畢宏彥

【摘要】檔案建設(shè)對企業(yè)的整體管理和綜合發(fā)展具有決定性作用，目前，我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)處在探索階段，還存在一定的問題需要我們準(zhǔn)確把握，有效解決。本文就企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了簡要分析，并且就此提出了具體的強(qiáng)化措施，希望對加強(qiáng)我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠有所幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；存在問題；對策

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)落后。國內(nèi)很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)還處在初期階段，檔案信息化建設(shè)工作面臨的最大問題是信息化技術(shù)的不成熟，企業(yè)在信息化建設(shè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)這樣那樣的問題，比如說，信息化運(yùn)行過程中，管理軟件無法高效掌控企業(yè)檔案管理工作的要求，而且很多企業(yè)在檔案存儲技術(shù)上存在很大的問題，企業(yè)現(xiàn)代化信息設(shè)備也得不到更新，信息化技術(shù)收集資料的能力和措施都不夠完善，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)技術(shù)落后，停滯不前。

（二）管理制度不完善。很多企業(yè)的檔案管理制度不完善，首先，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的很多規(guī)定形同虛設(shè)，沒有約束力和執(zhí)行力度，很多管理細(xì)節(jié)上的問題得不到有效的解決和優(yōu)化，具體的工作細(xì)節(jié)上的規(guī)章制度沒有明確的規(guī)定，導(dǎo)致職工職責(zé)不明，檔案管理工作不能達(dá)到高度協(xié)作的效果。其次，企業(yè)的檔案管理工作缺乏一定的獎懲制度和監(jiān)督措施，沒有專門的監(jiān)督制度和監(jiān)督機(jī)制，員工工作表現(xiàn)也沒有明確的懲罰機(jī)制，導(dǎo)致員工工作的積極性嚴(yán)重下降，工作的執(zhí)行力度不夠，工作質(zhì)量降低。

（三）管理模式不完善。如今，很多企業(yè)還在采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有形成單獨(dú)的檔案管理部門，也沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，這樣的檔案管理模式必定是落后且不完善的，有礙于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。也有企業(yè)初步實(shí)施了企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，但僅僅局限于用計算機(jī)技術(shù)在歸檔文件的在案編輯和歸檔管理上，企業(yè)內(nèi)部沒有建立統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺，信息管理工作的效率得不到提升，導(dǎo)致整個企業(yè)的工作效率都會受到影響。

（四）檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)有待提升。國內(nèi)企業(yè)檔案信息化建設(shè)還處在初期階段，大部分檔案信息管理人員的專業(yè)知識還沒有得到全面的更新，所以，很多檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)還有待提升，專業(yè)技能不過關(guān)，他們對檔案信息化管理的概念模糊不清，不夠透徹地理解各個工作細(xì)節(jié)和要點(diǎn)。實(shí)際工作過程中，檔案信息管理人員對信息化操作也不是很熟練，導(dǎo)致檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響到整個企業(yè)的工作效率。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策研究

（一）有效提高檔案信息化管理技術(shù)水平。不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平，才能有效完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作。首先企業(yè)檔案存儲技術(shù)應(yīng)該有效完善，提升企業(yè)檔案的信息化存檔能力，從而更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。其次，企業(yè)檔案的數(shù)字化手機(jī)手段要全面強(qiáng)化，企業(yè)信息收集的速度和范圍必須全面提升，而且企業(yè)檔案信息化管理的設(shè)備也應(yīng)該進(jìn)一步更新，企業(yè)應(yīng)該配置單獨(dú)的專業(yè)檔案設(shè)備室，先進(jìn)的高標(biāo)準(zhǔn)磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備等新型的相關(guān)設(shè)備必須全面配備。

（二）有效完善檔案信息化管理制度。任何管理的引進(jìn)和建設(shè)都必須要有嚴(yán)格完善的管理制度加以支撐，檔案信息化建設(shè)也是如此，只有健全了相關(guān)管理制度，才能具體明確每個職工的職責(zé)，工作一旦出現(xiàn)問題，可以在最短時間內(nèi)責(zé)任到人，讓每個職工都能對自己的工作崗位高度負(fù)責(zé)，進(jìn)一步提高工作效率。

（三）有效更新檔案信息化管理模式。如今，信息化管理模式已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的大勢所趨，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時期企業(yè)檔案管理工作的要求：首先，企業(yè)應(yīng)該建立統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺，通過信息化平臺，企業(yè)內(nèi)部資源信息才能達(dá)到足夠程度的共享和流通，企業(yè)各部門、各平臺才能在最短的時間內(nèi)達(dá)到信息共享，從而可以大大提升各部門的溝通效率，進(jìn)一步提高企業(yè)的工作效率，以達(dá)到企業(yè)檔案全面信息化管理。

（四）有效提升檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該定期接受專業(yè)的信息化管理培訓(xùn)，檔案信息化管理涉及到的一切基本操作和管理技能都應(yīng)該包括在內(nèi)，比如說計算機(jī)基礎(chǔ)、檔案信息化管理知識、檔案信息化管理實(shí)際操作等都應(yīng)該培訓(xùn)，讓每一位工作人員都能夠做到理論知識和實(shí)際操作皆具。其次，企業(yè)內(nèi)部各部門的業(yè)務(wù)和文件類型，每一位檔案管理人員都應(yīng)該熟練將其分類和管理，熟練掌握企業(yè)的每一項業(yè)務(wù)，提高企業(yè)檔案信息化管理工作的效率和質(zhì)量。

三、結(jié)束語

總之，目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在很多問題，我們要認(rèn)真分析，并且采取有效的措施解決其中存在的問題，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升企業(yè)工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

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