陳瑤

摘 要：本文闡述了推進(jìn)高校行政管理信息化建設(shè)的必要性，結(jié)合高校行政管理信息化建設(shè)中存在的問題分析，我們提出了高校行政管理信息化的優(yōu)化發(fā)展的建議：一是科學(xué)協(xié)調(diào)和優(yōu)化管理流程是建立制度的關(guān)鍵，二是創(chuàng)新行管理信息系統(tǒng)的管理流程，三是促使高校行政管理流程再造，加強(qiáng)軟件的升級，四是利用信息技術(shù)更新管理路徑。

關(guān)鍵詞：高校；行政管理；信息化

前言

高校行政管理包括人力、物力、財(cái)力、信息、時(shí)間五個(gè)方面，其中，人、物、財(cái)、時(shí)四個(gè)方面的管理是高校日常管理的內(nèi)容，具有明確的分工和具體的制度。而高校信息管理方面的工作主要包括以下內(nèi)容：首先，提高信息傳遞的準(zhǔn)確性，克服信息失真的問題，保證信息的準(zhǔn)確性；其次，建立和完善學(xué)校信息交流渠道，使信息暢通；再次，提高和保證信息的存儲精度。高校行政管理有一定的管理程序，按照一定的步驟來處理各種行政事務(wù)。從上述內(nèi)容來看，信息在協(xié)調(diào)人的資源、財(cái)產(chǎn)、財(cái)富和時(shí)間四個(gè)方面發(fā)揮著極其重要的作用。改進(jìn)和優(yōu)化高?，F(xiàn)行的行政管理過程，離不開信息技術(shù)的參與。高校管理信息技術(shù)平臺依賴于網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化、智能化等信息技術(shù)平臺，它充分調(diào)動(dòng)一切可用的信息數(shù)據(jù)資源，對資金流、信息流、物質(zhì)流、人才流動(dòng)等進(jìn)行科學(xué)的管理和分析，促進(jìn)管理現(xiàn)代化。

1 推進(jìn)高校行政管理信息化建設(shè)的必要性

信息是高校管理活動(dòng)中規(guī)劃、決策、組織和控制的基礎(chǔ)和依據(jù)，它是溝通與協(xié)調(diào)的紐帶。傳統(tǒng)的行政管理模式只把信息視為一種管理要素，信息的統(tǒng)計(jì)管理主要依靠手工，信息交換在各個(gè)環(huán)節(jié)都不順暢，影響管理的質(zhì)量和效率，導(dǎo)致信息準(zhǔn)確率不高、信息溝通不暢和資源的浪費(fèi)。所謂行政管理信息化是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐.將信息的產(chǎn)生、收集、處理和傳遞等作為組織的一項(xiàng)重要職能。加強(qiáng)信息化建設(shè)是高校主動(dòng)適應(yīng)信息社會的需要，是提高高校行政管理水平的需要，通過新技術(shù)新手段的應(yīng)用。既可提高管理的效率，又能減輕管理者負(fù)擔(dān)，集中主要精力改善管理水平，促使高校行政管理工作更加規(guī)范化和透明化。

2 高校行政管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 傳統(tǒng)管理模式仍唱主角。

傳統(tǒng)的管理模式主要表現(xiàn)為行政管理信息化過程中缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃的缺乏體現(xiàn)在橫向鄢門闖和縱向時(shí)間上。首先，由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各部門信息化發(fā)展水平參差不齊。在一定程度上各自為政，不間部門間各自開發(fā)針對本部門的系統(tǒng).容易導(dǎo)致重復(fù)開發(fā)和盲目開發(fā)，造成資源浪費(fèi)。各部門系統(tǒng)間往往難以兼容，造成部門問信息交流和信息共享的困難。無法充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢。其次，由于信息化建設(shè)的周期較長，而信息技術(shù)發(fā)展的速度又較慢，所以經(jīng)常遇到的問題，導(dǎo)致新舊系統(tǒng)之間的沖突和不兼容，影響系統(tǒng)的使用。

2.2 管理人員信息素養(yǎng)不高

在信息化進(jìn)程中，管理者的主動(dòng)性和意識性不足，管理者的信息素質(zhì)不高主要表現(xiàn)在信息意識淡薄、信息知識缺乏和信息能力低。由于受傳統(tǒng)觀念影響，一些管理人員習(xí)慣于過去的管理模式.對信息的敏感性差.對于信息化缺乏足夠的認(rèn)識.重視程度不夠。信息知識的匱乏和信息能力的低下導(dǎo)致很多管理人員不能掌握信息技術(shù)和信息方法，更不懂如何去應(yīng)用信息技術(shù)，信息收集的范圍狹窄。對收集來的大量信息篩選評價(jià)能力差，各類信息混雜，處于無序狀態(tài)，缺乏系統(tǒng)化、條理化的加工過程，因而信息也就無法得到有效利用。所以雖然目前很多高校在硬件上做了大最投入.但計(jì)算機(jī)僅被作為記錄數(shù)據(jù)、打字和瀏覽網(wǎng)頁的工具。辦公軟件也只發(fā)揮其很小的一部分功能，信息化的理念并沒有真正滲透到行政管理活動(dòng)中，

2.3 缺少得力的牽頭部門

高校管理信息化建設(shè)是一個(gè)涉及多方面、多方面的系統(tǒng)過程，它不僅是一場技術(shù)變革，更是一場管理變革。并且由于改革的利益主體和責(zé)任主體不明確，參與改革的力量的積極性有待動(dòng)員，因此需要得力的牽頭部門擔(dān)當(dāng)一把手。在全校范圍設(shè)的思考內(nèi)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行信息化建設(shè)。而目前大多教學(xué)校沒有職責(zé)明確的信息化建設(shè)牽頭部門，使得信息化進(jìn)程發(fā)展緩慢。

3 高校行政管理信息化的優(yōu)化發(fā)展的建議

3.1 科學(xué)協(xié)調(diào)和優(yōu)化管理流程是建立制度的關(guān)鍵

根據(jù)管理主體的工作內(nèi)容，根據(jù)行政管理工作的功能需求分析，針對各管理過程，對各環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行管理。如管理信息來源、處理程序和方法、處理信息流去向及信息的時(shí)間和形態(tài)（文字報(bào)告、表格、短信、屏幕顯示等），進(jìn)行根本性的思考和分析。在此基礎(chǔ)上考慮優(yōu)化原有組織和管理體系的信息交流方式，對具體管理流程進(jìn)行信息化整合和流程優(yōu)化，縮減乃至取消不必要的管理環(huán)節(jié)。在保證每個(gè)流程環(huán)節(jié)做到“四個(gè)明確”（管理人員明確、管理職責(zé)明確、管理內(nèi)容明確、管理方法明確）的基礎(chǔ)上，選用相適應(yīng)的信息與監(jiān)控技術(shù)，提高信息安全交互，迫使管理者運(yùn)用信息技術(shù)，按照管理流程進(jìn)行管理。保證各管理部門的橫向直接溝通效率，以適應(yīng)行管信息共享的復(fù)雜度，實(shí)現(xiàn)行管信息的全方位共享、達(dá)到異地控制及分布式的統(tǒng)一管控的目標(biāo)。

3.2 創(chuàng)新行管理信息系統(tǒng)的管理流程

管理過程決定管理的有效性，科學(xué)的管理過程可以改變管理方式和工作作風(fēng)，制約形式主義，保證工作切實(shí)可行，發(fā)揚(yáng)求真務(wù)實(shí)精神。行政管理要從忙忙碌碌效益不佳中解脫出來，就必須創(chuàng)新和優(yōu)化管理流程，否則即使實(shí)現(xiàn)了行管工作信息化，也是穿新鞋走老路，管理的效能不會有根本性的提高。合理區(qū)分各項(xiàng)行管業(yè)務(wù)，是進(jìn)行行管流程優(yōu)化的第一步。高校行政管理內(nèi)容較為寬泛，涉及到院校組織編制管理、安全管理、人員日常管理，各項(xiàng)校務(wù)管理等，體現(xiàn)在秩序、校風(fēng)、紀(jì)律、安全等方方面面。為保證系統(tǒng)能緊緊咬合具體行管內(nèi)容，必須有統(tǒng)籌思想，圍繞行管主體工作搞設(shè)計(jì)：一是圍繞院校安全管理，提供行政值班平臺，對院校安全進(jìn)行全方位監(jiān)控；二是院校人員管理，對師生員工考勤、在位、請假、工作情況進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)管理，掌握全院人員動(dòng)態(tài)，為行政管理決策提供信息支持。

3.3 促使高校行政管理流程再造，加強(qiáng)軟件的升級

數(shù)據(jù)庫需要升級管理信息技術(shù)軟件。深入總結(jié)各種行政行為和行政程序，并根據(jù)新的形勢和要求改進(jìn)和創(chuàng)新，真正做到工作規(guī)范化、程序標(biāo)準(zhǔn)化。打破傳統(tǒng)的高校行政管理串聯(lián)或并聯(lián)的管理流程，實(shí)現(xiàn)對高校內(nèi)部及外部資源的集成和整合管理，加強(qiáng)高校內(nèi)部管理部門的協(xié)同，使管理系統(tǒng)從無序狀態(tài)走向有序狀態(tài)，促進(jìn)行政業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。重點(diǎn)簡化管理工作流程，保障管理服務(wù)質(zhì)量情況下，提高行政管理工作效率。另外，要注重行政管理信息化技術(shù)的軟件升級、高校注重在行政管理信息化技術(shù)硬件方面的升級換代，而不注重信息化技術(shù)在軟件方面的升級，恰恰相反需要加強(qiáng)在信息化技術(shù)軟件方面的升級。

3.4 利用信息技術(shù)更新管理路徑

現(xiàn)代管理離不開信息，管理的過程就是信息獲取、處理、轉(zhuǎn)化和使用的過程?？茖W(xué)的管理首先來自管理信息的精準(zhǔn)，只有“管理信息”才能揭示管理的真相，而不是管理者的個(gè)人判斷。行管工作要科學(xué)發(fā)展，就必須采用信息技術(shù)更新管理方式，使信息系統(tǒng)建設(shè)緊緊圍繞“行管信息”，為管理者提供更為全面、強(qiáng)大、準(zhǔn)確的信息，提升管理效果，使管理工作從經(jīng)驗(yàn)、隨機(jī)、粗放的管理模式轉(zhuǎn)向信息化管理，實(shí)現(xiàn)可視化管理、移動(dòng)化管理和精確化管理。（1）消除行管信息孤島，建立行政管理信息交換中心。行管信息是面向各行管業(yè)務(wù)和全院各部門的，必須統(tǒng)一考慮數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或信息共享問題。（2）豐富行管信息，建立全維監(jiān)控信息處置中心平臺。豐富的行管信息是各級行政管理者執(zhí)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)，為此，系統(tǒng)必須依靠先進(jìn)的信息采集技術(shù)，依托校園網(wǎng)綜合運(yùn)用m視頻攝像快球、人員IC卡、車載卡、指紋（掌紋）識別器、射頻標(biāo)簽、終端感應(yīng)讀頭、手持輸入設(shè)備等多種采集設(shè)備，完成人員、車輛的識別、重點(diǎn)要地的監(jiān)控及相關(guān)行管信息的采集，取代過去完全依賴手工的管理方式，完成信息采集的信息化、自動(dòng)化，并通過有無線傳輸技術(shù)為為行政管理者隨時(shí)、隨地提供更為便捷、可靠的實(shí)時(shí)相關(guān)動(dòng)態(tài)信息，輔助管理者先迸管理和決策。

4 結(jié)語

總之，高校行政管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的系統(tǒng)工程，它不僅是管理手段的變革，也是信息時(shí)代高校管理思想和觀念的轉(zhuǎn)變，它是從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變。為了搞好這項(xiàng)工程，需要在各有關(guān)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步參與和推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：南開大學(xué)）