息化系統(tǒng)。企業(yè)檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期的工作,尤其是檔案信息的搜集真理,應(yīng)從企業(yè)發(fā)展之初就一直伴隨著企業(yè)的發(fā)展,并且應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求不斷革新信息檔案的收集整理模式,才能為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        其次,應(yīng)開(kāi)發(fā)和完善企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)。由于每個(gè)企業(yè)的發(fā)展規(guī)模、經(jīng)營(yíng)模式、經(jīng)營(yíng)崗位人員等方面的差異性,也使得每個(gè)企業(yè)在發(fā)展中的檔案管理也存在很大的差異性。根據(jù)企業(yè)自身完善檔案信息管理系統(tǒng),并根據(jù)企業(yè)的歸檔分類,在系統(tǒng)中可編輯檢索到相應(yīng)的目錄信息,為檔案使用提供更便利的條件[4]。另外,檔案管理信息化系統(tǒng)的支持下,也可以大大提升檔案信息的傳輸效率,促進(jìn)檔案信息的使用率,同時(shí)也能避免以往紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中出現(xiàn)的損壞、褪色、丟失等問(wèn)題,有效提高企業(yè)的檔案管理效率。

        2.2加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提升檔案管理水平

        在新時(shí)期發(fā)展中,人才是業(yè)務(wù)開(kāi)展的核心,企業(yè)檔案管理人員是檔案管理的核心,在企業(yè)檔案管理中,如果人員的素質(zhì)水平不高,將直接影響到企業(yè)檔案管理的水平。因此,應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提升檔案管理水平,不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理,為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)[5]。首先,應(yīng)從檔案管理人員素質(zhì)與能力養(yǎng)成的角度上出發(fā),不斷提升人員的綜合素質(zhì)。如,對(duì)檔案管理工作人員的素養(yǎng)、能力等狀況進(jìn)行評(píng)估,并根據(jù)實(shí)際的評(píng)估情況,展開(kāi)系統(tǒng)性的培訓(xùn)教育,不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí),還應(yīng)促使檔案管理人員做好檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行管理、信息搜集、信息管理、會(huì)計(jì)檔案、人事資料等相關(guān)內(nèi)容。而這都需要檔案管理人員不斷提升自身綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上,才能滿足崗位的哦給你做需求。此外,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)抓好企業(yè)檔案管理工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足,并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施,同時(shí)應(yīng)通過(guò)實(shí)踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等方式,不斷增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)效果。

        其次,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)指導(dǎo)。由于企業(yè)在發(fā)展中對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高,檔案管理業(yè)務(wù)量也在不斷增加,并會(huì)伴隨著企業(yè)的發(fā)展不斷拓展檔案管理業(yè)務(wù)[6]。而一些檔案管理新業(yè)務(wù)以及新技術(shù),則需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo),才能讓檔案管理人員快速掌握相關(guān)的知識(shí)和技術(shù),進(jìn)而有效提升企業(yè)檔案管理的水平。例如,在檔案管理信息化技術(shù)方面,應(yīng)通過(guò)聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員,對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的技術(shù)培訓(xùn),才能保證檔案管理人員能夠充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行信息化管理。

        2.3建立健全的評(píng)估體系,優(yōu)化企業(yè)檔案管理

        通過(guò)上述的分析,在當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中,由于檔案管理評(píng)估體系的不健全,從而造成企業(yè)在發(fā)展中,無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效而全面的評(píng)估,導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)很多疏漏,檔案管理水平不高,無(wú)法為企業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對(duì)此,應(yīng)建立健全的評(píng)估體系,實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理的優(yōu)化,為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的保障。首先,應(yīng)不斷優(yōu)化檔案的利用體系。檔案利用體系主要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況,合理選擇檔案并使用,在此過(guò)程中,檔案的安全管理非常重要,避免不正當(dāng)?shù)睦枚o企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。要求企業(yè)檔案利用的同時(shí),必須要保證檔案管理的保密性,完善保密機(jī)制,避免檔案信息外泄。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況,通過(guò)信息化檔案管理系統(tǒng)最大程度的挖掘企業(yè)內(nèi)部檔案信息的資源價(jià)值,為企業(yè)的發(fā)展抉擇提供有利的支持,將檔案管理的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)。

        其次,應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況以及企業(yè)的發(fā)展情況,不斷完善檔案管理評(píng)估體系,并制定較為完善的檔案管理及評(píng)估的相關(guān)制度。例如,《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案安全應(yīng)急處理預(yù)案》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》、《檔案分類及保管期限表》、《OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法(試行)》、《電子檔案管理辦法》等,為企業(yè)檔案管理提出方向明確、可行性強(qiáng)的工作建議,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理的優(yōu)化。

        3 總結(jié)

        綜上所述,檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要工作之一,應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式、工作內(nèi)容等,才能保證檔案管理工作符合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況。但一直以來(lái)企業(yè)在發(fā)展中很多都忽視檔案管理的重要性,沒(méi)有將檔案管理工作真正重視起來(lái),導(dǎo)致檔案管理工作沒(méi)有得到及時(shí)的改進(jìn),管理制度沒(méi)有得到及時(shí)的完善,檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平一直保持在原有的水平,極大地限制了企業(yè)檔案管理水平,不利于企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。在本文的研究中,筆者主要對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中的幾方面問(wèn)題進(jìn)行剖析,同時(shí)結(jié)合自身對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí),也提出了企業(yè)檔案管理優(yōu)化的幾方面策略,希望能夠引起企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視,不斷提升檔案管理工作水平,促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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