吳亭燕

摘 要 隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在日益創(chuàng)新，各個(gè)領(lǐng)域都在信息時(shí)代的背景下朝著信息化建設(shè)的方向發(fā)展。信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，不僅可以解決檔案管理工作中的難題，也能使檔案管理工作的效率得到進(jìn)一步提高。為了使檔案信息化建設(shè)在檔案管理中發(fā)揮出最大的價(jià)值，我們要進(jìn)一步分析檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，明確檔案信息化建設(shè)存在的問題，從而提出具體的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞 檔案信息化建設(shè) 檔案管理 思考

一、前言

在信息化時(shí)代背景下，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該跟隨時(shí)代的腳步不斷革新。只有不斷改革與創(chuàng)新，檔案管理工作才能滿足時(shí)代的需求。充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，有利于促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和效率的進(jìn)一步提高，從而使檔案管理能力也得到有效提高。目前，檔案信息化建設(shè)還沒有完善，在實(shí)施過程中會(huì)受到其他因素的影響進(jìn)而影響其價(jià)值的發(fā)揮。本文通過對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以提高檔案管理水平，從而促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容分析

檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)五個(gè)方面。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是指軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，它是保障檔案信息能夠進(jìn)行傳輸、交換和資源共享的前提條件。檔案信息化建設(shè)的核心是檔案信息資源建設(shè)，檔案信息化建設(shè)取得成功的關(guān)鍵是檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。檔案信息資源建設(shè)主要涉及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，有利于電子文件歸檔管理得到進(jìn)一步規(guī)范。應(yīng)用建設(shè)是指檔案信息的收集、管理以及利用等方面，直接影響著檔案信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指對(duì)檔案信息制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的實(shí)施過程。人才隊(duì)伍的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才有助于進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。[1]

三、檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）分散性

在對(duì)檔案信息發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行具體分析的過程中發(fā)現(xiàn)，阻礙檔案信息化建設(shè)發(fā)展的一個(gè)難題就是其具有高度的分散性。在檔案管理工作中，管理方法和管理水平因地區(qū)不同而產(chǎn)生一定的差異。這給國(guó)家對(duì)其實(shí)施管理、進(jìn)行規(guī)劃統(tǒng)一和制定標(biāo)準(zhǔn)帶來了困難，更不利于檔案信息化建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，有利于促進(jìn)檔案的規(guī)范化管理。[2]

（二）異構(gòu)性

檔案信息化建設(shè)的發(fā)展能夠用電子版檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這不僅有利于提高檔案管理的安全性，還有利于提高檔案管理的工作效率。但各個(gè)企業(yè)在檔案信息化建設(shè)的過程中均采用相同的管理模式，導(dǎo)致無法有效地對(duì)檔案資料庫(kù)中的眾多資料進(jìn)行分類。檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜、檔案屬性特殊、各式各樣的數(shù)據(jù)來源和特殊的處理手段等問題都對(duì)檔案信息化建設(shè)工作造成了一定的困難。[3]

四、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的改進(jìn)措施

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理的效率受檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的直接影響，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。檔案管理人員要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，才能夠完成在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案的儲(chǔ)存、接收和修改等工作。檔案管理工作人員不僅要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，還要有相應(yīng)的思想精神。在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，相關(guān)管理部門也要對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，對(duì)其進(jìn)行定期的培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理工作人員思想的強(qiáng)化和自身的進(jìn)步，從而使其綜合素質(zhì)得到有效提高。檔案工作人員的綜合素質(zhì)的提高有利于其工作效率得到進(jìn)一步的提高。

（二）豐富信息化管理手段

提高檔案管理效率的有效方法就是豐富信息化管理手段。對(duì)此，我們可以從兩方面著手：一是改進(jìn)和完善管理制度，檔案管理的實(shí)施要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，使管理效果得到增強(qiáng)；二是改變傳統(tǒng)的管理方式，采用現(xiàn)代化的管理方式，根據(jù)工作的重點(diǎn)對(duì)信息進(jìn)行組織，從而使信息化管理的方式方法得到優(yōu)化。

（三）加強(qiáng)電子文件歸檔管理

只有加強(qiáng)電子文件的歸檔整理，才能促使檔案信息化管理水平得到有效的提高，從而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，不僅要使各地區(qū)的管理工作得到進(jìn)一步加強(qiáng)，還有加強(qiáng)對(duì)管理方面工作重點(diǎn)的關(guān)注，更要嚴(yán)格遵守相關(guān)的工作規(guī)則。嚴(yán)格遵守工作時(shí)間，轉(zhuǎn)化和處理不同類型的檔案信息載體。加強(qiáng)對(duì)文件資料的監(jiān)管和權(quán)限，促使電子檔案的真實(shí)性和完整性得到提高。檔案管理工作制度的實(shí)施也直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

要想讓檔案信息化建設(shè)在檔案管理中發(fā)揮最大的價(jià)值，不僅要對(duì)檔案信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀中的不足進(jìn)行具體分析，還要找到相應(yīng)的改進(jìn)措施并有針對(duì)性地解決。相關(guān)單位不僅要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，還要豐富信息化管理手段，更要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔的整理，從而促進(jìn)檔案信息化管理水平的不斷提升。

（作者單位為中國(guó)水利水電第十工程局有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 尚曉麗.對(duì)檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理的若干思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（11）：81.

[2] 王佳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的若干思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（10）：69.

[3] 彭柳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.