梅園

摘 要：企業(yè)在發(fā)展中，由于各企業(yè)的發(fā)展模式不同、業(yè)務(wù)不同等，也需要結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況不斷完善企業(yè)檔案管理工作，通過有效的檔案管理工作，為企業(yè)的各項(xiàng)工作做好檔案信息的收集、存檔和利用，是保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵工作之一。當(dāng)然，在企業(yè)飛速發(fā)展中，檔案管理工作也需要不斷地進(jìn)行更新和完善，才能符合企業(yè)的發(fā)展需求。對此，本文主要對實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案優(yōu)化管理的主要措施進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；優(yōu)化管理；主要措施

一直以來，檔案管理都是很多企業(yè)發(fā)展中的弱項(xiàng)，并非是企業(yè)沒有能力去做好檔案管理工作，而是對檔案管理缺乏重視，甚至?xí)a(chǎn)生檔案管理工作并不能為企業(yè)營造價(jià)值的觀念，這種錯(cuò)誤的觀念，將會直接影響到企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。企業(yè)檔案管理主要對企業(yè)發(fā)展中的各方面信息進(jìn)行搜集、歸檔、分類、存儲等，而且在企業(yè)需要的時(shí)候，可以隨時(shí)檢索相關(guān)檔案信息，可以說企業(yè)檔案信息對企業(yè)做出正確的發(fā)展決策以及明確發(fā)展方向具有重要的作用。因此，需要企業(yè)重視檔案管理工作，以下主要對當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀以及優(yōu)化措施等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析，具體分析如下。

1企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重中之重，但現(xiàn)階段很多企業(yè)在發(fā)展中，卻忽視了檔案管理的重要性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理問題頻發(fā)，檔案管理水平的不高，也將限制了企業(yè)的發(fā)展，以下主要對當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

1.1檔案管理信息化水平不高

在信息技術(shù)飛速發(fā)展下，企業(yè)檔案管理也逐漸趨于信息化的發(fā)展趨勢，提升企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展水平，可以保證檔案管理的有效性、全面性[1]。但從當(dāng)前的企業(yè)檔案管理情況來分析，信息化水平不高，在很大程度上影響到企業(yè)檔案信息化管理效率，例如，當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，在檔案管理中，由于紙質(zhì)檔案在長時(shí)間保存下可能會出現(xiàn)變色、褪色等現(xiàn)象，再加上保存不當(dāng)可能會造成紙質(zhì)檔案的破壞和丟失等問題，使得企業(yè)檔案管理不夠完善，而且，這類紙質(zhì)檔案在歸檔、查詢中也存在很大弊端。雖然現(xiàn)階段一些企業(yè)針對檔案管理已經(jīng)不斷提升信息化水平，并建立了相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，但在實(shí)際應(yīng)用的水平不高，再加上長時(shí)間未能對系統(tǒng)進(jìn)行完善，使得系統(tǒng)運(yùn)行效率較低，造成企業(yè)檔案管理工作水平、工作效率難以提升。

1.2檔案管理隊(duì)伍水平有待提升

隨著企業(yè)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)量的不斷增加，對檔案信息管理要求也越來越高，尤其是信息化技術(shù)的引入，也對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，不僅需要熟練掌握檔案管理的工作內(nèi)容，同時(shí)還需要有著一定的信息技術(shù)水平，才能滿足當(dāng)前企業(yè)檔案管理崗位需求。但從現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理發(fā)展情況來分析，檔案管理隊(duì)伍的整體水平還有待提升，管理人員的培訓(xùn)力度不足，沒有結(jié)合新時(shí)期檔案管理的實(shí)際發(fā)展情況，對人員展開專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，使得一些檔案管理人員的水平依舊保持在以往的水平上。逆水行舟不進(jìn)則退，如果缺乏自我提升的意識，遲早會被市場所淘汰。另外，現(xiàn)階段雖然一些企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了較為先進(jìn)的信息化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備等，但在設(shè)備實(shí)際操作的過程中卻因檔案管理人員的信息化水平不高，在設(shè)備以及檔案管理信息化系統(tǒng)操作上存在很多不足，進(jìn)而影響到企業(yè)檔案管理的效率。

1.3檔案管理評估體系不健全

在企業(yè)檔案管理的過程中，應(yīng)具備較為健全的評估體系，針對企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)信息、工作情況等進(jìn)行評估，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的不足，并能夠有針對性的進(jìn)行改進(jìn)，是幫助企業(yè)檔案管理發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的關(guān)鍵體系[2]。但現(xiàn)階段很多企業(yè)的檔案管理評估體系并不健全，甚至缺乏相應(yīng)的評估體系，再加上沒有結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際發(fā)展特點(diǎn)、管理方式等完善相應(yīng)的管理評估體系，使得評估體系的運(yùn)行效果不好，不能全面準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，也無法給予有效的優(yōu)化建議，使得企業(yè)檔案管理水平難以得到提升。另外，在受到一些先進(jìn)企業(yè)的影響，很多企業(yè)也都在根據(jù)自身企業(yè)的情況健全檔案管理評估體系，但卻有一些企業(yè)雖然有著健全的評估體系，卻無法將其落實(shí)到實(shí)處，導(dǎo)致在建立健全檔案管理評估體系過程中不僅耗費(fèi)的巨資，還沒有將其作用體現(xiàn)出來?？傊?，評估體系是企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)，如果不能對其重視的話，勢必會制約檔案管理水平的提升。

2企業(yè)檔案優(yōu)化管理的主要措施分析

以保存工作中的原始信息記錄為依據(jù)的檔案管理屬于傳統(tǒng)型的企業(yè)檔案管理，它是為實(shí)現(xiàn)信息歸檔并在關(guān)鍵時(shí)刻可以用來進(jìn)行歷史查考和作為法律憑證的工具。隨著自動化管理技術(shù)的日益成熟和使用普及，企業(yè)對所需要的信息應(yīng)該進(jìn)行宏觀的控制。隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求。下面將談?wù)剬?shí)現(xiàn)檔案優(yōu)化的幾項(xiàng)具體措施。

2.1建立較為完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理信息化水平

通過上述的分析，在當(dāng)前企業(yè)檔案管理中，由于檔案管理的信息化水平不高，直接影響到企業(yè)檔案管理的水平和檔案管理效率[3]。因此，在新時(shí)期發(fā)展中，企業(yè)檔案管理應(yīng)不斷提升信息化水平，建立較為完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，從而達(dá)到提升檔案管理信息化水平的目的。首先，企業(yè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理的信息化。在企業(yè)發(fā)展中會涉及到大量的檔案信息，應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際發(fā)展情況、業(yè)務(wù)開展的特點(diǎn)、經(jīng)營模式等，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理的束縛，不斷提升檔案管理的信息化水平，促進(jìn)企業(yè)檔案管理有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式向著存儲數(shù)據(jù)化、采集自動化、服務(wù)人性化、管理網(wǎng)絡(luò)化的方向轉(zhuǎn)變，不斷完善企業(yè)檔案搜集整理工作的信息化系統(tǒng)。企業(yè)檔案管理是一個(gè)長期的工作，尤其是檔案信息的搜集真理，應(yīng)從企業(yè)發(fā)展之初就一直伴隨著企業(yè)的發(fā)展，并且應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求不斷革新信息檔案的收集整理模式，才能為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

其次，應(yīng)開發(fā)和完善企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)。由于每個(gè)企業(yè)的發(fā)展規(guī)模、經(jīng)營模式、經(jīng)營崗位人員等方面的差異性，也使得每個(gè)企業(yè)在發(fā)展中的檔案管理也存在很大的差異性。根據(jù)企業(yè)自身完善檔案信息管理系統(tǒng)，并根據(jù)企業(yè)的歸檔分類，在系統(tǒng)中可編輯檢索到相應(yīng)的目錄信息，為檔案使用提供更便利的條件[4]。另外，檔案管理信息化系統(tǒng)的支持下，也可以大大提升檔案信息的傳輸效率，促進(jìn)檔案信息的使用率，同時(shí)也能避免以往紙質(zhì)檔案在保存過程中出現(xiàn)的損壞、褪色、丟失等問題，有效提高企業(yè)的檔案管理效率。

2.2加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理水平

在新時(shí)期發(fā)展中，人才是業(yè)務(wù)開展的核心，企業(yè)檔案管理人員是檔案管理的核心，在企業(yè)檔案管理中，如果人員的素質(zhì)水平不高，將直接影響到企業(yè)檔案管理的水平。因此，應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理水平，不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)[5]。首先，應(yīng)從檔案管理人員素質(zhì)與能力養(yǎng)成的角度上出發(fā)，不斷提升人員的綜合素質(zhì)。如，對檔案管理工作人員的素養(yǎng)、能力等狀況進(jìn)行評估，并根據(jù)實(shí)際的評估情況，展開系統(tǒng)性的培訓(xùn)教育，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，還應(yīng)促使檔案管理人員做好檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行管理、信息搜集、信息管理、會計(jì)檔案、人事資料等相關(guān)內(nèi)容。而這都需要檔案管理人員不斷提升自身綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，才能滿足崗位的哦給你做需求。此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)抓好企業(yè)檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，同時(shí)應(yīng)通過實(shí)踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等方式，不斷增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)效果。

其次，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)指導(dǎo)。由于企業(yè)在發(fā)展中對檔案管理的要求越來越高，檔案管理業(yè)務(wù)量也在不斷增加，并會伴隨著企業(yè)的發(fā)展不斷拓展檔案管理業(yè)務(wù)[6]。而一些檔案管理新業(yè)務(wù)以及新技術(shù)，則需要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，才能讓檔案管理人員快速掌握相關(guān)的知識和技術(shù)，進(jìn)而有效提升企業(yè)檔案管理的水平。例如，在檔案管理信息化技術(shù)方面，應(yīng)通過聘請專業(yè)技術(shù)人員，對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的技術(shù)培訓(xùn)，才能保證檔案管理人員能夠充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的檔案進(jìn)行信息化管理。

2.3建立健全的評估體系，優(yōu)化企業(yè)檔案管理

通過上述的分析，在當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中，由于檔案管理評估體系的不健全，從而造成企業(yè)在發(fā)展中，無法對檔案管理工作進(jìn)行有效而全面的評估，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)很多疏漏，檔案管理水平不高，無法為企業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對此，應(yīng)建立健全的評估體系，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案管理的優(yōu)化，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的保障。首先，應(yīng)不斷優(yōu)化檔案的利用體系。檔案利用體系主要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，合理選擇檔案并使用，在此過程中，檔案的安全管理非常重要，避免不正當(dāng)?shù)睦枚o企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。要求企業(yè)檔案利用的同時(shí)，必須要保證檔案管理的保密性，完善保密機(jī)制，避免檔案信息外泄。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，通過信息化檔案管理系統(tǒng)最大程度的挖掘企業(yè)內(nèi)部檔案信息的資源價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展抉擇提供有利的支持，將檔案管理的價(jià)值充分體現(xiàn)出來。

其次，應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況以及企業(yè)的發(fā)展情況，不斷完善檔案管理評估體系，并制定較為完善的檔案管理及評估的相關(guān)制度。例如，《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案安全應(yīng)急處理預(yù)案》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》、《檔案分類及保管期限表》、《OA 辦公自動化系統(tǒng)管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等，為企業(yè)檔案管理提出方向明確、可行性強(qiáng)的工作建議，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案管理的優(yōu)化。

3 總結(jié)

綜上所述，檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要工作之一，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式、工作內(nèi)容等，才能保證檔案管理工作符合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況。但一直以來企業(yè)在發(fā)展中很多都忽視檔案管理的重要性，沒有將檔案管理工作真正重視起來，導(dǎo)致檔案管理工作沒有得到及時(shí)的改進(jìn)，管理制度沒有得到及時(shí)的完善，檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平一直保持在原有的水平，極大地限制了企業(yè)檔案管理水平，不利于企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。在本文的研究中，筆者主要對當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中的幾方面問題進(jìn)行剖析，同時(shí)結(jié)合自身對企業(yè)檔案管理的認(rèn)識，也提出了企業(yè)檔案管理優(yōu)化的幾方面策略，希望能夠引起企業(yè)對檔案管理工作的重視，不斷提升檔案管理工作水平，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

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