肖鳳翔 閆詠梅
摘 要 社團(tuán)活動(dòng)是學(xué)生素質(zhì)訓(xùn)練的第二課堂,需要規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)的組織和管理。項(xiàng)目化能夠促進(jìn)高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)的自主設(shè)計(jì)和資源開(kāi)發(fā),提高高職院校對(duì)學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)管理的有效性,賦予學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)規(guī)范化、團(tuán)隊(duì)化、品牌化功能?;顒?dòng)項(xiàng)目概念的提出、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、具體實(shí)施、反思總結(jié)是高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理的基本步驟,時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通等是保障學(xué)生活動(dòng)順利進(jìn)行的重要因素,高職院校應(yīng)高度重視對(duì)學(xué)生活動(dòng)實(shí)施項(xiàng)目化管理。
關(guān)鍵詞 高職院校;學(xué)生社團(tuán);項(xiàng)目化管理
中圖分類號(hào) G718.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1008-3219(2018)05-0017-05
學(xué)生整體素質(zhì)的培養(yǎng)和提高是高職院校的中心工作,需要學(xué)校相關(guān)職能部門(mén)的配合,形成課上課下聯(lián)動(dòng)、課內(nèi)外有效結(jié)合的合作育人局面。高職院校學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)形式多樣,內(nèi)容豐富,學(xué)生的參與性和實(shí)踐性較強(qiáng),已成為最有效的課堂教學(xué)輔助形式,是培養(yǎng)和提高學(xué)生整體素質(zhì)的重要途徑。然而,學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)管理普遍存在指導(dǎo)思想不明確、管理制度不健全、管理部門(mén)權(quán)責(zé)不清等現(xiàn)象,導(dǎo)致高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)管理工作盲目、缺乏規(guī)范以及多頭管理。如何在當(dāng)前形勢(shì)下對(duì)學(xué)生社團(tuán)進(jìn)行有效管理,讓社團(tuán)活動(dòng)變得更有針對(duì)性,探索出一套規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)的管理模式十分必要。
一、高職學(xué)生社團(tuán)項(xiàng)目化管理的內(nèi)涵與必要性分析
(一)學(xué)生社團(tuán)項(xiàng)目化管理的內(nèi)涵
1.學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理的涵義
項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的一次性工作。項(xiàng)目的“一次性”是指項(xiàng)目有明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)[1]。項(xiàng)目化管理是以項(xiàng)目為對(duì)象的系統(tǒng)管理方法,通過(guò)項(xiàng)目全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化,最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)。
德國(guó)項(xiàng)目管理專家狄海德曾對(duì)項(xiàng)目管理做出如下闡述:“有這樣一類計(jì)劃,它們規(guī)模較大,相對(duì)特殊,有綜合性,實(shí)施起來(lái)有時(shí)間限制,并且在整個(gè)過(guò)程中以結(jié)果和資源為導(dǎo)向。按照傳統(tǒng)的管理結(jié)構(gòu),對(duì)這類計(jì)劃進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、決策、規(guī)劃、組織、負(fù)責(zé)就叫做項(xiàng)目管理?!盵2]中國(guó)項(xiàng)目管理研究委員會(huì)指出:“組織的項(xiàng)目化管理本質(zhì)上是相對(duì)于組織的職能化管理而言的,在快速多變的環(huán)境中,組織的任務(wù)經(jīng)常是變化的,傳統(tǒng)的基于穩(wěn)態(tài)的業(yè)務(wù)流而構(gòu)建的職能化組織面臨著挑戰(zhàn),因此根據(jù)任務(wù)的具體需要?jiǎng)討B(tài)地定義業(yè)務(wù)流程和配置資源,是項(xiàng)目化管理的精神實(shí)質(zhì),項(xiàng)目化管理在本質(zhì)上是一種面向?qū)ο螅?xiàng)目)的組織管理方法論?!盵3]根據(jù)狄海德和中國(guó)項(xiàng)目管理研究委員會(huì)對(duì)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目化管理的定義,可以將社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理界定為以調(diào)配資源實(shí)現(xiàn)社團(tuán)管理的靈活性和高效性為導(dǎo)向,為適應(yīng)復(fù)雜多變的環(huán)境,對(duì)社團(tuán)活動(dòng)進(jìn)行以項(xiàng)目為單位的設(shè)計(jì),通過(guò)概念階段、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、具體實(shí)施、反思總結(jié)等步驟實(shí)現(xiàn)社團(tuán)活動(dòng)規(guī)范化管理的過(guò)程。高職院校學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理將現(xiàn)代的項(xiàng)目管理理論應(yīng)用于高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)中,將相關(guān)人員和資源結(jié)合起來(lái),在特定的預(yù)算、時(shí)間和質(zhì)量目標(biāo)范圍內(nèi)通過(guò)規(guī)范有序的管理流程,從而完成高職學(xué)生社團(tuán)建設(shè)任務(wù)。
2.學(xué)生社團(tuán)項(xiàng)目化管理的目的
項(xiàng)目化管理引入高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)管理,既是對(duì)學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)管理工作新模式的探索,也是對(duì)項(xiàng)目化管理理論實(shí)踐運(yùn)用的拓展。結(jié)合項(xiàng)目化管理自身的優(yōu)點(diǎn),學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)對(duì)項(xiàng)目化管理模式的應(yīng)用,旨在最大限度利用學(xué)校各種資源,規(guī)范社團(tuán)活動(dòng)的流程,提高學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)績(jī)效,使社團(tuán)活動(dòng)的管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。項(xiàng)目化管理理念的引入,學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理模式的構(gòu)建,目的是使以往社團(tuán)活動(dòng)管理理念得到革新,管理方式得以突破,管理績(jī)效得到提高。
(二)高職學(xué)生社團(tuán)管理的特殊性分析
與普通高校相比,高職院校的學(xué)生社團(tuán)有著更濃厚的職業(yè)特色,除了具有與普通高校相同的自發(fā)性、開(kāi)放性、松散性、自主性、多樣性等特征外,還具有以下特殊性:
1.生源素質(zhì)相對(duì)偏低
高職學(xué)生錄取位于最后批次,錄取分?jǐn)?shù)“僅僅是表象,低分?jǐn)?shù)背后隱藏著學(xué)生學(xué)習(xí)能力問(wèn)題”[4]。此外,傳統(tǒng)職業(yè)教育培養(yǎng)模式偏重學(xué)生的職業(yè)技能訓(xùn)練,在組織、管理、創(chuàng)新、決策等其他素質(zhì)能力方面重視不足。在社團(tuán)管理上,既要尊重學(xué)生成員的素質(zhì)結(jié)構(gòu),強(qiáng)化學(xué)校、教師的引導(dǎo)與監(jiān)督作用,有針對(duì)性地指引學(xué)生通過(guò)科學(xué)、有效的途徑解決管理過(guò)程中的具體問(wèn)題,還要合理引入先進(jìn)的管理理念和管理方法,搭建易操作、高效率、靈活化的管理模型。
2.社團(tuán)成員流動(dòng)性大
社團(tuán)組織的自發(fā)性與開(kāi)放性決定了成員的高流動(dòng)性,進(jìn)而導(dǎo)致傳統(tǒng)的社團(tuán)管理功效在一定程度上被削減,社團(tuán)理念、制度規(guī)范難以在組織成員內(nèi)形成固有且持久的引導(dǎo)力和約束力。同時(shí),高職院校學(xué)制短于普通高等院校,學(xué)生參與社團(tuán)管理的時(shí)間量受到限制,尤其是社團(tuán)成員代表(干部)很難在縮短的時(shí)間內(nèi)累積足夠量的管理經(jīng)驗(yàn)與技巧,管理質(zhì)量難以通過(guò)“經(jīng)驗(yàn)專家”的長(zhǎng)期支持而得到保障。組織松散、成員流動(dòng)性高的現(xiàn)實(shí)呼吁高職學(xué)生社團(tuán)轉(zhuǎn)變管理思維,走出傳統(tǒng)模式。
3.社團(tuán)類型繁多
高職院校已有的學(xué)生社團(tuán)分為文學(xué)藝術(shù)、體育、知識(shí)學(xué)術(shù)、專業(yè)技能和社會(huì)服務(wù)五類[5],但是社團(tuán)類型結(jié)構(gòu)與社團(tuán)數(shù)量結(jié)構(gòu)、學(xué)生分布結(jié)構(gòu)并未合理契合。據(jù)抽樣調(diào)查數(shù)據(jù)顯示,高職院校文學(xué)藝術(shù)類與體育類社團(tuán)數(shù)量占社團(tuán)總數(shù)60%以上,參與文體類社團(tuán)的學(xué)生數(shù)量占社團(tuán)總?cè)藬?shù)的57%,而專業(yè)技能類社團(tuán)人數(shù)僅占18%[6]。社團(tuán)的類型與數(shù)量失衡以及學(xué)生單純的興趣導(dǎo)向行為,在主觀上弱化了對(duì)社團(tuán)管理的預(yù)期,易造成重聲勢(shì)輕實(shí)效的隨意性行動(dòng)傾向,不利于社團(tuán)的創(chuàng)新發(fā)展與品牌建設(shè)。
4.社會(huì)實(shí)踐需求突出
高等職業(yè)教育的目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)策略決定了高職學(xué)生需要更多的社會(huì)實(shí)踐機(jī)會(huì),為成為“完滿的職業(yè)人”做準(zhǔn)備。社團(tuán)作為學(xué)生能力養(yǎng)成與素質(zhì)拓展的第二課堂,應(yīng)充分發(fā)揮育人功能,給予學(xué)生社會(huì)參與平臺(tái)。特別是帶有鮮明專業(yè)色彩的社團(tuán),更要為參與者提供足夠的職業(yè)活動(dòng)機(jī)會(huì)。這對(duì)社團(tuán)管理提出了更高的要求,學(xué)生在以“準(zhǔn)職業(yè)人”的身份參加此類社團(tuán)活動(dòng)時(shí),需要更加正規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)、符合崗位規(guī)范的管理方式來(lái)控制過(guò)程,使結(jié)果成效最大程度顯現(xiàn)。
(三)傳統(tǒng)社團(tuán)管理模式中存在的問(wèn)題
1.指導(dǎo)思想不明確,管理僵化
高職學(xué)生社團(tuán)類型與數(shù)量繁多,導(dǎo)致社團(tuán)管理難以形成統(tǒng)一而靈活的指導(dǎo)思想,管理盲目混亂。一方面,學(xué)生社團(tuán)都預(yù)設(shè)了各自的中心角色與發(fā)展理念,而學(xué)校主管部門(mén)、機(jī)構(gòu)不可能同時(shí)兼顧所有社團(tuán)的具體情況進(jìn)行思想引導(dǎo),只能將管理思想定位在實(shí)現(xiàn)學(xué)生素質(zhì)拓展這樣泛化的描述上,模糊的指導(dǎo)思想忽視了學(xué)生社團(tuán)各自的特性,不易成為社團(tuán)管理效度的衡量依據(jù)。另一方面,社團(tuán)個(gè)體的組織方式大多采用傳統(tǒng)的科層制。面臨活動(dòng)環(huán)境復(fù)雜化和學(xué)生需求多元化趨勢(shì),一成不變的管理思想和略顯僵化的管理模式已經(jīng)難以滿足社團(tuán)的發(fā)展要求。
2.管理制度不健全,缺乏規(guī)范
學(xué)生社團(tuán)管理涉及外部管理與內(nèi)部管理兩個(gè)部分。外部管理的主體是院校相關(guān)部門(mén)機(jī)構(gòu),一般由校團(tuán)委主管;內(nèi)部管理的主體是社團(tuán)內(nèi)的學(xué)生代表(干部)。院校在社團(tuán)管理方面的規(guī)章制度基本停留在方向性指導(dǎo)和原則性規(guī)范層面,并沒(méi)有對(duì)各社團(tuán)具體運(yùn)行、管理細(xì)節(jié)做出規(guī)劃,這導(dǎo)致社團(tuán)外部管理呈現(xiàn)兩極分化:一部分院校給予學(xué)生社團(tuán)過(guò)于充分的自主權(quán),缺乏對(duì)社團(tuán)活動(dòng)成效的考察;一部分院校則過(guò)于嚴(yán)管,降低了社團(tuán)成員的積極性與參與度。此外,社團(tuán)內(nèi)部管理制度存在缺失。制度制定者與執(zhí)行者基本是社團(tuán)內(nèi)部成員,而成員自身難以設(shè)計(jì)出科學(xué)、完善的制度體系。此外,科層制的組織方式會(huì)賦予社團(tuán)代表(干部)包括管理權(quán)在內(nèi)的多重權(quán)力,導(dǎo)致管理過(guò)程可能帶有個(gè)人色彩,制度的規(guī)范性受到削減。
3.管理部門(mén)責(zé)權(quán)不清,管理混亂
在我國(guó)高等院校體制中,學(xué)生社團(tuán)的統(tǒng)籌管理職能由校團(tuán)委承擔(dān),資金、場(chǎng)地、人員調(diào)配、外聯(lián)活動(dòng)等部分特定職能則由財(cái)務(wù)處、人事處、學(xué)工處、總務(wù)處等部門(mén)以及各二級(jí)學(xué)院承擔(dān)。同時(shí),大部分院校還成立了學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)。但目前,我國(guó)高等院校對(duì)學(xué)生社團(tuán)相關(guān)管理部門(mén)、機(jī)構(gòu)并未明確劃分權(quán)利邊界與職能范圍,導(dǎo)致實(shí)際管理過(guò)程中出現(xiàn)橫向上的權(quán)力重疊、令出多門(mén)或責(zé)任真空、無(wú)章可循現(xiàn)象;校級(jí)管理部門(mén)、院級(jí)管理部門(mén)、學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)三方主體的管理權(quán)限沒(méi)有明確的層級(jí)劃分,易導(dǎo)致縱向上領(lǐng)屬關(guān)系模糊、執(zhí)行受阻。
二、高職學(xué)生社團(tuán)項(xiàng)目化管理的預(yù)期功能
高職院校學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)是實(shí)施素質(zhì)教育的重要途徑和有效方式,在加強(qiáng)校園文化建設(shè),提高學(xué)生綜合素質(zhì)、引導(dǎo)學(xué)生適應(yīng)社會(huì)、促進(jìn)學(xué)生成長(zhǎng)就業(yè)等方面發(fā)揮著重要作用。項(xiàng)目化管理能有效整合學(xué)校各種資源,集合各種技術(shù),提高活動(dòng)針對(duì)性和實(shí)效性,實(shí)現(xiàn)社團(tuán)活動(dòng)的規(guī)范化、團(tuán)隊(duì)化、品牌化。
(一)實(shí)現(xiàn)社團(tuán)活動(dòng)的規(guī)范化
社團(tuán)活動(dòng)的規(guī)范化就是在社團(tuán)活動(dòng)實(shí)踐過(guò)程中,明確活動(dòng)目標(biāo),對(duì)活動(dòng)中重復(fù)性事物和概念通過(guò)制定實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到統(tǒng)一,以獲得最佳秩序和效益。在提高高職學(xué)生綜合素質(zhì)的總目標(biāo)指導(dǎo)下,將項(xiàng)目化管理引入高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng),每項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展目的也變得更加明晰,過(guò)程更加規(guī)范。在校團(tuán)委的大力支持下,活動(dòng)組織者有了正規(guī)的渠道同社團(tuán)活動(dòng)監(jiān)管部門(mén)之間進(jìn)行有效的溝通,活動(dòng)分階段地組織和策劃使社團(tuán)活動(dòng)的開(kāi)展變得井然有序。
(二)實(shí)現(xiàn)社團(tuán)活動(dòng)的團(tuán)隊(duì)化
社團(tuán)活動(dòng)的團(tuán)隊(duì)化就是合理利用每一個(gè)成員的知識(shí)和技能協(xié)同工作,解決活動(dòng)中出現(xiàn)的各種問(wèn)題,從而使社團(tuán)活動(dòng)順利開(kāi)展。項(xiàng)目化管理是一個(gè)團(tuán)隊(duì)合作的過(guò)程,活動(dòng)計(jì)劃是由多個(gè)組織者共同商討的結(jié)果,活動(dòng)的開(kāi)展是由每位組織者共同協(xié)作的結(jié)果。社團(tuán)活動(dòng)的團(tuán)隊(duì)化可以集合不同成員的能力,不同專業(yè)學(xué)生的信息來(lái)源。在活動(dòng)運(yùn)行的過(guò)程中,并不會(huì)因?yàn)樯贁?shù)人的臨時(shí)缺席而難以進(jìn)行,組織者和參與者之間的溝通變得更加有效。這樣,在有限的條件下,活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中各成員各司其職,齊心協(xié)力,共同促使活動(dòng)順利、圓滿地進(jìn)行。
(三)實(shí)現(xiàn)社團(tuán)活動(dòng)的品牌化
社團(tuán)活動(dòng)品牌化就是通過(guò)文字、圖案和標(biāo)記等要素建立社團(tuán)活動(dòng)系列的標(biāo)志,樹(shù)立活動(dòng)特定形象,同其他活動(dòng)區(qū)別開(kāi)來(lái)。品牌化是社團(tuán)活動(dòng)的追求,組織者希望社團(tuán)活動(dòng)產(chǎn)生的正能量傳播的更廣泛,更長(zhǎng)久,形成一種社團(tuán)文化。社團(tuán)活動(dòng)的項(xiàng)目化管理可以把社團(tuán)文化建設(shè)作為一個(gè)大項(xiàng)目,每一次開(kāi)展的活動(dòng)作為其分項(xiàng)目,將活動(dòng)形成一個(gè)系列,實(shí)現(xiàn)活動(dòng)的品牌化。即使有人員的流動(dòng)、追求的變遷,但社團(tuán)活動(dòng)的品牌精髓是不變的,以品牌的不變應(yīng)對(duì)環(huán)境的萬(wàn)變。社團(tuán)活動(dòng)的正規(guī)化以及可信度可以獲得良好的口碑,樹(shù)立活動(dòng)良好形象,這也體現(xiàn)了社團(tuán)活動(dòng)的品牌效應(yīng)。
三、高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理的要素控制及模型構(gòu)建
時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源與溝通是高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理的組成要素。通過(guò)要素控制,項(xiàng)目化管理能夠在目標(biāo)不變的前提下,及時(shí)調(diào)整要素權(quán)重,改進(jìn)管理策略,靈活應(yīng)對(duì)復(fù)雜的外部環(huán)境。要素控制作為管理策略制定的關(guān)鍵內(nèi)容與管理策略執(zhí)行的行動(dòng)依據(jù),須貫穿于高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化過(guò)程的管理概念階段、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、具體實(shí)施、反思總結(jié)四個(gè)基本步驟當(dāng)中。高職學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理模型框架具體如圖1所示。
(一)要素控制
1.時(shí)間管理
社團(tuán)活動(dòng)的時(shí)間管理包括管理項(xiàng)目按時(shí)完成所需的各個(gè)過(guò)程。主要包括規(guī)劃進(jìn)度、排列活動(dòng)順序、估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間、制定進(jìn)度計(jì)劃、控制進(jìn)度?;顒?dòng)組織者要理清各活動(dòng)階段之間的關(guān)系,估算出各個(gè)部分所持續(xù)的時(shí)間長(zhǎng)度,從而創(chuàng)建出項(xiàng)目進(jìn)度模型。校團(tuán)委在對(duì)這些基本內(nèi)容了解的情況下,在項(xiàng)目控制的過(guò)程中根據(jù)項(xiàng)目的活動(dòng)狀態(tài),對(duì)項(xiàng)目的開(kāi)展進(jìn)行監(jiān)督,最終實(shí)現(xiàn)預(yù)期計(jì)劃。
2.成本管理
社團(tuán)活動(dòng)的成本管理主要是使項(xiàng)目在預(yù)算的范圍內(nèi)對(duì)活動(dòng)成本進(jìn)行規(guī)劃、預(yù)算、管理和控制,從而確?;顒?dòng)在預(yù)算內(nèi)成功舉辦?;顒?dòng)組織者應(yīng)在活動(dòng)最初有大體的計(jì)劃,然后在活動(dòng)的細(xì)節(jié)規(guī)劃過(guò)程中對(duì)活動(dòng)所需資金進(jìn)行預(yù)算,校團(tuán)委在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中要實(shí)時(shí)控制成本,判斷對(duì)計(jì)劃成本是否需要進(jìn)行變更,保證活動(dòng)順利完成。
3.質(zhì)量管理
社團(tuán)活動(dòng)的質(zhì)量管理是保證社團(tuán)活動(dòng)的開(kāi)展質(zhì)量,使活動(dòng)滿足其預(yù)定目標(biāo)的過(guò)程。在社團(tuán)活動(dòng)計(jì)劃中應(yīng)當(dāng)合理確定活動(dòng)將要達(dá)到的目標(biāo),這樣在質(zhì)量管理中就有一個(gè)更明確的參照,以便于對(duì)活動(dòng)的實(shí)施質(zhì)量進(jìn)行有效的監(jiān)督。最終的執(zhí)行結(jié)果與預(yù)期結(jié)果對(duì)比,以便評(píng)估績(jī)效,對(duì)以后的活動(dòng)開(kāi)展提供參考。
4.人力資源管理
社團(tuán)人力資源管理主要包括規(guī)劃人力資源管理、組建活動(dòng)團(tuán)隊(duì)、管理活動(dòng)團(tuán)隊(duì)三部分。首先社團(tuán)活動(dòng)應(yīng)確定所需成員應(yīng)具備的技能,每個(gè)角色所需人數(shù),從而編制出人員配備管理計(jì)劃。之后確認(rèn)人力資源的可用情況,按照計(jì)劃組建團(tuán)隊(duì)。在活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程中跟蹤團(tuán)隊(duì)成員的工作表現(xiàn),提供反饋,遇到情況及時(shí)解決問(wèn)題,保證社團(tuán)活動(dòng)按計(jì)劃進(jìn)行,優(yōu)化活動(dòng)績(jī)效。
5.溝通管理
社團(tuán)活動(dòng)溝通管理包括為確保項(xiàng)目信息及時(shí)且恰當(dāng)?shù)匾?guī)劃、收集、生成、發(fā)布、存儲(chǔ)、檢索、管理、控制、監(jiān)督和最終處置所需的各個(gè)過(guò)程。在社團(tuán)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中有效的溝通在與活動(dòng)相關(guān)的人之間架起一座橋梁。通過(guò)溝通管理,把項(xiàng)目信息收集、分發(fā)、儲(chǔ)存,經(jīng)過(guò)處理后對(duì)信息進(jìn)行恰當(dāng)處置,為活動(dòng)的進(jìn)行提供最大便利。在溝通管理過(guò)程中還要對(duì)溝通進(jìn)行監(jiān)督,以滿足各方人員對(duì)信息的需求,最終實(shí)現(xiàn)活動(dòng)的目標(biāo)。
(二)模型構(gòu)建
1.社團(tuán)活動(dòng)的概念階段
社團(tuán)活動(dòng)的概念階段是其生命周期中的起始階段,也就是項(xiàng)目的選擇和決策階段。這個(gè)階段的主要工作是定義和確定社團(tuán)活動(dòng)的目標(biāo),起始于某種需求或創(chuàng)意,終止于做出是否開(kāi)展該社團(tuán)活動(dòng)的決策,也就是說(shuō)目標(biāo)的確立并不是概念階段的最終目的,得到是否開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的最終決策才是終點(diǎn)。
校團(tuán)委根據(jù)實(shí)事現(xiàn)狀、思想風(fēng)潮、學(xué)生需求等因素發(fā)起開(kāi)展社團(tuán)活動(dòng)的主題思想。學(xué)校社團(tuán)聯(lián)合會(huì)傳達(dá)指示,各相關(guān)社團(tuán)根據(jù)活動(dòng)功能要求和目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì),寫(xiě)出方案。根據(jù)項(xiàng)目是否與預(yù)期目標(biāo)吻合、是否有前途、技術(shù)和資金能否支撐等各方面對(duì)活動(dòng)的開(kāi)展進(jìn)行可行性分析。若經(jīng)過(guò)分析,確定可行,則得出開(kāi)發(fā)該項(xiàng)目的決定。
2.社團(tuán)活動(dòng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)
社團(tuán)活動(dòng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)階段是其生命周期中重要的策劃和計(jì)劃環(huán)節(jié)。這個(gè)階段的工作目標(biāo)是完成項(xiàng)目計(jì)劃。社團(tuán)組織根據(jù)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)通知的活動(dòng)主題,根據(jù)活動(dòng)方案策劃制定活動(dòng)計(jì)劃。在活動(dòng)計(jì)劃中需要對(duì)活動(dòng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行活動(dòng)排序,對(duì)活動(dòng)持續(xù)時(shí)間進(jìn)行估計(jì),綜合以上兩者結(jié)果對(duì)活動(dòng)進(jìn)度進(jìn)行安排。此外,特別需要注意活動(dòng)資源的計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算。無(wú)論是人力資源還是財(cái)物資源都應(yīng)進(jìn)行優(yōu)化配置,使資源利用率最大化。費(fèi)用估計(jì)是對(duì)完成活動(dòng)的各項(xiàng)工作所需費(fèi)用進(jìn)行估計(jì),這也將作為監(jiān)控活動(dòng)實(shí)施階段費(fèi)用支出的依據(jù)。開(kāi)發(fā)階段的項(xiàng)目計(jì)劃一方面是活動(dòng)實(shí)施階段的進(jìn)程指導(dǎo),另一方面是活動(dòng)進(jìn)行時(shí)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督、控制和評(píng)價(jià)的依據(jù)。
3.社團(tuán)活動(dòng)的具體實(shí)施
社團(tuán)活動(dòng)具體實(shí)施階段在活動(dòng)的生命周期中涉及工作內(nèi)容多、時(shí)間長(zhǎng)、資源耗費(fèi)多。這個(gè)階段的工作目標(biāo)是各項(xiàng)任務(wù)完成并取得預(yù)期的成果,分為兩條主線:第一條主線是社團(tuán)組織為了達(dá)到活動(dòng)的既定目標(biāo)而自行按照計(jì)劃努力工作使活動(dòng)順利進(jìn)行的過(guò)程。前期做好宣傳工作,調(diào)動(dòng)學(xué)生參與活動(dòng)的積極性。在活動(dòng)進(jìn)程中,把握活動(dòng)節(jié)奏,激發(fā)學(xué)生的參與性,同時(shí)做好協(xié)調(diào)和管理的工作,與校團(tuán)委及時(shí)溝通,根據(jù)具體情況需要,妥善處理在實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的各種組織上或技術(shù)上的問(wèn)題。激勵(lì)活動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員共同完成任務(wù)。第二條主線是校團(tuán)委對(duì)活動(dòng)質(zhì)量的保證與控制的過(guò)程。校團(tuán)委通過(guò)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)具體實(shí)施監(jiān)督管理,大力支持活動(dòng)的發(fā)展,主動(dòng)掌握活動(dòng)進(jìn)展的動(dòng)態(tài),預(yù)防可能出現(xiàn)的狀況,消除可能出現(xiàn)的阻礙。此外,還應(yīng)當(dāng)與活動(dòng)組織團(tuán)隊(duì)保持溝通,根據(jù)反饋情況及時(shí)對(duì)活動(dòng)計(jì)劃做出適當(dāng)調(diào)整,避免人力、物力、財(cái)力等資源的浪費(fèi)。
4.社團(tuán)活動(dòng)的反思總結(jié)
社團(tuán)活動(dòng)反思總結(jié)階段是活動(dòng)各項(xiàng)任務(wù)結(jié)束后對(duì)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估及反省的階段,主要工作包括:活動(dòng)資料驗(yàn)收、費(fèi)用決算、活動(dòng)評(píng)價(jià)?;顒?dòng)資料是整個(gè)活動(dòng)生命周期的詳細(xì)記錄,是活動(dòng)成果的重要展示形式,也是活動(dòng)評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)?;顒?dòng)結(jié)束后,活動(dòng)組織人員要將整理好的、真實(shí)的活動(dòng)相關(guān)圖片、音像、文本資料整理成活動(dòng)書(shū)面總結(jié),上交給校團(tuán)委。涉及到活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的部分,活動(dòng)組織對(duì)于活動(dòng)中的費(fèi)用要做到??顚S?,有憑有據(jù),最終匯總成活動(dòng)費(fèi)用明細(xì)表,上交校團(tuán)委。費(fèi)用決算環(huán)節(jié),活動(dòng)組織者和校團(tuán)委都要認(rèn)真細(xì)致做好交涉。在以上環(huán)節(jié)結(jié)束后,校團(tuán)委可以根據(jù)項(xiàng)目組上交的材料信息、匯報(bào)情況以及學(xué)生對(duì)活動(dòng)的效果反響等因素對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估,對(duì)優(yōu)秀的項(xiàng)目活動(dòng)給予獎(jiǎng)勵(lì),這樣可以鞏固社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理的成果。在總結(jié)階段要做好項(xiàng)目活動(dòng)的反省,同時(shí)特別注意項(xiàng)目資料的保管,為后續(xù)的社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化提供經(jīng)驗(yàn)和范本。
參 考 文 獻(xiàn)
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Exploration on Projectization Management of Student Social Activity in Higher Vocational Colleges
Xiao Fengxiang, Yan Yongmei
Abstract The social activity is the Second Classroom of the training for studentsquality, and shall be organized and managed canonically, scientifically and systematically. Projectization can promote the self-design and the resource development of student social activities, improve the efficiency of higher vocational collegesmanagements against student social activities, and endow the student social activity with the function of standardization, teamwork and brand. The basic steps of projectization managements against the project activity include the proposal of the concept, the design and development, the implementation as well as the reflection and conclusion. Time, cost, quality, human resources and communication are important factors which guarantee the social activity to be carried out as expectedly. Higher Vocational College shall pay high attention to the implementation of projectization management against student social activities.
Key words higher vocational colleges; student social; projectization management
Author Xiao Fengxiang, professor of Tianjin University (Tianjin 300350); Yan Yongmei, postgraduate of Tainjin University