王海霞

摘 要：經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在全國范圍內(nèi)得到極大地普及。人事檔案管理工作與單位的高效有序發(fā)展有著很大的關(guān)系。本文從存在的問題，人事檔案管理工作的重要性以及合理化建議三個方面進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 信息化建設(shè) 信息資源 制度保障

中圖分類號：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）04-00-01

人事檔案，就是對一個人的個人信息、工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作成績、家庭狀況等方方面面信息的一種記錄載體，可以說是一個比較完善的個人信息儲存庫，其對于企事業(yè)單位進(jìn)行人才的選拔、晉級和晉升等方面工作有著重要作用。而隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，信息化水平不斷提高，人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也逐漸摒棄傳統(tǒng)的手工錄入，向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變。

一、存在的一些問題

1.缺乏足夠的重視

目前，許多企事業(yè)單位都沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視，忽略了對人事檔案管理的投入，包括人力、物力及財力的投入，導(dǎo)致檔案管理工作薄弱，沒有專人管理檔案，沒有完善的完整的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作的收效甚微。

2.缺乏專業(yè)的人才

當(dāng)前，在我國大多數(shù)的企事業(yè)單位中，有的單位的檔案管理人員年齡偏大，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和訓(xùn)練，素質(zhì)較低，思想陳舊，專業(yè)水平低下，不接受新的、高科技技術(shù)，缺少管理人事檔案的基礎(chǔ)原則、知識和流程，給檔案管理的有效性和信息化發(fā)展帶來了諸多的阻礙，因此，專業(yè)人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來了很大難度。

3.缺乏先進(jìn)的手段

我國很多企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案的管理工作還依然墨守成規(guī)、故步自封，跟不上時代的步伐，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建立和保管的方式，即使部門配備了電腦，卻無法充分利用，沒有建立電子檔案、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢與檢索的意識，也使得人事檔案管理的工作效率極低，甚至阻礙單位的自身發(fā)展。

二、信息化建設(shè)的意義

1.有助于提高工作效率

當(dāng)前社會的飛速發(fā)展，信息化程度不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為人們身邊不可缺少的工具和手段，信息成了這個時代最有價值的東西。因此對企業(yè)的人事檔案管理進(jìn)行信息化的管理建設(shè)是當(dāng)前我們?nèi)耸聶n案管理的發(fā)展和努力的方向，只有這樣摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)來提高檔案管理工作的效率，為今后的查檔等工作提供便利。

2.有助于共享人事檔案管理的信息資源

信息化時代的背景之下，信息成為最有價值的資源，因此對人事檔案的管理進(jìn)行信息化的建設(shè)，也是促進(jìn)企事業(yè)高效、有序發(fā)展的一個重要途徑。傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案在查閱時通常要花費很多時間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計算機(jī)對各種信息進(jìn)行集成處理，能夠簡化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進(jìn)行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索，信息能在最快時間內(nèi)被查閱出來，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價值。因此，推動人才的建設(shè)發(fā)展，不僅能夠發(fā)揮出人才的最大價值，而且通過信息資源的共享也能更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)。

三、意見和建議

1.強(qiáng)化認(rèn)識

目前，很多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并未真正認(rèn)識到人事檔案管理的價值和意義，沒有給予足夠的認(rèn)識和重視，導(dǎo)致在日常的管理工作中并未投入足夠的時間和精力。檔案管理能夠打破傳統(tǒng)取得大突破，就需要有單位領(lǐng)導(dǎo)能意識到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念和想法，才能跟上時代的步伐，依靠信息化技術(shù)，提高人事檔案管理的工作效率，促進(jìn)單位管理的高效化。同時，企事業(yè)單位必須要結(jié)合當(dāng)前信息化時代的背景特點以及自身單位檔案管理工作的實際來制定出一套科學(xué)合理的規(guī)章制度，以保證工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時能有據(jù)可依、有章可循，從而促進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，最終發(fā)揮出檔案管理的真正效益。

2.配備設(shè)備

想要成功的開展人事檔案管理的信息化建設(shè)，除了要有足夠的思想重視之外，還需要實實在在的“物質(zhì)條件”，所以企事業(yè)必須要加大對人事檔案管理的財力的投入，引進(jìn)各種必備的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，如電腦等，同時也需要建立一套完善的網(wǎng)絡(luò)信息的管理系統(tǒng)，這是開展檔案信息化管理的一個重要的硬件設(shè)備和物質(zhì)基礎(chǔ)，同時也是主要的信息傳輸與共享的方式和途徑。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)

在新形勢下，想要做好人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，還有一個重點就是要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不能讓一些不負(fù)責(zé)、應(yīng)付、敷衍的人管理人事檔案，這就需要引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)的人才，兼具管理和高科技的人員管理隊伍，才能保證信息化建設(shè)能順利進(jìn)行。同時，還要對新入職以及現(xiàn)職人員都進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，同時開展各種技術(shù)交流，不定期的進(jìn)行培訓(xùn)，以確保檔案管理的工作人員能促進(jìn)檔案管理的高效性而不會對檔案管理工作造成阻礙。

結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前信息化的時代背景之下，企業(yè)的人事檔案管理工作也必須與時代相結(jié)合，要勇于創(chuàng)新，不能再因循守舊、墨守成規(guī)，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式給工作帶來阻礙和制約，因此，促進(jìn)人事檔案管理工作的信息化的建設(shè)，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮出其真正作用，對最終促進(jìn)企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義。

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