向榮 王玉喬 高海芹 繆雪飛
摘 要:對(duì)于油田企業(yè)而言,檔案是重要的歷史發(fā)展資料。油田企業(yè)的檔案管理工作主要是管理檔案信息和檔案實(shí)體,并為油田企業(yè)的各個(gè)部門和經(jīng)營環(huán)節(jié)提供檔案服務(wù)。檔案管理工作對(duì)于油田企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展有著非常重要的作用,因此油田企業(yè)必須采取有效的措施來做好檔案管理工作,提高自身的核心競爭力,促進(jìn)企業(yè)的健康、穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。本文介紹了石油企業(yè)檔案管理的重要意義,分析了加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效途徑。
關(guān)鍵詞:油田企業(yè);檔案管理;有效途徑
檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄,是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄和信息資源,檔案管理工作是一項(xiàng)政治性與科學(xué)性很強(qiáng)的工作。油田企業(yè)要想在市場競爭中獲得生存與發(fā)展,把檔案潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力,必須積極探索油田企業(yè)檔案管理的有效途徑,建立檔案管理制度,提供檔案利用服務(wù),推進(jìn)檔案信息化建設(shè),提高檔案管理人員素質(zhì),發(fā)揮油田檔案在企業(yè)生產(chǎn)管理中的作用。
一、石油企業(yè)檔案管理的重要意義
隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,檔案信息管理體系已經(jīng)逐漸受到了更多的企業(yè)的重視和關(guān)注,檔案管理也是行政管理工作的一部分,它為企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù),想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進(jìn)行參考,檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù);項(xiàng)目運(yùn)營作用,檔案詳細(xì)真實(shí)地記錄著企業(yè)的各種往來面:檔案詳細(xì)真實(shí)地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來,它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務(wù)記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù),各種項(xiàng)目上的檔案整理會(huì)給整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營提供了促進(jìn)的作用,也能不斷地提升項(xiàng)目的盈利和管理水平;企業(yè)文化作用,檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的,它是企業(yè)文化的重要組成部分,它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展做好記錄;法律咨詢作用,檔案的真實(shí)性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù),它真實(shí)地記錄著當(dāng)事人在何時(shí)、何地進(jìn)行了何種的業(yè)務(wù)活動(dòng),是最真實(shí)的反映者,它能保護(hù)企業(yè)與員工的利益不受到損害,在法律上得到保證,也使得各方面的責(zé)任更加明確,減少不必要的糾紛;培訓(xùn)作用,檔案其實(shí)也是一種教育資源,它在企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)可以用作教材與參考資料,只因它是真實(shí)的記錄和反映,它對(duì)比其他的資料來說更加具有說服力,也更能讓人信服,尤其是其中記錄的真實(shí)案例。
二、加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效途徑
1)檔案管理制度的建立和健全。要對(duì)油田企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范,首先就必須對(duì)檔案管理制度進(jìn)行健全。要嚴(yán)格按照相關(guān)的制度進(jìn)行檔案的管理,包括檔案管理辦法、規(guī)檔要求、檔案分類等等。要建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制度,對(duì)其工作范圍、方法和職責(zé)進(jìn)行明確。要將各部門的歸檔目錄編制出來,整理檔案管理手冊(cè),明確歸檔檔案的保管期限、技術(shù)要求、整理規(guī)范等內(nèi)容,從而對(duì)其進(jìn)行便利的檢查和指導(dǎo)。檔案工作的基礎(chǔ)就是檔案收集,要將檔案材料的登記和傳遞制度進(jìn)行完善,并對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。一旦發(fā)現(xiàn)檔案的遺漏和丟失,就要及時(shí)查找檔案。要將油田企業(yè)的各項(xiàng)檔案管理細(xì)則建立起來,使檔案管理更加規(guī)范化。
2)開發(fā)利用檔案資源。要做好檔案的利用工作,再現(xiàn)檔案價(jià)值,提升檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。在檔案管理的過程中,要為油田企業(yè)的勘探開發(fā)、科研工作和生產(chǎn)提供檔案信息服務(wù)。檔案管理的服務(wù)要能夠滿足不同用戶的個(gè)性化需求,根據(jù)客戶的需求來調(diào)整檔案管理服務(wù)”,。油田企業(yè)可以建設(shè)檔案文件查閱中心,通過現(xiàn)代檔案管理技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)來提高檔案的利用率,使傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)延伸到文件管理的領(lǐng)域。不僅要為用戶提供紙質(zhì)的實(shí)體檔案,還要根據(jù)用戶的需求為其提高電子檔案。在檔案檢索、檔案信息資源整合和網(wǎng)絡(luò)資源利用等方面,要為用戶提供更好的定向?qū)n}服務(wù)、聯(lián)機(jī)實(shí)時(shí)幫助和引導(dǎo)服務(wù)等等。檔案管理要能夠?qū)⒂吞锲髽I(yè)勘探開發(fā)檔案和館藏的地質(zhì)資料檔案中的開發(fā)方案、地質(zhì)資料、鉆井設(shè)計(jì)、地質(zhì)設(shè)計(jì)、測井圖、地震成果報(bào)告、開發(fā)數(shù)據(jù)手冊(cè)、地質(zhì)資料和勘探數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行數(shù)字化,將數(shù)字化信息提供給用戶。這些信息對(duì)于油氣勘探開發(fā)有著重要的意義,而且是重要的油田工作總結(jié)和生產(chǎn)部署。
3)檔案管理要走向信息化。油田企業(yè)的檔案管理要走向信息化,通過檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)來利用和存取數(shù)字化館藏和電子文本,從而更好的為用戶服務(wù),開發(fā)檔案信息。作為一種重要的信息資源,檔案信息主要是對(duì)企業(yè)管理、經(jīng)營以及生產(chǎn)等各方面活動(dòng)的一種真實(shí)的記錄。油田企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理中必須要將現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案管理的基礎(chǔ),將建設(shè)檔案信息資源作為檔案管理的核心,將對(duì)檔案信息資源的充分利用作為檔案管理的目標(biāo)。所謂的檔案信息化建設(shè)是要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化。要通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來提供信息服務(wù),并實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。
4)提高素質(zhì)、培養(yǎng)人才。人才素質(zhì)的高低直接決定了油田企業(yè)檔案管理工作的好壞,因此,油田企業(yè)要提高對(duì)檔案管理部門和檔案管理人才的重視。作為一項(xiàng)既細(xì)致又復(fù)雜的工作,檔案管理的提供利用、科學(xué)管理以及收集等各個(gè)方面都需要檔案管理人員艱辛的勞動(dòng)付出以及嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度。檔案工作要求工作人員要認(rèn)真細(xì)致、必須具備良好的政治素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平。油田企業(yè)要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),要求其能夠掌握不同載體、部門門類的檔案管理技術(shù),熟悉檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié),能夠獨(dú)立使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行電子檔案的利用、保管、著錄、歸檔、存儲(chǔ)、傳遞,這些都對(duì)油田檔案管理人員的管理能力、科學(xué)技術(shù)知識(shí)以及業(yè)務(wù)知識(shí)等各方面具有越來越高的要求,檔案管理人員必須要對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)具有充分的了解,將微機(jī)操作熟練地掌握住,并且對(duì)檔案管理的新技術(shù)、新方法以及新理論進(jìn)行及時(shí)的了解,從而真正地將檔案管理發(fā)展的新動(dòng)向把握住。
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步,健全信息化管理模式是未來的發(fā)展趨勢和目標(biāo),企業(yè)檔案管理作為每個(gè)社會(huì)成員的基本信息資料,加強(qiáng)各企業(yè)的檔案管理模式和力度是促進(jìn)社信息化系統(tǒng)建設(shè),推進(jìn)電子檔案信息化的重要?jiǎng)恿?。隨著電子科技和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,檔案管理的方式也逐漸的獲得更多的提高和改進(jìn),因此為了推進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展方向,提高石油企業(yè)的生產(chǎn)效率和管理水平,充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加強(qiáng)整個(gè)企業(yè)的檔案管理成為企業(yè)發(fā)展的重要保證。
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