胡金全

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理在企業(yè)、單位、團(tuán)體中發(fā)揮的作用越來(lái)越大。它整合了一個(gè)單位的人事變動(dòng)，給單位的發(fā)展指明了前進(jìn)方向。當(dāng)前，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)前科技發(fā)展與信息技術(shù)對(duì)此提出的新要求，為了更好滿足生活生產(chǎn)的需要，相關(guān)部門要從現(xiàn)存的問(wèn)題出發(fā)，探索出實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；途徑與方法

檔案中包含了大量的個(gè)人信息，無(wú)論是讀書還是入職，我們的信息都會(huì)在檔案上有所記錄。換而言之，查看檔案可以在短時(shí)間內(nèi)了解一個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡。但在當(dāng)前的檔案管理中還存在諸多問(wèn)題，為了更好地促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足日常需求，本文試通過(guò)簡(jiǎn)要分析檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題，試探索促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑。

一、檔案管理現(xiàn)代化的概念

檔案管理現(xiàn)代化是指運(yùn)用科學(xué)思想、現(xiàn)代化的管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行高效管理，使得檔案管理更符合社會(huì)發(fā)展要求。在檔案管理的過(guò)程中，管理人員要積極主動(dòng)地改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理中的不足之處，借助部分高科技手段，使檔案管理變得智能化與信息化。例如：可以借助電腦設(shè)備完成部分的鑒別、篩選；利用縮微照相技術(shù)對(duì)一些重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行縮微復(fù)制等。

就當(dāng)前而言，科技的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化。特別是電子計(jì)算機(jī)的廣泛使用，已經(jīng)為檔案管理提供更為便捷的管理工具。檔案管理現(xiàn)代化具有傳統(tǒng)檔案管理無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn)，它儲(chǔ)存信息量大、占用實(shí)體空間小、工作效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)以及運(yùn)行速度快等。這些優(yōu)勢(shì)更進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

二、檔案管理當(dāng)前存在的問(wèn)題

就當(dāng)前而言，檔案管理還存在諸多問(wèn)題。首先，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化在一定程度上影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。但是，由于檔案自身的復(fù)雜性，使得我國(guó)檔案管理中缺乏了統(tǒng)一性，不同地區(qū)不同單位往往根據(jù)自身的技術(shù)與條件采取了不同的檔案管理方法。使得檔案管理數(shù)據(jù)分享成為了一大難題，不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。其次，檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理現(xiàn)代化需要具備專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才，他們不但要擁有較強(qiáng)的理論知識(shí)，還必須具備根據(jù)檔案管理實(shí)際情況制定相應(yīng)管理方式的實(shí)踐能力。但當(dāng)前大部分的檔案管理人員仍處于過(guò)去較低水平，缺乏專業(yè)的理論知識(shí)指導(dǎo)，這種現(xiàn)象大大延緩了檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。最后，檔案管理現(xiàn)代化的資金投入不足。檔案管理的現(xiàn)代化必須借助部分高端設(shè)備，但是當(dāng)前部分領(lǐng)導(dǎo)部門并沒(méi)有意識(shí)到設(shè)備的重要性，不愿意投入大量資金促進(jìn)設(shè)備的更新?lián)Q代，使得當(dāng)前大部分檔案室相當(dāng)簡(jiǎn)陋，不僅基礎(chǔ)條件差，而且部分檔案室建設(shè)不規(guī)范，影響了檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。

三、檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案管理現(xiàn)代化具有深遠(yuǎn)的意義。第一，檔案管理現(xiàn)代化有利于合理調(diào)配人員。檔案中所包含的個(gè)人信息有利于管理者了解人員的優(yōu)勢(shì)與不足，更好安排人員的工作崗位與任務(wù)，使每位成員可以發(fā)揮出自己最大的能力。第二，檔案管理現(xiàn)代化有利于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，更好分析社會(huì)發(fā)展動(dòng)向。現(xiàn)代化的檔案管理借助于互聯(lián)網(wǎng)等高端設(shè)備將大量信息分門別類，可以更好的察覺(jué)出社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，為企業(yè)發(fā)展占得先機(jī)，更好參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。第三，檔案管理現(xiàn)代化便于傳輸，更好提高工作效率?，F(xiàn)代單位通常是由多個(gè)部門共同組成，相互獨(dú)立但相互聯(lián)系。檔案管理的現(xiàn)代化有助于管理者可以及時(shí)在聊天平臺(tái)分享傳遞數(shù)據(jù)，一定程度上突破了時(shí)空限制，提高了工作效率。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

1.意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性

想要加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，必須先在思想上意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性。當(dāng)前，部分單位只看到了眼前利益，忽視了檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)化建設(shè)。特別是在招聘管理人員時(shí)，忽視了對(duì)其專業(yè)素質(zhì)的測(cè)評(píng)。使得部分工作人員缺乏耐心與細(xì)心。因此，管理者要消除自身對(duì)于檔案管理的部分偏見(jiàn)，看到檔案管理現(xiàn)代化對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)影響與益處。

2.加大資金投入，引進(jìn)信息技術(shù)設(shè)備

相關(guān)部門要加大資金投入，引進(jìn)部分高新信息技術(shù)設(shè)備，為檔案現(xiàn)代化進(jìn)程添磚加力。就傳統(tǒng)的檔案管理而言，其收集模式陳舊，不僅信息儲(chǔ)備占據(jù)空間大，而且不便于信息的查找。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)保存容易發(fā)生潮濕、腐爛的現(xiàn)象。因此，相關(guān)部門要投入大量資金，建立專門的信息檔案室，并利用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)、管理技術(shù)對(duì)信息做到篩選分類，為今后的檔案信息查找提供方便。

3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高管理人員素質(zhì)

檔案管理人員在檔案管理現(xiàn)代化中扮演了至關(guān)重要的角色，他們可以接觸到一些機(jī)密文件，因此，在挑選檔案管理人才時(shí)要十分慎重。他不僅需要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，還要具有較強(qiáng)的責(zé)任心、細(xì)心與耐心。此外，檔案管理人員還要具備較強(qiáng)的自主學(xué)習(xí)能力，能夠積極主動(dòng)的接觸學(xué)習(xí)新技術(shù)，并且舉一反三，將這些新興技術(shù)運(yùn)用到檔案管理上來(lái)，提高自己的業(yè)務(wù)水平與能力，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

4.多種管理方式相結(jié)合

現(xiàn)代化的檔案管理方法具有許多優(yōu)勢(shì)，包括內(nèi)存大、所占實(shí)體空間小等，但是由于是軟件系統(tǒng)管理，也具備部分的風(fēng)險(xiǎn)。其中，軟件的不穩(wěn)定性可能造成存儲(chǔ)信息的丟失或損毀。因此，檔案管理部門要將現(xiàn)代技術(shù)與傳統(tǒng)方式相結(jié)合，不僅在電腦上做到電子信息的存儲(chǔ)，也要保存紙質(zhì)信息的原始檔案，防止檔案信息丟失場(chǎng)面的出現(xiàn)。此外，檔案的管理還要做到分工，不能一人掌握所有信息，各個(gè)管理人員要做到各司其職，不可越俎代庖，切實(shí)保障檔案信息的安全性。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息的存儲(chǔ)也在不斷發(fā)生著改變，從以往的傳統(tǒng)儲(chǔ)存方式過(guò)渡到如今的現(xiàn)代化存儲(chǔ)，這一改變極大的便利了人們的生產(chǎn)與生活。但在當(dāng)前，檔案管理現(xiàn)代化還存在較多問(wèn)題，無(wú)論是管理人員素質(zhì)較低還是管理存儲(chǔ)設(shè)備較簡(jiǎn)陋，都對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的推進(jìn)產(chǎn)生了部分影響。因此，相關(guān)部門要采取部分有效措施，包括加大資金投入、挑選高素質(zhì)人才、結(jié)合多種管理方式等，從多個(gè)方面提高檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)與水平，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展增添動(dòng)力。

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