葛春蕾

【摘要】教育部從2004年開始正式啟動(dòng)高職高專院校的人才培養(yǎng)水平評(píng)估工作，并形成5年一輪的教學(xué)評(píng)估制度，來推動(dòng)高職高專教育持續(xù)健康發(fā)展。高校檔案直接記載學(xué)校教學(xué)歷史，反映學(xué)校教學(xué)工作全貌，記錄學(xué)校人才培養(yǎng)的全過程，在人才培養(yǎng)水平工作評(píng)估中具有重要作用。

【關(guān)鍵詞】高職院校；評(píng)估；檔案工作

高職院校的評(píng)估既是對(duì)院校整體工作的全面檢查，又能對(duì)院校的各項(xiàng)工作起到“以評(píng)促改、以評(píng)促建、以評(píng)促管、評(píng)建結(jié)合、重在建設(shè)”的積極作用。評(píng)估的結(jié)果，直接關(guān)系到學(xué)院的生存和發(fā)展，如果沒有檔案材料作為支撐和佐證，就不可能有效地開展高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估。因此，高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估與高職院校檔案工作具有密不可分的關(guān)系。

一、高職院校檔案工作對(duì)人才培養(yǎng)工作評(píng)估的作用

高職院校檔案，是指高職院校在辦學(xué)活動(dòng)中形成的具有查考保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄，是高職院校評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案為學(xué)院匯編材料提供第一手資料，隨后又為專家通過系統(tǒng)查閱院校發(fā)展的原始檔案資料來搜集學(xué)校教育的主要信息。

（一）為高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估提供材料支撐。高職院校檔案是高校在各項(xiàng)活動(dòng)中歷史面貌的真實(shí)記錄，是高職院校評(píng)估中最直接的資料。學(xué)院的歷史變遷、學(xué)院歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子的基本情況、學(xué)院機(jī)構(gòu)和專業(yè)設(shè)置、師資隊(duì)伍建設(shè)、普通高等學(xué)校基層報(bào)表、黨政會(huì)議記錄、在學(xué)院的發(fā)展進(jìn)程中所形成的重要錄音帶、錄像帶、光盤等都屬于檔案，是高職院校檔案的組成部分，它可以把學(xué)院的一些重大活動(dòng)通過多種形式生動(dòng)地再現(xiàn)，都是提供給高職院校評(píng)估的最可靠的第一手資料。

（二）為評(píng)估專家進(jìn)行科學(xué)決策提供參考依據(jù)。檔案的參考依據(jù)作用就在于它的可靠性，而真實(shí)性正是檔案的特征之一。高職院校檔案記錄了學(xué)院員工在各項(xiàng)活動(dòng)中的思想發(fā)展、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以及創(chuàng)造性成果，比如評(píng)估中準(zhǔn)備的教學(xué)建設(shè)與改革佐證材料中，如專業(yè)設(shè)置、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃等，都是學(xué)院教職工智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是學(xué)院教學(xué)工作的真實(shí)反映。提供完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料都能為評(píng)估專家組了解過去、研究現(xiàn)在、預(yù)測未來做出科學(xué)評(píng)價(jià)，為科學(xué)決策提供重要依據(jù)。

二、高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估對(duì)檔案工作的影響

（一）推動(dòng)檔案工作良性發(fā)展。1.明確了檔案工作的地位。評(píng)估之前，教職工缺乏對(duì)檔案工作的了解，認(rèn)為檔案部門是一個(gè)無足輕重的崗位。有些高職院校領(lǐng)導(dǎo)也沒有給予檔案工作足夠的重視和支持。通過評(píng)估，院領(lǐng)導(dǎo)站在一個(gè)全新的角度看待新形勢下的檔案工作，認(rèn)識(shí)到高職院校檔案工作是辦好學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作之一，同時(shí)也是衡量學(xué)院教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，檔案工作才能真正納入學(xué)院計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；做到在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。2.有利于提高教職員工的檔案意識(shí)和檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)。檔案工作中最常遇到的問題就是檔案材料收集困難，文件材料的不齊混亂而造成案卷質(zhì)量不能達(dá)到要求。主要原因是群體檔案意識(shí)薄弱。有些職能部門或個(gè)人，將一些具有查考利用價(jià)值的檔案材料或是散存在承辦部門，或是留在個(gè)人手中不愿交到檔案部門統(tǒng)一管理。通過評(píng)估，學(xué)院廣大教職員工能夠深切體會(huì)到檔案的重要性，為提高檔案工作地位打下良好的思想基礎(chǔ)。在評(píng)估實(shí)施過程中，專家組不僅進(jìn)行實(shí)地考察，而且要對(duì)教學(xué)各項(xiàng)指標(biāo)體系所需的資料進(jìn)行查看，很多材料需要我們檔案部門提供。因此，學(xué)院檔案部門必須能夠滿足高職院校評(píng)估專家們方便快速地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強(qiáng)化了檔案部門的服務(wù)意識(shí)。3.改善了檔案管理?xiàng)l件。長期以來，高職院校忽視對(duì)檔案基礎(chǔ)配套工作的重視，使高職院校檔案事業(yè)發(fā)展相對(duì)滯后。高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估是檔案部門加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的良好契機(jī)，添置先進(jìn)實(shí)用的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，計(jì)算機(jī)、掃描儀以及購置專業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（二）在人才培養(yǎng)工作評(píng)估中發(fā)現(xiàn)檔案工作存在的問題。1.制度不健全，管理人員操作不規(guī)范。一方面，很多高職院校是由中專升格而來，檔案管理思路還留有中專痕跡，檔案工作運(yùn)作相對(duì)比較落后，通過評(píng)估，發(fā)現(xiàn)檔案管理還存在管理制度不夠健全完善的問題；另一方面，由于操作不規(guī)范，高職院校教學(xué)中的許多資料由形成部門保管，如教師的授課計(jì)劃、任課安排、工作量核算、課堂教學(xué)材料、課程進(jìn)度表、學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告、期末試卷等，這些資料均由各系部或教務(wù)處保存，不向?qū)W院綜合檔案部門移交，因此，在很多高職院校這部分檔案是長期處于放任自流的狀態(tài)，而在人才培養(yǎng)水平評(píng)估工作中，這部分教學(xué)檔案資料是重要的佐證材料。2.檔案工作人員不足，專業(yè)素質(zhì)不高。一方面，檔案部門人員配備少，由于很多高職院校檔案室隸屬于院辦公室，專職檔案員還承擔(dān)了大部分辦公室的工作，缺乏對(duì)各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；另一方面，兼職檔案員各自承擔(dān)了大量的日常工作和教學(xué)任務(wù)，無暇整理檔案，并且各部門兼職檔案員只是掛一個(gè)虛名，他們中不少人沒有經(jīng)過專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏必要的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，影響檔案整理進(jìn)度和質(zhì)量。3.檔案管理現(xiàn)代化水平較低。很多高職院校還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，查閱方式也基本是人工調(diào)閱、翻閱。院校在辦學(xué)歷程中形成了豐富、珍貴的紙質(zhì)檔案資料，這些檔案若不加以信息化處理，一旦檔案原件損壞，利用價(jià)值就會(huì)大打折扣。

三、以評(píng)估為契機(jī)加快檔案工作建設(shè)步伐

在高職院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估動(dòng)力（下轉(zhuǎn)第186頁）（上接第180頁）作用下，高職院校檔案部門要以此為契機(jī)加強(qiáng)高職院校檔案工作建設(shè)。

（一）健全檔案管理制度，建立監(jiān)督和考核機(jī)制。建立健全檔案工作規(guī)章制度，使工作有章可循，有據(jù)可依。完善檔案的保管、利用、借閱、安全保密、歸檔范圍和保管期限、鑒定等制度。加大檔案部門對(duì)兼職檔案員的指導(dǎo)，各部門兼職檔案員要按照《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，及時(shí)將散存于各部門或個(gè)人手中的有重要保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行歸檔，加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和考核，獎(jiǎng)懲結(jié)合，提高兼職檔案員工作的主動(dòng)性。

（二）加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高的檔案工作隊(duì)伍，才能保證高職院校檔案工作正常開展。首先，要確保一定數(shù)量的專職檔案人員，檔案人員在專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平和年齡結(jié)構(gòu)等方面構(gòu)成要合理。其次，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮各部門兼職檔案員的作用，將各部門兼職檔案員的管理納入檔案管理體系中，增強(qiáng)兼職檔案員的檔案意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，凝聚檔案工作的向心力。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。以評(píng)估為契機(jī)，為保證專家在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行有效的檢索和便捷地調(diào)閱各門類檔案，高職院校必須要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，加快檔案整理和檔案條目的掃描錄入、用檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的新思路、新方法，把高職院校檔案管理工作從實(shí)物管理轉(zhuǎn)向信息管理，提高高職院校檔案管理的效率，為高職院校進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造必要條件。

四、結(jié)語

通過對(duì)高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估與高職院校檔案工作關(guān)系進(jìn)行分析，得出高職院校檔案管理對(duì)評(píng)估具有提供材料支撐和提供決策依據(jù)的作用，良好的檔案管理有利于推動(dòng)高職院校進(jìn)一步發(fā)展。同樣通過評(píng)估也可以提高檔案工作地位，改善檔案工作環(huán)境，提高檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題。高職院校檔案工作要以人才培養(yǎng)工作評(píng)估為契機(jī)，針對(duì)檔案管理中存在的不足，通過多種途徑及時(shí)解決。

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