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        逆向思維在事業(yè)檔案編纂中的運用

        2018-06-29 07:58:26楊明
        卷宗 2018年14期
        關鍵詞:企業(yè)檔案逆向思維

        楊明

        摘 要:逆向思維,也叫反向思維,是一種利用普遍存在的對立面,以反常規(guī)方式讓思考者或管理人角色轉變的思維方式,站在事物的對立面,以相反的方式看待問題,以及解決問題的思維方法。本文中,對于逆向思維在事業(yè)檔案編纂中的正確應用進行介紹,提出運用逆向思維編纂事業(yè)檔案的建議。

        關鍵詞:企業(yè)檔案;檔案編纂;逆向思維;逆向編纂

        1 前言

        檔案編纂工作是指編纂者根據(jù)編纂題目的要求,對檔案信息進行搜集、挑選、審核、加工、組織、評價,以檔案文獻出版物的形式向社會用戶提供檔案文獻信息的工作。

        作為獨特的創(chuàng)造性思維形式,逆向思維方法往往能夠出其不意,收到良好的效果。逆向思維是順應信息趨化的趨勢而產生的。它涉及到客戶、雇員和供應商等信息參與者的處理。信息生產者(雇員)和用戶(客戶和供應商)對信息的選擇和編輯有共同的影響。因此,用逆向思維的檔案編制具有一定的條件性。應用逆向思維時,要靈活結合事業(yè)單位實際。

        2 逆向思維所要求的逆向編纂原則

        逆向思維作為一種工具,是以人的應用為基礎的。要使這一工具成為檔案編纂的有力武器,不僅要在思想本身的范圍內,而且要把逆向思維的方法轉化為具體的行動。逆向思維所要求的行為應遵循以下原則。

        第一,編纂的方向是基于用戶的需要。逆向思維的雙向性要求我們不僅要據(jù)檔編檔,,還要根據(jù)需要編檔。以用戶需求為切入點和立足點。企業(yè)文秘和檔案工作者必須牢牢把握企業(yè)所有者、管理者、員工、供應商、合作方、客戶和外部社會需求,贏得市場的檔案產品的生存能力和提高自身的職業(yè)競爭力。

        第二,以檔案編纂原則規(guī)范檔案管理。編纂的目的是基于文檔管理的需要。逆向思維是以用戶為主,在電子檔案管理中,應貫徹準確、完整、可靠、安全、易用的編寫原則。從信息系統(tǒng)的來源入手,在系統(tǒng)設計階段需要考慮這些編纂要求。

        第三,以效益為指標,管理檔案編纂產品。逆向思維的開放性要求檔案編纂把檔案信息系統(tǒng)作為企業(yè)子系統(tǒng),檔案作為企業(yè)重要的知識資源,有效地管理著企業(yè)的知識資產。因此,企業(yè)檔案的編纂應著眼于提高企業(yè)的效率,使編纂的形式和內容適應企業(yè)的發(fā)展方向和業(yè)務需要。

        第四,編纂的主要形式是人員分散和形式恰當。為了滿足網(wǎng)絡的需求文檔,對檔案編纂人員的職能或檔案編纂工作應該是不可取的。分散在行政、信息、金融、市場等業(yè)務部門,由辦事員填寫或承擔。

        3 積極探索適合事業(yè)實際的逆向編纂方法

        企業(yè)逆向編纂能否有效實施,關鍵在于能否遵循企業(yè)信息傳遞的客觀規(guī)律。要符合企業(yè)信息傳遞的客觀規(guī)律,必須具備兩個條件:正確的思維和正確的行動。正確的思維是企業(yè)信息實際思維的反映,正確的行動是正確的思維為指導下的行動。也就是說,沒有實際的企業(yè)信息,就不能實現(xiàn)逆向思維,就不能揭示信息傳遞中具體的、特殊的反向方法和手段,但如果忽視這些方法和手段,就不可能實現(xiàn)企業(yè)的逆向編纂。因此,探索逆向思維的途徑和方法,是企業(yè)實現(xiàn)逆向編纂的根本途徑。

        一般來說,探究逆向思維和逆向編纂,至少要考慮三個因素:勇氣、想象力和物質條件、手段。

        第一,逆向思維的重心由一個方向轉向另一個方向,打破了原來的思維方式,質疑舊的方法,這就需要有勇氣去進取。在電子時代,逆向編纂是與舊的正向編纂模式中分離出來的。新式編纂方法對比原有的編纂方式,是從平面編纂到網(wǎng)絡編纂的大進步。如果做不到對舊有的批判,沒有創(chuàng)新的勇氣,就很難實現(xiàn)根本上的進步。很難找到一種適合檔案編纂的新型方式。

        第二,逆向編纂的方式也與正向編纂方式有關。新編纂產生于舊編纂中,并在舊編纂中成長;新編纂是在吸收、保留和改造舊編纂中的積極因素,如編纂原則,加工原則、編排的基本形式等,作為自己生存和發(fā)展的基礎。在新與舊、紙與電子、平面與網(wǎng)絡對立面轉換過程中,編纂者必須開動腦筋,研究、理解、判斷和預測其發(fā)展階段和趨勢,并思考如何將兩者聯(lián)系起來,創(chuàng)造出一種新的、切實可行、行之有效的編纂方法。這種努力更多的創(chuàng)造性思維以及想象力。

        第三,編纂過程要保證物質、材料。對于以計算機系統(tǒng)為主要載體的逆向編纂,需要建立在一定的物質保證中。除了具備人力、物力、財力等基本條件外,還必須在逆向編纂中整合物質手段兩個方面。一方面,它是記錄和采集企業(yè)業(yè)務活動的錄音筆、錄音機、攝像機等技術設備;另一方面,逆向思維是建立在計算機網(wǎng)絡的使用基礎上,因此,物質保證中必須要有相應的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng),以及其他硬件配置,同時還有一定的軟件操作系統(tǒng)和其他軟件。這樣,可以將圖像文件、音頻信號、視頻和動畫圖像集成到有機檔案編纂產品。從普遍的意義上講,想要充分發(fā)揮逆向思維在檔案編纂中的用,首先需要了解、遵守逆向思維的特征以及規(guī)律。從企業(yè)檔案信息的實際情況出發(fā),有必要對企業(yè)檔案編纂的逆向思維、獨立思考、積極想象、創(chuàng)造價值和檔案信息,如果忽視逆向思維,甚至抹殺逆向思維具備的有趣的、有益的、創(chuàng)造性的和其他的功能,消極應對、迷信盲從,或者片面夸大逆向思維效果,而不考慮企業(yè)用戶和供應商的實際需求,盲目瞎干都是錯誤的。在企業(yè)檔案信息進入網(wǎng)絡媒體的新時代,需要進行逆向思考,組織編輯檔案,釋放編輯的創(chuàng)造性和創(chuàng)造性。

        4 結束語

        在信息環(huán)境下,企業(yè)對信息服務和檔案的要求越來越高。大力開展檔案編纂工作尤為重要。為了適應新時期檔案工作的新要求,檔案編纂工作必須從原來的封閉狀態(tài)向多樣化、全方位、深層次的檔案信息資源的發(fā)展轉變。同時,信息時代帶來的挑戰(zhàn)也為現(xiàn)代企業(yè)的編纂提供了難得的機遇。正確運用逆向思維在現(xiàn)代事業(yè)檔案編纂中,可以更好的促進檔案編纂工作的開展。

        參考文獻:

        [1]毛業(yè)博.互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案文獻編纂工作探究[J].辦公室業(yè)務,2016(08)

        [2]蔡穎.高校檔案編纂工作的優(yōu)勢與探析[J].辦公室業(yè)務,2011(02)

        [3]楊艷華 金文杰.當代檔案文獻編纂工作的現(xiàn)代延展[J].云南檔案,2016(06)

        [4]李碧瑜.淺談信息時代下的檔案編纂工作[J].辦公室業(yè)務,2017(07)

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